Точно ли компаниям нужен кадровый электронный документооборот

Действующий сейчас эксперимент по организации кадрового электронного документооборота завершится 31 мая 2024 года, а отчет по нему будет представлен до конца июня. Пока рынок в ожидании от государства следующих шагов, мы попросили Валентину Митрофанову поделиться своим мнением о необходимости перехода на КЭДО.

Валентина Митрофанова — бизнес-консультант, практикующий юрист в области трудового законодательства, член Совета по профессиональным квалификациям в области управления персоналом в Национальном совете при Президенте РФ.

Слушали Валентину на вебинаре. С вами делимся краткими тезисами.

О чем узнаете

• Электронный документооборот — уже обыденность
• Никаких затрат на оформление электронной подписи для сотрудников сейчас нет
• Кроме бумажной трудовой книжки, запретов и ограничений по электронным кадровым документам не будет
• Компания имеет полное право устанавливать поэтапное внедрение КЭДО
• Отказ конкретного работника от КЭДО не означает, что вы не можете его внедрять для остальных
• Электронное взаимодействие применяют все компании, просто его не легализуют
• КЭДО необязательно только сегодня. Смотрите чуть вперед
• Почему надо заходить в КЭДО сейчас
• Специфика внедрения КЭДО у каждой компании, конечно, есть. Но ее нужно понимать и включать в процесс реализации КЭДО

Электронный документооборот — уже обыденность

В том числе в нормативной, судебной и даже инспекционной практиках. Трудовой кодекс и раньше никогда не запрещал применение кадровых документов в электронном виде. Исключение — документы, для которых установлено требование по оформлению бланка. Например, трудовая книжка.

Никаких затрат на оформление электронной подписи для сотрудников сейчас нет

90% кадровых документов вообще не требуют со стороны работника подписания электронной подписью от удостоверяющего центра. Достаточно простой электронной подписи, которую выпускает сам работодатель. Квалифицированная электронная подпись нужна только для подписантов со стороны работодателя.

Кроме бумажной трудовой книжки, запретов и ограничений по электронным кадровым документам не будет

Идут обсуждения о включении в ЭДО приказа о прекращении трудового договора. Есть законопроект, чтобы использовать документы обучения по охране труда в электронном виде. Обязательным на бумаге остается акт о несчастном случае, но мы не каждый день с этим документом сталкиваемся.

Компания имеет полное право устанавливать поэтапное внедрение КЭДО

Можно использовать гибридную форму — это когда в компании один и тот же документ, например трудовой договор, для части сотрудников, которые согласились на КЭДО, — в электронном виде, а для части людей, которые не согласились или которых мы намеренно не перевели, ведется в бумажном виде.

Можно перевести на КЭДО не все документы. Вы можете сказать: «Да, мы знаем, что закон разрешает нам переводить, но мы пока оставим на бумаге, потому что у нас есть свои страхи». Все миксы и гибриды на сегодняшний день законодательно прописаны.

Отказ конкретного работника от КЭДО не означает, что вы не можете его внедрять для остальных

Получить согласие от работника на КЭДО нужно только для тех документов, про которые закон говорит, что они должны быть в письменном виде с ознакомлением сотрудника под подпись. Да, вы не сможете внедрить трудовой договор в электронном виде, пока у вас сотрудник не согласен. Но вы можете внедрить КЭДО, например, для приказов о приеме на работу, различных заявлений, не спрашивая согласия работников.

Электронное взаимодействие применяют все компании, просто его не легализуют

Мы решаем с сотрудниками вопросы по электронной почте, в корпоративных системах и пр. Никто не ставит задачи коллегам бумажными приказами.

КЭДО необязательно только сегодня. Смотрите чуть вперед

Мы должны с вами принять как данность, что КЭДО — это не история из разряда «хотите ведите, хотите нет» на всю нашу оставшуюся профессиональную жизнь. Государство вкладывает огромные деньги в платформу, изменение законодательства, апробацию. Вспомните, как это было с больничными листами. Мы уже прошли с вами путь нормативного урегулирования, сейчас проходим апробационный период. Поэтому, если вы компания с численностью сотрудников больше 25 человек, остаться в бумажном документообороте вам не удастся.

Почему надо заходить в КЭДО сейчас

Потому что мы все равно туда зайдем. Вопрос только, экстренно, не подготовившись, или зайдем туда, пробуя. Апробационный период заканчивается в конце 2024 года. Значит, в конце этого года должен быть отчет, что нормативно и технически страна готова к переходу на электронный документооборот.