Новый закон о кадровом ЭДО. Возможности и подводные камни
Трудовой кодекс РФ вводит электронный документооборот в сфере трудовых отношений для всех работодателей. Создавать, хранить и подписывать кадровые документы в электронном виде будут на портале «Работа в России» или в информсистеме работодателя, такой как СБИС. Трудовые договоры и заявления на увольнение разрешили подписывать электронными подписями портала госуслуг и неквалифицированными ЭП.
С января 2022 у кандидатов без трудового стажа не станут спрашивать согласия на электронное взаимодействие с работодателем.
К чему готовиться
Электронно все, кроме 5 документов
Новый закон разрешает создавать, отправлять работникам, подписывать электронно любые кадровые документы. От трудового договора до заявления на увольнение. Дублировать их на бумаге работодателю не нужно. Но есть особенности.
В бумажной форме остаются
- Приказ об увольнении
- Акт о несчастном случае на производстве по форме Н-1
- Журналы инструктажей по охране труда
- Бумажные трудовые книжки, пока работник не выберет электронную трудовую
- Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р работник вправе получать как на бумаге, так и в электронном виде.
Почему эти документы оставили на бумаге
Представители Минтруда на совещании с участниками кадрового эксперимента 16.11.2021 объяснили исключение особой важностью документов. И это логично.
Так, приказ об увольнении работник оспаривает при несогласии с увольнением. Сроки рассмотрения споров о восстановлении на работе сокращенные. Приказы оставили на бумаге, чтобы не затягивать и не усложнять судебное производство пока малоизвестным ЭДО.
Акты о несчастных случаях и инструктажи по ОТ связаны с безопасностью работника, его жизнью. При несчастном случае на производстве органы власти порой изымают журналы инструктажей, чтобы исключить их оформления задним числом. Изъятие бумажных документов, по-видимому, пока проще.
Трудовые книжки и Сведения по форме СТД-Р регулируются специальной статьей 66.1 Трудового кодекса РФ, поэтому они не попадают под действие новых статей 22.1–22.3 ТК РФ.
Формат электронных документов
До 1 марта 2023 электронные приказы и договоры можно создавать в любом формате. Потом Минтруд, Роскомнадзор и Росархив утвердят требования к составу и форматам электронных документов. А сейчас так:
- Кадровик печатает трудовой договор в формате .doc и отправляет на подпись работнику, директору. После подписания в отделе кадров остаются 3 файла: ТД.doc, ЭПдиректора.sig, ЭПработника.sig.
- Или бухгалтер выгружает из 1С в СБИС для кадрового ЭДО файл Приказ о командировании в формате PDF. СБИС отправляет документ на подпись и после подписания хранит 3 файла: Приказ.pdf, ЭПдиректора.sig, ЭПработника.sig.
ИС работодателя и Работа в России
Создавать, хранить и подписывать электронные документы можно в информационной системе работодателя, такой как СБИС. Или на портале «Работа в России».
Пока с порталом РвР не всегда удобно работать, но Правительство его доработает к 2023 году.
ИС работодателя должна уметь отправлять отчеты и документы на портал «Работа в России» и с 01.09.2022 взаимодействовать с порталом госуслуг, чтобы работник мог отправлять заявления работодателю оттуда. СБИС уже умеет взаимодействовать с Работа в России. И входить в СБИС работники могут по паролю от Госуслуг.
Электронные подписи госуслуг и НЭП
По новому закону работодатель должен за свой счет выдать работникам электронные подписи. Разрешили 5 разновидностей электронных подписей (ЭП). Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. Их особенности регулирует закон 63-ФЗ «Об электронной подписи». Плюс закон упоминает еще 2 особенные подписи с портала госуслуг: ПЭП госуслуги и НЭП госключ.
Вид ЭП зависит от того, какую задачу вы решаете и какую систему используете.
- Хотите, чтобы личность работника дополнительно подтвердил удостоверяющий центр или государство — тогда подойдут КЭП, НЭП госключ, ПЭП госуслуги.
- Доверяете кадровику — тогда выбирайте НЭП и выдавайте ее в момент приема на работу.
- Желаете забыть о ручном вводе данных паспорта и заполнять трудовой договор по сканам документов, но подписывать документы пока будете на бумаге. Тогда просто подключите СБИС Управление персоналом и не выпускайте никакие подписи.
Какие ЭП разрешены для кадрового ЭДО
| ИС работодателя | Работа в России | |
|---|---|---|
| Работник | КЭП, НЭП, НЭП госключ | КЭП, НЭП госключ, ПЭП госуслуги |
| Работодатель | КЭП | КЭП, НЭП госключ |
Еще можно применять ПЭП для работников и НЭП, НЭП госключ для работодателя (в ИС работодателя). Это актуально, если планируете никогда не подписывать электронно: трудовой договор, договор о матответственности, ученический, заявление об увольнении, приказ о дисциплинарке, согласие на перевод, уведомление об изменении условий труда.
КЭП продает Тензор и другие удостоверяющие центры. ПЭП и НЭП выпускает работодатель в своей информационной системе при приеме на работу. ПЭП госуслуги государство выдает бесплатно после регистрации в ЕСИА (на сайте госуслуг) и похода работника в МФЦ для удостоверения личности. НЭП госключ выпустят, если есть ПЭП госуслуги, то есть опять после удостоверения личности у третьих лиц.
НЭП можно выдавать в момент приема на работу. В СБИС кадровик сделает это сам за пару кликов. И новенький работник получит ЭП на флешку, мобильный телефон или в облако. Подробнее смотрите в видео.
Где взять ЭП для электронного кадрового документооборота — читайте в статье.
Электронный кадровый архив вместо бумажного
По закону об архивном деле коммерческие фирмы и ИП не обязаны создавать кадровый архив. Но должны обеспечить сохранность кадровых документов в течение установленных сроков.
Ведете ли вы ЭДО в собственной информсистеме или на платформе «Работа в России» — хранить электронные документы обязан работодатель. Это требование новой статьи 22.3 Трудового кодекса РФ.
Как обеспечить сохранность электронных документов
Способ защиты электронного архива от утраты каждый работодатель устанавливает сам. Равняться можно на п. 2.30 Приказа Минкультуры 526 от 31.03.15. Вот основные выводы из него:
Лучше хранить электронные документы в облачном хранилище и дублировать на локальном компьютере.
Интернет отключили, остается локальная версия на компьютере. Кто-то использует только облако, поскольку опасается, что компьютер обольет водой уборщица или серверную вскроют недоброжелатели. Любой из 3 вариантов хранения возможен в СБИС Архиве.
Важно, чтобы архив был не просто набором файлов, а разобран по папкам с правильными названиями.
Тогда кадровик легко найдет нужный документ и отследит сроки хранения. Так, СБИС Архив сам раскладывает документы по электронным папкам, ведет реестр архивных документов.
Безопаснее, если удалить или скопировать файлы кадрового архива могут только конкретные люди, а любые изменения с файлами логируются (отслеживаются).
В СБИС Архиве настроить доступ можно за пару кликов. А файлы архива от вирусов защищает профессиональный центр обработки данных. Больше о ЦОД СБИС.
Внутренние документы для запуска ЭДО
Зафиксируйте применение ЭДО внутренними документами фирмы.
- Локальный акт о кадровом ЭДО (нужен для любой ЭП).
Это может быть Положение об ЭДО или дополнения в коллективный договор, ПВТР. Опишите в нем, в какой ИС ведете КЭДО, какие документы ведете электронно, распространяется ли ЛНА на дистанционных работников, в какой срок работник должен подписывать и знакомиться с электронными документами, дату начала ЭДО в фирме и срок уведомления работников о переходе на КЭДО.
- Соглашение с работниками по использованию ЭП (нужно для ПЭП и НЭП).
Отразите в нем, как определяете лицо, подписывающее документ. Порядок использования ЭП, обязанности работника и работодателя сохранять конфиденциальность подписи.
- Уведомление работника о переходе на КЭДО и письменное согласие работника.
Уведомьте работников в срок, установленный в Положении о КЭДО. Новичкам сообщайте до приема на работу. Если у новичка нет трудового стажа, тогда уведомлять не надо.
Работники вправе отказаться от КЭДО с работодателем или не дать письменного согласия. Тогда для таких придется вести кадры в бумаге.
Кадровый ЭДО в локдаун
Даже если компания не перешла на КЭДО или перешла частично, работодатель вправе временно обмениваться кадровыми документами онлайн при коронавирусе, катастрофах, пожарах.
В таких экстренных ситуациях работникам разрешили отправлять сканы кадровых документов. Но если в компании КЭДО не принят, тогда после завершения локдауна документы придется переподписать на бумаге.
Видеоматериалы по теме
