Электронная доверенность (МЧД): новый переходный период в 2023 году

Что вы узнаете

1. Что такое электронная доверенность (МЧД)
2. Какие есть требования к электронной доверенности в 2023 году
3. Как оформить МЧД для работы

4. Как отправить отчетность с МЧД:

   • в налоговую
   • Соцфонд
   • Росстат
5. Частые вопросы

Что такое электронная доверенность (МЧД)

Электронная, она же — машиночитаемая доверенность (МЧД). Это электронный документ, который компания (ИП) оформляет на имя своего представителя, например, сотрудника. Доверенность подтверждает право представителя подписывать электронные документы доверителя своей личной подписью.

Компания-доверитель заверяет машиночитаемую доверенность электронной подписью руководителя. Любая электронная подпись для этого не подойдет. Заверять МЧД компания может только усиленной квалифицированной электронной подписью (ЭП, ЭЦП, КЭП).

Машиночитаемая доверенность от предпринимателя должна быть заверена нотариально. Нотариусы готовятся к работе с МЧД. Поэтому предпринимателям придется подождать, когда нотариальная палата будет готова.

Требования к электронной доверенности в 2023 году

Требования к форме и содержанию МЧД прописаны в приказе Минцифры от 18.08.2021 № 857.

Какие данные должна содержать электронная доверенность

Машиночитаемая доверенность от компании или ИП включает в себя и привычные пункты (из обычной бумажной доверенности), и новые. Ниже — полный перечень нужных сведений.

Содержание машиночитаемой доверенности:

1. Наименование документа.

2. Сведения о доверителе:

   • для ИП: ФИО, СНИЛС, ИНН, ОГРНИП;
   • для российского юрлица: наименование, юрадрес, ИНН, ОГРН, КПП, сведения о руководителе, в том числе ФИО и СНИЛС;
   • для иностранного юрлица: наименование, заграничный юрадрес, ИНН (при наличии), регномер, сведения о руководителе, в том числе ФИО.
3. Сведения о представителе: ФИО, дата рождения, серия и номер документа, удостоверяющего личность, дата выдачи, наименование и код органа, выдавшего документ, СНИЛС, ИНН.
4. Дата совершения доверенности.
5. Срок действия доверенности (при наличии).
6. Полномочия представителя в текстовом формате. Также могут быть указаны идентификаторы полномочий из классификатора полномочий.
7. Сведения об информсистеме, в которой можно узнать о досрочном прекращении действия доверенности, включая случай, когда ее отменил доверитель. Например, это может быть система оператора ЭДО.
8. Номер доверенности.
9. КЭП, которой подписали доверенность.
10. Возможность передоверия. Порядок передоверия МЧД пока не регламентирован.

Как оформить МЧД для работы

Представитель (сотрудник или другое физлицо) получает на себя личную электронную подпись физлица. Реквизиты доверителя в сертификате ЭП не указывают.

Доверитель оформляет машиночитаемую доверенность:

• Для сдачи отчетности — в той бухгалтерской программе, через которую отчитывается.

ФНС и СФР предлагают сервисы, с помощью которых можно подготовить МЧД. Делайте все через свою бухгалтерскую программу, чтобы быть уверенным: документ сформируется именно в том формате, который поддерживает ваш оператор.

• Для подписания первички, счетов-фактур — в системе ЭДО, где обменивается с контрагентами электронными документами. Это могут быть электронные счета-фактуры, товарные и транспортные накладные (ЭТрН), акты. Условие: оператор контрагента готов обмениваться МЧД.

Технология — новая, участники ЭДО внедряют ее постепенно. У пользователей СБИС уже есть возможность работать с машиночитаемыми доверенностями.

В СБИС заполнение доверенности интуитивно понятное. Программа предложит заполнить нужные поля — можно не бояться, что что-то забудете.

Создание доверенности в СБИС

Как отправить отчетность с МЧД

В налоговую

Прежде чем отчитываться с МЧД перед ФНС, один раз зарегистрируйте электронную доверенность в налоговой. В СБИС заполнить и отправить МЧД в налоговую можно прямо из карточки компании. В сервисе легко отслеживать движение документов: дождитесь, когда статус доверенности «отправлена» изменится на «зарегистрирована». Это значит, доверенность успешно прошла проверку в ФНС.

С зарегистрированной МЧД сотрудник может сдавать отчетность, визируя документ своей личной ЭЦП. При отправке нужно выбрать электронную доверенность, которую оформили на сотрудника.

При необходимости зарегистрированную в ФНС доверенность можно в любой момент отозвать. В СБИС в окне с доверенностью для этого достаточно нажать на кнопку «Прекратить досрочно». Заявление об отзыве сформируется и автоматически отправится в налоговую.

В Соцфонд

Алгоритм тот же, что и в случае с ФНС. Бухгалтер один раз создает и регистрирует МЧД прямо в программе сдачи отчетности.

При отправке отчетности достаточно выбрать МЧД из списка, чтобы подтвердить: сотрудник уполномочен подписывать отчет.

В любой момент можно оформить отзыв доверенности.

МЧД актуальна для всех сервисов СФР, где необходимо подписание ЭП. Например, по закрытым электронным больничным СФР может запрашивать у работодателя недостающие данные. Работодатель размещает их в системе социального ЭДО (СЭДО), подписав усиленной квалифицированной электронной подписью.

Действующие форматы машиночитаемой доверенности

В Росстат

Служба статистики пока не работает с МЧД. При этом с 1 января 2022 все юрлица и ИП, включая субъектов малого предпринимательства, могут сдать статистическую отчетность только в электронной форме. И для сдачи статистического отчета, даже через портал Росстата, нужна электронная подпись.

Если отправляете статотчетность как доверенное лицо, уточните в местном отделении статистики, нужно ли предоставлять бумажный экземпляр доверенности или заключать договор для сдачи отчетности за другие организации. СБИС автоматически в момент отправки статотчета формирует доверенность для Росстата в разделе «Отчетность/Доверенности». Вам останется только распечатать или отсканировать документ, если он понадобится органам статистики.