Электронное актирование в ЕИС по 44‑ФЗ

Александра Задорожнева, специалист по закупкам

Если поставщик участвовал в электронной закупке, победил и заключил с заказчиком контракт, заказчик проводит приемку в ЕИС в электронной форме. Разбираемся, как пройти электронное актирование и избежать трудностей при электронной приемке.

Вы узнаете

1. Что такое электронное актирование
2. Для кого обязательно электронное актирование
3. Сроки электронной приемки по 44‑ФЗ

4. Как провести электронное актирование в ЕИС

   • Шаг 1. Создаем документ электронного актирования
   • Шаг 2. Отправляем документ электронного актирования заказчику
   • Шаг 3. Ждем решение заказчика
   • Шаг 4. Исправление документов поставщиком
5. Может ли заказчик отказаться от приемки: примеры из практики

6. Как избежать ошибок в электронной приемке товара по 44‑ФЗ

   • Техническая ошибка CreateObjectAsync
   • Работа в разных системах
   • Несовпадение информации в акте с контрактом
   • Некорректный выбор документа о приемке
   • У сотрудника нет прав доступа
7. Ответы на частые вопросы

Что такое электронное актирование

Электронное актирование — это формирование документов сдачи‑приемки через сервисы Единой информационной системы (ЕИС). Там поставщики создают, подписывают и отправляют заказчику акты и накладные через ЕИС с октября 2022 года (приказ Минфина от 05.02.2021 № 14н). При этом дублировать электронный документ о приемке на бумаге не обязательно.

Формирование и подписание УПД по госконтракту в ЕИС

Для кого обязательно электронное актирование

В Федеральной контрактной системе четко указано, когда применяется процедура электронного актирования: такая приемка обязательна для госконтрактов, которые заключили по итогам открытых и закрытых электронных процедур, которые проводили в электронной форме (ч. 13 ст. 94 44‑ФЗ). Есть лишь несколько исключений.

Электронную приемку в ЕИС по 44‑ФЗ не проводят, если заключен контракт:

1. По итогам закрытых электронных процедур на закупку для нужд обороны, государственной охраны, обеспечения безопасности государства (п. 5 ч. 11 ст. 24 44‑ФЗ).
2. На выполнение работ по строительству, реконструкции, капремонту объектов капстроительства в ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областях (п. 1 Особенностей, утв. Постановлением Правительства от 19.04.2023 № 620).
3. По итогам закупки, извещение о которой размещено в ЕИС до 01.01.2022, если контрактом не предусмотрено актирование (ч. 5 ст. 8, ч. 1 ст. 9 360‑ФЗ от 02.07.2021).

Электронное актирование обязательно в контрактах с ед. поставщиком, если заказчик (ч. 13 ст. 94 44‑ФЗ, письмо казначейства от 05.12.2022 № 20‑01‑03/30540):

• проводил закупку до 5 млн ₽ у ед. поставщика на ЭТП (ч. 12 ст. 93 44‑ФЗ);
• заключил контракт с ед. поставщиком после несостоявшейся электронной процедуры (п. 24, 25 ч. 1 ст. 93 44‑ФЗ);
• заключил контракт с ед. поставщиком в результате электронной закупки медизделий и расходных материалов (п. 5.1 ч. 1 ст. 93 44‑ФЗ, ч. 3 ст. 22 46‑ФЗ от 08.03.2022);
• проводил закупку у ед. поставщика по ч. 1, 2 ст. 15 46‑ФЗ для обеспечения нужд региона и его муниципальных образований (ч. 5 ст. 15 46‑ФЗ).

Кроме того, в 44‑ФЗ предусмотрены случаи, когда приемочные документы вообще не публикуют в ЕИС (ч. 15 ст. 94 44‑ФЗ):

1. При закрытии контрактов, заключенных (в том числе с ед. поставщиком) по одному из этих оснований — пп. 2, 3, 4, 6 и 7 ч. 11, ч. 12 ст. 24, пп. 3, 7, 20, 21, 24, 26, 30, 40, 41, 45, 50–52, 56, 59, 61, 62 ч. 1 ст. 93 44‑ФЗ. Для них электронное актирование обязательно только с 1 июля 2024 года (исключение — госконтракты с физлицами).
2. Стороны заключили контракт с ед. поставщиком после 4 ноября 2022 по решению местных властей для нужд региона (ч. 1, 2 ст. 15 46‑ФЗ, ст. 5 420‑ФЗ от 04.11.2022).
3. Поставщик работает с заказчиком из числа исполнительных органов власти или их подведомственных учреждений (Распоряжение Правительства от 30.10.2021 № 3095‑р).
4. Информацию и документы по закупке не публикуют на официальном сайте ЕИС (ч. 1 ст. 111 44‑ФЗ).

Упростит работу с актированием сервис «Интеграция с ЕИС». Поставщикам он поможет избежать заполнения документов о приемке в ЕИС — сервис внесет данные в систему автоматически. Заказчикам он тоже упростит жизнь: централизованным бухгалтериям больше не придется вручную собирать акты с подведомственных учреждений — сервис подгрузит их автоматически.

Сроки электронной приемки по 44‑ФЗ

Конкретный срок информационного обмена при электронном актировании прописывают в контракте. Пример:

Пример госконтракта из ЕИС, в котором прописан срок электронного актирования

Кроме того, в госконтракте указывают и другие детали электронного актирования в ЕИС по 44‑ФЗ. Например, что будет после того, как исполнитель отправит заказчику подписанный акт.

Порядок электронной приемки из госконтракта в ЕИС, в котором прописан срок электронного актирования

Электронное актирование в ЕИС: пошаговая инструкция

Теперь разберемся, кто начинает процедуру электронной приемки, — это всегда поставщик. Именно он создает приемочный электронный документ через функционал ЕИС, когда госконтракт или отдельный его этап будет исполнен и товары, работы, услуги — поставлены. Рассказываем, как это сделать.

Шаг 1. Создаем документ электронного актирования

Как поставщику сформировать приемочный электронный документ в ЕИС:

1. Авторизоваться в личном кабинете (ЛК) поставщика.
2. Найти нужный контракт со статусом «На исполнении» в списке контрактов в ЛК.
3. Выбрать контракт или его отдельный этап и нажать «Создать документ о приемке».
4. Заполнить все обязательные поля, которые система не подгрузила автоматически.
5. Подписать документ усиленной квалифицированной электронной подписью (ЭП).

Как создать документ о приемке в ЕИС

Документ электронного актирования должен содержать сведения (подп. «а» п. 1 ч. 13 ст. 94 44‑ФЗ):

• о названии поставленных товаров, работ, услуг (ТРУ);
• стране изготовления поставленного товара;
• количестве ТРУ;
• стоимости выполненных обязательств;
• другую информацию, которая необходима для конкретного госконтракта.

Заполнение документа о приемке в ЕИС

К файлу приемки по 44‑ФЗ в электронном виде можно приложить документы, которые подтверждают выполнение сделки и являются его неотъемлемой частью. Главное, чтобы приложения не противоречили основному приемочному документу.

Как приложить файлы к документу о приемке в ЕИС

Шаг 2. Отправляем документ электронного актирования заказчику

Поставщик подписывает приемочный электронный документ ЭП и отправляет заказчику через ЕИС, который получит его в течение часа. Дата поступления документа — это и есть дата размещения его в ЕИС по часовой зоне заказчика (п. 3 ч. 13 ст. 94 44‑ФЗ).

Как отправить заказчику документ о приемке в ЕИС

Шаг 3. Ждем решения заказчика

Заказчик может принять ТРУ полностью, частично или же вообще отказаться от приемки. Полная приемка — это когда у заказчика нет претензий к поставке. Частичная — когда принимают только часть товаров, а по другой части поставщику надо исправить нарушения и только потом ее допоставить. Отказ от приемки происходит, когда поставленные товары, работы, услуги полностью не соответствуют условиям договора. В этом случае поставщик может устранить проблему и провести повторную поставку, а если не согласен с отказом заказчика — подать жалобу в ФАС.

Обычно в госконтракте прописывают, сколько дней отводится на электронную приемку по 44‑ФЗ. Максимальный срок работы с документами не должен превышать 20 рабочих дней после даты поступления акта (ч. 13 ст. 94 44‑ФЗ).

Вот что обязан сделать заказчик за это время (п. 4 ч. 13 ст. 94 44‑ФЗ):

• подписать и разместить в ЕИС документы о приемке;
• отклонить актирование по договору, если на то есть веские причины, и отправить поставщику через ЕИС мотивированный отказ от подписания.

Если у заказчика работает приемочная комиссия, порядок будет немного другим. В те же 20 рабочих дней после поступления документа электронного актирования (п. 5 ч. 13 ст. 94):

1. Все члены приемочной комиссии подписывают документ или мотивированный отказ.
2. Руководитель заказчика подписывает приемочный документ или отказ своей подписью и размещает его в ЕИС.

Поставщик автоматически получит документы электронного актирования после их подписания заказчиком. Если все в порядке и акты не требуют доработки, приемка официально состоялась. Дата приемки в ЕИС по 44‑ФЗ — это дата размещения в ЕИС приемочных документов, подписанных заказчиком (п. 8 ч. 13 ст. 94).

Шаг 4. Исправление документов поставщиком

Если поступил мотивированный отказ, исполнитель может исправить все ошибки, переподписать и повторно отправить заказчику акты (п. 6, 7 ч. 13 ст. 94 44‑ФЗ). Исправления вносят так: формируют, подписывают и размещают в ЕИС исправленный документ электронного актирования (ч. 14 ст. 94 44‑ФЗ).

На практике есть два способа исправления (письмо Казначейства от 08.02.2022 № 14‑00‑05/2543).

Первый способ — внести правки в первичный документ. Это возможно, если надо поправить несущественные ошибки. Причем корректировать электронный документ можно как до подписания ЭП, так и после.

Как внести исправления в первоначальный документ о приемке в ЕИС

Второй способ — сформировать корректировочный документ электронного актирования. Так исправляют существенные ошибки. К примеру, неправильную стоимость, количество или объемы поставки.

Как создать отдельный корректировочный документ при актировании в ЕИС

Может ли заказчик отказаться от приемки: примеры из практики

Пример 1

Поставщик поставил заказчику оборудование в установленный контрактом срок. Исполнитель подготовил и направил через ЕИС документы электронного актирования, но заказчик отказался их подписывать. Причины: заказчик установил несоответствие параметров поставленного оборудования условиям контракта.

Поставщик сослался на некорректную настройку и официально попросил заказчика разрешить проведения удаленной настройки оборудования — для донастройки программного обеспечения, заданного производителем. Заказчик отказал, расторг контракт в одностороннем порядке и отправил в ФАС заявку на включение поставщика в реестр недобросовестных поставщиков.

Поставщик же со своей стороны тоже подал жалобу в ФАС на действия поставщика. И антимонопольная служба удовлетворила жалобу исполнителя. Обоснование: поставщик проявлял инициативу и предлагал исправить несоответствия, однако заказчик пренебрег этим предложением и неправомерно расторг контракт. В итоге поставщика исключили из РНП (Решение № РНП‑11‑02 от 12.01.2023).

Пример 2

Стороны заключили контракт на поставку медицинских товаров. Исполнитель своевременно поставил товар и отправил документы электронного актирования через ЕИС. Заказчик не принял ни товар, ни приемочные документы. Все дело в том, что контракт заключили с одним ИП, а в транспортно‑сопроводительных документах отправителем груза указан другой ИП. Кроме того, по мнению заказчика, в поставке были и другие нарушения по качеству и количеству.

Заказчик написал и передал претензию поставщику, но при этом не направил мотивированный отказ в ЕИС. Поставщик развернуто ответил на вопросы заказчика, но тот не отреагировал на разъяснения и отказался от исполнения контракта. Затем заказчик направил обращение в ФАС о включении поставщика в РНП.

Поставщик пожаловался в ФАС. Антимонопольная служба рассмотрела материалы дела и пришла к выводу, что доказательства недобросовестного поведения поставщика отсутствуют, а условия контракта не запрещают поставку товара силами третьих лиц. Кроме того, мотивированного отказа от приемки по 44‑ФЗ в электронном виде не последовало. В результате этого поставщика тоже исключили из РНП (Решение Оренбургского УФАС России по делу № РНП‑56‑08‑06‑36/2023 от 10.03.2023).

Если заказчик безосновательно отказывается принять товар, обращайтесь к контролерам. Решить спорные вопросы помогут специалисты. Например, эксперты Тензора помогают пройти все этапы закупок от регистрации в ЕИС до электронного актирования.

Как избежать ошибок в электронной приемке товара по 44‑ФЗ

Техническая ошибка CreateObjectAsync

Иногда при подписании документов электронного актирования возникает такая ошибка:

Так выглядит сообщение об ошибке CreateObjectAsync

Устранить ее можно двумя способами:

1. Перейти в другой браузер. Лучше всего ЕИС работает в браузере Chromium GOST. Но есть важный нюанс — для него требуется специальная настройка, которую могут выполнить только технические специалисты. Для Яндекс Браузера и других тоже требуются специальные технастройки, тогда ошибка в подписании перестанет возникать.
2. Обратиться в техподдержку ЕИС. Можно позвонить по телефонам: +7 (495) 739‑25‑83, 8 800 600‑90‑89 — или направить электронный запрос через личный кабинет. Самый простой способ — обратиться к специалистам. Например, эксперты Тензора помогут безболезненно пройти электронное актирование и решить спорные вопросы с заказчиком.

Работа в разных системах

Если работаете в разных системах, к примеру, формируете акт в своей бухгалтерской программе, а затем выгружаете в Единую информационную систему, может возникнуть ошибка. Чтобы ее избежать, надо настроить в ЕИС сервис информационного взаимодействия. Такой обмен возможен, если документы полностью соответствуют форматам ЕИС.

Несовпадение информации в акте с контрактом

Если информация по фактической поставке не соответствует с условиями госконтракта, к примеру, по объемам поставленных товаров, работ, услуг, надо действовать так:

1. Провести сверку: поставщик составляет акт сверки и направляет его заказчику, а тот заполняет его, подписывает и пересылает поставщику.
2. Если данные поставщика и заказчика сходятся, надо разбираться в фактических показателях поставки: если поставщик привез меньше товара, чем должен, тогда нужно допоставить остаток.
3. Если есть расхождения, к примеру, из‑за возврата в электронном актировании некачественного товара, надо скорректировать приемочные документы и поставить взамен качественный товар.

Учитывайте: расхождение фактических показателей с данными контракта приводит к изменению его существенных условий — стоимости, количества. Чтобы сделать корректирующий документ или расторгнуть контракт по соглашению сторон, поставщик и заказчик должны подписать дополнительное соглашение.

Некорректный выбор документа о приемке

Если поставщик прикрепляет некорректный документ, система выдаст предупреждение. Такой акт не удастся загрузить, подписать и отправить. Перед отправкой нужно настроить формат документа в соответствии с требованиями ЕИС. Чтобы сэкономить время, поручите прохождение актирования экспертам Тензора.

У сотрудника нет прав доступа

Документы о приемке подписывают только уполномоченные лица. Если подписанием занимается не руководитель компании‑поставщика, он должен официально уполномочить на это другого сотрудника. Для этого нужно (письмо Казначейства от 28.12.2021 № 95‑09‑11/10‑640):

1. Издать приказ о передаче прав на подписание документов электронного актирования в ЕИС.
2. Назначить ответственному сотруднику полномочие «Уполномоченное лицо» в личном кабинете ЕИС. Там же надо установить права на подписание документов приемки по 44‑ФЗ в электронном виде.

Права доступа устанавливают в разделе «Зарегистрированные пользователи участника закупок» в личном кабинете ЕИС