Переход на электронные трудовые книжки: зачем, когда и как

11 января'20 (обновлено 2 июля'20)

Государство планирует переход на электронные трудовые книжки в 2020 году. Теперь сведения о трудовой деятельности должны храниться на серверах Пенсионного фонда, а работодатели — передавать в госорган еще один отчет.

Процесс регулируют сразу несколько законов:

Переход неизбежен – трудовые книжки станут электронными уже в ближайшем будущем. Что именно поменяется в работе кадровиков и бухгалтеров? Разбираемся вместе.

Электронная трудовая книжка

Работайте с электронной трудовой книжкой в СБИС

Что вы узнаете

Зачем нужен переход: плюсы и минусы

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ по составу идентичный бумажному. Из него по-прежнему можно узнать место и периоды работы, должность и квалификацию, даты приема и перевода, основания увольнения. Электронная трудовая книжка, как и бумажная, используется для расчета пенсии. Только теперь она хранится в зашифрованной базе данных Пенсионного фонда.

Переход на ЭТК – одна из ступеней национального проекта «Цифровая экономика». По замыслу законодателей, электронные трудовые книжки дадут сплошные плюсы всем сторонам.

Для работодателя
Для сотрудника
Для государства

Для работодателя

Цифровой формат снимает с кадровика часть работы. Без помарок писать от руки и нести ответственность за хранение больше не понадобится.
Электронная версия трудовой позволит принимать на работу дистанционно, без проволочек с бумажными документами. С облегчением вздохнут те, у кого в штате есть удаленные сотрудники.
Оформлять трудовые книжки сможет даже тот, кто не умеет этого делать. Специфический процесс ведения бумажных трудовых заменяется отправкой стандартной электронной отчетности.

Для сотрудника

Электронная трудовая позволяет владельцу видеть, кто и что туда записывает. Она не спрятана в сейфе отдела кадров.
Для получения виз, пособий в органах соцзащиты, кредитов в банках не нужно оформлять заверенные копии трудовой. Выписку можно скачать самостоятельно в любой момент.
Электронную трудовую невозможно потерять. А вот потеря бумажной трудовой обрекает человека на скитания по адресам бывших работодателей, сбор справок и сидение в архивах.

Для государства

Увеличивается сохранность данных. Страницы не истреплются, чернила не выцветут.
Манипуляции со стажем исключены. ЭТК нельзя подделать: удалить пункт трудовой биографии, накинуть себе пару рабочих лет, допустить неточность, которая повлияет на размер пенсии.
Процесс формирования пенсий становится прозрачным. С помощью электронных трудовых сбор сведений о стаже легко контролировать.
Последние новости
Уведомить об электронных трудовых книжках можно до 31 октября

Правительство перенесло крайний срок, до которого нужно рассказать сотрудникам о переходе на ЭТК. На это у работодателей появилось еще 4 месяца.

Отправляйте СЗВ-ТД прямо из кадровых документов

Оформляйте приемы и увольнения в СБИС — система автоматически отчитается о событиях в Пенсионный фонд.

Что будет, если не сдать СЗВ-ТД вовремя

Со следующего года нарушителям будут выписывать предупреждение или штраф.

Изменен график сдачи отчета СЗВ-ТД

Начиная с этой недели отчитывайтесь в Пенсионный фонд о приемах и увольнениях на следующий же день после издания приказа.

Спасибо вам — мы лидеры по электронным трудовым книжкам

Через СБИС сдано больше всего отчетов СЗВ-ТД.

Клиенты о нас
Сухова Ирина
г. Бийск
ООО «Су-125»
Отчет сдали с первого раза, спасибо. Техподдержка отвечает всегда, проблем нет.
Новикова Наталья
г. Абакан
ООО «Парадиз»
Спасибо за онлайн-вебинар по трудовым книжкам, самый понятный из всех, что предлагалось. Информационная поддержка просто на уровне космической оперативности.
Шилина Алла
г. Курск
ООО «Спутник»
Спасибо техподдержке за то, что помогли оперативно через удаленный доступ. ПФР г. Москвы быстро зарегистрировали Заявление на УПД электронно прямо в день подачи. А ПФР г. Курска через день. Отчет по трудовой книге сдали сразу (был прием на работу). Спасибо!

Когда состоится переход

С 1 января 2020 года вводятся электронные трудовые книжки, но оформлять новые бумажные еще можно. Пенсионный фонд подчеркивает, что для сотрудников переход на электронные трудовые книжки – дело добровольное. До конца 2020 года у них есть право написать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки: в бумажном или в электронном виде. Если человек выбирает электронный формат, бумажную книжку он получит на руки. Если сотрудник просит продолжить вести бумажную версию или вовсе молчит, то для него обе книжки будут существовать параллельно.

С 1 января 2021 года оформлять новые трудовые на бумаге нельзя. Для всех, кто начнет свою трудовую деятельность после этой даты, будут действовать только электронные трудовые книжки.

ПФР про трудовые книжки

Калининград
14 марта'20
О переходе на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде
Жанна Мартьева
Начальник отдела организации перс. учета ОПФР по Калининградской области
Великий Новгород
3 марта'20
Электронные трудовые книжки
Ольга Макарова
Начальник отдела перс. учета и взаимодействия со страхователями
Кемерово
4 марта'20
Электронные трудовые книжки
Наталья Кузнецова
Начальник отдела ОПУ и ХД ОПФР по Кемеровской области
Бурятия
14 февраля'20
Электронные трудовые книжки
Татьяна Сизоненко
Зам. руководителя отдела перс. учета ОПФР по Республике Бурятия
Воронеж
14 февраля'20
Внедрение электронных трудовых книжек. Сдача новой формы отчетности СЗВ-ТД
Галина Афанасьева
Зам. начальника отдела организации персонифицированного учета и хранения документов
Смоленск
14 февраля'20
Электронные трудовые книжки
Наталия Грищенко
Зам. управляющего ОПФР по Смоленской области
Ижевск
13 февраля'20
Электронные трудовые книжки
Сергей Блохин
Зам. управляющего ОПФР по Удмуртской республике
Ярославль
6 февраля'20
Электронные трудовые книжки
Елена Жданова
Начальник отдела перс. учета УПФР в г. Ярославле
Ставрополь
6 февраля'20
Электронная трудовая книжка. Код «село»
Елена Елагина
Зам. управляющего ОПФР по Ставропольскому краю
Астрахань
3 февраля'20
Ведение электронных трудовых книжек. Сдача новой формы отчетности СЗВ-ТД
Вера Букреева
Главный специалист-эксперт по ООПУ ВС
Пенза
3 февраля'20
Электронные трудовые книжки
Олег Депутатов
Зам. начальника отдела обработки документов перс. учета
Санкт-Петебург
31 января'20
Электронные трудовые книжки
Марина Блокова
Начальник отдела организации перс. учета
Нижний Новгород
23 января'20
Электронные трудовые книжки. Формирование и представление в ПФР сведений о трудовой деятельности
Галина Долгуничева
Начальник ОПФР по Нижегородской области
Псков
20 января'20
Электронные трудовые книжки
Инна Иванова
Зам. начальника ОПФР по Псковской области
Ставрополь
19 декабря'19
Электронная трудовая книжка, предоставление в органы ПФР отчетности в 2020 году
Елена Елагина
Зам. управляющего ОПФР по Ставропольскому краю

Электронные трудовые книжки: что делать работодателю

Все, что раньше фиксировалось на бумаге, теперь записывается и передается в цифровом виде. Иными словами, трудовые книжки превратились в еще одну электронную отчетность в Пенсионный фонд.

Как работодателю внести запись в электронную трудовую книжку

Работодатели вносят записи в электронную трудовую книжку с помощью отчета «Сведения о трудовой деятельности работников» (СЗВ-ТД). Он подписывается электронной подписью и сдается в госорган через интернет. Пенсионный фонд утвердил порядок заполнения формы в Постановлении №730п от 25.12.2019. Сдавать отчет на бумаге имеют право только работодатели, у которых в штате числится меньше 25 человек. Как выглядит форма СЗВ-ТД, показывает заполненный образец.

Образец заполнения электронной трудовой книжки

Форма электронной трудовой книжки
  • Сведения о работодателе: регистрационный номер в ПФР, название, ИНН, КПП;
  • Сведения о сотруднике: СНИЛС, дата рождения, ФИО;
  • Выбор способа ведения трудовой книжки: в бумажном или в электронном виде;
  • Отчетный период;
  • Сведения о трудовой деятельности: дата, вид мероприятия, должность, структурное подразделение, реквизиты приказа-основания.

Отчет СЗВ-ТД сдается, только если в компании произошли какие-то кадровые изменения или работник заполнил заявление о выборе трудовой книжки (бумажная или электронная). Список мероприятий, которые отражаются в отчете, и соответствующие им коды:

1 -
 прием,
2 -
 перевод,
3 -
 переименование,
4 -

 установление (присвоение) второй и последующей профессии,

 специальности, квалификации,

5 -
 увольнение,
6 -
 запрет занимать должность (вид деятельности).

Если в организации не регистрировали заявлений о формате книжки, никого не принимали, не увольняли и не переводили, отправлять отчетность не нужно.

В СБИС отправить форму СЗВ-ТД можно в один клик.
Титульный лист со сведениями о работодателе заполняется автоматически. Ввести данные о трудовой деятельности тоже легко. Не нужно запоминать коды. Система предложит выбрать нужное мероприятие из списка, а должность и подразделение — из штатного расписания. Наглядный перечень всех, кто попал в отчет, отображается на вкладке Сотрудники.
С3В-ТД форма: титульный лист
С3В-ТД форма: сотрудники

График сдачи отчета СЗВ-ТД

Изначально в 2020 году отчетность по электронным трудовым книжкам должна была сдаваться каждый месяц не позднее 15 дней с момента его окончания. Соответственно, если в январе в компании произошло какое-то кадровое событие, отчет о трудовой деятельности отправлялся в ПФР до 15 февраля. Такой график должен был действовать вплоть до конца года.

Однако 8 апреля 2020 вышло Постановление Правительства №460. В нем есть пункт, который обязывает работодателей отправлять в Пенсионный фонд информацию о приемах и увольнениях не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа. То есть теперь график сдачи отчета СЗВ-ТД выглядит таким образом:

О приемах и увольнениях — отправляйте форму не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Об остальных событиях (переводах, переименованиях, заявлениях о выборе формата трудовой книжки) — отчитывайтесь ежемесячно, не позднее 15-го числа следующего месяца.

СБИС напомнит о необходимости сдать отчет до определенной даты.

В течение 2020 года в каждую отправку нужно будет добавить еще и предыдущую запись трудовой, актуальную на 1 января 2020 года. На тех сотрудников, которых не коснутся кадровые изменения или которые не смогут заполнить заявление о выборе формата трудовой, эту запись нужно будет передать в ПФР не позднее 15 февраля 2021 года.

Как работодателю выдать трудовую книжку при увольнении

В день прекращения трудового договора работодатель выдает сотруднику форму Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем (СТД-Р). Это выписка из трудовой. Ее можно сохранить в электронном виде или распечатать. Если выдать форму в день увольнения невозможно, ее следует отправить сотруднику заказным письмом. Не только увольняемый, но любой сотрудник в любое время может попросить предоставить ему выписку из электронной трудовой книжки. В этом случае выдать форму СТД-Р нужно не позднее трех дней с даты получения запроса.

СБИС формирует выписки автоматически, как только вы заполнили данные по сотруднику в отчете СЗВ-ТД.

Как сотруднику посмотреть сведения из электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка не имеет физического носителя: удостоверения, пластиковой карточки, ключа или чего-то подобного. Сведения из электронной трудовой книжки можно увидеть в личном кабинете на сайте ПФР или на портале Госуслуги по своему логину и паролю.

Как сотруднику предъявить электронную трудовую книжку

Если требуется предоставить сведения из электронной трудовой книжки, то нужно сделать выписку из нее. Выписку можно распечатать или сохранить на флешку:

― самостоятельно из Госуслуг или из личного кабинета ПФР,

― в любой клиентской службе Пенсионного фонда,

― в МФЦ «Мои документы»,

― у последнего работодателя, правда, только за период работы на этом месте.

СБИС — первый

оператор, который начал работать
с электронными трудовыми книжками

Как перейти на электронные трудовые книжки

Мы составили пошаговую инструкцию по переходу на электронные трудовые книжки, чтобы вы не упустили мелочей.

1.

Проверьте техническую готовность

Установите систему для сдачи электронной отчетности через интернет. Оформите электронную подпись. Зарегистрируйтесь в системе электронного документооборота ПФР. Для передачи сведений о трудовой деятельности это нужно сделать обязательно, даже тем, кто уже регистрировался и отправлял в ПФР другую отчетность.

Доверьте подготовку к ЭТК нашим специалистам

2.

Если вносите изменения в бумажную трудовую – отражайте это в отчете

До 17 февраля 2020 года передайте в ПФР информацию о приемах на работу, переводах и увольнениях за январь по форме СЗВ-ТД. В течение года делайте это каждое 15-число месяца. Уволенным сотрудникам выдавайте форму СЗД-Р.

3.

Уведомите сотрудников

До 31 октября 2020 года обязательно расскажите сотрудникам об изменениях в законодательстве и об их праве сохранить бумажную трудовую книжку. Можете процитировать закон или описать суть своими словами.

Образец уведомления об электронных трудовых книжках

4.

Соберите заявления

До конца 2020 года соберите со всех сотрудников заявления о выборе формата трудовой. Эту информацию нужно будет отправлять в отчете СЗВ-ТД ежемесячно по мере появления. Последний срок сдачи — 15 февраля 2021 года. Всем, кто выбрал электронный формат, внесите в бумажные трудовые запись о поданном заявлении и выдайте книжки на руки. Всем, кто выбрал бумажный вариант или промолчал, сохраните книжку, но не забывайте, что для таких сотрудников обе версии трудовой существуют параллельно. Записи об этих людях придется вносить и в бумажную версию, и включать в отчеты СЗВ-ТД.

5.

Скорректируйте нормативные акты

Если нужно, скорректируйте коллективные договоры и внутренние регламенты, описывающие работу с трудовыми книжками в вашей организации. Добавьте в тексты порядок работы с отчетностью и определите ответственных.

Частые вопросы

  • Отправлять ли отчет СЗВ-ТД, если кадровых изменений не было?

    Если за отчетный период вы никого не приняли на работу, не перевели, не уволили и не получили ни одного заявления о выборе формата трудовой от сотрудников, отчитываться по форме СЗВ-ТД не нужно. Отчитаетесь, только если произойдет какое-то из этих событий.
  • Как гарантируется безопасность данных?

    Пенсионный фонд гарантирует, что его информационные системы надежно защищены. Информация хранится в распределенных системах, которые не обрушатся от вирусной атаки, хакерского взлома или банального сбоя.
  • Кто будет иметь доступ к сведениям о трудовой деятельности работников?

    Помимо ПФР и работника доступ к информации из электронной трудовой получат государственные органы и суды.
  • Сколько стоит переход на ЭТК?

    В СБИС отправка отчетов СЗВ-ТД осуществляется бесплатно во всех тарифах линейки «Отчетность». Дополнительных плат не предусмотрено.
  • Правда ли, что введение электронных трудовых касается только крупных компаний?

    Нет, на электронные трудовые книжки переходят абсолютно все работодатели. Даже те, у которых собственник является единственным сотрудником. Для организаций, у которых в штате работает меньше 25 человек, действует лишь право выбора формата отчетности. Они могут сдать в госорган бумажную форму СЗВ-ТД.
  • Что будет со стажем, который фиксировался до перехода на ЭТК?

    В ПФР уже имеется вся информация о трудовой деятельности граждан. Она была переведена в электронный вид еще до принятия закона. Электронная трудовая нужна скорее для автоматизации сбора новых сведений.
  • Как на основе электронных трудовых рассчитывать больничные?

    При приеме на работу сотрудник вместо бумажной трудовой книжки предоставляет работодателю форму СТД-Р, ту самую выписку из электронной версии. Сведения оттуда работодатель заносит в свою учетную систему. На основе этих данных рассчитываются больничные и стаж.
  • Будут ли вноситься в электронные трудовые книжки сведения о награждениях?

    Нет, внесение информации о поощрениях и взысканиях не предусмотрено.
  • Включать ли в отчет СЗВ-ТД совместителей?

    Да, отчет на совместителей заполняют так же, как и на обычных сотрудников.
  • Как быть с сотрудниками, которые не подадут заявление о выборе формата трудовой?

    Если заявления нет, вы отражаете сведения о человеке в обеих книжках: и в отчете, и на бумаге. Предполагается, что работодатель все же соберет со всех сотрудников заявления до конца 2020 года. Писать заявления можно будет и после этой даты, но только если в 2020-м году сделать выбор не получилось по объективной причине. Человек находился в декрете, на длительном больничном или не исполнял трудовые обязанности.
  • Предусмотрены ли штрафы за несданную вовремя форму СЗВ-ТД?

    В 2020 года ответственность за нарушение сроков сдачи отчетности, предоставление неполных или недостоверных данных не установлена. С 2021 года нарушителям будут выписывать предупреждение или штраф на должностное лицо от 300 до 500 рублей.
  • Что делать кадровикам в связи с переходом на ЭТК?

    Новая схема работы потребует времени на изучение. Но не стоит верить сплетням о том, что нагрузка станет неподъемной. Если без эмоций вникнуть в ситуацию, процесс становится не столь сложным. СБИС в любом случае поможет справиться с новыми задачами и не проворонить сроки.
Используя официальный сайт sbis.ru, вы даете согласие на работу с cookie, Яндекс.Метрикой, Google Analytics для сбора технических данных. Подробнее