Корпоративный портал для сотрудников

Если ваши совещания проходят в Zoom, переписка ведется в мессенджерах, а документы в виде вордовских файлов хранятся на компьютерах сотрудников — возможно, пришло время задуматься о внутреннем корпоративном портале, который объединит все это в едином пространстве. Что такое корпоративный портал для сотрудников и как он поможет работе вашей компании, расскажем сегодня.

Что вы узнаете

Корпоративный портал, который любят сотрудники и HR

Знакомьте сотрудников с новостями, упрощайте коммуникации, управляйте проектами, мотивируйте и вовлекайте, быстро адаптируйте и обучайте

Узнать больше

Что такое корпоративный портал

Корпоративный портал — это веб-ресурс, который дает сотрудникам доступ к внутренней информации и сервисам, организует работу компании. Чтобы не было путаницы, давайте сразу разграничим понятия «корпоративный портал» и «корпоративный сайт».

Корпоративный порталКорпоративный сайт
  • «Виртуальный офис», где работают и общаются сотрудники компании.
  • Главная аудитория: сотрудники компании.
  • Задача: объединить сотрудников, управлять задачами, хранить важную информацию.
  • «Презентационный стенд», где можно узнать о компании, услугах и ценах, сделать заявку.
  • Главная аудитория: клиенты и партнеры компании.
  • Задача: рассказать о компании, информировать клиентов.

Первые корпоративные порталы начали появляться еще в 90-х годах и работали на базе локальных сетей. Уже тогда крупные компании поняли, что нужно найти способ объединить корпоративные приложения, систематизировать документы, настроить уровни доступа — навести порядок. Появился термин «интранет», то есть внутренняя сеть компании. Термины «корпоративный портал» и «интранет» нередко используют как синонимы, хотя это не совсем верно. Интранет — это внутренняя сеть, куда может входить много сервисов компании, в том числе корпоративный портал.

Небольшие компании используют корпорталы, чтобы объединить на одной площадке все важные функции: общение, новости, управление задачами, документооборот, сбор заявок клиентов и прочее.

Крупные компании нередко покупают готовые корпоративные порталы как отдельное решение для внутренних коммуникаций, а для остальных функций разрабатывают собственные отдельные системы.

Для чего нужен корпоративный портал

  1. Повысить эффективность сотрудников. Всё рабочее общение переносится на одну площадку, где нет ничего лишнего: ни рекламы, ни посторонних людей, ни чатов с новостями о политике. Представьте, как растет дисциплина, с учетом того, что на многих корпоративных порталах стоят системы, следящие за тем, что сотрудник делает за компьютером в течение рабочего дня.
  2. Легко управлять задачами и проектами. С внедрением корпоративного портала становится понятно, кто чем занимается и на каком этапе подвисают задачи. Документы перестают теряться на разных площадках, их не нужно искать в переписках. Вернуть на доработку, отправить проект на согласование можно одной кнопкой.
  3. Объединить коллег из разных филиалов и городов. Неважно, где живут сотрудники и какой у них график — на корпоративном портале они словно в одном офисе. Легко поставить планерку, сделать видеозвонок. Всегда видно, кто в сети, у кого совещание, а у кого из-за разницы в часовых поясах уже закончился рабочий день. Становится проще согласовывать встречи и вместе работать над проектами — быть командой.
  4. Хранить и систематизировать данные. В одном месте собраны документы, инструкции и другая внутренняя информация компании: к ней всегда есть доступ, посредники не нужны. Благодаря этому быстрее адаптируются новички, им не приходится по много раз объяснять одни и те же вещи.
  5. Информировать сотрудников. Корпоративный портал — это одновременно и стенгазета, и доска почёта компании. Здесь размещаются все новости и важные объявления. Сотрудники всегда в курсе, чем живет компания: кто из коллег отличился, какой отдел перевыполнил показатели, где запускаются новые проекты.

Нужен ли корпоративный портал вашей компании?

Да:

  • Если у вас большая компания, филиалы в разных городах, множество проектов и задач, которые вы хотите решать быстро и эффективно.
  • У вас много удаленных сотрудников, за работой которых нужно следить, не терять с ними связи.
  • Вы до сих пор ведете документацию в ворде, Google-документах и на бумаге, тратя на обработку всего этого кучу времени.
  • У вас постоянный приток новичков.

Нет:

  • Если компания состоит всего из нескольких человек. Вам пока нет смысла заниматься внедрением корпоративного портала, хватит простых инструментов: программы-планировщика задач, облачного хранилища, мессенджеров.

Если у вас уже есть свой корпоративный портал с минимальным набором функций, есть два решения. Вы можете продолжать дорабатывать и вести свой корпортал — это потребует вложений, но система будет настроена строго под вашу компанию. Или можно купить готовое решение, где все уже настроено — система будет менее гибкой, но стоить это будет дешевле, а работать сразу. Ниже расскажем подробнее.

Варианты портала

1. Разработать самим с нуля.

Разработчики полностью пишут код корпортала под запросы вашей компании. Ваш дизайн, ваш функционал.

ПлюсыМинусыКому подойдет
Корпоративный портал разработан индивидуально для вас, учтены все потребности вашего бинеса, вы не зависите от сторонних платформ.

Самое дорогостоящее решение.

Разработка и внедрение может длиться от полугода и больше.

Готовьтесь к тому, что поначалу будет много ошибок, которые нужно будет исправлять и дорабатывать.

Для поддержания системы нужны штатные специалисты.

Крупным компаниям с большим количеством пользователей.

2. Доработать корпортал на базе готовой платформы.

У вас уже есть корпоративный портал от стороннего разработчика, но вы хотите его кастомизировать, то есть: добавить недостающие функции, настроить под себя.

ПлюсыМинусыКому подойдет
Дешевле и проще, чем разрабатывать с нуля.

Дороже и сложнее, чем готовое «коробочное» решение.

Могут быть сложности с обновлением системы.

Нет полного управления порталом.

Компаниям, которые уже приобрели лицензию, а готового решения не хватает для решения задач бизнеса.

3. Приобрести готовое «коробочное» решение.

Компания получает готовый корпоративный портал с набором всех необходимых базовых функций.

ПлюсыМинусыКому подойдет

Быстро, просто и недорого.

Минимум рисков: все ошибки уже обкатаны.

Для поддержания портала хватит технической поддержки.

Не всем компаниям хватает функционала.

Нет полного управления порталом.

Мелким и средним компаниям. Крупным компаниям стоит выбирать «коробки», в которые можно интегрировать свои сервисы.

Запуск корпоративного портала от 2 дней

Легко настроить систему самостоятельно, без привлечения технических специалистов. Данные о сотрудниках импортируем из 1С

Узнать больше

Функции портала

Расскажем о базовых функциях корпортала на примере нашего готового решения — корпоративного портала СБИС.

1. Социальная сеть компании. У каждого сотрудника есть своя страничка с личными данными и даже стена, где коллеги поздравляют с праздниками или благодарят за работу. Коммуникация мгновенная: можно написать, позвонить по аудио- или видеосвязи, с компьютера или телефона. Есть лента новостей и группы по интересам. Всё как в популярных социальных сетях.

2. Инструменты для эффективной работы вместе.

В систему встроен онлайн-редактор: документы можно создавать и редактировать прямо здесь, не пользуясь сторонними программами и приложениями. Настраиваются уровни доступа: можно открыть документ для просмотра или редактирования конкретным отделам, сотрудникам или всем в интернете. Сохраняется история редакций документа.
Календарь поможет сократить время на согласование рабочих встреч. Назначьте совещание, укажите участников, сверясь с их расписанием: вы увидите, не занят ли коллега в это время. Если вы постоянно работаете с человеком, можно подключить его календарь к своему и смотреть оба расписания в одном месте. Ещё с помощью календаря удобно бронировать переговорные.
База знаний. Накопленный опыт компании в виде инструкций, обучающих материалов и других полезных документов хранится в Базе знаний. Если инженеру на выезде понадобилась инструкция по настройке оборудования, он может зайти в Базу знаний с мобильного телефона. Или заранее добавить документ в избранное, если на объекте не будет интернета. Материалы надежно защищены, можно настроить уровни доступа для разных сотрудников.

3. Автоматизация бизнес-процессов.

Соблюдать сроки помогут планы работ: их можно составить для целого отдела или конкретных сотрудников, заранее распределив нагрузку на месяц. Работу легко проконтролировать: система покажет, сколько времени потрачено на проект. В конце месяца будет понятно, сколько процентов плана выполнено и в каком состоянии находятся задачи.

Маршруты документов. Оформить задачу или поручение можно в несколько кликов: система сама проведет документ по исполнителям и проследит за сроками. Потраченное на проект время, прикрепленные документы, комментарии коллег останутся в ленте задачи. Документы можно подписывать удаленно, с помощью электронной подписи.

4. Мотивация персонала. Сотрудники могут посмотреть свой расчетный листок и дату ближайшей выплаты прямо с мобильного телефона, а также одной кнопкой запросить аванс.

Увеличить показатели помогут рейтинги: в СБИС их можно настроить в виде анимированной гонки. Сотрудники пытаются перегнать друг друга по объему продаж или числу закрытых задач не в скучных таблицах, а в интерфейсе увлекательной компьютерной игры. Победители встают на виртуальный пьедестал почета и получают настоящие призы.

Поощрения в СБИС самые разнообразные: от виртуальных бейджей и благодарностей, которые навсегда остаются в карточке сотрудника, как на личной доске почета, до премий, которые легко оформить в несколько кликов. Ещё за хорошую работу сотрудники получают виртуальную валюту, которую можно обменивать на вещи из магазина подарков.

Как внедрить корпоративный портал в компании

  1. Составьте портрет аудитории вашего портала. Какие сервисы им нужны, сколько им лет, станут ли они заходить на корпортал с компьютера или телефона — всё это важно, чтобы подготовить ресурс, которым действительно будут пользоваться. Пусть руководители отделов соберут статистику и выяснят запросы сотрудников.
  2. Разработайте план. Если вы создаете корпоративный портал с нуля — составьте техническое задание, подробно прописав все задачи, рассчитав стоимость и сроки проекта. Делать это лучше вместе со специалистами, можно привлечь бизнес-аналитиков. Выберите надежных разработчиков. Если вы покупаете готовое «коробочное» решение — определитесь с тем, какие функции нужно убрать, а какие доработать.
  3. Выберите главное и запустите портал для части пользователей. В большинстве случаев небольшие компании выбирают корпоративные порталы с функциями социальной сети и CRM, а крупные делают акцент на внутренней коммуникации. Сначала можно внедрить самое необходимое (справочник, новостная лента, хранилище документов), а потом дорабатывать остальное. Сразу для всей компании корпоративный портал лучше не запускать: так будет проще исправить основные ошибки без шквала негатива. Подключайте пользователей постепенно.
  4. Подготовьте сотрудников. Не думайте, что когда вы откроете корпоративный портал, все с радостью бросятся там работать. Людям придется перестраивать привычные схемы, и у них должны быть причины. Начните готовить сотрудников заранее: объясните, почему им нужно уходить из уютных мессенджеров. Расскажите, что они освободятся от части монотонной работы, что теперь можно одной кнопкой оформить отпуск или отгул прямо с телефона. Подготовьте видео о том, как это работает. Объявите о сроке запуска портала, говорите о нём, приурочьте какой-нибудь конкурс — сделайте из этого событие.
  5. Поддерживайте портал живым. Перенесите туда всю рабочую коммуникацию: больше не пересылайте документы по почте, не созванивайтесь по рабочим вопросам в мессенджерах. Организуйте на портале конкурсы и акции. Добавляйте новости, делайте опросы. Собирайте обратную связь: хорошо, если на портале будет удобная форма обращения в техническую поддержку.

Итог: коротко

  • Корпоративный портал поможет вашей компании объединить сотрудников, быстрее справляться с задачами, автоматизировать бизнес-процессы.
  • Вы можете разработать корпоративный портал с нуля или купить готовое «коробочное» решение.
  • Если вы решили выбрать готовый корпоративный портал — оставляйте заявку на нашем сайте. Мы перезвоним, чтобы обсудить детали, и настроим систему под нужды вашей компании.

Корпоративный портал для решения любых HR‑задач

Объединяйте, мотивируйте, вдохновляйте и обучайте сотрудников в одной системе

Узнать больше

Видеоматериалы по теме

Смотрите также