Воинский учет в организации в 2024 году
С 1 октября 2023 года многократно выросли штрафы за нарушения порядка ведения воинского учета сотрудников: с 5 до 350–500 тысяч рублей. В статье расскажем, как организовать и вести воинский учет в 2024 году, можно ли передать воинский учет на аутсорсинг и как его автоматизировать с помощью программы Saby (СБИС).
Что вы узнаете
- Кто обязан вести воинский учет в 2024 году
- Как начать воинский учет в компании
- Как вести воинский учет в компании
- Ответственность за несоблюдение правил ведения воинского учета
- Как автоматизировать воинский учет организации
Если вы хотите разобраться, как вести воинский учет, приходите на курс
Покажем весь процесс от регистрации в военкомате до отчетности
Кто обязан вести воинский учет в 2024 году
Организации обязаны вести воинский учет, если среди работников, с которыми заключен трудовой договор, есть хотя бы один военнообязанный или призывник. Никаких освобождений для компаний малого и среднего бизнеса (субъектов МСП) нет. Встать на учет в военном комиссариате по месту регистрации фирмы рекомендуем всем организациям. Не придется в срочном порядке решать вопрос с постановкой на учет, когда примете такого сотрудника.
ИП не должны состоять на учете в военном комиссариате и вести воинский учет. Даже если нанимают военнообязанных.
Основания: п. 7 ст. 8 закона от 28.03.1998 «О воинской обязанности и военной службе», далее — закон № 53‑ФЗ; п. 17 Методических рекомендаций по ведению воинского учета, далее — Методические рекомендации; Постановление Президиума Высшего Арбитражного суда РФ от 28.04.2009 № 13798/08.
Курс «Воинский учет для бизнеса»
Галина Гудкова, бухгалтер, прошла курс по воинскому учету от команды Saby. Рассказывает, зачем идти на курс, чем помогло обучениеКакие сотрудники попадают под воинский учет
Воинскому учету подлежат (п. 14 Положения о воинском учете, ст. 22 закона № 53-ФЗ):
Призывники
Это мужчины в возрасте от 18 до 30 лет, не пребывающие в запасе.
Военнообязанные
Это граждане, пребывающие в запасе. К ним относятся:
- отслужившие и зачисленные в запас;
- не служившие мужчины 30 лет и старше;
- освобожденные от призыва мужчины;
- выпускники военных вузов или военных кафедр;
- те, кто прошел альтернативную гражданскую службу;
- женщины, которые имеют военно‑учетные специальности (ВУС). Такие специальности перечислены в приложении № 1 к Положению о воинском учете (например оператор связи).
Под воинский учет попадают в том числе:
- удаленные (дистанционные) работники;
- совместители;
- сезонные сотрудники;
- устроенные на неполную ставку (неполный день, неполную неделю или смену).
По каким сотрудникам не ведется воинский учет
Воинскому учету не подлежат (п. 1 и 15 Положения о воинском учете):
- граждане, которые проходят военную службу;
- женщины без ВУС;
- граждане с местом постоянного проживания за пределами России;
- сотрудники‑иностранцы (временно или постоянно пребывающие в России / постоянно проживающие);
- граждане, признанные не годными к военной службе по состоянию здоровья (освобожденные от исполнения воинской обязанности на основании закона «О воинской обязанности и военной службе»: п. 4 ст. 23);
- имеющие воинские звания офицеров и пребывающие в запасе Службы внешней разведки (СВР) и Федеральной службы безопасности (ФСБ);
- граждане, отбывающие наказание в виде лишения свободы.
Как начать воинский учет в компании
Определите ответственного за воинский учет
За состояние воинского учета в организации отвечает ее руководитель. Он определяет работника, ответственного за воинский учет. Количество ответственных зависит от численности сотрудников, по которым ведется воинский учет. Если в организации 2 и более сотрудников, ведущих военный учет, сформируйте подразделение: военно‑учетный стол (пп. 9, 18 и 19 Методических рекомендаций).
Требования к количеству специалистов по воинскому учету
| Сколько работников компании подлежит воинскому учету | Сколько специалистов по воинскому учету должно быть в компании |
|---|---|
| Менее 500 | Минимум 1 сотрудник. Может работать по совместительству. То есть в этом случае для ведения воинского учета необязательно выделять отдельного работника. Например, ответственным может быть бухгалтер, кадровик или секретарь |
| От 500 до 2000 | Минимум 1 сотрудник |
| От 2000 до 4000 | Минимум 2 сотрудника, которых нужно объединить в отдельное подразделение (службу) — военно‑учетный стол |
| На каждые последующие 3000 | Минимум 1 сотрудник |
Оборудуйте ответственным сотрудникам помещение и железные шкафы с местом для хранения документов (п. 21 Методических рекомендаций).
Предусмотрите должность (новый отдел — при его создании) в штатном расписании. Разработайте должностную инструкцию либо внесите необходимые детали в трудовой договор или допсоглашение к нему.
Поможем малому бизнесу восстановить воинский учет, если не вели
Курс по воинскому учету
Поставьте организацию на учет в военкомате
Сначала обратитесь в администрацию своего города (населенного пункта), чтобы вашей организации присвоили регистрационный номер. Затем подайте в военный комиссариат по месту регистрации юрлица (пп. 22, 37 и 39 Методических рекомендаций):
- Копии учредительных документов.
- Карточку организации по форме 18. В каждом регионе может быть свой шаблон такой карточки. Уточните это в своем военкомате. Если шаблон не установлен, можно использовать форму из письма Минкультуры от 21.10.2015 № 344‑01‑39‑ВА.
- Приказ об организации воинского учета.
- План работы по воинскому учету.
Как вести воинский учет в компании: инструкция по ведению воинского учета
Собирайте информацию о сотрудниках для ведения воинского учета
При трудоустройстве каждого сотрудника проверяйте его отношение к воинской обязанности, состоит ли он на воинском учете. У военнообязанных на странице 13 паспорта может стоять соответствующий штамп военкомата и обычно на руках военный билет. Если у соискателя нет документов воинского учета, запросите данные самостоятельно в военном комиссариате. Если принимаете военнообязанного или призывника, о котором точно известно, что он не состоит на воинском учете, сразу подайте в военкомат соответствующие сведения. Нельзя отказывать в приеме на работу из‑за отсутствия у сотрудника документов воинского учета. Оснований для этого в законе нет (информация Роструда от 21.06.2023).
На каждого сотрудника, подлежащего воинскому учету, заводите карточку по форме № 10. Ведите картотеку карточек согласно пп. 34 и 35 Инструкции Министра обороны РФ. Если работник снимается с воинского учета (достиг предельного возраста пребывания в запасе или не годен к военной службе по состоянию здоровья), храните его карточку отдельно. И поставьте на ней соответствующую отметку: «Дата. Снят с воинского учета по возрасту (состоянию здоровья)» (Порядок ведения и хранения карточек).
Отчитывайтесь в военкомат
Сдавайте в военный комиссариат сведения о гражданах, подлежащих воинскому учету. Данные от вас ждут в течение 5 рабочих дней со дня приема на работу или увольнения (подп. «а» п. 32 Положения о воинском учете).
Сдавайте в военкомат сведения о военнообязанных, которые не состоят на воинском учете. На это у вас есть 3 рабочих дня со дня выявления такого сотрудника (ст. 4 закона № 53‑ФЗ).
Отвечайте на запросы военного комиссариата. На ответ закон дает 2 недели после получения запроса. Например, у компании могут запросить сведения о гражданах, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, или списки молодежи в возрасте 15–16 лет (подп. «б» п. 32 и п. 34 Положения о воинском учете).
Сообщайте в военкомат об изменениях в личных данных сотрудника. Сведения подавайте, если меняется семейное положение, образование, состояние здоровья, место жительства (пребывания), структурное подразделение, в котором работает сотрудник, или должность. Подавайте данные в течение 5 рабочих дней со дня изменения соответствующих сведений (подп. «е» п. 32 Положения о воинском учете, Порядок сообщения об изменениях).
Ежегодно перед новым годом сдавайте в военкомат карточку учета организации, план работы по воинскому учету. Точные сроки ежегодной отчетной кампании уточняйте на местах заранее. Не затягивайте с этой задачей. Военный комиссариат может установить период сдачи ежегодных отчетов, например октябрь.
Также рекомендуем уточнить в своем военкомате про необходимость сдавать дополнительные отчеты, узнать график их сдачи и реквизиты форм, так как общих унифицированных бланков допотчетов может не быть. Так, например, организации, которые ведут бронирование работников, сдают отчет по форме № 6 о численности таких граждан, пребывающих в запасе. Также — сведения по форме № 19 об обеспеченности трудовыми ресурсами из числа граждан, пребывающих в запасе, на период мобилизации и на военное время.
Актуализируйте документы воинского учета. Например, если выбрали нового ответственного за воинский учет, обновите внутреннюю документацию и согласуйте изменения с военкоматом.
Обеспечивайте явку сотрудников в военкомат по требованию
Информируйте работника о полученных на него повестках. Военный комиссариат может направить на адрес работодателя повестку. Работодатель должен уведомить сотрудника о ней и выдать ее под подпись. Если работник откажется от получения — составить акт. Для визита в военкомат сотруднику надо предоставить оплачиваемый выходной по среднему заработку (подп. «ж» п. 32 Положения о воинском учете, ст. 6 закона № 53‑ФЗ).
Ежегодно проверяйте данные воинского учета
Проводите сверку с работниками минимум 1 раз в год. Делайте это на бумаге или посредством электронного документооборота (ЭДО), если он у вас подключен, на любое число, которое определите сами. Проверяйте сведения, которые содержатся в карточке сотрудника по форме 10. Это информация не только по воинской обязанности, но и личная: семейное положение, место жительства (пребывания), образование, состав семьи и другое (подп. «г» п. 32 Положения о воинском учете).
Проводите сверку с военкоматом 1 раз в год, можно чаще (подп. «д» п. 32 Положения о воинском учете). Конкретную дату и сроки утверждает комиссариат. Чтобы провести сверку, подайте в военкомат список сотрудников. Цель мероприятия — уточнить данные, указанные в разделе 2 карточки по форме 10, и личную информацию о гражданах (п. 36 Инструкции Министра обороны РФ). По итогам заполните Журнал проверок.
Ответственность за несоблюдение правил ведения воинского учета
В КоАП РФ предусмотрены штрафы за отдельные нарушения в области воинского учета. Причем с 1 октября 2023 года штрафы значительно увеличили.
Штраф для малого предприятия, включая микропредприятие, определяется в размере половины той суммы, которая прописана в КоАП для юрлиц. Чтобы применить это послабление, нужно числиться в едином реестре субъектов малого и среднего предпринимательства (ст. 4.1.2 КоАП РФ).
Военные комиссары вправе выписать штраф в течение 3 лет со дня, когда было совершено нарушение (ч. 1 ст. 4.5 и ст. 23.11 КоАП РФ).
Штрафы для компаний за воинский учет
| За что накажут | Сумма штрафа, ₽ | Основание — статья КоАП РФ | |
|---|---|---|---|
| До 1 октября 2023 | С 1 октября 2023 | ||
| Не представили своевременно в военкомат список сотрудников, которые подлежат первоначальной постановке на воинский учет | Только на должностное лицо (далее — руководитель): 1 000–3 000 |
| Ст. 21.1 |
| Не представили в военкомат или представили с опозданием сведения, необходимые для ведения воинского учета. Например, список принятых на работу сотрудников‑военнообязанных | Только на руководителя: 1 000–5 000 |
| Ст. 21.4 |
| Не подали в военкомат (в том числе по запросу военкомата) или подали несвоевременно иные сведения по воинскому учету |
| Так же, как до 1 октября 2023 | Ст. 19.7 |
Не уведомили сотрудника о повестке из военкомата, в том числе электронной, либо вовремя не отпустили сотрудника в военкомат. Если речь идет о повестке на мобилизацию, оштрафуют по другой статье (см. далее) | Только на руководителя: 1 000–3 000 |
| Ст. 21.2 |
| Своевременно не уведомили сотрудника о повестке на мобилизацию либо вовремя не отпустили сотрудника на сборные пункты, в воинские части | Ответственности не было |
| Ст. 19.38, ч. 1 |
Какие ведомства контролируют воинский учет
Воинский учет контролируют военные комиссариаты (п. 33 Положения о воинском учете, пп. 55–57 Инструкции Министра обороны РФ).
Роструд (инспекция труда, ГИТ) не вправе по каким‑либо основаниям проверять ведение воинского учета в организации (информация Роструда от 20.03.2024).
Проверяющее ведомство Как организация узнает о начале проверки Военные комиссариаты Военный комиссариат (местная администрация) сообщит дату проверки руководителю организации не позднее 31 декабря перед годом проверки Органы местного самоуправления Штабы военных округов и военные комиссариаты субъектов РФ (в рамках проверки подчиненных военных комиссариатов субъектов РФ и военных комиссариатов) Военный комиссариат сообщит дату проверки руководителю организации за 5 дней до начала мероприятия или раньше Центральные органы военного управления Вооруженных Сил РФ (в рамках проверки военных округов и военных комиссариатов субъектов РФ или по отдельным планам)
Как часто проверяют воинский учет организаций
Проверять учет могут (п. 3 Приложения № 1 к Методическим рекомендациям, п. 57 Инструкции Министра обороны РФ):
- минимум 1 раз в 3 года — в организациях с численностью работающих до 500 человек;
- ежегодно — в организациях с численностью работающих более 500 человек.
Проверки могут быть:
- плановые — по графику проверок, который военкомат утверждает на каждый год;
- внеплановые.
Ведение воинского учета: законодательная база
Какие законы регулируют воинский учет
Правила воинского учета содержатся в нескольких законах:
- «О воинской обязанности и военной службе»;
- «О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации»;
- «Об обороне».
Также этот вид учета регулируют:
- Положение о воинском учете (утверждено постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719).
- Инструкция об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета (утверждена приказом Минобороны от 22.11.2021 № 700).
- Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях (утверждены Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017).
Виды воинского учета
Воинский учет бывает двух видов: специальный и общий (п. 16 Положения о воинском учете).
По большинству граждан ведется общий воинский учет.
На специальном воинском учете состоят граждане:
- военнообязанные, которых бронируют органы госвласти, местные администрации или организации на периоды мобилизации, военного положения и в военное время;
- проходящие службу в органах внутренних дел (ОВД), войсках национальной гвардии РФ, Государственной противопожарной службе, учреждениях и органах уголовно‑исполнительной системы, органах принудительного исполнения РФ на должностях рядового и начальствующего состава.
Как автоматизировать воинский учет организации
Выбирайте бухгалтерские программы, в которых можно работать с воинским учетом. Например, Saby (СБИС). В программе:
- Автоматически заполняется:
- карточка учета военнообязанного;
- основные отчеты, которые нужно сдать в военный комиссариат.
Просто внесите в программу личные данные работника. Можете распечатать формы прямо из системы. Если изменили личные данные работника, например место жительства, карточка работника обновляется автоматически.
- Можно за пару кликов сформировать и скачать реестр сотрудников, которые должны состоять на воинском учете. С таким реестром удобно проводить обязательную ежегодную сверку данных воинского учета. Достаточно сотрудникам самостоятельно проверить сведения в таком реестре. Если они изменились — запросите у работника подтверждающие документы и внесите корректировки в учет.
Сведения о воинском учете в СБИС
- Можно выпустить усиленную квалифицированную подпись работнику, который ведет воинский учет в организации. Такая подпись понадобится для визирования электронных документов, когда в 2024 году военкомат начнет принимать сведения онлайн через «Госуслуги».
- Доступен кадровый электронный документооборот с сотрудниками.
Попробуйте вести воинский учет в СБИС бесплатно 14 дней
Видеоматериалы по теме
