Как организовать онбординг сотрудников

Светлана Журавлева

руководитель отдела адаптации компании «Тензор»

Новые сотрудники приходят в компанию, но покидают ее еще до конца испытательного срока? Все дело в отсутствии грамотного процесса онбординга. Рассказываем, как сделать так, чтобы новички быстро погружались в компанию, начинали сразу приносить результат и оставались в ней надолго.

Что вы узнаете

• Что такое онбординг
• Цель и польза онбординга
• Виды онбординга
• Этапы онбординга

Что такое онбординг

Онбординг — это процесс интеграции нового сотрудника в компанию. Он начинается с первого рабочего дня и формально заканчивается после окончания испытательного срока. Но в некоторых случаях онбординг продолжается и после прохождения ИС, это зависит от особенностей роли и специфики компании.

Цель и польза онбординга

Основная цель онбординга — ускорить процесс вхождения нового сотрудника в рабочий коллектив. Для этого создается комфортная атмосфера, где новичок чувствует себя важным и поддержанным. Что получает компания? Увеличение удовлетворенности сотрудников, снижение текучести кадров и повышение общей производительности.

Виды онбординга

Оперативный онбординг. Его цель — как можно быстрее ввести нового сотрудника в рабочие процессы компании. Сюда входит базовое обучение, знакомство с основными процедурами и правилами, а также представление коллег и руководителей.

Социальный онбординг. На первом месте — интеграция сотрудника в корпоративную культуру и формирование хороших рабочих отношений. Сюда входит знакомство с командой (в том числе общение в неформальной обстановке), участие в корпоративных и социальных событиях, а также система наставничества.

Функциональный онбординг. Фокус на введение в роль и функционал: предоставление сотруднику необходимых знаний и навыков для выполнения его профессиональных обязанностей. Это могут быть специализированные тренинги, практические занятия и другие обучающие мероприятия.

Стратегический онбординг. Помогает сотруднику понять долгосрочные цели компании, её миссию и ценности. Включает ознакомление с ключевыми проектами и стратегическими инициативами компании, а также обсуждение карьерных перспектив.

Дистанционный онбординг. Разработан специально для удалённых сотрудников. Сюда входят виртуальные тренинги, онлайн-совещания и использование цифровых платформ для обучения и взаимодействия.

Как правило, компании не разделяют виды онбординга, а формируют программу адаптации исходя из потребностей бизнеса, миксуя их между собой.

Этапы онбординга

Универсального плана онбординга не существует. Мы собрали основные этапы, из которых любая компания может сформировать свой онбординг-трек и адаптировать под свою специфику. И показали, какие инструменты можно использовать, на примере сервиса «Корпоративный портал» от Saby (СБИС).

Что важно сделать в процессе онбординга

1. Познакомить новичка с компанией, ее историей, миссией, ценностями, правилами и ключевыми лицами.

В Тензоре для этого мы:

• проводим адаптационную беседу при приеме на работу;
• организуем welcome-тренинг для массовых выходов новичков;
• выдаем welcome pack, чтобы сотрудник сразу почувствовал сопричастность с брендом;
• делаем экскурсию по офису, чтобы новичок быстрее освоился и узнал, где что находится;
• даем доступ к базе знаний с информацией о компании, отделе, должностными инструкциями и чек-листами.

База знаний Saby

Структура и все необходимые документы и информация для сотрудников

Узнать больше

1. Познакомить нового сотрудника с командой, руководителем, наставником и сотрудниками, с которыми новичок будет работать. Организовать встречу очно после экскурсии или онлайн в первый день.

Saby — это HRM‑система, которая позволяет автоматизировать онбординг и адаптировать новичка в режиме одного окна.

Знакомьте новичков со структурой компании через корпоративный портал Saby

Оставить заявку

1. Назначить наставника, который будет помогать со вводом в должность, отвечать на все вопросы и поддерживать. Новичок должен знать, что у него есть человек, к которому всегда можно обратиться по любому вопросу. Наставник должен не только обладать достаточной экспертностью, но и уметь найти подход к любому человеку, быть эмпатичным, лояльным к компании, чтобы транслировать ее ценности, уметь поддержать и давать развивающую обратную связь. Чтобы мотивировать наставников, можно придумать для них систему бейджей или специальные бонусы.

Внедряйте геймификацию с помощью корпоративного портала Saby, чтобы повысить вовлеченность и мотивацию сотрудников.

Создайте внутреннюю валюту, которую сотрудники смогут потратить в корпоративном магазине. И выдавайте ее, например, за перевыполнение KPI и успешное прохождение испытательного срока

Оставить заявку

1. Предоставить памятку новичка, в которой будет собрана вся самая полезная информация для сотрудника: от даты выплаты зарплаты до важных контактов. Дать все инструменты для ввода в должность, показать, где находятся инструкции и как ориентироваться во внутренних базах знаний, если они есть.
2. Четко ставить цели и обозначать критерии прохождения испытательного срока, чтобы и компания, и сам сотрудник знали, в каком случае испытательный срок будет считаться успешно пройденным.

Для этих целей в Тензоре мы:

• Устанавливаем конкретные и прозрачные критерии прохождения испытательного срока.
• Отслеживаем достижение ключевых показателей в ходе ИС, а не только ближе к его завершению.
• Даем бейджи за прохождение испытательного срока (с начислением внутренней валюты, которую можно потратить в магазине подарков).

1. Составить индивидуальную программу обучения. Круто, если есть и другие профильные курсы для новичков, особенно геймифицированные (видео, тренажеры, тесты, бейджи, персонажи). Так процесс обучения и погружения в должность будет более легким, понятным и интересным. Если просто дать новичку пачку однообразных текстовых документов — он рискует уснуть через пару часов.

Курсы

Организуйте обучение новичков с помощью базы знаний в Saby

Оставить заявку

В Тензоре мы включаем сюда:

• индивидуальный план обучения нового сотрудника;
• интерактивные курсы обучения, практикумы, лекции;
• сдача тестов, аттестаций по пройденному материалу;
• бейджи за аттестации, которые новичок сдал успешно (с начислением внутренней валюты, которую можно потратить в магазине подарков).

1. Брать и давать обратную связь. Нужно узнавать у новичка, насколько ему комфортно, что нравится и не нравится, чтобы иметь возможность скорректировать процесс адаптации. Важно, чтобы наставник и руководитель направляли новичка и тоже давали ему обратную связь по его работе.

Например, в Тензоре сбор фидбека выглядит так:

• адаптационные беседы с HR;
• групповые тренинги (психологические);
• регулярная адаптационная рассылка новичку и его наставнику;
• чат-бот в Telegram (только для филиальной сети и техподдержки);
• аттестационное совещание по результатам испытательного срока;
• чат службы персонала и техподдержки (оперативные ответы на вопросы).

После прохождения испытательного срока онбординг не заканчивается

В Тензоре мы и дальше:

• проводим опросы, оценку удовлетворенности;
• организуем аттестации при повышении и переводе;
• анализируем срезы по сотрудникам, которые не растут по карьерной лестнице более 1 года;
• делаем оценку 360 и performance review.