Корпоративный портал для сотрудников
Если ваши совещания проходят в Zoom, переписка ведется в мессенджерах, а документы в виде вордовских файлов хранятся на компьютерах сотрудников — возможно, пришло время задуматься о внутреннем корпоративном портале, который объединит все это в едином пространстве. Что такое корпоративный портал для сотрудников и как он поможет работе вашей компании, расскажем сегодня.
Что вы узнаете
- Что такое корпоративный портал
- Для чего нужен корпоративный портал
- Нужен ли корпоративный портал вашей компании
- Варианты портала
- Функции портала
- Как внедрить корпоративный портал в компании
Корпоративный портал, который любят сотрудники и HR
Знакомьте сотрудников с новостями, упрощайте коммуникации, управляйте проектами, мотивируйте и вовлекайте, быстро адаптируйте и обучайте
Что такое корпоративный портал
Корпоративный портал — это веб-ресурс, который дает сотрудникам доступ к внутренней информации и сервисам, организует работу компании. Чтобы не было путаницы, давайте сразу разграничим понятия «корпоративный портал» и «корпоративный сайт».
Корпоративный портал | Корпоративный сайт |
---|---|
|
|
Первые корпоративные порталы начали появляться еще в 90-х годах и работали на базе локальных сетей. Уже тогда крупные компании поняли, что нужно найти способ объединить корпоративные приложения, систематизировать документы, настроить уровни доступа — навести порядок. Появился термин «интранет», то есть внутренняя сеть компании. Термины «корпоративный портал» и «интранет» нередко используют как синонимы, хотя это не совсем верно. Интранет — это внутренняя сеть, куда может входить много сервисов компании, в том числе корпоративный портал.
Небольшие компании используют корпорталы, чтобы объединить на одной площадке все важные функции: общение, новости, управление задачами, документооборот, сбор заявок клиентов и прочее.
Крупные компании нередко покупают готовые корпоративные порталы как отдельное решение для внутренних коммуникаций, а для остальных функций разрабатывают собственные отдельные системы.
Для чего нужен корпоративный портал
- Повысить эффективность сотрудников. Всё рабочее общение переносится на одну площадку, где нет ничего лишнего: ни рекламы, ни посторонних людей, ни чатов с новостями о политике. Представьте, как растет дисциплина, с учетом того, что на многих корпоративных порталах стоят системы, следящие за тем, что сотрудник делает за компьютером в течение рабочего дня.
- Легко управлять задачами и проектами. С внедрением корпоративного портала становится понятно, кто чем занимается и на каком этапе подвисают задачи. Документы перестают теряться на разных площадках, их не нужно искать в переписках. Вернуть на доработку, отправить проект на согласование можно одной кнопкой.
- Объединить коллег из разных филиалов и городов. Неважно, где живут сотрудники и какой у них график — на корпоративном портале они словно в одном офисе. Легко поставить планерку, сделать видеозвонок. Всегда видно, кто в сети, у кого совещание, а у кого из-за разницы в часовых поясах уже закончился рабочий день. Становится проще согласовывать встречи и вместе работать над проектами — быть командой.
- Хранить и систематизировать данные. В одном месте собраны документы, инструкции и другая внутренняя информация компании: к ней всегда есть доступ, посредники не нужны. Благодаря этому быстрее адаптируются новички, им не приходится по много раз объяснять одни и те же вещи.
- Информировать сотрудников. Корпоративный портал — это одновременно и стенгазета, и доска почёта компании. Здесь размещаются все новости и важные объявления. Сотрудники всегда в курсе, чем живет компания: кто из коллег отличился, какой отдел перевыполнил показатели, где запускаются новые проекты.
Нужен ли корпоративный портал вашей компании?
Да:
- Если у вас большая компания, филиалы в разных городах, множество проектов и задач, которые вы хотите решать быстро и эффективно.
- У вас много удаленных сотрудников, за работой которых нужно следить, не терять с ними связи.
- Вы до сих пор ведете документацию в ворде, Google-документах и на бумаге, тратя на обработку всего этого кучу времени.
- У вас постоянный приток новичков.
Нет:
- Если компания состоит всего из нескольких человек. Вам пока нет смысла заниматься внедрением корпоративного портала, хватит простых инструментов: программы-планировщика задач, облачного хранилища, мессенджеров.
Если у вас уже есть свой корпоративный портал с минимальным набором функций, есть два решения. Вы можете продолжать дорабатывать и вести свой корпортал — это потребует вложений, но система будет настроена строго под вашу компанию. Или можно купить готовое решение, где все уже настроено — система будет менее гибкой, но стоить это будет дешевле, а работать сразу. Ниже расскажем подробнее.
Варианты портала
1. Разработать самим с нуля.
Разработчики полностью пишут код корпортала под запросы вашей компании. Ваш дизайн, ваш функционал.
Плюсы | Минусы | Кому подойдет |
---|---|---|
Корпоративный портал разработан индивидуально для вас, учтены все потребности вашего бинеса, вы не зависите от сторонних платформ. | Самое дорогостоящее решение. Разработка и внедрение может длиться от полугода и больше. Готовьтесь к тому, что поначалу будет много ошибок, которые нужно будет исправлять и дорабатывать. Для поддержания системы нужны штатные специалисты. | Крупным компаниям с большим количеством пользователей. |
2. Доработать корпортал на базе готовой платформы.
У вас уже есть корпоративный портал от стороннего разработчика, но вы хотите его кастомизировать, то есть: добавить недостающие функции, настроить под себя.
Плюсы | Минусы | Кому подойдет |
---|---|---|
Дешевле и проще, чем разрабатывать с нуля. | Дороже и сложнее, чем готовое «коробочное» решение. Могут быть сложности с обновлением системы. Нет полного управления порталом. | Компаниям, которые уже приобрели лицензию, а готового решения не хватает для решения задач бизнеса. |
3. Приобрести готовое «коробочное» решение.
Компания получает готовый корпоративный портал с набором всех необходимых базовых функций.
Плюсы | Минусы | Кому подойдет |
---|---|---|
Быстро, просто и недорого. Минимум рисков: все ошибки уже обкатаны. Для поддержания портала хватит технической поддержки. | Не всем компаниям хватает функционала. Нет полного управления порталом. | Мелким и средним компаниям. Крупным компаниям стоит выбирать «коробки», в которые можно интегрировать свои сервисы. |
Запуск корпоративного портала от 2 дней
Легко настроить систему самостоятельно, без привлечения технических специалистов. Данные о сотрудниках импортируем из 1С
Функции портала
Расскажем о базовых функциях корпортала на примере нашего готового решения — корпоративного портала СБИС.
1. Социальная сеть компании. У каждого сотрудника есть своя страничка с личными данными и даже стена, где коллеги поздравляют с праздниками или благодарят за работу. Коммуникация мгновенная: можно написать, позвонить по аудио- или видеосвязи, с компьютера или телефона. Есть лента новостей и группы по интересам. Всё как в популярных социальных сетях.
2. Инструменты для эффективной работы вместе.
3. Автоматизация бизнес-процессов.
Соблюдать сроки помогут планы работ: их можно составить для целого отдела или конкретных сотрудников, заранее распределив нагрузку на месяц. Работу легко проконтролировать: система покажет, сколько времени потрачено на проект. В конце месяца будет понятно, сколько процентов плана выполнено и в каком состоянии находятся задачи.
Маршруты документов. Оформить задачу или поручение можно в несколько кликов: система сама проведет документ по исполнителям и проследит за сроками. Потраченное на проект время, прикрепленные документы, комментарии коллег останутся в ленте задачи. Документы можно подписывать удаленно, с помощью электронной подписи.
4. Мотивация персонала. Сотрудники могут посмотреть свой расчетный листок и дату ближайшей выплаты прямо с мобильного телефона, а также одной кнопкой запросить аванс.
Увеличить показатели помогут рейтинги: в СБИС их можно настроить в виде анимированной гонки. Сотрудники пытаются перегнать друг друга по объему продаж или числу закрытых задач не в скучных таблицах, а в интерфейсе увлекательной компьютерной игры. Победители встают на виртуальный пьедестал почета и получают настоящие призы.
Поощрения в СБИС самые разнообразные: от виртуальных бейджей и благодарностей, которые навсегда остаются в карточке сотрудника, как на личной доске почета, до премий, которые легко оформить в несколько кликов. Ещё за хорошую работу сотрудники получают виртуальную валюту, которую можно обменивать на вещи из магазина подарков.
Как внедрить корпоративный портал в компании
- Составьте портрет аудитории вашего портала. Какие сервисы им нужны, сколько им лет, станут ли они заходить на корпортал с компьютера или телефона — всё это важно, чтобы подготовить ресурс, которым действительно будут пользоваться. Пусть руководители отделов соберут статистику и выяснят запросы сотрудников.
- Разработайте план. Если вы создаете корпоративный портал с нуля — составьте техническое задание, подробно прописав все задачи, рассчитав стоимость и сроки проекта. Делать это лучше вместе со специалистами, можно привлечь бизнес-аналитиков. Выберите надежных разработчиков. Если вы покупаете готовое «коробочное» решение — определитесь с тем, какие функции нужно убрать, а какие доработать.
- Выберите главное и запустите портал для части пользователей. В большинстве случаев небольшие компании выбирают корпоративные порталы с функциями социальной сети и CRM, а крупные делают акцент на внутренней коммуникации. Сначала можно внедрить самое необходимое (справочник, новостная лента, хранилище документов), а потом дорабатывать остальное. Сразу для всей компании корпоративный портал лучше не запускать: так будет проще исправить основные ошибки без шквала негатива. Подключайте пользователей постепенно.
- Подготовьте сотрудников. Не думайте, что когда вы откроете корпоративный портал, все с радостью бросятся там работать. Людям придется перестраивать привычные схемы, и у них должны быть причины. Начните готовить сотрудников заранее: объясните, почему им нужно уходить из уютных мессенджеров. Расскажите, что они освободятся от части монотонной работы, что теперь можно одной кнопкой оформить отпуск или отгул прямо с телефона. Подготовьте видео о том, как это работает. Объявите о сроке запуска портала, говорите о нём, приурочьте какой-нибудь конкурс — сделайте из этого событие.
- Поддерживайте портал живым. Перенесите туда всю рабочую коммуникацию: больше не пересылайте документы по почте, не созванивайтесь по рабочим вопросам в мессенджерах. Организуйте на портале конкурсы и акции. Добавляйте новости, делайте опросы. Собирайте обратную связь: хорошо, если на портале будет удобная форма обращения в техническую поддержку.
Итог: коротко
- Корпоративный портал поможет вашей компании объединить сотрудников, быстрее справляться с задачами, автоматизировать бизнес-процессы.
- Вы можете разработать корпоративный портал с нуля или купить готовое «коробочное» решение.
- Если вы решили выбрать готовый корпоративный портал — оставляйте заявку на нашем сайте. Мы перезвоним, чтобы обсудить детали, и настроим систему под нужды вашей компании.
Корпоративный портал для решения любых HR‑задач
Объединяйте, мотивируйте, вдохновляйте и обучайте сотрудников в одной системе