Локальные нормативные акты — что это и зачем они нужны именно вашей компании

Ксения Корчагина

юрист по трудовому праву и КЭДО

Вы узнаете

• Что такое локальные нормативные акты
• Какие бывают ЛНА
• Как правильно оформить локальный акт
• Изменение и отмена ЛНА
• Топ‑5 ошибок при создании и подписании ЛНА
• На что смотрит трудовая инспекция при проверке ЛНА

Что такое ЛНА

Локальные нормативные акты (так расшифровывается ЛНА) — это документы, содержащие нормы трудового права, регламентирующие деятельность работников в компании. Работодатель создает их с опорой на нормы трудового законодательства. Давайте вместе разберемся, зачем они нужны и какие ЛНА должен разработать работодатель.

Далеко не любой внутренний документ компании можно считать ЛНА. Например, график отпусков или трудовой договор с конкретным работником таковыми не являются. ЛНА рассчитаны на многократное применение и содержат нормы трудового права. График отпусков нормы права не содержит.

Допустим, в компании решили ввести пропускной режим для определенной категории, на определенный период времени, в связи с какими‑то особыми условиями. Документ с описанием порядка пропуска сотрудников на предприятие, например в день корпоратива, оформляют приказом, распоряжением, но не ЛНА. А вот пропускной режим для всех работников на неограниченное время, в том числе и тех, что будут приняты в будущем, уже оформляют локальным нормативным актом.

При этом ЛНА имеют силу только внутри организации, они регулируют взаимоотношения между работодателем и его подчиненными. На самозанятых или сторонних подрядчиков такой документ не распространяется. Чтобы обязать их соблюдать правила компании, понадобится отдельный документ, с которым их нужно не просто ознакомить, а еще и обязать выполнять. Например, оформить документ как часть договора на оказание услуг.

ЛНА не должны противоречить нормам трудового кодекса и коллективного договора, если он есть в компании.

Локальные акты не должны ухудшать положение работников и уменьшать объем гарантий, определенных трудовым законодательством. Наоборот, как правило, ЛНА расширяют список гарантий для работников.

Например, Трудовой кодекс гарантирует всем работникам право на отпуск. А работодатель создает локальный акт, по которому сотрудникам, проработавшим на предприятии более 10 лет, прибавляется несколько дополнительных дней к каждому отпуску.

Другой пример: Трудовой кодекс обязывает работодателя компенсировать удаленным сотрудникам затраты на работу. В локальном акте работодатель прописывает сумму компенсации, предоставление оргтехники и другие условия.

Но иногда работодатели стараются немного сузить гарантии работника. Например, согласно ст. 123 ТК ежегодный непрерывный отпуск должен составлять не менее 2 недель. Подразумевается, что остальные отпускные дни работник может разбивать как угодно. Но работодателям невыгодно оформлять однодневные отпуска, поэтому многие из них прописывают в локальном акте, что продолжительность отпуска не может быть менее 3 рабочих дней.

ЛНА помогают регламентировать ситуации, которые не учтены в Трудовом кодексе. Допустим, на предприятии внедрили КЭДО. Как обязать работника регулярно просматривать документы? Прописать в локальном акте, что работник обязан входить в учетную систему в начале и в конце каждого рабочего дня.

Законодательство не может учесть особенности каждого работодателя. ЛНА придуманы для того, чтобы работодатель свою конкретную ситуацию смог описать и установить.

Какие ЛНА бывают

Работодатели создают ЛНА, описывающие разные сферы деятельности работника и его отношений с работодателем. Некоторые из них являются обязательными, другие создаются по необходимости. Отсутствие признанных обязательными ЛНА считается административным правонарушением, за которое предусмотрены штрафные санкции. Размер штрафа для должностных лиц и ИП варьируется от 1 000 до 12 000 ₽, для организаций — от 30 000 до 100 000 ₽.

Виды локальных нормативных актов в зависимости от их содержания:

1. Положение о работе с персональными данными (ст. 86 ТК РФ, ст. 18.1. ФЗ от 27.07.2006 № 152‑ФЗ.) Это обязательный документ.
2. Положение об оплате труда (ст. 135 Трудового кодекса). Обязательный документ.
3. Правила внутреннего трудового распорядка — ПВТР (ст. 189, 190 Трудового кодекса). Обязательный документ, в котором прописываются порядок приема на работу, увольнения, меры взыскания, меры поощрения сотрудников, права, обязанности, время отдыха, режим работы и т.д.

4. Должностные инструкции. Этот документ нужен, когда есть необходимость регламентировать более детально трудовые функции, квалификационные требования к должности.

   Должностная инструкция не будет ЛНА, если является персонифицированным документом, разработана для применения в отношении одного работника. Роструд считает должностные инструкции внутренним организационно‑распорядительным документом (Письмо Роструда от 30.11.2009 № 3520‑6‑1).

5. Положение о коммерческой тайне (98‑ФЗ о коммерческой тайне). Документ нужен для того, чтобы иметь возможность привлечь сотрудника к ответственности за разглашение конфиденциальной информации.
6. Штатное расписание и график отпусков (ст. 15, 57 ТК РФ). Многие спорят, являются ли эти документы локальными актами. В любом случае это обязательные кадровые документы, предусмотренные требованиями федерального законодательства.

Как оформить локальный акт

Локальные нормативные акты оформляются в соответствии с правилами делопроизводства.

В акте прописываются:

• реквизиты работодателя;
• название документа;
• дата и место оформления;
• номенклатурный регистрационный номер;
• дата вступления документа в силу.

Затем ЛНА проходит согласование через структурные подразделения организации: юротдел, бухгалтерию, — согласовывается с профсоюзом и т.д. Если процесс согласования не предусмотрен внутренними правилами компании или в ней нет структурных подразделений — локальный акт утверждает только руководитель организации.

Быстро согласовывайте ЛНА в КЭДО

В КЭДО от Saby согласование локальных нормативных актов занимает минуты, в отличие от бумажного кадрового документооборота, где утверждение документа может длиться недели

Взять демо

Иногда работодатели вынуждены лавировать между коммерческими интересами компании и необходимостью соответствовать букве закона. Некоторые в первую очередь разрабатывают лист ознакомления с положением об оплате труда и просят работника подписать его при приеме на работу. А все необходимые локальные акты создают позже.

ЛНА вводится в действие на основании отдельного приказа. В приказе указывается должностное лицо, отвечающее за подготовку и ввод локального акта.

Не всегда подготовкой ЛНА занимаются сотрудники отдела кадров. Актами о работе с персональными данными, скорее всего, будут заниматься юристы или представители службы безопасности. Акты, связанные с положением об оплате труда, обычно готовит бухгалтерия.

Изменение и отмена ЛНА

В локальный нормативный акт можно вносить изменения:

• в связи с изменениями в законодательстве;
• в связи с предписанием трудовой инспекции;
• по инициативе работодателя, в связи с производственными нуждами.

Как правило, издается новая редакция ЛНА, которая проходит те же этапы согласования, что и сам акт. Если процедура согласования в компании не предусмотрена, документ подписывается директором. Далее издается приказ о введении в действие новой редакции локального акта, и ответственное лицо знакомит с ней сотрудников. Если работник не поставил подпись, подтверждающую факт ознакомления с новой редакцией ЛНА, работодатель не сможет требовать от работника выполнения прописанных в нем норм.

Здесь есть один нюанс, который нужно учитывать. Если должностная инструкция связана с функционалом конкретного сотрудника, при создании новой редакции должна быть соблюдена та же процедура, что и при изменении условий трудового договора. Нельзя изменить в одностороннем порядке функциональные обязанности сотрудника и требовать от него их выполнения.

ЛНА можно отменить в соответствии со ст. 12 Трудового кодекса. Акты с ограниченным сроком действия теряют юридическую силу автоматически, по истечении этого срока.

Топ‑5 ошибок при составлении ЛНА

1. 1. На ЛНА нет подписи работника об ознакомлении

   Работники должны ознакомиться с локальными нормативными актами и подтвердить факт ознакомления подписью. Работодатель не сможет привлечь сотрудника к ответственности за невыполнение каких‑то условий, если тот не будет ознакомлен с соответствующим актом под подпись.

   До тех пор, пока сотрудники не ознакомлены с новой редакцией локального нормативного акта, продолжается действие его первой редакции.

   За неознакомление работников с обязательными ЛНА на работодателя может быть наложен штраф.

   Внедрение КЭДО существенно упрощает процесс ознакомления сотрудников с новыми локальными актами или их новой редакцией. Можно настроить оповещение сотрудников из разных отделов, для которых предусмотрены разные ЛНА. Все, что нужно будет сделать ответственному лицу, — указать должность сотрудника. Система сама найдет нужный локальный акт и отправит его на подпись.

   Автоматизируйте работу с ЛНА благодаря КЭДО от Saby

   Создавайте, утверждайте и подписывайте все документы через приложение

   Попробовать

   

2. 2. Содержание ЛНА противоречит ТК РФ

   По закону ЛНА не должен ущемлять работника в правах, гарантированных ему Трудовым кодексом.

3. 3. ЛНА не согласован с профсоюзом

   Если на предприятии есть профсоюзная организация, все ЛНА должны быть согласованы с ее представителем.

4. 4. ЛНА оформлен не по форме

   Акт, в котором не указана дата или место составления; нет реквизитов компании или в них допущена ошибка; номер документа не соответствует дате его создания или допущены прочие неточности — не имеет юридической силы. При проверке трудовая инспекция может это обнаружить и выдать предписание для устранения ошибок.

   В КЭДО от Saby практически нет шансов совершить ошибку. К тому же мы даем клиентам необходимые шаблоны документов

   Попробуйте сами

   

5. 5. В компании нет ЛНА

   Есть ряд локальных нормативных актов, обязательных для любой компании. За их отсутствие работодателя могут привлечь к административной ответственности и оштрафовать.