Как внедрить КЭДО в средней или большой компании

«КЭДО — напрасная трата времени и денег» — частое заблуждение. А на самом деле автоматизация кадрового документооборота экономит бюджет, улучшает бренд работодателя и ускоряет бизнес-процессы компании.

Про 5 основных аргументов в пользу внедрения КЭДО мы уже рассказывали. А сегодня давайте представим: вы устали от бумаги и готовы к автоматизации. Но у вас много вопросов: с чего начать? как выбрать систему? как убедить сотрудников пользоваться КЭДО? какие есть риски? сколько времени займет внедрение? какие ресурсы потребуются?

Рассказываем, как подготовиться к автоматизации, выбрать систему и минимизировать риски.

Вы узнаете

• Этапы перехода на кадровый ЭДО
• Реальные кейсы перехода на КЭДО от Saby в компаниях со штатом от 500 до 360 000 сотрудников

Этапы перехода на кадровый ЭДО

Этап 1: определиться с целями и рамками автоматизации КДП

Это самый базовый этап еще до начала внедрения, на котором компания должна понять: зачем ей нужен КЭДО? какие задачи она хочет решить с его помощью? какие отделы, документы и процессы будут вовлечены?

У каждой компании свои цели перехода на КЭДО, мы собрали список самых типичных:

Самое главное при внедрении КЭДО — адаптация существующих процессов в цифровой формат. Основной страх компаний — что все поломается и разрушится. Но на самом деле КЭДО должен привести только к улучшению, оптимизации и повышению скорости.

Определение границ проекта

Здесь есть много нюансов. Например, бизнес хочет сначала внедрить КЭДО в одном отделе, а потом раскатать это на всю компанию. Или готов внедрить КЭДО во всей компании, кроме одного конкретного подразделения. Кейсы бывают разные, самое главное на этом этапе — очертить рамки автоматизации кадрового документооборота. Аналогично обстоит дело с документами и бизнес-процессами.

Как правило, сразу перевести все в цифру — долго, дорого и болезненно для компании, поэтому лучше действовать итеративно. Независимо от размера компании даже при внедрении КЭДО частями можно сразу же видеть эффект.

Этап 2: сформулировать критерии успешности проекта

Любая автоматизация процессов, в том числе переход на КЭДО, должна привести в первую очередь к оптимизации расходов. Но это не единственный возможный результат. Вот пример критериев успешности внедрения КЭДО от одного из клиентов Saby. Кстати, эти KPI были перевыполнены после внедрения:

Помимо экономии денег и сокращения трудозатрат, КЭДО позволяет избавиться от лишних кадровых документов, которые в компании ведутся «по старинке», но при этом никак не регламентированы Трудовым кодексом.

Этап 3: Сформировать требования для системы КЭДО

На этом этапе надо определиться с функциональными и нефункциональными требованиями.

Вот пример самых частых функциональных требований к КЭДО от клиентов Saby:

Наиболее актуальные нефункциональные требования:

Безусловно, у вашей компании список требований будет отличаться: они зависят от специфики, сферы, оргструктуры, процессов, технических особенностей и других важных нюансов.

Чтобы собрать требования, стоит обратиться к внутренним стейкхолдерам, которые будут участвовать во внедрении внутри компании. Собрать их пожелания и свести это в один документ.

Разберем это на примерах разных функций и их частых требований при внедрении КЭДО.

Для HRD будет важно:

• наличие анкеты кандидата;
• интуитивно понятный интерфейс для сотрудников;
• доступная цена.

Для кадровой службы будет принципиально:

• работа из интерфейса 1С;
• отправка пакета документов на подпись;
• работа с массовыми документами;
• отслеживание статуса документа из 1С;
• отправка расчетных листков.

ИТ-служба:

• готовые интеграционные решения с УС;
• двусторонняя интеграция;
• возможность самостоятельной настройки и поддержки;
• надежный вендор с опытом внедрения.

Вот, что будет важно для информационной безопасности:

• хранение данных в ЦОД, расположенных в России;
• возможность резервного копирования;
• включение в реестр отечественного ПО;
• возможность передачи документов по дополнительно настроенному VPN;
• ограничение по количеству устройств для входа в аккаунт;
• возможность ограничить доступ пользователя по IP-адресу;
• завершение сеанса или блокировка пользователя.

Юридическая служба, скорее всего, будет настаивать:

• на соответствии требованиям законодательства: 377-ФЗ, ТК РФ 22.1–22.3, 407-ФЗ, 152-ФЗ, 63-ФЗ, 163 ГК РФ, 434 ГК РФ, п. 9 402-ФЗ, 63-ФЗ;
• легитимности выпуска подписей;
• наличии шаблонов ЛНА для КЭДО.

Для бухгалтерии ключевым будет:

• возможность загрузки авансовых отчетов;
• информирование о завершении документооборота.

Для сотрудников будет принципиально:

• наличие мобильного приложения;
• простой доступ к архиву кадровых документов;
• возможность быстро оформить заявление в адрес работодателя.

Сделать такой опрос ключевых участников и собрать их мнения и требования — важный шаг в проекте внедрения КЭДО. Потому что потом именно они станут амбассадорами автоматизации кадровых процессов, и в команде не возникнет сопротивления.

Этап 4: внедрение

Существует 2 основных варианта внедрения КЭДО — коробочное и проектное. У каждого из них есть свои особенности:

Независимо от размера бизнеса, внедрение может пойти по разному сценарию. Например, если у вас очень крупная компания, но все бизнес-процессы по документам отлажены, то вам может подойти коробочное решение. А компании даже со штатом 150 человек, но большим количеством специфичных требований лучше подойдет проектный вариант. Выбор формата внедрения зависит в первую очередь от особенностей компании и тех требований, которые у нее есть к КЭДО.

Сроки внедрения зависят от множества нюансов: от размера компании до сложности бизнес-процессов. Вот так примерно может выглядеть расчет сроков:

Коробочное решение, безусловно, будет внедряться быстрее проектного, и стоимость внедрения будет меньше. Обратите внимание, что первые два этапа в коробочном внедрении — на стороне компании, а не вендора. То есть сроки будут зависеть от вас в том числе.

В проектном внедрении этапы и сроки могут выглядеть так:

Возможно, покажется, что здесь все не так сложно, ведь этапов меньше, чем в коробочном. Но давайте углубимся в детали.

В целом работа над проектным внедрением КЭДО наглядно выглядит так:

Формирование команды

Для успешного внедрения необходимо сформировать внутреннюю команду проекта в вашей компании. Это важно еще и для того, чтобы вовлечь в процесс внедрения всех стейкхолдеров, учесть их пожелания и превратить в амбассадоров.

Со стороны Saby исполнителями будут эксперты по внедрению, методологи и другие специалисты, которые знают все нюансы и требования перехода на КЭДО.

Предпроектное обследование

После формирования команды мы переходим к предпроектному исследованию: от целей и задач проекта, которые могут уточняться в процессе, до проработки бизнес‑процессов и определения финальных бизнес‑требований. На выходе специалисты Saby формируют единый план‑график, то есть дорожную карту внедрения со сроками, этапами и описанием результата.

При внедрении КЭДО, безусловно, есть риски. Но эксперты Saby на каждом этапе подскажут, как их можно минимизировать. Например:

• Чтобы избежать низкой мотивации команды, вам стоит работать над повышением вовлеченности, собирать фидбек и доносить до сотрудников, что их работа над внедрением очень важна.
• Чтобы не столкнуться с саботажем группы внедрения, надо еще на старте выбирать максимально лояльных участников.
• Чтобы не оказаться в ситуации нехватки любого из ресурсов, надо на старте заложить его в проект. В первую очередь речь про рабочее время вовлеченных сотрудников.

Что нужно для успешного внедрения КЭДО

1. Максимально вовлеченная команда.
2. Активно участвовать во внедрении: выдвигать требования, задавать вопросы, отслеживать и обсуждать процесс внедрения.