Как подставляют работодателей работники с электронными трудовыми книжками
С бумажными трудовыми книжками были проблемы, но мы к ним привыкли. Прогульщики заводили дубликаты. Кадровики заполняли с ошибками. Почта теряла эти книжки при пересылке.
С электронными трудовыми сложности только начинаются. Работники изобретают новые способы скрыть увольнения за прогул. Осознано и не очень подставляют работодателей на штрафы и проверки. На примерах разбираем, как не допустить произвола работников.
В статье узнаете
Подставы СТД-Р при приеме на работу
Работника уволили за прогул, выдали справку СТД-Р с записью об увольнении по статье. Чтобы скрыть это, сотрудник при новом трудоустройстве принес предыдущую СТД-Р без «нехорошей» записи. Работодатель принял на работу прогульщика или пьяницу.
Другая история. Работница еще не уволилась из ООО «РогаКопыта», но уже ищет работу. Новому работодателю вместо СТД-Р от ООО «РогаКопыта» принесла СТД-Р об увольнении из ООО «Волна». Ее приняли по основному месту работы. Теперь у фирмы споры с Пенсионным фондом, фонд требует оформить ее по совместительству, потому что по основному она числится в ООО «РогаКопыта».
Мужчина сидел в тюрьме. Устроился на месяц куда-то. Получил СТД-Р. Новый работодатель не узнает о криминальном прошлом работника.
Почему так?
С электронными книжками стало проще скрыть предыдущие места работы. Если работник отказался от бумажной трудовой, книжку ему выдают на руки. Дальше сведения о приемах, увольнениях хранит Социальный фонд. А работник при необходимости и увольнении получает у работодателя справку СТД‑Р со сведениями о работе у этого работодателя.
В итоге у сотрудника есть бумажная трудовая с записью о переходе на ЭТК и несколько справок СТД‑Р от разных работодателей. При трудоустройстве он обязан показать, а не оставить кадровику 1 справку СТД‑Р.
Как избежать неприятностей?
Если есть сомнения в достоверности предоставленной работником СТД-Р, запросите справку СТД-ПФР. Это тоже сведения о трудовой деятельности, но их работник получает сам в Социальном фонде или на сайте госуслуг. Там пока не пишут причины увольнения, но есть информация обо всех работодателях с 2002 года. Да, работник имеет право не предоставлять СТД-ПФР. Но это будет лишний повод задуматься, что что-то не так.
Вебинар. Как перейти на ЭТК и как сдавать отчет?
Наш эксперт шаг за шагом описывает работу с электронными трудовыми книжками и отвечает на вопросы, которые могут возникнуть в процессе.Не выдали СТД-Р вовремя
С адреса kiss@mail.ru на электронку отдела продаж работодателя пришло письмо: «Прошу прислать на электронный адрес сведения о трудовой деятельности. Слесарь Котов И.И.». Кадровику письмо переслали через неделю. Она побоялась отправлять на неизвестную электронку официальный документ. «Отправишь, а потом на работника кредит оформят», — подумала кадровик. Фирму оштрафовали на 50 тысяч.
Почему так?
Работник с электронной трудовой книжкой вправе в любой момент запросить сведения о трудовой деятельности. И работодатель обязан выдать их по форме СТД-Р в течение 3 рабочих дней. Иначе по жалобе работника инспектор труда привлечет фирму к ответственности. Штрафы для организации от 30 до 50 тысяч рублей.
Как избежать штрафов?
Автоматизировать обработку заявлений работников. Тогда не пропустите сроки ответа и всегда установите автора электронного запроса.
Установить порядок выдачи СТД‑Р в локальном нормативном акте: указать конкретный электронный адрес Работодателя и то, как фирма определяет, что электронный запрос написал работник. Так вы уточните порядок из ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ.
Пример формулировки ЛНА.
По заявлению работника работодатель выдает сведения о его трудовой деятельности за период работы у данного работодателя (кроме работников, на которых ведет трудовую книжку) не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. В заявлении работник указывает способ предоставления сведений (на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного КЭП работодателя) и способ их передачи (лично в отделе кадров, почтой на адрес, указанный работником в трудовом договоре; электронно в личный кабинет СБИС, на электронный адрес работника). Заявление направляет любым способом:
- электронно из личного кабинета СБИС;
- на бумажном носителе в отдел кадров;
- на адрес kadry@mi.ru с электронного адреса работника, ранее предоставленного работником работодателю в заявлении на бумажном носителе как адрес для переписки.
Работник не сообщил о госслужбе
Мужчина работал в МВД, его уволили за проступок. Новому работодателю он сказал, что СТД‑Р потерял. Его приняли так. А при проверке прокуратура оштрафовала фирму на 100 тысяч рублей.
Девушка пару месяцев работала в отделе проверок налоговой. Потом устроилась в коммерческую фирму, потом еще в одну. Последнему работодателю принесла СТД-Р с записью об увольнении из фирмы. Работодателя оштрафовали.
Парень отработал 3 месяца стажером в полиции и уволился. При новом трудоустройстве сказал, что это его первое место работы. Работодатель попал на штраф.
Почему так?
По закону о противодействии коррупции работодатель обязан в течение 10 дней сообщить о приеме на работу бывшего муниципального или госслужащего. И о его найме по договору подряда с оплатой от 100 тысяч рублей в месяц тоже обязан сообщить. За такие нарушения Прокуратура штрафует от 100 до 500 тысяч. Срок давности по таким нарушениям 6 лет.
Как уведомить о приеме на работу бывшего госслужащего:
- Направьте уведомление по бывшему месту службы.
Если госорган ликвидировали, нужно найти правопреемника и направить сообщение ему. На это указывал Минтруд в письме от 01.07.2016 № 18-2/В-421 и Верховный суд.8. Если на момент заключения трудового (гражданско-правового) договора с бывшим государственным (муниципальным) служащим государственный (муниципальный) орган, в котором данное лицо проходило государственную (муниципальную) службу, реорганизован или упразднен, соответствующее сообщение подлежит направлению в государственный (муниципальный) орган, который осуществляет функции реорганизованного (упраздненного) органа.
В случае когда функции реорганизованного (упраздненного) государственного (муниципального) органа распределены между несколькими государственными (муниципальными) органами, допустимо направление соответствующих сведений в любой государственный (муниципальный) орган, который осуществляет функции реорганизованного (упраздненного) органа. Постановление Пленума ВС РФ от 28.11.2017 № 46. - Уведомляйте о служащих с должностью из спецперечня, утвержденного Указом Президента, муниципальными или госорганами. Обычно спецперечни выкладывают на сайтах этих органов. Вот, например, список должностей полиции.
- Уведомляйте, если с момента службы прошло меньше 2 лет. Даже в том случае, когда сотрудник поработал в коммерческих структурах, а потом пришел к вам. Это подтверждает Верховный суд.6. При рассмотрении дел о привлечении к административной ответственности по статье 19.29 КоАП РФ следует учитывать, что предусмотренная частью 4 статьи 12 Федерального закона «О противодействии коррупции» обязанность подлежит исполнению в течение двух лет после увольнения гражданина с государственной или муниципальной службы независимо от последнего места работы бывшего государственного (муниципального) служащего и количества заключенных им за этот период трудовых договоров. Постановление Пленума ВС РФ от 28.11.2017 № 46.
- Используйте свободную форму уведомления. Она не утверждена, должна содержать: ФИО, должность, обязанности сотрудника, реквизиты договора и приказа о приеме на работу.
Как избежать штрафов?
Запрашивать бумажную трудовую. Если она утеряна, просить справку СТД-ПФР. В ней не написаны должности работника, но есть наименования работодателей до 01.01.2020. Это хотя бы натолкнет на мысль о госслужбе и уведомлении.
Установить письменную форму сообщения о службе. Экс-чиновник и так обязан уведомлять работодателя. Но закон не пишет, в какой форме. Чтобы работник потом не сказал, что извещал устно, работодатели при приеме на работу страхуются и:
- и вручают уведомление об этом,
- или подписывают с работником опись полученных от него сведений о трудовой деятельности (например, вы можете написать так: получено СТД‑Р с записью об увольнении из ООО «РогаКопыта»),
- или включают обязанность извещать письменно в текст заявления о приеме на работу, в ЛНА или в договор ГПХ.
Уведомлять, даже если госслужба — это вы. Госучреждения не всегда сообщают о найме экс-чиновника. И раньше суды соглашались, что тут нет коррупционного риска. Судебная практика изменилась. Уведомлять должны работодатели всех форм собственности, в том числе бюджетные учреждения.
Разборки с пенсионерами
Сотрудник уходит на пенсию. А Социальный фонд (Соцфонд, СФР) его документы непринимает. Потому что номер какого‑то приказа в бумажной трудовой не совпадаетс номером, который работодатель сообщил в СФР в Сведениях о трудовойдеятельности (форма ЕФС‑1, бывший отчет СЗВ‑ТД). Соцфонд отправил работникаразбираться с работодателем. Теперь у работника задержка с пенсией, а у работодателя необходимость подавать новый отчет.
Почему так?
Не совпали данные в бумажной трудовой и электронных сведениях. Это может происходить из-за того, что бухгалтерия работает в одной программе, кадровики в другой. У бухгалтерии одна нумерация, у кадров своя. Отчетность по форме ЕФС‑1 поручают отправлять то бухгалтерам, то кадровикам, то IT‑специалисту.
Как избежать неприятностей?
- Выбирайте СБИС, чтобы отправлять форму ЕФС‑1 в момент приема, увольнения.СБИС до отправки в фонд перепроверит нет ли в отчете дублей СНИЛС,не отчитываетесь ли второй раз за уволенного. Система покажет ошибкии объяснит их суть «человеческим» языком.
Не оформляйте изменение зарплаты через перевод.
Это лишний повод допустить ошибку. Любой перевод Работодатель должен отражать в Сведениях о трудовой деятельности. А значит сообщать эту информацию в Соцфонд. Даже если у работника бумажная трудовая книжка.
Ошибки в форме ЕФС‑1 при смене названия отдела
Крупная организация. Директор изменил название «Отдел закупок» на «Департамент». Кадровику пришлось целый день оформлять 100 приказов о переводе, 100 доп.соглашений к трудовым договорам и 100 сведений по форме ЕФС‑1. А в следующем квартале «Департаменты» заменили на «Управления». Кадровик допустила ошибки. А значит опять сложности с пенсией у работников, необходимость исправлять ЕФС‑1 у работодателей.
Почему так?
Кадровик оформила смену названия переводом. При переводе нужно подписать множество документов с работником и сдать Сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС‑1. Даже по работникам с бумажными трудовыми. Чем больше документов, тем больше ошибок.
Стандартные штрафы за неверные сведения о переводе маленькие — 300‑500 рублей на руководителя. Но их выписывает инспекция труда. И если ошибку в отчете не исправить, Соцфонд передает документы в Инспекцию труда. Инспектор при проверке может зацепить и другие нарушения трудового законодательства. А это уже штрафы в 50 тысяч рублей.
Как сдавать ЕФС‑1 с первого раза?
- Автоматизировать заполнение и проверку документов.
Загружайте сканы паспорта СБИС, и нейросеть распознает данные. Введет их без ошибок. Отработает за службу безопасности — проверит работника по базам МВД, ФНС. Установите СБИС‑проверку сотрудников.
СБИС отличит Королеву от Королёвой.
- Не делать приказы о переводе в подразделениях и сэкономить время на другие хорошие дела. Смена названия подразделения без изменения фактического места работы не является переводом. Не пишите в трудовом договоре название подразделения, укажите это в штатном расписании. Лучше штатное, чем вносить изменения в трудовой договор. Если не меняется трудовой договор, тогда не нужно подписывать с работниками допсоглашение к ТД и приказ о переводе.
Возврат к бумажной трудовой после электронной
У предыдущего работодателя Работница написала заявление об отказе от бумажной и выборе электронной трудовой. А при новом трудоустройстве задумала вернуть бумажную трудовую и попросил завести ей новую ТК, в связи с утерей. Работодатель завел ей бумажную ТК, передал в Соцфонд сведения о выборе работником бумажной ТК. А потом из Социального фонда позвонили и предложили уничтожить новенькую бумажную книжку, поскольку работник раньше уже выбрал ЭТК.
Почему так?
Работник вправе 1 раз перейти с бумажной на электронную трудовую. Вернуться к бумажным уже нельзя. Но если работодатель по заявлению работника завел ему новую бумажную книжку, то и уничтожать ее теперь тоже нельзя, это противоречит ст. 65 ТК РФ.
Как избежать неприятностей?
Сохранить заявление работника о выдаче ему новой трудовой книжки и не переживать. Новый работодатель закон не нарушает. Он не несет ответственности за выдачу новой трудовой книжки с первым местом работы у этого работодателя.
Ведете кадровый учет в другой системе? Поможем!
СБИС возьмет данные о сотрудниках из сторонней системы. Вам останется только нажать «Отправить».
Зачем каждый раз загружать данные? Сразу оформляйте все приемы и увольнения в СБИС — система сама включит нужные события в отчет и автоматически уведомит о них Социальный фонд.
Видеоматериалы по теме
