Как работать с машиночитаемой электронной доверенностью (МЧД) в 2024 году

С 1 сентября 2024 года компании и ИП могут сдавать электронную отчетность через представителя только с использованием электронной (машиночитаемой) доверенности. А ответственные сотрудники должны использовать личную электронную подпись, которую получили как «физлица». И в паре с МЧД. В статье расскажем, как работает электронная доверенность.

Вы узнаете

• Что такое электронная доверенность
• Требования к электронной доверенности
• Как оформить МЧД
• Как работать с МЧД
• Частые вопросы

Что такое электронная доверенность

Электронная, или машиночитаемая, доверенность (МЧД) — это электронный документ, который компания (ИП) оформляет на имя своего представителя (сотрудника). Доверенность подтверждает право представителя подписывать электронные документы от имени доверителя юридического лица (ИП).

Компания‑доверитель/ИП заверяет машиночитаемую доверенность электронной подписью руководителя/индивидуального предпринимателя. Любая электронная подпись для этого не подойдет. Подписать МЧД компания может только усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), полученной в ФНС России или у доверенного лица ФНС.

Требования к электронной доверенности

Требования к форме и содержанию МЧД прописаны в приказе Минцифры от 18.08.2021 № 857. Машиночитаемая доверенность от компании или ИП включает в себя и привычные пункты (из обычной бумажной доверенности), и новые. Ниже — полный перечень нужных сведений.

Содержание машиночитаемой доверенности:

1. Наименование документа.

2. Сведения о доверителе:

   • для ИП: ФИО, СНИЛС, ИНН, ОГРНИП;
   • российского юрлица: наименование, юрадрес, ИНН, ОГРН, КПП, сведения о руководителе, в том числе ФИО и СНИЛС;
   • иностранного юрлица: наименование, заграничный юрадрес, ИНН (при наличии), регистрационный номер, сведения о руководителе, в том числе ФИО.
3. Сведения о представителе: ФИО, дата рождения, серия и номер документа, удостоверяющего личность, дата выдачи, наименование и код органа, выдавшего документ, СНИЛС, ИНН.
4. Дата совершения доверенности.
5. Срок действия доверенности (при наличии).
6. Полномочия представителя в текстовом формате. Также могут быть указаны идентификаторы полномочий из классификатора полномочий.
7. Сведения об информационной системе, в которой можно узнать о досрочном прекращении действия доверенности, включая случай, когда ее отменил доверитель. Например, это может быть система оператора ЭДО.
8. Номер доверенности.
9. УКЭП, которой подписали доверенность.
10. Возможность передоверия. Полномочия по МЧД можно передоверить в общем порядке (ст. 187 ГК РФ). Оформляется такая доверенность точно так же, как и МЧД, на основании которой сделали передоверие. Особых правил нет.

Как оформить МЧД

Представитель получает электронную подпись физлица. Реквизиты доверителя в сертификате ЭП не указываются. Сертификаты сотрудников с привязкой к организации с 1 сентября 2024 года не действуют — документы, подписанные такими ЭП, не имеют юридической силы. Представители могут подписывать документы только КЭП физлица в паре с МЧД.

Тензор — изготовим УКЭП быстро, доставим прямо в руки

• ✅ Оформление подписи за 15 минут
• ✅ Получение в УЦ или дистанционно
• ✅ Настройка компьютера для работы с ЭЦП
• ✅ Техподдержка 24/7

Узнать подробнее

Доверитель оформляет машиночитаемую доверенность:

• Для сдачи отчетности — в той бухгалтерской программе, через которую отчитывается.

  

  ФНС и СФР предлагают сервисы, с помощью которых можно подготовить МЧД. Делайте все через свою бухгалтерскую программу, чтобы быть уверенным: документ сформируется именно в том формате, который поддерживает ваш оператор.
• Для подписания первички, счетов‑фактур — в системе ЭДО, где обменивается с контрагентами электронными документами: счетами‑фактуры, товарными и транспортными накладными (ЭТрН), актами и т.п. Условие: оператор контрагента готов обмениваться МЧД.

Технология — новая, участники ЭДО внедряют ее постепенно. У пользователей Saby (СБИС) уже есть возможность работать с машиночитаемыми доверенностями. Раздел для управления доверенностями простой и интуитивно понятный. Можно работать в одном окне по всем вашим компаниям.

Чтобы сформировать доверенность в Saby, достаточно нажать на «+»

Формирование МЧД

В Saby очень легко выпустить МЧД. Раздел «Доверенности» находится в главном меню системы. Чтобы сформировать доверенность, достаточно нажать кнопку «+». Благодаря гибкой настройке можно выдавать разные типы доверенностей. К примеру, бухгалтеру для сдачи отчетности в разные госорганы или кладовщику для оформления реализаций с учетом ограничений по сумме. Более того, вы сможете настроить подписание МЧД за всю компанию или в конкретных филиалах.

Благодаря гибкой настройке в Saby можно выдавать разные типы доверенностей

Загрузка МЧД

Если у вас уже есть электронная доверенность, зарегистрированная на Цифровой платформе распределенного реестра ФНС (ЦПРР ФНС), выпускать новую МЧД не надо. В Saby можно выгрузить МЧД из Реестра доверенностей и по идентификатору.

В Saby можно выгрузить МЧД из Реестра доверенностей и по идентификатору

Согласование и подписание МЧД

Прежде чем зарегистрировать и использовать электронную доверенность в работе, ее нужно подписать УКЭП руководителя. Для пользователей Saby этот этап максимально упростили: вы можете создать МЧД в системе и запросить ее подписание по email. Директору придет письмо с запросом — из него он перейдет в окно регистрации МЧД. Когда руководитель проверит все данные, он сможет подписать электронную доверенность в один клик. Saby сразу же пришлет уведомление о получении МЧД доверенному лицу.

В Saby руководитель получит запрос на проверку МЧД по email и сможет подписать доверенность в один клик

Кроме того, в Saby можно настроить процесс последовательного или параллельного согласования МЧД между участниками бизнес‑процесса. К примеру, бухгалтер или кадровик создает доверенность, юристы проверяют, а директор — согласовывает финально.

В Saby можно настроить процесс последовательного или параллельного согласования МЧД между участниками бизнес‑процесса

Регистрация МЧД

МЧД нужно не только сформировать и согласовать с руководством, но еще и зарегистрировать в госорганах, куда собираетесь отправлять документы и отчеты. Регистрация МЧД — довольно сложная процедура, но пользователям Saby ничего делать не надо. В системе все автоматизировано: надо только нажать кнопку «Зарегистрировать» — и Saby отправит МЧД во все госорганы.

Регистрация МЧД в Saby автоматизирована, нужно нажать всего одну кнопку