Смена юридического адреса ООО в 2023 году
Юридический адрес, который указывается в ЕГРЮЛ, — это общедоступный канал связи с фирмой. Если налоговая признает юрадрес фиктивным, может внести «черную метку» о недостоверности сведений или даже принудительно ликвидировать ООО. Поэтому важно следить за актуальностью адреса по ЕГРЮЛ, а при переезде своевременно вносить изменения в реестр. В статье расскажем, какой юрадрес будет идеальным с точки зрения ФНС и какие документы подать на изменение юрадреса.
Что вы узнаете
Каким должен быть юридический адрес ООО
В чем разница между юридическим и фактическим адресом
В законах нет определений юридического и фактического адреса ООО, хотя на практике эти понятия используются постоянно. Под юридическим адресом понимается адрес фирмы, который указан в ЕГРЮЛ, а под фактическим — адрес, где в действительности компания ведет деятельность.
Юридический адрес по ЕГРЮЛ может быть только один, фактических — несколько, в том числе в разных городах. Если фактический адрес, где есть стационарные рабочие места, не совпадает с юридическим, он должен быть оформлен как обособленное подразделение.
Юрадрес ООО «Рассвет» — в Москве, производство находится в Мурманске, отдел продаж и кол‑центр — во Владимире. В этом случае адреса в Мурманске и Владимире должны быть оформлены как обособленные подразделения.
Что учесть, если оформляете юрадрес в квартире
Юрадресом ООО может быть адрес жилого помещения, где прописан директор или учредитель бизнеса с долей в капитале фирмы не менее 50% (п. 4 постановления Пленума ВАС от 30.07.2013 № 61, письмо Минфина от 10.08.2020 г. № 03‑12‑13/69761). Здесь учтите несколько моментов:
- Домашний адрес директора или учредителя при регистрации в квартире ООО автоматически будет размещен в ЕГРЮЛ в открытом доступе.
- Нельзя оформлять юрадрес в квартире, если собственники возражают против такой регистрации.
- Нельзя в квартире оформить юрадрес производственной компании или гостиницы (п. 3 ст. 288 ГК РФ, ч. 3 ст. 17 ЖК РФ).
- По адресу жилья можно оформить юрадрес для получения корреспонденции, но нельзя открыть офис и организовать рабочие места сотрудников (п. 1 ст. 17 ЖК РФ). Если юрадрес ООО — в квартире директора, то офис в бизнес‑центре придется оформить как обособку.
Юрадрес ООО «Восход» оформлен на домашний адрес директора в Костроме. Костромской офис, где работают сотрудники, должен быть оформлен как обособленное подразделение.
Какие есть требования к юрадресу
Налоговая вправе проверить реальность адреса, указанного в ЕГРЮЛ. Если юридический адрес не пройдет проверку, то фирме, как минимум, грозит «черная метка» в ЕГРЮЛ о недостоверности сведений, максимум — принудительная ликвидация. Ниже привели чек‑лист, по которому сможете проверить свой вариант на возможные риски.
| По каким пунктам проверить юрадрес | Что учесть |
|---|---|
| По юрадресу можно связаться с компанией | ФНС, суды, приставы и другие госорганы отправляют документы по юрадресу. Поэтому у вас должен быть доступ к почтовым отправлениям по юрадресу и вы фактически должны регулярно забирать почту (п. 3 ст. 54 ГК РФ). Письма и извещения, доставленные по юрадресу, считаются полученными, даже если на самом деле они возвращены отправителю из‑за невостребованности (п. 4 и 5 ст. 31 НК РФ, ст. 165.1 ГК РФ). С контрагентами можно договориться и прописать отдельно почтовый адрес в договорах. Если налоговая регулярно получает обратно свои же письма с пометкой «Получатель отсутствует по указанному адресу» или «Истек срок хранения», это может стать основанием для проверки достоверности адреса, указанного в ЕГРЮЛ |
| Юрдрес находится в том же городе, что и директор | Если директор прописан далеко от юрадреса фирмы, могут отказать в регистрации. Например, когда юрадрес в Москве, рабочее место директора тоже должно быть в Москве, а не в питерской обособке. Соответственно, у директора должна быть временная или постоянная московская прописка (п. 2 ст. 54 ГК РФ) |
| Компания законно пользуется помещением | Нужны:
|
| Адрес не относится к адресам массовой регистрации | Адресом массовой регистрации считается адрес, по которому числится 5 и более компаний (подп. 3 п. 2 Приложения № 1 к приказу ФНС от 28.12.2022 № ЕД‑7‑14/1268@). Проверить адрес на «массовость» можно через сервис ФНС «Прозрачный бизнес» |
| Помещение пригодно для использования | Для юрадреса не подойдет техническое помещение, разрушенное, адрес органа госвласти |
| Офис имеет «опознавательные знаки» | Если регистрируете компанию не в квартире, а в офисе, позаботьтесь, чтобы в нем в рабочее время находился представитель фирмы, или хотя бы повесьте табличку с названием ООО на дверь |
Когда придется менять юрадрес
Во всех случаях, когда адрес по ЕГРЮЛ становится неактуальным, то есть по нему невозможна связь с ООО, его придется менять. Так, смена юрадреса понадобится в следующих случаях:
- При фактическом переезде, не важно, в другой регион или в соседний офис.
- При изменении адреса администрацией города, даже если по факту вы остаетесь там же. Если в единый госреестр недвижимости (ЕГРН) внесены изменения, например добавили номер строения, то придется приводить юрадрес в соответствие.
- Если ФНС признала адрес недостоверным и вы не можете это опровергнуть. Тогда единственный вариант избежать ликвидации — сменить адрес.
Как изменить юрадрес
При смене адреса в любом случае придется вносить изменения в ЕГРЮЛ, потому что в реестре всегда указывается полный адрес вплоть до номера офиса (квартиры). А вот вносить изменения в устав нужно не всегда.
Когда нужно вносить изменения в устав при смене адреса ООО
Менять устав или нет, зависит от того, как юрадрес записан в уставе и насколько далеко переезжает фирма. Возможные варианты собрали в таблице ниже.
Нужно ли менять устав общества при смене юрадреса
| Куда переезжаете | Какой устав | ||
|---|---|---|---|
| Типовой устав (адрес не указан совсем) | В уставе только место нахождения (населенный пункт) | В уставе подробный адрес | |
| В пределах населенного пункта | Не нужно | Не нужно | Нужно |
| В другой населенный пункт | Не нужно | Нужно | Нужно |
Новую редакцию устава удобно принять, если кроме адреса есть еще изменения или уже накопилось много изменений к уставу, принятых ранее. Если изменение точечное, проще оформить изменения к действующему уставу.
Какие документы подавать в ФНС для смены юрадреса ООО и в каком порядке
Комплект документов для ФНС зависит от наличия изменений в уставе и того, куда переезжает организация. Далее рассмотрели все возможные способы.
В любом случае заполняется заявление по форме № Р13014, листы: титульный, Б и П. Форма и порядок заполнения утверждены приказом ФНС от 31.08.2020 № ЕД‑7‑14/617@. Заполнение зависит от того, куда переезжаете и вносите ли изменения в устав.
Протокол собрания участников о смене адреса (решение единственного учредителя) заверьте у нотариуса. Нотариус не нужен, если в уставе или принятом ранее нотариально заверенном решении прописан другой способ утверждения документов. Например, подписание протокола всеми участниками или подписание решения единственным участником (подп. 3 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ). В ситуации, когда меняете адрес в пределах города без изменения устава, достаточно приказа директора (если только в уставе не прописано, что такое решение находится в компетенции собственников).
Ситуация 1 — самая простая. Новый юрадрес в пределах того же города. Устав не меняется
Куда подавать документы: в регистрирующую налоговую инспекцию по текущему адресу.
Срок подачи документов: 7 рабочих дней с даты изменения адреса (п. 5 ст. 5 закона от 08.08.2001 № 129‑ФЗ).
Какие документы подавать: только заявление по форме Р13014 (п. 2 ст. 17 закона от 08.08.2001 № 129‑ФЗ).
Особенности заполнения заявления: на титульном листе в пункте 2 «Причина представления заявления» укажите значение 2 (изменение сведений о юридическом лице, содержащихся в ЕГРЮЛ). На листе Б в пункте 2 «Адрес юридического лица в пределах места нахождения юридического лица» укажите новый адрес.
Итог: в течение 5 рабочих дней со дня подачи заявления появится запись в ЕГРЮЛ с новым адресом. Лист записи ЕГРЮЛ пришлют на электронную почту, которую вы указали в заявлении (п. 1 ст. 8 и п. 3 ст. 11 закона от 08.08.2001 № 129‑ФЗ).
Ситуация 2 — средней сложности. Новый юрадрес в пределах того же города. Устав меняется
Куда подавать документы: в регистрирующую налоговую инспекцию по текущему адресу.
Срок подачи документов: 7 рабочих дней с даты изменения адреса (п. 5 ст. 5 закона от 08.08.2001 № 129‑ФЗ).
Какие документы подавать (п. 1 ст. 17 закона от 08.08.2001 № 129‑ФЗ):
- Заявление по форме Р13014.
- Решение о внесении изменений в устав: протокол собрания собственников или решение единственного участника.
- Изменения в устав или устав в новой редакции.
- Документ об уплате госпошлины 800 рублей (не нужен, если подаете документы электронно).
Особенности заполнения заявления: на титульном листе в пункте 2 «Причина представления заявления» укажите значение 1 (внесение изменений в учредительный документ юридического лица и (при необходимости) изменение сведений о юридическом лице, содержащихся в ЕГРЮЛ). Далее в пункте 2 укажите, в какой форме внесены изменения в устав: 1 — если подаете новую редакцию устава, 2 — если подаете изменения в устав. На листе Б в пункте 2 «Адрес юридического лица в пределах места нахождения юридического лица» укажите новый адрес.
Итог: в течение 5 рабочих дней со дня подачи заявления появится запись в ЕГРЮЛ с новым адресом. Лист записи ЕГРЮЛ, новую редакцию устава или изменения к уставу с отметкой ИФНС пришлют на электронную почту, которую вы указали в заявлении (п. 1 ст. 8 и п. 3 ст. 11 закона от 08.08.2001 № 129‑ФЗ).
Ситуация 3 — самая сложная. Новый юрадрес — в другом городе
Если новым адресом будет квартира директора или собственника — сразу переходите к этапу 2. В остальных случаях придется действовать в два этапа, процесс регистрации займет не меньше месяца.
1 этап — уведомление о решении сменить место нахождения ОООКуда подавать документы на этапе 1: в регистрирующую налоговую инспекцию по текущему адресу.
Срок подачи документов на этапе 1: в течение 3 рабочих дней после того, как приняли решение сменить адрес (абз. 1 и 2 п. 6 ст. 17 закона от 08.08.2001 № 129‑ФЗ).
Какие документы подавать на этапе 1:
- Заявление по форме Р13014.
- Решение об изменении места нахождения — если у вас типовой устав. Или решение о внесении изменений в устав (о принятии устава в новой редакции) — если нетиповой.
Особенности заполнения заявления на этапе 1: на титульном листе в пункте 2 «Причина представления заявления» укажите значение 2 (изменение сведений о юрлице, содержащихся в ЕГРЮЛ). В пункте 6 укажите значение 1 (принято решение об изменении места нахождения). На листе Б в пункте 1 «Место нахождения юридического лица» укажите новое место нахождения (область, город). Пункт 2 «Адрес юридического лица в пределах места нахождения юридического лица» не заполняйте (письмо ФНС от 04.02.2021 № ЗГ‑3‑14/717@).
Итог этапа 1: в течение 5 рабочих дней со дня подачи заявления появится запись в ЕГРЮЛ о том, что юрлицо приняло решение об изменении места нахождения. При этом адрес в ЕГРЮЛ пока останется прежним (п. 1 ст. 8 закона от 08.08.2001 № 129‑ФЗ).
2 этап — регистрация изменения места нахожденияКуда подавать документы на этапе 2: в регистрирующую налоговую инспекцию по новому адресу.
Срок подачи документов на этапе 2: если новый адрес — квартира, то есть законно пропускали первый уведомительный этап, — в течение 7 рабочих дней с даты изменения адреса. Иначе — не ранее чем через 20 дней с момента внесения в ЕГРЮЛ записи о принятии решения о смене адреса (абз. 4 п. 6 ст. 17 и абз. 2 п. 1 ст. 18 закона от 08.08.2001 № 129‑ФЗ).
Какие документы подавать на этапе 2: зависит от того, какой у вас устав — обычный или типовой. В любом случае нужны документы на право пользования помещением по новому адресу (абз. 3 п. 6 ст. 17 закона от 08.08.2001 № 129‑ФЗ). Например, свидетельство о праве собственности, договор аренды. Гарантийное письмо от арендодателя может не устроить налоговиков: есть позиция суда, по которой гарантийное письмо без договора аренды допустимо только при создании ООО (постановление Двадцать первого арбитражного апелляционного суда от 31.01.2018 № 21АП‑2662/17). Если новый юрадрес — квартира директора или собственника, документы на право пользования не нужны (абз. 5 п. 6 ст. 17 закона от 08.08.2001 № 129‑ФЗ).
Если у вас обычный (нетиповой) устав Если у вас типовой устав - Заявление по форме Р13014
- Документы на право пользования помещением по новому адресу
- Решение о внесении изменений в устав: протокол собрания собственников или решение единственного участника
- Изменения, вносимые в устав, или устав в новой редакции.
- Документ об уплате госпошлины 800 рублей (не нужен, если подаете документы электронно)
- Заявление по форме Р13014
- Документы на право пользования помещением по новому адресу
Особенности заполнения заявления на этапе 2:
Если у вас обычный (нетиповой) устав Если у вас типовой устав На титульном листе в пункте 2 «Причина представления заявления» укажите значение 1 (внесение изменений в учредительный документ юрлица и (при необходимости) изменение сведений о юрлице, содержащихся в ЕГРЮЛ). Далее в пункте 2 укажите, в какой форме внесены изменения в устав: 1 — если подаете новую редакцию устава, 2 — если подаете изменения в устав.
Пункт 6 заполните, только если новый адрес будет в квартире директора или собственника. В этом случае проставьте значение «1» (принято решение об изменении места нахождения) — информация ФНС от 20.05.2021. Если новый адрес в нежилом помещении, пункт 6 не заполняйте — письмо ФНС от 04.02.2021 № ЗГ‑3‑14/717@.
На листе Б в пункте 1 «Место нахождения юридического лица» укажите новое место нахождения (область, город). В пункте 2 «Адрес юридического лица в пределах места нахождения юридического лица» — новый подробный адрес
На титульном листе в пункте 2 «Причина представления заявления» укажите значение 2 (изменение сведений о юрлице, содержащихся в ЕГРЮЛ).
Пункт 6 заполните, только если новый адрес будет в квартире директора или собственника. В этом случае проставьте значение «1» (принято решение об изменении места нахождения) (информация ФНС от 20.05.2021). Если новый адрес в нежилом помещении, пункт 6 не заполняйте (письмо ФНС от 04.02.2021 № ЗГ‑3‑14/717@).
На листе Б в пункте 1 «Место нахождения юридического лица» укажите новое место нахождения (область, город). В пункте 2 «Адрес юридического лица в пределах места нахождения юридического лица» — новый подробный адрес
Итог этапа 2: в течение 5 рабочих дней со дня подачи заявления появится запись в ЕГРЮЛ с новым адресом. Лист записи ЕГРЮЛ, а также новую редакцию устава или изменения к уставу с отметкой ИФНС (если у вас нетиповой устав) пришлют на электронную почту, которую вы указали в заявлении (п. 1 ст. 8 и п. 3 ст. 11 закона от 08.08.2001 № 129‑ФЗ).
Если налоговая откажет в госрегистрации изменения места нахождения из‑за недостоверности адреса, нужно подать новое заявление с новым, корректным адресом. При этом заново проходить первый уведомительный этап не нужно, если город переезда не меняется. Если же вы решите изменить и город, по сравнению с заявленным ранее, то придется заново проходить этап 1.
Способы подачи документов
Лично в налоговую, через МФЦ, почтой ценным с описью. Подпись директора на бумажном заявлении нужно заверять у нотариуса (или подавайте заявление напрямую через нотариуса). Если подаете документы лично или почтой, придется уплатить госпошлину за изменение устава — 800 рублей.
Электронно с ЭЦП директора. Самый удобный и быстрый способ. При таком способе не нужно нотариально заверять подпись директора на заявлении и платить госпошлину за изменения устава. В СБИС можно не только заполнить и отправить заявление в ФНС, но и приложить к нему нужные сканы документов.
Когда налоговая может отказать в смене юрадреса
Основания для отказа перечислены в п. 1 ст. 23 закона от 08.08.2001 № 129‑ФЗ:
- Не все документы предоставили. Например, не приложили документы на помещение, если переезжаете в офис в другом городе.
- Подали заявление не в ту налоговую. Нужно подавать документы именно в регистрирующую ИФНС. Чаще всего она не совпадет с инспекцией, куда вы сдаете отчетность.
- Подали документы на регистрацию изменений без предварительного уведомления (первого этапа) при переезде в офис в другом городе.
- Новый адрес не прошел проверку на достоверность. Например, если это адрес массовой регистрации, собственник подавал заявление в ФНС о запрете регистрировать юрадрес или объект разрушен. Учтите, что налоговая обязательно проверит новый адрес, если фирма меняет город, а в отношении нее проводится выездная налоговая проверка по старому адресу или у нее есть долги по налогам (п. 2 Приложения № 1 к приказу ФНС от 28.12.2022 № ЕД‑7‑14/1268@).
- Неправильно указали адрес в заявлении (недостаточно подробно или не соответствует Государственному адресному реестру).
- Допустили ошибки в заявлении. Например, на первом этапе в листе Б заполнили пункты 1 и 2, а нужно только 1 (письмо ФНС от 04.02.2021 № ЗГ‑3‑14/717@).
Какие штрафы за нарушения при изменении юрадреса в 2023 году
Ответственность грозит как за недостоверный адрес, так и за несвоевременное сообщение о его смене. Конкретные меры для каждого случая привели в таблице.
| Нарушение | Санкция для директора | Основание |
|---|---|---|
| Нарушение сроков подачи документов | Штраф 5 000 ₽ или предупреждение | П. 3 ст. 14.25 КоАП РФ |
| Первичное представление в ЕГРЮЛ недостоверных сведений об адресе | Штраф 5 000–10 000 ₽ | П. 4 ст. 14.25 КоАП РФ |
| Повторное представление в ЕГРЮЛ недостоверных сведений об адресе, а также представление заведомо ложных сведений | Дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет | П. 5 ст. 14.25 КоАП РФ |
Что сделать после смены юрадреса
Кроме самого адреса у вас может измениться КПП (если изменилась ИФНС), ОКТМО (если переехали в другой город). Неважно, меняется один адрес или также другие реквизиты, предпримите следующие действия:
Уведомьте о новых реквизитах банк (банки), где вы обслуживаетесь. Порядок уведомления уточните в своем банке. Возможно, вам будет удобнее сменить обслуживающий офис или отделение банка.
Проинформируйте о новых реквизитах контрагентов. Для этого направьте письмо‑уведомление в произвольной форме, укажите новые реквизиты и дату, с которой они действуют (дата внесения записи в ЕГРЮЛ). К действующим договорам с контрагентами оформите допсоглашения об изменении реквизитов сторон.
Внесите изменения в трудовые договоры. Составьте допсоглашения об изменении реквизитов сторон. Если в связи с переездом меняется рабочее место, прописанное в договоре, это изменение также зафиксируйте в допсоглашении.
Проведите спецоценку условий труда, если вслед за юрадресом переезжают рабочие места сотрудников. Основание — ст. 17 закона о спецоценке (от 28.12.2013 № 426‑ФЗ).
Перерегистрируйте ККТ, если изменился КПП или фактический адрес установки кассы. Для этого подайте заявление о перерегистрации (п. 4 ст. 4.2 закона от 22.05.2003 № 54‑ФЗ, приказ ФНС от 08.09.2021 № ЕД‑7‑20/799).
Внесите изменения в бухгалтерскую программу. Укажите в настройках новые адрес, КПП, ОКТМО, обслуживающую ИФНС, отделение СФР (если они изменились). Так документы и отчеты будут формироваться с актуальными реквизитами.
Учтите смену адреса при уплате налогов и сдаче отчетов, если изменился КПП, ОКТМО. Отчеты нужно сдавать в новую налоговую и отделение СФР, куда вас переведут автоматически (эти изменения отразятся в выписке из ЕГРЮЛ). С даты, когда ФНС внесла в ЕГРЮЛ запись о смене адреса, новые коды нужно проставлять в платежках по налогам (если используете переходный период в 2023 году), а также в отчетности.
Например, если вы на упрощенке, то в декларации по УСН указываются разные коды ОКТМО за разные отчетные периоды: тот, который действовал до переезда, и новый. Если после переезда в новый регион изменилась ставка УСН — это тоже отразится в декларации. При отправке отчетности в СБИС программа проверит документ на ошибки. Если найдет нарушения, нестыковки — предупредит об этом.
Видеоматериалы по теме
