Личная карточка работника Т-2: кому нужно вести в 2024 году
В статье разбираемся, как оформить отказ от ведения карточек Т-2, можно ли уничтожить Т-2 уволенных сотрудников, где теперь фиксировать отпуска. Как правильно заполнять Т-2, если решили от них не отказываться.
В статье узнаете
Действительно ли Т-2 нужно оформлять
С 1 сентября 2021 личные карточки сотрудников формы Т-2 не обязательны для оформления. Это связано с отменой Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства 225 от 16.04.2004.
По п. 12 отмененных Правил работодатель был обязан знакомить работника под роспись в его личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе и увольнении.
Теперь применяются новые Правила, утвержденные Постановлением Правительства 320н от 19.05.2021. Они не упоминают личную карточку и не обязывают работодателя знакомить работника с записями в трудовой книжке по форме Т-2.
Как оформить отказ от ведения карточек Т-2
Правила 225 отменили, но автоматическая отмена карточек не произошла. Надо издать приказ об отказе от ведения Т-2. А если обязанность по ведению Т-2 упоминается где-то в локальных актах компании, тогда их тоже надо изменить.
Приказ об отказе от ведения личных карточек
В приказе указывают дату, с которой прекращают ведение карточек на действующих работников и отказываются от оформления карточек на новых сотрудников.
Оформлять приказ рекомендовал Роструд на своем официальном сайте при ответе на вопрос № 153572 от 30.08.2021.
Локальные нормативные акты компании
Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об отпусках могут предусматривать обязательное ведение Т-2 работодателем.
Исключить ненужное условие из локального акта можно 2 способами: издать новую редакцию ЛНА или приказ.
С новой редакцией ЛНА или приказом работников нужно ознакомить «под роспись». Это требование ст. 22 ТК РФ.
Ознакомить можно за пару кликов электронно, если в компании внедрен кадровый электронный документооборот.
Почему кадровики не отказываются от Т-2
5 из 10 опрошенных мною работодателей не отказались от бумажных Т-2. Вот их основные аргументы за продолжение ведения Т-2.
1. По Т-2 удобно учитывать отпуска
За. В бумажной карточке Т-2 есть специальный раздел «Отпуск». В нем удобно фиксировать отпуска, особенно когда есть не только основные, но и дополнительные отпуска — за вредность, за работу в районах Крайнего Севера.
Против. Кадровик тратит время и деньги на заполнение Т-2, на поиск бумаг, на их хранение. Учитывать все виды отпусков можно электронно.
Например, в СБИС на 1 экране кадровик увидит все отпуска сотрудника за несколько лет работы, приказы по каждому из отпусков, проконтролирует, был ли работник в этом году в непрерывном 14-дневном отпуске, как это требует ст. 125 ТК РФ. И, если нужно, распечатает электронную Т-2.
Работать с отпусками удобно через СБИС КЭДО
В сервисе реализован функционал планирования графика отпусков. Приказ на отпуск сформируется автоматически, подписать его можно внутри системы.
2. Собираем персональные данные работников для Т-2 без согласий на обработку
За. В карточку Т-2 можно вписать личную информацию о работнике и не получать у него согласие на обработку персональных данных. Например, указать номер диплома об образовании, чтобы знать квалификацию работника. Год рождения детей для распределения новогодних подарков. Адрес для переписки. Роскомнадзор подтверждал это в разъяснениях от 14.12.2012.
Против. Форма Т-2 перестала быть обязательной. Поэтому у новых сотрудников придется получать согласие на обработку персданных вне зависимости от того, ведете вы Т-2 на бумаге или нет.
3. Т-2 с подписью работника — это дополнительное доказательство в суде
За. Вот пример решения суда, когда форма Т-2 помогла работодателю отбить 3,5 млн рублей за неиспользованные дни отпуска. Личная карточка стала дополнительным доказательством того, что работодатель выполнил свои обязательства по предоставлению отпусков.
Суть спора. После увольнения работник обратился в суд и потребовал выплаты компенсации за неиспользованные 321 день отпуска, проценты за просрочку выплаты и моральный вред.
Аргументы работодателя. Ответчик принес в суд карточки сотрудника формы Т-2, приказы о предоставлении отпуска за некоторые годы.
Решение суда. Суд работнику отказал. Принял во внимание документы и посчитал недоказанным неполную выплату работнику компенсации за неиспользованный отпуск. См. Определение 3 КСОЮ от 18.08.2021 по делу 88-10826/2021.
Против. На наш взгляд, подписанные с работником приказы также подтверждают предоставление отпусков. Главное быстро такие приказы собрать и предоставить в суд. При электронном кадровом документообороте кадровику понадобится пара кликов, чтобы заглянуть в кадровый архив и распечатать электронные приказы об отпусках за несколько лет.
Как правильно заполнять Т-2, если решили их оставить на бумаге
Унифицированная форма личной карточки работника установлена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для государственных (муниципальных) служащих разработана форма Т-2ГС(МС).
Скачать форму личной карточки Т-2. Скачать бланк личной карточки Т-2ГС(МС).
Вот популярные вопросы, которые возникают при заполнении личной карточки.
Можно ли указать в Т-2 «незарегистрированный брак» или нужно писать «не женат»
Графу о браке заполняют только на основании официальных документов. Поэтому статус «незарегистрированный брак» не корректен.
Статус «не женат» не используют. Как правило, указывают «холост» для мужчин и «не замужем» для женщин.
Можно ли указывать в Т-2 даты рождения детей
Форма предусматривает только «год рождения». Если укажете дату и месяц рождения, это будет избыточная информация. Сбор избыточной информации контролирует Роскомнадзор. Какие штрафы ожидают работодателей за нарушения закона о персональных данных — читайте в нашей статье.
В личной карточке закончилось место, где учитывать отпуска
Для оформления отпусков кадровики заводят дополнительные вкладные листки в карточку Т-2, вкладыши. Это актуально, когда работник трудится несколько лет и в Т-2 заканчивается место для заполнения отпусков. Форму вкладного листа работодатель имеет право утвердить приказом.
Скачайте пример вкладыша в личную карточку для отпуска и переводов.
Оформлять ли карточку на совместителя
Т-2 предусматривает выбор вида работы «основная» или «по совместительству». Остальные графы заполняются так же, как для основных работников. Поэтому при необходимости вы можете завести на внешнего совместителя личную карточку Т-2. Но с 01.09.2021 делать это не обязательно.
Как быть со старыми карточками. Сколько хранить Т-2
Личные карточки уволенных сотрудников надо хранить 50 лет. Срок установлен в Приказе Росархива 236 от 20.12.2019.
Карточки работников, уволенных до 19.02.2020, хранят еще дольше — 75 лет. Такой срок установлен действовавшими в тот период Приказом Минкультуры РФ 55 от 25.08.2010 и Приказом Главархива СССР от 15.08.1988.
Кадровый электронный документооборот от СБИС
Подписывайте кадровые документы сотрудников онлайн от приема до увольнения. С офисными и удаленными, с самозанятыми и на ГПХ.
Частые вопросы
-
Оштрафуют ли за неправильное ведение карточек Т-2 в прошлые годы?
За ошибки в Т-2, допущенные до отмены личных карточек, могут оштрафовать только в течение года, то есть до 01.09.2022.
Это связано с тем, что за неправильное ведение Т-2 инспекция труда штрафовала по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Срок давности по этой статье 1 год. Правила 225, которые обязывали вести Т-2, отменили с 01.09.2021.
-
Как наказывают за ошибки в Т-2, допущенные после 01.09.2021?
Не наказывают.
Раньше за ошибки в Т-2 штрафовали по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ «за нарушение трудового законодательства». После отмены Правил 225 у инспекций труда нет оснований для привлечения к ответственности по этой статье.
-
Можем продолжать вести Т-2, но не подписывать у работников?
Можно.
Вести или не вести Т-2 работодатель решает сам. Инспекции труда больше не контролируют правильность заполнение Т-2. «Не подлежит контролю ведение работодателями указанных личных карточек», — пояснил Минтруд в письме 14-6/В-1487 от 24.12.2021.
-
Мы решили продолжать вести Т-2. Мы обязаны использовать унифицированную форму или можем разработать собственную?
Компания имеет право применять любую форму карточек, в том числе разработать и утвердить собственную. Это разрешили еще в 2013 году.
Унифицированная форма личной карточки сотрудника Т-2 перестала быть обязательной с 1 января 2013 года. Поскольку изменилась ч. 4 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» 402-ФЗ от 06.12.2011 и работодатель получил право утверждать собственную форму личной карточки и других первичных учетных документов.
Видеоматериалы по теме
