Обмен ЭТрН: гайд по титулам и сценариям грузоперевозки

Елизавета Пчелинцева

разобралась в тонкостях ЭТрН

Транспортная накладная — это документ, который подтверждает перевозку груза. В электронном формате накладной информацию о перевозке фиксируют в специальных файлах — титулах. Их количество и порядок заполнения зависят от различных сценариев. В статье рассмотрим типовые сценарии грузоперевозки и схемы работы с титулами.

Что вы узнаете

• Как происходит обмен ЭТрН
• Какие титулы есть в ЭТрН и зачем они нужны
• Какие есть сценарии грузоперевозки
• Как упростить бизнес‑процессы с ЭТрН

🔄 Как происходит обмен ЭТрН между участниками грузоперевозки

В обмене электронной транспортной накладной участвуют:

• грузоотправитель — например, собственник груза, представитель собственника, экспедитор;
• грузоперевозчик — транспортная компания;
• грузополучатель.

На каждом этапе грузоперевозки участники формируют титулы — файлы обмена, из которых состоит ЭТрН. Титулы подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП ГК). УНЭП получают бесплатно в приложении «Госключ».

Если вы хотите поручить подписание ЭТрН своему сотруднику, необходимо оформить машиночитаемую доверенность. Про МЧД рассказали в другой статье.

После подписания титулы попадают в ГИС ЭПД через оператора ИС ЭПД — например, через Saby. Система проверяет, что файлы обмена оформлены корректно. Если есть ошибки, титул вернется отправителю на доработку через оператора.

🚚 Популярные сценарии грузоперевозки

Рассмотрим реальные сценарии и роли участников на каждом этапе, а также определим, при каких условиях достаточно оформить только обязательные титулы, а когда потребуются дополнительные.

Стандартная перевозка

При стандартном сценарии заполняют только четыре обязательных титула. Этот порядок является основным и для более сложных грузоперевозок, при которых заполняют дополнительные титулы.

1. Грузоотправитель создает ЭТрН и заполняет Титул грузоотправителя (погрузка)титул 1

    в своей учетной системе или на платформе оператора ИС ЭПД. Он вносит сведения о сторонах перевозки, условиях договора, водителе, авто и грузе, при необходимости указывает сопроводительные документы. Далее грузоотправитель подписывает титул, через оператора файл попадает в ГИС ЭПД и отправляется перевозчику.
2. Перевозчик формирует Титул перевозчика (получение груза)титул 2

    и сверяет фактические данные на момент погрузки с информацией из титула 1. Он также может указать свои оговорки или замечания, если они есть.
   

   Если в титуле грузоотправителя есть ошибки, перевозчик его отклоняет и указывает причины. Документооборот на этом прекращается, а отправитель создает новую ЭТрН с указанием корректных сведений.

   После того как перевозчик подпишет титул 2, файл попадет в ГИС ЭПД и уйдет грузоотправителю и грузополучателю, а водитель сможет начать доставку.

   🚔 Как проходят проверки на дороге?

   Система сформирует для водителя QR‑код ЭТрН, который он сможет предъявить сотрудникам ГИБДД в случае проверки на дороге. Бумажная копия не нужна — у дорожных инспекторов есть планшеты для считывания кодов. В приложении для водителей Saby Courier QR‑код доступен даже офлайн.

   Если у сотрудника ГИБДД нет планшета, он сломался или разрядился — это не основание отказать в проверке ЭТрН. Инспектор ДПС может запросить информацию через ГИС ЭПД, указав номер машины или водительского удостоверения водителя. Подробнее — в памятке Минтранса.

3. Грузополучатель принимает груз, формирует и подписывает Титул грузополучателя (приемка)титул 3

   . Он указывает:
   • фактическое количество груза и его состояние;
   • сведения о прибытии и убытии с выгрузки — планируемые и фактические дата, время и т.д.;
   • информацию о составленных актах о расхождении (излишки/недостачи), если они есть.
   

   В Saby можно автоматически добавить сведения о прибытии и убытии с выгрузки — для этого есть кнопка «Заполнить по данным отправителя». Система подтянет данные и даст возможность скорректировать их, если есть замечания.

   Титул 3 также попадает в ГИС ЭПД и отправляется грузоотправителю и перевозчику.

4. Перевозчик формирует Титул перевозчика (выдача груза)титул 4

    о выдаче груза. При необходимости он также может отразить оговорки и замечания к данным,которые указал грузополучатель. После подписания документооборот завершается. Теперь у всех участников перевозки и в ГИС ЭПД есть ЭТрН со всеми подписями.

Обмен титулами при стандартной грузоперевозке

Перевозка с участием экспедитора

Собственник груза может поручить его отправку экспедитору. Он разработает маршрут, найдет перевозчика и проконтролирует доставку до конечной точки. Экспедитор может участвовать в доставке груза как отправитель или как перевозчик.

Экспедитор — отправитель груза

Для организации грузоперевозки нужно оформить четыре документа.

📄 Договор на оказание транспортно‑экспедиционных услуг (ТЭУ) между экспедитором и заказчиком — владельцем груза. Документ подтверждает условия и ответственность сторон.

📄 Поручение экспедитору. В нем заказчик указывает сведения о грузе, участниках и условиях перевозки. Он подписывает документ и передает его экспедитору.

📄 Экспедиторская расписка. Экспедитор составляет и подписывает ее при приеме груза, а после передает заказчику. Документ подтверждает, что экспедитор принял груз во владение. Далее он сможет формировать ЭТрН на правах грузоотправителя.

📄 Договор перевозки между экспедитором и перевозчиком. Этот документ сопровождается подписанием транспортной накладной.

Обмен титулами с участием экспедитора‑грузоотправителя

Экспедитор — перевозчик груза

Экспедитор может самостоятельно доставить груз, не привлекая стороннего перевозчика. Для этого достаточно заключить договор перевозки или указать такую возможность в договоре ТЭУ. Экспедиторская расписка и поручение экспедитору в этом случае не понадобятся.

Экспедитор не принимает груз во владение. Он выступает в роли перевозчика, а организация‑заказчик — в роли отправителя и владельца груза.

Если экспедитор оформил экспедиторскую расписку и принял груз во владение, но хочет доставить его самостоятельно — ЭТрН не нужна. Вместо нее экспедитор формирует электронный путевой лист.

Обмен титулами с участием экспедитора‑грузоперевозчика

Экспедиторов несколько

Ситуация, когда в грузоперевозке принимают участие несколько экспедиторов, называется субэкспедицией. В этом случае в титуле 1 отправителем указывают конечного экспедитора, который заключил с перевозчиком договор перевозки, а заказчиком — клиента этого экспедитора, то есть предыдущего экспедитора в цепи. На каждого экспедитора нужно также оформить поручения и экспедиторские расписки.

Экспедитор везет сборный груз

Сборный груз — это партия из нескольких грузов от разных заказчиков, которую доставляют одному грузополучателю. Экспедитор, который везет сборный груз, оформляет титул 1 транспортной накладной как грузоотправитель. В остальном порядок обмена титулами ЭТрН такой же, как при стандартном сценарии.

В бумажной версии накладной можно указать всех заказчиков, груз которых везет экспедитор. Однако при работе с электронной накладной формат позволяет указать только одного заказчика.

Если в одной машине едет несколько грузов по разным адресам или к нескольким получателям, это не считается сборным грузом. На каждый груз придется оформить отдельную ЭТрН.

Замена водителя или автомобиля

Обмен титулами при замене водителя или авто

Переадресовка

Обмен титулами при переадресации груза по инициативе отправителя

Частичная выгрузка и возврат

Получатель может отказаться от груза или его части — например, если товар пострадал при транспортировке. Тогда груз вернется к исходному отправителю, отправится к новому получателю или поедет на новое место выгрузки.

Частичная выгрузка

При частичной выгрузке получатель не принимает часть груза: она остается в машине и ждет переадресовки. Обмен ЭТрН происходит по такой схеме:

1. Титул грузоотправителя (погрузка)Титулы 1
    и Титул перевозчика (получение груза)2
    о погрузке грузоотправитель и перевозчик заполняют и подписывают в обычном порядке.
2. Исходный грузополучатель оформляет и подписывает титул 3 с информацией о частичной приемке, отражая данные по фактически принятому грузу.
3. Перевозчик подтверждает частичную выгрузку и подписывает титул 4.
4. Грузоотправитель направляет перевозчику указание о переадресовке с информацией о новом получателе или месте выгрузки — Титул указания о переадресовкетитул 9
   .
5. Перевозчик формирует и подписывает Титул переадресовкититул 7
   , а затем выполняет доставку на новое место выгрузки или новому получателю.
6. Новый грузополучатель — или исходный, но на новом месте выгрузки — принимает оставшуюся часть груза и заполняет титул 3. После этого перевозчик внесет сведения в титул 4, подпишет документ и обмен ЭТрН завершится.

Недостача не считается частичной приемкой, так как из машины выгружается весь груз и переадресовывать нечего. Если получатель обнаружил недостачу, ее нужно зафиксировать в соответствующем документе — например, в акте о расхождениях. Реквизиты этого документа отражают в титуле 3 ЭТрН.

Обмен титулами при частичной выгрузке с переадресовкой новому получателю

Частичный возврат

Если часть груза необходимо вернуть грузоотправителю, то схема обмена будет аналогична предыдущей с единственным отличием: новым грузополучателем выступает грузоотправитель. Именно он будет формировать и подписывать титул 3.

Обмен титулами при частичном возврате

Полный возврат

На текущий момент ГИС ЭПД не принимает переадресовку, если грузополучатель полностью отказался от приемки груза — то есть если уже сформированы титулы 3 и 4 с информацией об отказе. Для возврата груза отправителю необходимо оформить новую ЭТрН.

Создавать новую накладную неудобно, поэтому в таком случае целесообразнее сделать переадресовку до оформления титула 3 с отказом. По прибытии груза получатель сообщает об отказе водителю, который уведомит об этом отправителя для оформления переадресовки. Титул 3 получатель не оформляет.

Обмен титулами при полном возврате груза

Самовывоз

Организация может заключить договор со сторонней транспортной компанией для самовывоза — например, если нужно перевезти груз между своими складами или из распределительного центра в магазин.

1. В Титул грузоотправителя (погрузка)титуле 1
    организация указывает себя как отправителя, получателя, а также как лицо, осуществляющее погрузку, хотя физически товар вправе погрузить водитель или поставщик. Если представитель организации не присутствует на погрузке, он может получить необходимые данные от поставщика или водителя, отразить их в титуле 1 и подписать его.
2. Перевозчик заполняет и подписывает Титул перевозчика (получение груза)титул 2
    в стандартном порядке.
3. Титул грузополучателя (приемка)Титул 3
   формирует и подписывает та же организация, так как она одновременно является получателем.
4. Перевозчик создает и подписывает Титул перевозчика (выдача груза)титул 4
   , и на этом документооборот завершается.

Также организация может передать полномочия на погрузку поставщику — например, по доверенности. В таком случае поставщик становится лицом, осуществляющим погрузку, и подписывает титул 1.

Если организация решила не привлекать транспортную компанию и перевозит свой груз сама, формировать ЭТрН не нужно.

Обмен титулами при самовывозе

Отправка со стороннего склада

Грузоотправитель может хранить груз на стороннем складе — например, на складе ответственного хранения (СОХ). Для этого заключают соответствующий договор. Работник склада имеет право оформлять и подписывать ЭТрН как лицо, осуществляющее погрузку.

1. Сотрудник склада создает Титул грузоотправителя (погрузка)титул 1
    и в поле «Отправитель» указывает организацию, которой принадлежит груз, а в поле «Отгрузку осуществляет» — свою организацию. В этом же разделе он заполняет свои данные, основание должностных полномочий и указывает документ, который дает ему право на погрузку. После этого сотрудник подписывает титул.
2. Титулы 2–4 заполняются как при стандартной грузоперевозке.

Если потребуется переадресовкa груза, ее должен оформить отправитель или получатель, а не сотрудник склада.

Обмен титулами при отправке груза из СОХ

Кросс‑докинг

Кросс‑докингом называют доставку груза автомобильным транспортом в несколько плеч — от одной точки до другой без длительного хранения.

Важно не путать кросс‑докинг с мультимодальными перевозками: они тоже происходят в несколько плеч, но разными видами транспорта. Тогда ЭТрН оформляют только на участок пути, по которому груз перевозят на авто.

Для перевозки владелец груза привлекает экспедитора: заключает с ним договор, оформляет поручение экспедитору и экспедиторскую расписку. При таком сценарии количество ЭТрН зависит от количества плеч в перевозке. В схеме ниже три плеча — значит, транспортных накладных тоже будет три.

ЭТрН на первое плечо

1. Экспедитор — отправитель и получатель груза, а адрес доставки соответствует адресу перегрузки. Эту информацию он отражает в Титул грузоотправителя (погрузка)титуле 1
    вместе с другими сведениями о погрузке. После заполнения экспедитор подписывает файл.
2. Перевозчик первого плеча формирует и подписывает Титул перевозчика (получение груза)титул 2
   .
3. В пункте перегрузки экспедитор формирует и подписывает Титул грузополучателя (приемка)титул 3
   .
4. Перевозчик первого плеча заполняет Титул перевозчика (выдача груза)титул 4
    и подтверждает выдачу груза электронной подписью. Оборот первой ЭТрН здесь завершается.

Обмен титулами на первое плечо

ЭТрН на среднее плечо

Схема обмена аналогична предыдущей. Разница только в том, что на втором и последующих плечах меняются транспортное средство и водитель, а иногда — и перевозчик.

ЭТрН на последнее плечо

Схема документооборота здесь аналогична первому и среднему плечам. Изменения лишь в том, что вместо экспедитора указывают конечного грузополучателя.

Обмен титулами на последнее плечо

ЭТрН как первичный документ

ЭТрН можно принять в качестве первичного учетного документа вместо акта выполненных работ. Чтобы подтвердить стоимость перевозки, грузоотправитель и перевозчик оформляют титулы 5 и 6. Сделать это можно после завершения перевозки.

1. Перевозчик формирует Титул финансового состояниятитул 5
   , в котором указывает стоимость перевозки по договору, сумму налога и при необходимости банковские реквизиты. Затем он подписывает файл.
2. Если у отправителя нет замечаний по стоимости, он создает и подписывает Титул финансового состояниятитул 6
   . А если замечания есть, направляет перевозчику соответствующее уведомление с обоснованием отказа.
3. При наличии в ЭТрН титулов 5 и 6 грузоотправитель может подать ее в налоговую как первичный учетный документ вместо акта выполненных работ.

Чтобы получить вычет по НДС, придется также оформить счет‑фактуру. Иначе ФНС откажет в вычете.

Обмен титулами для использования ЭТрН в качестве первичного учетного документа

Нужна ли ЭТрН при железнодорожных и авиаперевозках

Электронную транспортную накладную оформляют, только если груз перевозят автотранспортом. В иных случаях вместо нее используют:

• транспортную железнодорожную накладную — для ж/д перевозок (Приказ Минтранса РФ от 27.07.2020 № 256);
• авиагрузовую накладную — для воздушных перевозок (Приказ Минтранса РФ от 28.06.2007 № 82).

Нужна ли ЭТрН при международных перевозках

Если на границе груз перегружают из машины в машину, то при перевозке до или от границы формируют ЭТрН.

Если же груз везут без перегруза, ЭТрН не понадобится. Вместо нее формируют CMR‑накладную — международный аналог транспортной накладной.