Электронная доверенность (МЧД): переходный период в 2024 году

С 1 сентября 2024 года сдавать электронную отчетность компании (ИП) через представителя можно будет только с использованием электронной (машиночитаемой) доверенности (МЧД).

До 31 августа 2024 возможны два варианта (закон от 04.08.2023 № 457‑ФЗ):

  1. Сотрудник использует личную электронную подпись, которую получил как «физик». И прикладывает МЧД.
  2. Сотрудник использует подпись компании (ИП), которую получил до 1 сентября 2023 (Закон от 19.12.2022 № 536‑ФЗ). В таком случае МЧД не требуется. Вариант временный: до истечения срока действия такой подписи, но не позднее 31 августа 2024. Более того, с 1 марта 2024 года налогоплательщики, которые в силу закона обязаны отчитываться в электронном виде, должны оформлять для отчетности через представителя строго электронные доверенности (ст. 29 НК РФ в редакции от 31.07.2023 № 389‑ФЗ). Речь идет именно про вновь создаваемые доверенности. Старые доверенности, оформленные до 1 марта 2024, продолжат действовать — специально переоформлять их из бумажных в электронные не нужно (письмо ФНС от 18.10.2023 № ЗГ‑3‑26/13425).

В статье расскажем, как работает электронная доверенность в переходный период. Изучите, чтобы понимать, какие госорганы уже работают с МЧД, как с ней сдавать отчетность.

Что вы узнаете

Что такое электронная доверенность (МЧД)

Электронная, она же — машиночитаемая доверенность (МЧД). Это электронный документ, который компания (ИП) оформляет на имя своего представителя, например, сотрудника. Доверенность подтверждает право представителя подписывать электронные документы доверителя своей личной подписью.

Компания-доверитель заверяет машиночитаемую доверенность электронной подписью руководителя. Любая электронная подпись для этого не подойдет. Заверять МЧД компания может только усиленной квалифицированной электронной подписью (ЭП, ЭЦП, КЭП).

Машиночитаемая доверенность от предпринимателя должна быть заверена нотариально. Нотариусы готовятся к работе с МЧД. Поэтому предпринимателям придется подождать, когда нотариальная палата будет готова.

Выпустить электронную подпись сотруднику

Требования к электронной доверенности в 2024 году

Требования к форме и содержанию МЧД прописаны в приказе Минцифры от 18.08.2021 № 857.

Какие данные должна содержать электронная доверенность

Машиночитаемая доверенность от компании или ИП включает в себя и привычные пункты (из обычной бумажной доверенности), и новые. Ниже — полный перечень нужных сведений.

Содержание машиночитаемой доверенности:

  1. Наименование документа.
  2. Сведения о доверителе:

    • для ИП: ФИО, СНИЛС, ИНН, ОГРНИП;
    • для российского юрлица: наименование, юрадрес, ИНН, ОГРН, КПП, сведения о руководителе, в том числе ФИО и СНИЛС;
    • для иностранного юрлица: наименование, заграничный юрадрес, ИНН (при наличии), регномер, сведения о руководителе, в том числе ФИО.
  3. Сведения о представителе: ФИО, дата рождения, серия и номер документа, удостоверяющего личность, дата выдачи, наименование и код органа, выдавшего документ, СНИЛС, ИНН.
  4. Дата совершения доверенности.
  5. Срок действия доверенности (при наличии).
  6. Полномочия представителя в текстовом формате. Также могут быть указаны идентификаторы полномочий из классификатора полномочий.
  7. Сведения об информсистеме, в которой можно узнать о досрочном прекращении действия доверенности, включая случай, когда ее отменил доверитель. Например, это может быть система оператора ЭДО.
  8. Номер доверенности.
  9. КЭП, которой подписали доверенность.
  10. Возможность передоверия. Порядок передоверия МЧД пока не регламентирован.

Как оформить МЧД для работы

Представитель (сотрудник или другое физлицо) получает на себя личную электронную подпись физлица. Реквизиты доверителя в сертификате ЭП не указывают.

Доверитель оформляет машиночитаемую доверенность:

  • Для сдачи отчетности — в той бухгалтерской программе, через которую отчитывается.
ФНС и СФР предлагают сервисы, с помощью которых можно подготовить МЧД. Делайте все через свою бухгалтерскую программу, чтобы быть уверенным: документ сформируется именно в том формате, который поддерживает ваш оператор.
  • Для подписания первички, счетов-фактур — в системе ЭДО, где обменивается с контрагентами электронными документами. Это могут быть электронные счета-фактуры, товарные и транспортные накладные (ЭТрН), акты. Условие: оператор контрагента готов обмениваться МЧД.

Технология — новая, участники ЭДО внедряют ее постепенно. У пользователей СБИС уже есть возможность работать с машиночитаемыми доверенностями.

В СБИС заполнение доверенности интуитивно понятное. Программа предложит заполнить нужные поля — можно не бояться, что что-то забудете.

Создание доверенности в СБИС

Создание доверенности в СБИС

СБИС поможет составить доверенность

Как отправить отчетность с МЧД

В налоговую

Прежде чем отчитываться с МЧД перед ФНС, один раз зарегистрируйте электронную доверенность в налоговой. В СБИС заполнить и отправить МЧД в налоговую можно прямо из карточки компании. В сервисе легко отслеживать движение документов: дождитесь, когда статус доверенности «отправлена» изменится на «зарегистрирована». Это значит, доверенность успешно прошла проверку в ФНС.

С зарегистрированной МЧД сотрудник может сдавать отчетность, визируя документ своей личной ЭЦП. При отправке нужно выбрать электронную доверенность, которую оформили на сотрудника.

При необходимости зарегистрированную в ФНС доверенность можно в любой момент отозвать. В СБИС в окне с доверенностью для этого достаточно нажать на кнопку «Прекратить досрочно». Заявление об отзыве сформируется и автоматически отправится в налоговую.

Отзыв МЧД в СБИС
Отзыв МЧД в СБИС

В Соцфонд

Алгоритм тот же, что и в случае с ФНС. Бухгалтер один раз создает и регистрирует МЧД прямо в программе сдачи отчетности. Электронная доверенность используется для обмена данными по пособиям, больничным листкам — социального электронного документооборота (СЭДО). А также для подтверждения основного вида экономической деятельности (ПОВЭД).

При отправке данных достаточно выбрать МЧД из списка, чтобы подтвердить: сотрудник уполномочен подписывать документ.

В любой момент можно оформить отзыв доверенности.

МЧД не требуется для отправки в СФР формы ЕФС‑1 (бывшая СЗВ‑ТД). Для такой отчетности подается заявление на подключение к системе и уведомление о передаче полномочий уполномоченному представителю (УПУП).

Действующие форматы машиночитаемой доверенности

ВедомствоКаким документом утвержден формат МЧД
Налоговая служба

Приказ ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@ — действует до 1 марта 2024 (формат 5.01). С 1 марта 2024 — приказ ФНС от 19.09.2023 № ЕД‑7‑26/648@ (формат 5.02).

Применять доверенности, оформленные по формату 5.01, инспекции будут принимать по 28 февраля 2025 года.

Новый формат в отличие от прежнего формата предоставляет возможность создания электронной доверенности с возможностью последующего передоверия, а также предоставления полномочий нескольким представителям (письмо ФНС от 18.12.2023 № ЕА‑4‑26/15789@, информация ФНС от 27.12.2023)

Социальный фондНормативная база на сайте фонда

В Росстат

Служба статистики пока не работает с МЧД. При этом с 1 января 2022 все юрлица и ИП, включая субъектов малого предпринимательства, могут сдать статистическую отчетность только в электронной форме. И для сдачи статистического отчета, даже через портал Росстата, нужна электронная подпись.

Если отправляете статотчетность как доверенное лицо, уточните в местном отделении статистики, нужно ли предоставлять бумажный экземпляр доверенности или заключать договор для сдачи отчетности за другие организации. СБИС автоматически в момент отправки статотчета формирует доверенность для Росстата в разделе «Отчетность/Доверенности». Вам останется только распечатать или отсканировать документ, если он понадобится органам статистики.

Перейти на отчетность с МЧД в СБИС

Частые вопросы

  • Какой максимальный срок действия МЧД?

    Электронная доверенность, как и бумажная, может действовать в течение срока, на который ее выдали. При этом максимальный срок не установлен. До 1 сентября 2013 года максимальный срок был — 3 года, но его отменили (смотрите статью 186 ГК РФ).

    Если в доверенности не указали срок, она действует в течение одного года со дня выдачи.

    Можно отозвать МЧД до окончания срока ее действия.

  • Есть ли ограничения по количеству выдаваемых МЧД?

    Количество электронных доверенностей, которые может оформить фирма или предприниматель, закон не ограничивает. Причем не только сотрудники могут получить МЧД. Закон разрешает выдать ее физлицу, который не является сотрудником.

  • Заверяется ли МЧД у нотариуса?

    Зависит от того, кто выдает доверенность. И здесь ничего нового законодатели не придумали. Нужно смотреть привычные нормы Гражданского кодекса. Получается:

    • Если МЧД от физлица, нотариусы заверяют такую доверенность. Сейчас нотариусы готовятся к этому.
    • Если МЧД от компании, не требуется как-либо заверять доверенность, кроме как усиленной квалифицированной электронной подписью.
  • Нужно ли хранить МЧД в бумажном виде?

    Бумажная версия электронной доверенности не нужна.

  • Нужно ли при смене руководителя перевыдавать МЧД?

    Нет, как и в случае с обычной доверенностью.

Видеоматериалы по теме

Смотрите также

Используя официальный сайт sbis.ru, вы даете согласие на работу с cookie и Яндекс.Метрикой для сбора технических данных. Подробнее