Где ресторан теряет прибыль
Затраты в любой точке общепита — настоящая черная дыра. Как ее контролировать и понять, где теряется чистая прибыль, разбираемся вместе с ресторатором.
Дмитрий Акулов
Сооснователь группы компаний Seasons Group, идейный вдохновитель ресторанных концепций: гастробара «СОЛЬ», ресторана Seasons, Matsu Izakaya & Roku bar.
Более 15 лет в ресторанном бизнесе. Пять лет назад перевернул рынок калининградского общепита.
Что в статье
❌ Главная ошибка ресторатора: не считать переменные затраты
Обычно предприниматель думает так: чтобы посчитать рентабельность бизнеса, нужно от выручки отнять себестоимость, затраты на аренду и зарплаты сотрудников, потом разделить получившуюся прибыль на выручку и умножить на 100%. В итоге получает довольно приятные цифры — процентов 20–25, иногда даже 30.
Потом оказывается: на бумаге рентабельность хорошая, а в реальности денег нет. Черной дырой почти всегда становятся переменные затраты, которые при подсчетах просто игнорируют, фокусируясь на постоянных.
Переменные — это те, что увеличиваются или уменьшаются в зависимости от объема производства, объема продаж или объема оказанных услуг. Постоянные от этих факторов не зависят.
🧁 Объясняем на пирожных
В июне ресторан приготовил 1 200 пирожных и потратил на муку, яйца и свежие ягоды 200 000 ₽. А в июле гости съели 2 400 пирожных, и на их производство ушло уже 400 000 ₽. Выручка растет, но и расходы пропорционально увеличиваются. Это переменные затраты.
А вот за аренду придется заплатить в полном объеме, даже если ресторан не продаст ни одного пирожного. Это постоянные затраты.
К переменным затратам общепита относятся, например, питание персонала, мобильная связь, возвраты гостям. На каждый пункт обычно приходится меньше 1% от общих расходов — на фоне постоянных затрат это капля в море. Поэтому кажется, что они особой роли не играют и их можно не учитывать. Это типичная ошибка: если суммировать все микрозатраты, получим +10% к расходам в месяц.
Так выглядит фрагмент отчета о прибылях и убытках для гастробара Matsu Izakaya & Roku bar. Главная статья расходов — это фонд оплаты труда. Это постоянные затраты, и на них приходится 25,52% всех трат. Большая часть переменных затрат составляет меньше 1% от валовой прибыли. Например, на питание персонала компания потратила 0,77% от общих расходов, на сантехника — 0,13%, а на возвраты гостям и мобильную связь — по 0,02%
✅ Решение: бюджетировать все расходы
Чтобы в конце месяца не оказалось, что ресторатор рассчитывал на одну выручку, а по факту получит другую, нужно всё бюджетировать: и постоянные, и переменные затраты.
Вот самые болевые факторы для заведения — про них часто забывают или недооценивают их важность.
Фудкост. В финансовой модели важно заложить процент на фудкост — отношение себестоимости блюда к цене. В Seasons Group, например, это 35%. Дальше значение надо постоянно контролировать, чтобы оно держалось на одном уровне. Если процент поднимается выше 35%, принимаем меры: пересобираем блюдо, временно выводим несезонные позиции или переоцениваем меню. Переоценка — самая простая, но все‑таки крайняя мера, потому что заведению важно оставаться доступным для гостей.
Лайфхак: как контролировать себестоимость и фудкост
Чем ниже фудкост, тем выше прибыль. Поэтому важно мониторить этот показатель как можно чаще: в идеале — каждую неделю. Тогда можно вовремя заметить отрицательную динамику и что‑то предпринять. Например, на прошлой неделе фудкост блюда составлял 25%, а на этой — уже 29%. Возможно, у него просели продажи или мы закупили продукты у другого поставщика по космическим ценам. Параллельно нужно отслеживать тесно связанные с фудкостом себестоимость и наценку.
Считать это всё вручную — долго и сложно. Saby (СБИС) Presto полностью автоматизирует работу с ключевыми показателями ресторана. Программа сама мониторит изменение цен у поставщиков и формирует наглядный отчет. В нем сразу видно, что происходит с себестоимостью и наценкой каждого блюда в разрезе полуфабрикатов и ингредиентов: если наценка увеличилась, система подсвечивает блюдо зеленым, если уменьшилась — красным. Это помогает принимать взвешенные решения: искать новых поставщиков, менять состав, уменьшать выход или поднимать цену.
- Аренда. В финмодели затраты на аренду должны быть около 10–12%. Если больше — это беда: когда кто‑то выживает, отдавая за аренду 15–20%, это скорее исключение из правил. Вести бизнес с такими затратами очень тяжело. Рано или поздно собственник поймет, что уже не владеет бизнесом, а работает, только чтобы отбить аренду.
- Зарплатный фонд. Он не должен превышать 20%, и его тоже нужно бюджетировать: заложить штатное расписание в финмодель и корректировать исходя из оборота. Допустим, мы знаем, что летом оборот выше, значит, можем позволить себе платить зарплату большой команде. А к зиме оборот падает, поэтому нужно еще в начале осени пересмотреть затраты на ФОТ и сократить численность персонала в зале и на кухне.
- Комиссия за обслуживание счета и эквайринг. Как‑то я работал в заведении помощником управляющего. У нас была комиссия за ведение счета, которую мы платили банку, и эквайринг, который автоматически списывался при зачислении средств. Так вот эквайринг мы почему‑то не учитывали, и за год у нас сформировался достаточно большой кассовый разрыв. Когда мы его нашли, стало понятно, что в ближайшие месяц‑полтора мы работаем без прибыли, потому что надо этот кассовый разрыв за счет чего‑то покрыть.
- Агрегаторы. Чтобы подключать доставку через «Яндекс Еду» или «Деливери», надо учесть множество переменных: заложить комиссию сервиса 35%, качественно упаковать еду, подготовить одноразовые приборы с салфетками. Поэтому для работы с агрегаторами фудкост должен быть существенно ниже, чем в заведении. Это важно учитывать и смотреть, выгодно ли заведению подключаться к агрегаторам.
- Непредвиденные траты. Сюда входят: поломка оборудования, перезатаривание склада, которое приводит к тому, что надо срочно рассчитываться с поставщиками, обновление бокалов и посуды, сезонный декор, индексация зарплат. Несмотря на то что это непредвиденные расходы, бюджетировать их всё равно надо: закладывать определенный процент, чтобы потом не думать, откуда взять деньги.
Как перестать терять прибыль: база и лайфхаки от Seasons Group
- ✍️ Бюджетировать и планировать. В Seasons Group мы заранее закладываем бюджет на все возможные расходы. Если что‑то идет не по плану — корректируем, отталкиваясь от оборота. Выручка падает — сокращаем зарплаты, закупки или переменные затраты. Видим рост — нанимаем больше людей, увеличиваем складские запасы, поощряем сотрудников.
🏅 Делегировать ответственность и вводить KPI. Ответственность за каждую статью расходов несет конкретное лицо: управляющий, менеджер или шеф‑повар. Их зарплаты привязаны к KPI. Чтобы заработать больше, руководители помогают нам экономить: например, оптимизировать траты на такси или питание для сотрудников, сокращать складские запасы. А если они не контролируют расходы и пускают процессы на самотек, то, соответственно, теряют около 30% от зарплаты — именно такую сумму мы зашиваем в KPI.
Бюджетируйте и планируйте с Presto
- 20+ готовых отчетов для принятия управленческих решений
- Прозрачный контроль за деньгами
- Умный контроль наценки
- Гибкие настройки KPI для сотрудников
🌽 Работать с сезонными продуктами. У нас есть календарь сезонности. Туда мы вносим товары, спрос и стоимость на которые зависят от времени года, праздников и других внешних факторов. Это помогает тратить меньше: например, зимой нет смысла украшать десерты клубникой, потому что это дорого.
При этом мы всегда предлагаем гостям что‑то интересное. Допустим, мы знаем, когда в Калининграде сезон спаржи, и заготавливаем какое‑то количество, чтобы порадовать посетителей в несезон. Или идем с командой в лес и собираем молодые шишки, а потом делаем из них варенье, чтобы нам его хватило до конца года. Так мы фактически за копейки закрываем потребность в продукте, потому что делаем всё своими силами, и получаем интересный вкус, который органично дополняет блюда.
Плюс это упрощает для заведения работу с меню. Мы не думаем: «О, нужно приготовить какую‑то рыбу». Мы просто смотрим: «Так, сейчас сезон корюшки — окей, готовим корюшку».
Использовать заготовки. Эта история пересекается с сезонными продуктами. Еще один плюс заготовок, помимо стоимости, в том, что они помогают получать продукт нужного качества в любое время года. Допустим, мы понимаем, что летом морская рыба ловится плохо, а из‑за жары часто бывает рыхлой. Тогда мы заготавливаем рыбу весной, чтобы летом гости могли ее попробовать.
И здесь тоже всё упирается в планирование и бюджетирование: чем больше ресторан фокусируется на работе с сезонными продуктами и заготовками, тем меньше фудкост, тем выше операционная прибыль и тем больше интереса со стороны гостей, потому что меню часто обновляется.
Еще больше способов снизить фудкост и составить рентабельное меню — в статье.
⛓️ Исключать посредников. Мы стараемся сократить количество контрагентов. В идеале — покупаем из первых рук, то есть у тех, кто самостоятельно выращивает или вылавливает продукт. Например, морепродукты заказываем с Камчатки или из Мурманска. Такой подход помогает снизить фудкост и оставаться доступными для гостей, потому что не приходится платить наценку каждому звену в закупочной цепочке. Искать «первые руки» проще всего через «Меркурий» — там можно посмотреть историю продукта.
Как выстроить работу с поставщиками и госсистемами
Производителя можно найти не только в «Меркурии», но и в «Честном знаке»: там тоже фиксируется весь путь товара. А упростить взаимодействие с госсистемами помогает Saby (СБИС) Presto. В программу встроены и «Меркурий», и маркировка, и ЕГАИС. Работать с ними можно в одном окне, не переключаясь между личными кабинетами на разных сайтах. Это экономит время и страхует от ошибок.
В Presto можно учитывать алкоголь бутылками и порционно, гасить ветеринарно‑сопроводительные документы пачкой или поштучно, подписывать входящие УПД с маркированными товарами в один клик, а при продаже просто сканировать код.
Встроенный юридически значимый электронный документооборот позволяет отправлять заказы поставщикам и принимать накладные прямо в систему без бумаги. А чтобы бюджетировать расходы было проще, Presto сам анализирует продажи и остатки, формирует заказ, сопоставляет предложения поставщиков и выбирает самое выгодное по цене и оптимальное по срокам.
Надежда Беляева, эксперт по автоматизации и сервису в заведениях HoReCa
- 🚛 Централизовать закупки. Это лайфхак для сетевых заведений: не делать несколько мелких заказов для разных ресторанов, а объединять их в один крупный и тем самым получать более выгодную цену. Если заведение всего одно, но, например, у вас есть друзья, которые закупают нужные продукты большими партиями, можно попросить их заказать для вас. Из‑за объемов это тоже будет выгоднее, даже если по факту они перепродадут вам заказанные товары с наценкой.
🔄 Использовать ресурсы компании на разных объектах для экономии ФОТ. Мы стараемся централизовать как можно больше заготовок: разделку рыбы, чистку овощей, приготовление десертов и выпекание хлеба.
Например, если нам нужно испечь хлеб для четырех заведений, мы не нанимаем четырех пекарей, а делаем всё силами одного специалиста. На это есть две причины. Во‑первых, не у всех такая квалификация, как нам нужно. А во‑вторых, время на выпечку хлеба для одного, четырех или десяти ресторанов примерно одинаковое. При таком подходе мы немного переплачиваем за логистику, чтобы сэкономить огромные деньги на зарплатном фонде каждого заведения.
Или представим, что нам нужны сложные заготовки — такие, для приготовления которых требуется больше двух людей. Чтобы сэкономить на найме, можно просто делегировать задачу компании, которая занимается такими заготовками.
* * *
Эта статья — конспект выступления Дмитрия Акулова на Fast Food Forum. На форуме 9 экспертов из сферы HoReCa разобрали актуальные темы: фатальные факапы и юридические подводные камни при открытии фастфуд‑заведения, трендовые блюда и портфельный анализ меню, работающие маркетинговые инструменты и масштабирование.
📺 Записи всех выступлений — в плейлисте
🔥 Для начинающих и опытных рестораторов
⏰ Каждое выступление — всего 20–30 минут
Организатор форума — команда Saby Presto
Автоматизируйте ресторанный бизнес с Presto
Поможем выбрать оборудование и настроить все процессы
Видеоматериалы по теме
