Как перейти на КЭДО в 2024 году
Вы наверняка слышали, что сейчас работодатели имеют право заключать трудовые договоры электронно, а не на бумаге. Работникам разрешено подписывать приказы об отпуске с телефона, а не ездить в отдел кадров. Электронные кадровые документы признают госорганы и суды. Главное — правильно оформить отказ от бумаги в кадрах и перевести компанию на кадровый электронный документооборот, или КЭДО.
В статье даем пошаговую инструкцию по введению кадрового ЭДО, разбираем плюсы и минусы электронного кадрового документооборота, даем образец положения о переходе на КЭДО, рассказываем про электронные подписи для работников.
Поможем перейти на КЭДО
Предоставим шаблоны документов, проведем аудит ваших кадровых процессов и оцифруем их, выпустим ЭП сотрудникам
О чем узнаете
Что такое КЭДО
Кадровый электронный документооборот (КЭДО, ЭКДО) — это создание, подписание и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования на бумаге. В компании с КЭДО работники подписывают с телефона трудовой договор, приказ об отпуске, заявление об увольнении. Часто под КЭДО понимают обмен документами между компанией и физическими лицами.
Тут важно учитывать, что компания имеет право подписывать электронные документы с сотрудниками по 3 разным основаниям и в каждом случае будет разный порядок перехода на КЭДО:
- По ст. 22.1–22.3 ТК РФ — с любыми работниками.
- По гл. 49.1 ТК РФ — с дистанционными работниками.
- По ч. 1 ст. 160, ч. 2 ст. 434 ГК РФ — с сотрудниками, оформленными по договорам ГПХ, самозанятыми.
В этой статье рассказываем про переход на КЭДО по правилам ст. 22.1–22.3 ТК РФ. О введении КЭДО для дистанционных работников, сотрудников по ГПД читайте тут.
Как перейти на КЭДО: 5 шагов
Процесс перехода на электронное взаимодействие с работниками по правилам ст. 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ можно разделить на 5 шагов:
- Сформировать рабочую группу.
- Провести аудит текущих кадровых процессов.
- Составить критерии и выбрать информационную систему.
- Подготовить внутренние документы для запуска КЭДО.
- Уведомить сотрудников о переходе на КЭДО и выдать им электронные подписи.
Шаг 1. Сформировать рабочую группу
Перевести компанию на электронный документооборот сможет и один специалист. Но вам будет проще учесть все тонкости перехода и предусмотреть сложности, если переводом компании на КЭДО будут заниматься несколько специалистов.
- HR‑специалист знает маршруты движения документов.
Он понимает, за сколько дней нужно уведомить об отпуске по графику, в какой срок издать приказ, с кем согласовать приказ о командировании. - IT‑служба обеспечит безопасность и надежность КЭДО.
Она сможет проверить, что 1С или другая учетная система интегрируется с программой Saby (СБИС) для кадрового ЭДО, что облачное хранение кадровых документов защищено и соответствует закону «О персональных данных», имеет сертификаты о безопасности хранения данных. - Юристы проконтролируют соблюдение закона при переходе.
Помогут разработать положение о КЭДО, предложат корректировки в ПВТР и проконтролируют соблюдение закона о персональных данных.
Формирование рабочей группы и порядок совместной работы отделом можно закрепить в приказе или ином внутреннем документе компании. Определите в нем сроки, лиц, ответственных за подготовку документации, настройку информационной системы и оповещение работников.
Вы, возможно, удивитесь, но у одного из наших клиентов в переводе компании на КЭДО участвовала не только кадровая служба, но и маркетологи. Отдел маркетинга создал смешные видеоролики с известными людьми компании, новогодние плакаты в советском стиле: «А ты перешел на КЭДО?» В итоге они за 2 месяца убедили перейти на КЭДО 99% работников.
Михаил Ефимов, эксперт сервиса Saby КЭДО
Шаг 2. Провести аудит текущих кадровых процессов
На этом шаге важно понять, какие в компании есть документы, кто эти документы согласовывает, в каком порядке. А потом оценить, от каких этапов согласования и подписания можно избавиться за счет автоматизации, что можно изменить. Аудит кадровых процессов можно сделать своими силами или привлечь внешнего специалиста. Результатом аудита должна быть схема или таблица со сроками и перечнем должностей, которые участвуют в подписании документа.
Простейший пример. В одной компании все приказы об отпуске визировала бухгалтер. Без нее никто не мог уйти в отпуск. Поэтому она сама работала без больничных и отпусков. После аудита стало понятно, что бухгалтер контролировала, успеет ли работодатель выплатить отпускные за 3 дня до начала отпуска, как того требует ч. 9 ст. 136 ТК РФ. При переходе на КЭДО компания упростила документооборот: отказалась от визы бухгалтера и подписи директора, предоставила полномочия на подписание приказов начальнику отдела. Теперь все контролирует Saby (СБИС): работник не может технически подать заявление об отпуске за 1‑2 дня, а бухгалтеру приходят электронные уведомления об оформленном отпуске.
Шаг 3. Составить критерии и выбрать информационную систему
Для обмена электронными кадровыми документами нужна информационная система. По ст. 22.1 ТК РФ КЭДО разрешено вести:
- В информационной системе работодателя, такой как Saby (СБИС).
- На госпортале «Работа России».
- В двух системах сразу. См. письмо Минтруда.
«Работу России» выбирают компании со штатом до 50 человек, кому не нужно визировать документы у других отделов, а достаточно простого подписания директором и работником.
Информационную систему работодателя выбирают те, кто не готов раскрывать условия трудовых договоров государству на портале «Работа России». Те, кто до подписания работником согласовывает документы у юриста, бухгалтера, рассылает пакеты инструкций, кто хочет автоматически напоминать работникам о необходимости подписать документ, а не обзванивать их.
Вот 4 критерия выбора системы для ведения КЭДО, на которые можно обращать внимание:
- Функциональность.
Уточняйте, есть ли у информационной системы мобильное приложение, тогда подписывать документы работники смогут не только с компьютера, но и с телефона. Можно ли в информационной системе редактировать кадровый документ, обмениваться сообщениями, звонить, чтобы кадровик, начальник, бухгалтер видели всю историю согласования документа на 1 экране, а не во множестве мессенджеров.
- Как формируется стоимость владения системой.
Учтена ли стоимость выпуска ЭП в цене для 1 пользователя. Некоторые разработчики за выпуск электронной подписи берут дополнительную плату.
Как рассчитываются затраты за внедрение и интеграцию системы. Одни разработчики берут плату за интеграцию системы только в первый год работы, и это дешевле. А другие включают плату в ежегодную цену пользования системой.
Можно ли настроить кадровый процесс силами своих сотрудников или придется каждый раз привлекать разработчика. Есть ли бесплатное обновление системы.
Оценивайте размер затрат в разрезе 5 лет, так вы получите более достоверный результат.
- Какая есть интеграция.
Можно ли подписывать кадровые документы из других учетных систем, синхронизируются ли справочники сотрудников. Если информационная система интегрирована с другими системами, тогда кадровик сможет работать в привычной ему 1С, SAP или другой информационной системе.
С какими порталами интегрирована система. Если есть интеграция с «Работой России», тогда сможете в момент приема отчитываться перед госорганами. Если есть удаленная идентификация пользователей через «Госуслуги», тогда сможете выдавать электронные подписи в момент приема и принимать на работу тех, кто сейчас находится за границей.
- Электронные подписи.
Поддерживает ли система все типы электронных подписей, с которыми к вам может прийти работник: КЭП, НЭП, Госключ, ПЭП. Поддерживает ли система все типы электронных подписей, с которыми к вам может прийти работник: КЭП, НЭП, Госключ, ПЭП. На что обращать внимание при выборе ЭП для сотрудников — читайте в статье.
Кадровый электронный документооборот от Saby (СБИС)
Подписывайте кадровые документы сотрудников онлайн. 5 видов ЭП, готовая интеграция с 1С, SAP, Босс кадровик, API. Оцифруем более 160 кадровых документов.
Шаг 4. Подготовить внутренние документы для запуска КЭДО
Минимальный пакет кадровых документов для перевода компании на КЭДО состоит из 4 документов.
Положение о кадровом ЭДО.
Этот ЛНА утверждает работодатель. Работников с ним нужно ознакомить до начала электронного взаимодействия.
В документе указывают условия, установленные ст. 22.2 ТК РФ: сведения об информационных системах, которые вы применяете для КЭДО, порядок доступа к системе, документы и категории работников, на которых вы распространяете КЭДО, сроки подписания работником электронных документов, исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумаге.
Уведомление о переходе на КЭДО.
Это документ, который работодатель вручает действующим работникам. В нем указывают фразу о переходе компании на КЭДО и праве работника дать согласие на переход. Форма документа свободная.
Безопаснее для работодателя вручить этот документ работнику под подпись, хотя ч. 5 ст. 22.2 ТК РФ подпись не требует. Есть риск, что при трудовом конфликте работник скажет, что не знал о возможности отказаться от КЭДО, его заставили применять КЭДО. И на этом основании будет оспаривать электронные документы.
Согласие на применение КЭДО.
Документ подписывают у работников и лиц, поступающих на работу. Он доказывает законность электронного взаимодействия. Если подписанного согласия нет, тогда применять КЭДО с этим работником нельзя. По ст. 22.2 ТК РФ отсутствие согласия не является поводом для отказа в приеме на работу и основанием для увольнения.
Соглашение об электронном взаимодействии.
Закон не запрещает знакомить работников электронно с положением о КЭДО, электронно уведомить их о переходе на КЭДО, подписать с ними электронно согласие об электронном взаимодействии. И есть мнения, что безопаснее для работодателя оформить эти документы на бумаге.
Шаг 5. Проинформировать сотрудников о переходе на КЭДО и выдать им электронные подписи
Проработайте возражения сотрудников до перехода на электронное взаимодействие и получите у них письменное согласие на переход по форме, которую вы разработали на предыдущем шаге. Среди работников обязательно будут те, кто только из страха не готов применять кадровый ЭДО. Многие опасаются подделки электронных документов, что работодатель воспользуется их электронной подписью, что‑то подпишет без их ведома, оформит на них ипотеку. Развеять сомнения работников помогают разъяснения, инструкции, личные встречи.
Электронные подписи для работников оформляет работодатель за свой счет. Трудовой кодекс предусматривает 5 разновидностей электронных подписей: квалифицированные, неквалифицированные, простые электронные подписи, подписи Госключ и ПЭП Госулуги, оформляемые при наличии подтвержденной учетной записи работника на «Госуслугах».
Если переводите в КЭДО не только отпуска и командировки, но и прием с трудовыми договорами, тогда выгоднее оформить квалифицированные электронные подписи для кадровой службы и неквалифицированные ЭП для остальных работников. Поскольку простые подписи не защищают электронный документ от подделки, а квалифицированные ЭП дороже неквалифицированных.
Как выбрать ЭП для работников и не переплачивать за КЭДО, читайте в нашей статье.
Расскажем, как перейти на КЭДО в Saby (СБИС) и выдать работникам НЭП удаленно без бумаг
Итог. В какой срок можно перейти на КЭДО
Шаги по внедрению ЭКДО можно реализовать за 2–6 месяцев. Срок зависит от количества работников и документов. Чем больше работников, тем дольше вам придется их оповещать, убеждать. Чем больше специфических кадровых процессов, тем дольше вы будете их анализировать, тестировать.
Некоторые сначала внедряют КЭДО для 1‑2 отделов или только для отпусков, а после опытной эксплуатации переводят на КЭДО всю компанию.
Как за 3 месяца перевести на КЭДО 5 тысяч сотрудников
HR‑директор страховой компании ответил на каверзные вопросы из зала про КЭДО, техническую поддержку Saby (СБИС) и электронное взаимодействие с работниками.Сколько можно сэкономить с КЭДО
Посчитайте экономию онлайн
Есть 6 основных параметров, по которым оценивают целесообразность внедрения в компании КЭДО:
- количество сотрудников;
- процент дистанционных работников;
- удаленность подразделений;
- текучка персонала;
- количество кадровых документов;
- количество и цена рабочего времени, которое тратится на подписание бумаг.
Мы учли все эти параметры в онлайн‑калькуляторе. Внесите данные и оцените возможный размер выгоды от перехода на КЭДО.
Онлайн‑расчет экономии от внедрения КЭДО
Внесите свои данные и оцените возможный размер выгоды от перехода на КЭДО.
Опыт коллег
Банк перешел на КЭДО и сэкономил за год 11,8 млн рублей за счет сокращения расходов на бумагу, печать, пересылку документов между подразделениями, хранение бумажного архива и, главное, за счет экономии времени сотрудников. Теперь сотрудники банка подписывают все кадровые приказы без посещения офиса и согласований по телефону.
Как «МСП Банк» переходил на КЭДО. Смотрите бесплатный вебинар
В какой компании выгодно внедрять КЭДО
По нашему опыту, если в компании есть хоты бы 2 из нижеуказанных пунктов, тогда стоит задуматься о переходе на КЭДО.
- Больше 50 сотрудников в компании
- Большой % дистанционных (удаленных) сотрудников
- Распределенная структура компании, есть филиалы
- Высокая текучка персонала
- Много кадровых документов, множество инструкций, правил, с которым нужно знакомить сотрудников.
- Высокие трудозатраты на работу с документами
По нашему опыту, если в компании есть хоты бы 2 из вышеуказанных пунктов, стоит задуматься о переходе на КЭДО.
Плюсы кадрового ЭДО. Почему КЭДО приносит работодателям доход
Удобство работы
- Оптимальные маршруты движения документов.
При КЭДО можно сократить количество лиц, участвующих в согласовании документа. Например, при приеме работника проверку достоверности паспорта и диплома кандидата может выполнять программа, а не сотрудник службы безопасности. При увольнении сотрудника оценить наличие подотчетных сумм может программа, не обязательно для этого согласовывать приказ об увольнении с бухгалтером. - Контроль на каждом этапе прохождения документов.
С КЭДО сотрудник отдела кадров видит, на каком этапе находится документ. Согласован ли он юристами, подписан ли начальником. Не нужно для этого делать дополнительные звонки или разыскивать документ по отделам.
Можно настроить уведомления, чтобы программа напоминала кадровику о том, что кто‑то задержал сроки согласования документа. - Единое информационное пространство.
Кадровый ЭДО при правильной организации объединяет сотрудников. Например, можно создать единый корпоративный портал для постановки задач работниками, контроля сроков их исполнения. Для видеоконференций, вебинаров и общения с сотрудниками.
Экономия денег
- Сокращение расходов на печать и бумагу.
Компания из 100 человек тратит на оформление ежегодных отпусков примерно 2 пачки бумаги в год. А есть еще отпуска вне графика, за свой счет, командировки. После перехода на КЭДО бумажные документы вам не понадобятся. - Экономия на пересылке документов.
Вы наверняка сталкивались, когда удаленные работники забывают получить кадровые документы на почте или долго не отправляют подписанные, ссылаясь на очереди в почтовых отделениях. КЭДО избавляет работодателя от этих сложностей. Отдел кадров получает подписанный работником электронный кадровый документ в ту же секунду. - Сокращение площади архивов.
Бумажный кадровый архив может занимать 1 шкаф, а может не уместиться на огромном складе. Электронный кадровый архив хранится в облаке или на сервере, а значит, не придется арендовать и эксплуатировать дополнительные площади для хранения бумаг.
Экономия времени
- Мгновенное подписание кадровых документов.
Даже в командировке начальник отдела сможет согласовать приказы, а работник их подписать. - Быстрый поиск и обработка документов.
Бумажные кадровые документы надо не только искать, но и копировать, заверять. При электронном документообороте потребуется пара кликов мышкой, чтобы найти, распечатать и отправить проверяющему документы 5‑летней давности по любому работнику. - Не нужно посещать офис.
При КЭДО сотруднику не придется приходить в офис, он сможет подписать приказ, даже находясь в командировке.
Безопасность и имидж
- Защищенность документов.
Для хранения электронных кадровых документов работодатели используют собственный сервер или поручают хранение специализированным организациям. Хорошо, если разработчик программы для КЭДО имеет собственные защищенные серверы и каналы связи. - Защита от несанкционированного изменения документов.
Документ, подписанный неквалифицированной или квалифицированной электронной подписью, невозможно изменить или подделать. Это будет выявлено. - Лояльность сотрудников.
При КЭДО прием на работу происходит быстрее, не нужно заполнять кучу бумаг. Для оформления отпуска не нужно приезжать в офис, все кадровые документы сотрудник видит в телефоне. Современное поколение сотрудников это ценит.
- Оптимальные маршруты движения документов.
Возможные проблемы при переходе на КЭДО: как избежать
Опытные кадровики прекрасно понимают риски, связанные с переходом компании на кадровый ЭДО. Но не все знают, как эти риски снизить или избежать, поэтому допускают ошибки. Разберем на примерах.
Случайное уничтожение электронных документов.
| Риск | Как снизить |
|---|---|
| Многие из нас уничтожали важные фотографии с телефона или файлы с компьютера, которые до этого редактировали много часов. При КЭДО риск утраты электронных документов тоже есть, но его можно снизить. | В вашей информационной системе КЭДО должно быть: резервное копирование файлов, защита от удаления, возможность организовать хранение электронных документов в нескольких местах. Например, на сервере компании и в облачном хранилище. Как еще обеспечить сохранность электронных кадровых документов, читайте в статье. |
Невозможно подписать документы задним числом
| Риск | Как снизить |
|---|---|
Любой кадровик сталкивался с ситуацией, когда его вынуждали оформить документы задним числом. Экстренные командировки работников, отпуска с разрешения начальника, незапланированные сверхурочные. При электронном подписании документов фиксируется дата и время постановки электронной подписи работником. Поэтому при КЭДО изменить дату подписания документа нельзя, но можно помочь работникам не нарушать сроки. | Установите причины, по которым приходится оформлять документы задним числом. Автоматизируйте то, что отнимает время. Можно установить правило об оформлении отпусков за 3 дня, чтобы не кадровик, а программа контролировала, успеет ли бухгалтерия выплатить отпускные. Подключите автоматическую проверку сотрудников при приеме, чтобы не тратить время службы безопасности на проверку паспортов и дипломов об образовании. Автоматизируйте заполнение документов, чтобы трудовой договор заполнялся по скану паспорта, а документы о командировке формировались без участия кадровика. Упростите процесс подписания для работников. При КЭДО работники удаленных подразделений смогут подписывать приказы на отпуск, о командировании с телефона, без поездок в головной офис. Внесите в ЛНА исключительные случаи, при которых допускается оформление документов, на бумажном носителе. Это разрешает ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ. |
Совмещение бумажного и электронного документооборота.
| Риск | Как снизить |
|---|---|
Кто‑то из работников может отказаться от перехода на КЭДО. В таком случае компании придется документы по этому работнику вести на бумаге. Или компания решит перейти на электронные документы частично. Например, трудовые договоры вести на бумаге, а приказы об отпуске электронно. | Рассказывайте сотрудникам о преимуществах КЭДО, мотивируйте руководителей отделов. Некоторые компании выпускают смешные комиксы в поддержку КЭДО, проводят вебинары для сотрудников. По нашему опыту, в первый год на КЭДО переходят 85–99% работников, остальные — позже, когда понимают все его преимущества. |
Непонимание работников, необходимость их обучения работе в системе
| Риск | Как снизить |
|---|---|
Не все работники умеют безопасно работать с электронными документами и электронной подписью. Это может привести к трудовым спорам. Так, один работник хранил свою ЭП в офисе, а его начальник в момент трудового конфликта подписал ЭП работника заявление об увольнении. В другой ситуации работник раскрыл начальнику коды в смс, которые ему приходили для подтверждения электронного подписания. И за него тоже подписали заявление об увольнении. В обоих случаях суды работников восстановили. О трудовых спорах при КЭДО читайте в нашей статье. | Обучайте работников цифровой грамотности. Это можно сделать силами своей компании или поставщика программы для КЭДО. Разработайте информационные материалы, видеоролики. Разместите в свободном доступе терминалы, компьютеры или планшеты для электронного взаимодействия с работодателем. |
Вывод
КЭДО кажется сложным, но на самом деле за электронными документами — будущее, и при правильном их внедрении компания получит множество выгод:
- экономия за счет отказа от бумаги и ускорения коммуникации;
- простота обмена документами с работниками из разных городов и за границей;
- быстрый сбор документов для проверяющих и судов.
Попробовать КЭДО бесплатно на 2 недели
Оставьте заявку — менеджер покажет, как пользоваться КЭДО, расскажет о критериях выбора и предоставит бесплатный доступ к сервису на 2 недели
Видеоматериалы по теме
