Корпоративные внутренние коммуникации: как сделать так, чтобы все в компании были на одной волне

Наталья Шонина

Эксперт в сфере корпкультуры, внутрикома, вовлеченности и HR‑бренда, руководитель сообщества «Коннектикум»

Внутренние коммуникации существуют в любой организации, но не всегда компании уделяют им достаточно внимания. Как сделать так, чтобы они работали на благо компании, рассказывает эксперт в сфере корпкультуры и внутрикома Наталья Шонина.

Вы узнаете

• Что такое внутренние коммуникации
• Цели и задачи внутренних коммуникаций
• Виды внутренних коммуникаций
• Каналы внутренних коммуникаций
• Как выстроить эффективную систему внутренних коммуникаций
• Как оценивать эффективность внутренних коммуникаций
• Какие ошибки мешают компаниям эффективно выстраивать внутренние коммуникации
• Тренды в области внутренних коммуникаций

Что такое внутренние коммуникации

Внутренние коммуникации — это процесс обмена информацией внутри компании. Если он выстроен эффективно, компания достигает стратегических целей, повышает осведомленность сотрудников и снижает их уровень стресса на рабочем месте. Если же процесс пущен на самотек, то люди либо оказываются в информационном вакууме, либо обмениваются непроверенными новостями и вынуждены постоянно строить догадки о том, как обстоят дела у их работодателя. Это сказывается и на бизнес‑результатах компании, и на HR‑бренде.

Компания «Унистрой» рассказала, как с помощью корпоративного портала Saby сделала внутренние коммуникации более эффективными

Цели и задачи внутренних коммуникаций

Ключевая цель внутренних коммуникаций — познакомить сотрудников со стратегией компании и объяснить, за счет каких действий она будет реализована. Для этого бизнес‑функция, которая отвечает за внутренние коммуникации, совместно с руководством компании раскладывает стратегические задачи на главные сообщения и выбирает инструменты, с помощью которых будет доносить их до команды.

Эффективно работающий внутриком позволяет компании не только передавать информацию сотрудникам, но и вовлекать их в активное взаимодействие с руководством и получать от них обратную связь.

На корпоративном портале от Saby удобно публиковать новости компании и собирать фидбек от сотрудников.

Новости

• Удобный конструктор
• Готовая коллекция обложек
• Аннотация для привлечения внимания
• Гибкая адресация по всей компании, конкретным сотрудникам, группам, отделам, юридическим лицам
• Комментарии, голосование, оценка

Оставить заявку

С помощью внутренних коммуникаций компания может решать любые задачи. Например:

• снижение стоимости найма сотрудников;
• снижение уровня текучести кадров;
• развитие корпоративной культуры;
• оптимизация бизнес‑процессов;
• повышение эффективности работы департаментов.

Каналы внутренних коммуникаций

Любой канал хорош тогда, когда он отвечает потребностям пользователей и решает поставленную перед ним задачу. Как и в случае с форматами и направлением коммуникации, не существует универсального варианта, который подошел бы всем компаниям без исключения.

Основной список каналов коммуникации выглядит так:

• Внутренние и внешние социальные сети.
• Электронная почта и мессенджеры.
• Корпоративные порталы.
• Внешние и внутренние мероприятия, в том числе встречи команд.
• Сервисы для управления проектами.
• Корпоративные СМИ: радио, телевидение, печатные и электронные корпоративные издания.
• Медиапроекты: подкасты, бренд‑медиа.

В Saby справочник всех сотрудников компании уже интегрирован в систему. Поэтому вы можете открыть корпоративный портал с любого устройства и сразу написать коллегам.

Как выстроить эффективную систему внутренних коммуникаций

Построение внутрикома — это игра вдолгую. Поэтому в первую очередь необходимо уделить внимание этапу планирования. Его можно разделить на 5 шагов:

• Провести аудит и понять, как сейчас устроены внутренние коммуникации. На этом этапе важно выяснить, насколько однородно информационное поле, в котором находятся сотрудники и какие каналы они используют для общения.
• Каскадировать стратегические цели до ключевых сообщений. Это позволит понять основные направления коммуникации и определить, какие изменения нужно вносить в уже сложившийся процесс обмена информацией.
• Сформулировать, какие ценности лежат в основе корпоративной культуры компании. Это поможет выбрать тональность коммуникации и сузить выбор каналов до достаточного минимума.
• Составить портрет целевой аудитории. Если у компании есть представительства в разных регионах или функции, которые сильно отличаются друг от друга (например, продажи, производство и логистика), лучше составить несколько портретов с учетом всех нюансов. Это поможет адаптировать коммуникацию под аудиторию.
• Финализировать список каналов коммуникации. Он может совпадать с тем, что сформировался в компании силами сотрудников, а может быть уточнен — дополнен или, наоборот, сокращен.
• Сформулировать правила, которые станут общими для всей компании. Это может касаться времени взаимодействия, выбора канала в зависимости от вопроса и прочее.

На каждом из этих этапов также нужно учитывать формат работы людей — офисный или удаленный. Во втором случае важно дополнительно подчеркивать принадлежность к компании, корпоративные культурные особенности, уточнять правила взаимодействия в каналах коммуникации.

Cоздайте для сотрудников единое цифровое пространство для коммуникации вместо винегрета из почты, мессенджеров и других инструментов

После того как подготовительные работы завершены, можно переходить к знакомству сотрудников с новой системой корпоративной коммуникации, собирать обратную связь и периодически оценивать эффективность процесса.

Как оценивать эффективность внутренних коммуникаций

Для оценки эффективности используют:

• Аудит системы внутренних коммуникаций: позволяет сверить, насколько содержание коммуникаций соответствует стратегическим целям компании.
• Онлайн-опросы сотрудников: помогают узнать, какие из предложенных каналов коммуникации сотрудники считают основными, как они оценивают релевантность и достаточность получаемой информации, с какими проблемами сталкиваются.
• Глубинные интервью: позволяют получить более полную оценку сотрудников и узнать о ситуациях, о которых люди не рассказывают в опросах.
• Фокус-группы: с их помощью можно протестировать новые идеи или предстоящие изменения в системе выстраивания внутренних коммуникаций, а также увидеть, как люди взаимодействуют с каналами коммуникации.

Большинству компаний достаточно проводить оценку эффективности раз в год. Быстроразвивающимся организациям и стартапам лучше делать это чаще — каждые полгода или даже раз в квартал.

Какие ошибки мешают компаниям эффективно выстраивать внутренние коммуникации

Так же, как не существует двух одинаковых компаний, не бывает и полностью идентичных систем внутренних коммуникаций. Но это не мешает выделить 5 ошибок, которые чаще всего мешают компаниям достигать своих целей:

• Руководство не взаимодействует с сотрудниками. Может проявляться и на уровне топ‑менеджмента, и на уровне руководителей команд. Такая проблема возникает, когда руководители думают, что взаимодействие за пределами постановки задач и проверки результатов не повлияет на работу компании.
• У топ-менеджеров и сотрудников разные ценности. Из‑за этого возникают несоответствия в ожиданиях друг от друга и появляются разные трактовки решений.
• Коммуникация идет только в направлении «сверху‑вниз». В результате сотрудники теряют возможность поделиться идеями и рассказать о проблемах, а руководители оказываются в информационном пузыре и ориентируются только на свое мнение и мнение других руководителей.
• Любая коммуникация в направлении «снизу‑вверх» воспринимается руководителями как жалоба. Проблема возникает, когда есть расхождение в ценностях и люди по‑разному воспринимают цели коммуникации.
• Коммуникация ведется ради коммуникации. Это происходит, когда авторы коммуникации не задаются вопросами, кому, что и зачем они хотят рассказать.

Тренды в области внутренних коммуникаций

Быстрота и адекватность реакции в коммуникациях. Готовность к изменениям становится важнее стандартов и первоначальных планов. Отказываться от них не надо — меняется их роль. Если раньше они были чем‑то незыблемым, то сейчас превращаются в ориентиры, которые помогают принимать оперативные решения.

Смыслы и упаковка коммуникации имеют все большее значение. Объем информации, с которым ежедневно сталкивается любой человек, постоянно растет. Поэтому любое сообщение должно быть лаконично сформулировано, аккуратно оформлено и передано в виде истории.

Визуализация и мультимедийный контент. Все, что можно показать, — показывайте. Инфографики, карточки, комиксы и изображения зачастую лучше передают информацию, чем обычное текстовое сообщение. А смена форматов помогает удерживать внимание адресата.

Используйте геймификацию для повышения вовлеченности:

• Автоматически выдавайте внутреннюю валюту: за достижения, прохождение испытательного срока, завершение проекта и т.д.
• Мотивируйте сотрудников на достижения с помощью корпоративного магазина, где они могут потратить внутреннюю валюту

Попробовать

Автоматизация и использование AI. Инструменты помогают упростить работу с внутренними коммуникациями, избавить от рутинных задач и минимизировать вероятность ошибки. Например, использование искусственного интеллекта в генерации контента — с последующей доработкой под особенности компании и Tone of voice.

Персонализация. Несмотря на скорость, автоматизацию и другие подобные тренды, сообщение должно быть актуальным для каждого адресата. В этом поможет сегментация получателей.

Корпоративный портал Saby — удобный инструмент для управления внутренними коммуникациями

Узнать больше

UGC-контент. Выстраивание внутренних коммуникаций — задача не одного специалиста или отдела. В этом процессе участвуют все сотрудники. В случае развития UGC‑контента (то есть контента, который генерят пользователи: сотрудники, а не компания) они могут делать это в максимально активном формате: писать статьи, модерировать сообщество, делать рассылку с новостями своей команды.