Как выбрать кассу для бизнеса

Алексей Гаврилов

эксперт по автоматизации ритейла и HoReCa

Частая ситуация: предприниматели ищут самую дешевую кассу. При этом либо совсем не оценивают, подходит ли она к их бизнес‑процессам, либо не ставят это в приоритет. Потом оказывается, что работать неудобно, обновления или дополнительные функции платные, а из‑за сбоев постоянно встают продажи.

Чтобы выбрать онлайн‑кассу, которая подходит для конкретного магазина, важно отталкиваться от специфики бизнеса: что, как и где продаем. В статье даем понятные критерии, которые помогут определиться с подходящим типом кассы и при этом не переплатить.

Что в статье

• Какие есть варианты касс
• Специфика бизнеса — главный фактор при выборе кассы
• Выбор кассы в однозначных ситуациях
• Алгоритм выбора онлайн‑кассы
• ⚠️ На какие ограничения обратить внимание перед покупкой
• Разбираем на примерах, как выбрать онлайн‑кассу
• Видеогайд по выбору кассы и топ‑5 ошибок при покупке
• Частые вопросы

Какие есть варианты касс

Фискальный регистратор. Это устройство, которое хранит, шифрует и печатает чеки. За хранение и шифровку отвечает встроенный фискальный накопитель, за печать — принтер чеков. У регистратора нет экрана и клавиатуры, поэтому он работает только в связке с компьютером или планшетом. Аккумулятора в абсолютном большинстве фискальников тоже нет, поэтому питание — только от сети.

• Печатает чеки быстрее других касс.
• Вместе с дополнительным оборудованием занимает больше места, не подходит для выездной торговли.

Смарт-терминал. Это тоже фискальный регистратор, но не отдельно стоящий, а установленный внутрь устройства на базе Android. По сути, это мобильное кассовое место: в одном корпусе и мини‑компьютер, и принтер чеков, и фискальный накопитель, и подключение к мобильному интернету, и встроенный аккумулятор.

• Компактные размеры, подходит для выездной работы и небольших точек (например, овощных ларьков или палаток).
• Невысокая скорость печати, небольшой экран.

Автономная касса. Это устаревшая версия смарт‑терминала: как кнопочный телефон по сравнению со смартфоном. Причем как снаружи, так и внутри: снаружи — простейший дисплей и клавиатура, внутри — только базовые функции, которых не всегда достаточно для полноценной работы современного магазина.

• Пробивает чеки. 🙂
• Поддерживает не все платежные реквизиты, не работает с маркировкой и ЕГАИС, обновления устанавливают только в сервисном центре, из‑за маленького экрана сложно работать с каталогом товаров и добавлять наименования в чек.

Облачная касса. Облачной она называется потому, что используется только для интернет‑продаж, в офлайн‑точке с ней работать не получится. Сама касса — все тот же фискальный регистратор. Он находится в серверной либо онлайн‑магазина, либо оператора, который сдает кассу в аренду. Ключевое отличие такого фискального регистратора в том, что он не печатает бумажные чеки, а просто регистрирует электронные.

🧐 О плюсах и минусах здесь говорить нет смысла, потому что нельзя выбирать, например, между облачной кассой и смарт-терминалом: первая не подходит для офлайна, а с терминалом не получится работать онлайн.

Специфика бизнеса — главный фактор при выборе кассы

Универсальных решений, которые подходят любому магазину, нет: кассу важно подбирать под специфику бизнеса. Отталкиваться только от технических характеристик вроде количества продаж в час, как делали раньше, тоже не стоит. Понятно, что чем выше трафик в магазине, тем важнее скорость печати чеков, поэтому это по‑прежнему актуальный показатель. Но учитывать нагрузку надо уже после анализа специфики и на том уровне, чтобы предусмотреть хотя бы небольшой запас по мощности для всех операций. То есть банально — не брать совсем унылую кассу и при этом не переплачивать.

Чтобы вы быстро сориентировались, как специфика бизнеса повлияет на выбор кассы, подготовили список вопросов — ответы на них помогут найти оптимальный вариант и правильно выбрать кассу. В следующих разделах дадим алгоритм, разберем базовые сценарии и приведем реальные примеры.

Выбор кассы в однозначных ситуациях

Однозначных ситуаций всего четыре. Однозначными мы их называем условно и говорим о них именно в контексте оптимальных решений, которые позволят не только соблюдать закон, но и выстроить удобный рабочий процесс. Понятно, что при крайней необходимости можно пожертвовать удобством и найти более бюджетный, но костыльный вариант.

🚗 Если чеки надо пробивать на выезде, а не только в магазине, нужен смарт‑терминал. Они компактные и работают от аккумулятора, поэтому не привязаны к магазину. Фискальный регистратор, подключенный к компьютеру, в такой ситуации не подойдет, потому что выбивать чек заранее, а потом отвозить его клиенту вместе с товаром — нарушение закона (п. 2 ст. 5 № 54‑ФЗ).

Для работы на выезде есть альтернатива: мобильный фискальный регистратор, который подключается прямо к смартфону. Например, ШТРИХ-НАНО-Ф весит всего 250 г и при этом может спокойно напечатать 50–100 чеков в день. Мы сознательно не останавливаемся подробно на мобильных фискальниках и других гибридных форматах, чтобы не переусложнять процесс выбора.

🗂️ Если в каталоге много позиций, нужно смотреть в сторону фискального регистратора. Смарт‑терминалу сложно закрыть потребности магазина с ассортиментом больше 1 000–2 000 активных позиций, которыми он торгует каждый день. Чтобы ориентироваться и быстро находить товары в такой базе, уже нужен компьютер с фискальным регистратором. Регистратор при этом может быть самый простой и бюджетный, если в точке не бывает очередей.

🍺 Если магазин продает алкоголь, табак и любые другие маркированные товары, удобнее работать с фискальным регистратором. Это не значит, что смарт‑терминал не потянет такие продажи. В техническом плане даже самый простой и недорогой 5‑дюймовый терминал справится с этой задачей. Но это трудно будет назвать комфортной работой. Особенно если учесть, что маркированные товары предстоит сканировать не только при продаже, но и при приемке. А еще принимать от поставщиков электронные накладные и отчитываться в «Честный знак». На компьютере с подключенным сканером штрихкодов все эти операции делать быстрее и проще, чем на смарт‑терминале.

💻 Если магазин торгует только через интернет и не планирует выходить в офлайн, подойдет облачная касса. Можно подключиться к специальному сервису или установить кассу в своей серверной.

⚠️ На какие ограничения обратить внимание перед покупкой

Есть четыре ограничения, которые обязательно надо учесть, прежде чем принять окончательное решение о покупке.

Убедиться, что выбранная касса есть в реестре налоговой. Сейчас в нем больше 200 моделей — только на них можно работать с соблюдением всех требований закона. Любую другую кассу налоговая просто не зарегистрирует: пробивать чеки через такую кассу — все равно что вообще не пробивать. За нарушение штрафуют: индивидуальных предпринимателей — минимум на 10 000 ₽, юрлиц — на 30 000 ₽ (п. 2 ст. 14.5 КоАП РФ).

Понять, какой окажется финальная стоимость кассы. На рынке есть решения, которые выглядят очень привлекательно: их можно купить за 1 ₽ или даже взять бесплатно. Привлекательность сохраняется ровно до тех пор, пока не начинаешь с ними работать. Потом оказывается, что без доплаты можно только пробивать чеки, а все классные опции нужно докупать по подписке. Платной может оказаться, например, смешанная оплата картой и наличными, выгрузка данных в учетную систему, программа лояльности или аналитика продаж. Все эти нюансы важно прояснить еще на старте, чтобы не переплатить после.

Проверить, можно ли к кассе подключить нужное оборудование. Если для работы необходим сканер штрихкодов или весы, это тоже важно учитывать при выборе кассы. У самых компактных смарт‑терминалов может не быть даже одного полноценного USB‑разъема. Это значит, что сканер можно будет подключить только беспроводной — он дороже проводного. А весы вообще не получится подружить с кассой. Поэтому для прилавка лучше выбирать кассы, у которых минимум два USB‑порта, а лучше — четыре.

Уточнить у производителя товароучетной программы, совместима ли она с выбранной кассой. У каждой программы свои требования к оборудованию. Если выбрать несовместимую кассу, можно столкнуться с такой ситуацией: чеки пробиваются, но без обязательного реквизита или с данными не в том формате. Это тоже риск штрафа: от 1 500 до 3 000 ₽ для ИП, от 5 000 до 10 000 ₽ для юридических лиц (п. 4 ст. 14.5 КоАП РФ). А на все неправильные чеки придется оформить чеки коррекции.

Видеогайд по выбору кассы и топ‑5 ошибок при покупке

Если пока сомневаетесь, какую кассу выбрать, советуем посмотреть наш краткий видеогайд. А в отдельном ролике рассказываем про 5 неприятных ситуаций, с которыми чаще всего сталкиваются владельцы магазинов при покупке кассы.