Воинский учет: топ вопросов

Светлана Семина

эксперт по бухучету, налогам и кадрам

Увеличение с 1 октября 2023 года штрафов за воинский учет вызвало всеобщий переполох. Бизнес начал массово обращаться за консультациями по воинскому учету и приводить в порядок кадровые документы. В статье мы ответили на популярные вопросы по теме — сможете проверить себя и при необходимости изменить подход к учету.

Что вы узнаете

• Надо ли малому бизнесу вести воинский учет
• Должен ли ИП вести воинский учет
• Надо ли вести воинский учет, если в штате отсутствуют военнообязанные
• Ведется ли воинский учет по работникам‑удаленщикам
• Надо ли вести учет по удаленщику, который живет за границей
• Ведется ли воинский учет по самозанятым и физлицам по ГПД
• Надо ли заполнять документы по воинскому учету на совместителей
• Можно ли принять на работу сотрудника без военного билета
• Сколько ответственных по воинскому учету должно быть в компании
• На сколько могут оштрафовать за ошибки в воинском учете

Надо ли малому бизнесу вести воинский учет

Да, малые и микропредприятия должны вести воинский учет по общим правилам.

По закону воинский учет ведут все компании. Освобождения для субъектов малого и среднего предпринимательства (МСП) нет. Основание — закон от 28.03.1998 № 53‑ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (далее — закон № 53‑ФЗ).

Если в компании есть хоть один военнообязанный, нужно:

• выделить сотрудника, ответственного за воинский учет;
• разработать план работы по ведению воинского учета и утвердить документ с военкоматом.

Должен ли ИП вести воинский учет

Нет, предприниматели не должны вести воинский учет, если читать закон № 53‑ФЗ буквально.

На практике в последние пару лет многие ИП столкнулись с запросами от военкоматов предоставить информацию о военнообязанных работниках. Ожидается, что в 2024 году заработает электронный документооборот с военкоматами через «Госуслуги». Тогда, скорее всего, власти введут для ИП всеобщую обязанность вставать на воинский учет.

Рекомендуем, не дожидаясь 2024 года, обратиться в свой комиссариат с вопросом о постановке на учет. Можете освоить и начать вести воинский учет по собственной инициативе — ошибкой не будет. За недочеты штрафовать предпринимателя пока никто не станет, ведь официально на федеральном уровне ИП пока не обязаны вести такой учет.

Надо ли вести воинский учет, если в штате отсутствуют военнообязанные

Нет, воинский учет не нужен в организациях без призывников и военнообязанных.

А вот встать на учет в военкомате компания все равно должна (п. 7 ст. 8 закона № 53‑ФЗ). Как только появится хотя бы один сотрудник‑военнообязанный, работодатель должен организовать воинский учет.

Оштрафовать компанию только за то, что она не встала на учет в военкомате, не могут. Но если компания не сдаст вовремя сведения о военнообязанных, ее привлекут к ответственности по КоАП РФ. В зависимости от нарушения сумма штрафа может достигать 400 тыс. ₽.

Ведется ли воинский учет по работникам‑удаленщикам

Да, по дистанционным сотрудникам необходимо вести воинский учет.

Компании обязаны вести воинский учет в отношении всех работников независимо от того, где трудится сотрудник — в офисе или дома. С удаленщиками заключается трудовой договор, а значит, они являются штатными сотрудниками. При оформлении договора у таких работников надо взять все документы, в том числе и по воинскому учету (ст. 65 ТК РФ).

Надо ли вести учет по удаленщику, который живет за границей

Нет, в отношении удаленщика, который постоянно проживает за пределами России, воинский учет не ведется.

Основание — п. 15 Положения о воинском учете. Если сотрудник выезжает за границу более чем на полгода, то должен сообщить об этом в военкомат. При этом сниматься с воинского учета он не обязан (такая обязанность существовала до апреля 2023). Поэтому, если работник сообщил в военкомат о своем отъезде или снялся с учета, вести по такому сотруднику воинский учет не требуется.

Ведется ли воинский учет по самозанятым и физлицам по ГПД

Нет, внештатный персонал не подлежит воинскому учету.

Воинский учет в организациях ведется только в отношении сотрудников, с которыми заключили трудовые договоры (п. 9 Положения о воинском учете). Самозанятые и физлица, которые работают по гражданско‑правовым договорам на выполнение работ, оказание услуг (исполнители, подрядчики), не признаются трудоустроенными. Значит, компании не ведут воинский учет по таким категориям персонала.

Надо ли заполнять документы по воинскому учету на совместителей

Да, как и на других штатных сотрудников.

С совместителем, в том числе внешним, заключается трудовой договор (ст. 282 ТК РФ). То есть совместитель устраивается в штат. В законе № 53‑ФЗ и Положении о воинском учете говорится, что компании должны вести учет по всем штатным сотрудникам. Значит, по совместителям надо вести воинский учет на общих основаниях.

Можно ли принять на работу сотрудника без военного билета

Да, можно.

Если новичок не предоставил документы воинского учета при трудоустройстве, это не причина отказывать в приеме на работу (ст. 64 ТК РФ). Рекомендуем принять такого сотрудника на работу и попросить его оперативно предоставить документы. Обязанность предоставлять их в отдел кадров прописана в ст. 65 ТК РФ.

Если у сотрудника призывного или военнообязанного возраста нужных бумаг не окажется, необходимо оповестить об этом военкомат.

Сколько ответственных по воинскому учету должно быть в компании

Это зависит от того, сколько в компании военнообязанных и призывников.

Нормы такие (п. 18 и 19 методических рекомендаций):

• если менее 500 — нужен минимум 1 ответственный сотрудник, можно принять его по совместительству;
• от 500 до 2 000 — минимум 1 отдельный сотрудник;
• от 2 000 до 4 000 — минимум 2 отдельных сотрудника;
• на каждые последующие 3 000 — минимум 1 отдельный сотрудник.