Сеть деловых коммуникаций

ЭП для сотрудников. Где взять и как использовать

Ксения Корчагина, юрист

Многие до сих пор думают, что для кадрового ЭДО подойдут только квалифицированные электронные подписи КЭП. Но это не всегда так. Половину кадровых документов можно подписывать простой электронной подписью ПЭП. А неквалифицированная НЭП «справится» с подписанием должностных инструкций и ЛНА.

В статье разбираемся, как соблюсти баланс между надежностью КЭП, простотой НЭП и бесплатностью ПЭП.

Как выбрать ЭП

Чтобы подписывать электронные документы, работникам нужны электронные подписи. Они бывают 3 видов. Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. Их особенности регулирует закон 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Вид ЭП зависит от того, какую задачу вы решаете:

  • Избавляетесь от графика отпусков в Excel и автоматизируете процесс учета рабочего времени, тогда ПЭП хватит.
  • Будете знакомить с локальными нормативными актами, инструктажами, тогда НЭП подойдет.
  • Принимаете на работу дистанционных сотрудников, тогда выбирайте только КЭП.

Хотите забыть о ручном вводе данных паспорта и заполнять трудовой договор по сканам документов, но подписывать документы пока будете на бумаге. Тогда просто подключите СБИС Управление персоналом и не выпускайте никакие подписи.

Для каких документов использовать ЭП

Прос­тая
(ПЭП)
Неквалифици­рованнаяНеквал-ая
(НЭП)
Квалифици­рованнаяКвал-ая
(КЭП)
Приказы на отпуска, команди­рование, расчетные листки, табель учета рабочего времени
Должност­ные инструк­ции, журналы инструкта­жей по охране труда, ПВТР
Трудовой договор, Приказ об увольне­нии

Почему кадровый электронный документооборот уже можно.

Про ПЭП

ПЭП выпускает работодатель 1 раз при приеме сотрудника на работу. Формирует подпись в своей информационной системе. ЭП выглядит как логин и пароль для доступа в личный кабинет. Такие используют граждане для входа в банк-онлайн и на сайте госуслуг, когда указывают телефон и пароль.

ПЭП подтвердит создание и подписание документа работником, но не защитит документ от изменения. В суде работник может оспорить, что читал именно эту редакцию документа.

ПЭП подойдет для документов, которые закон не требует вручать «под роспись» или необязательных по Трудовому кодексу РФ. С ПЭП работник без кадровика заполнит табель учета рабочего времени, получит расчетный листок, узнает число дней отпуска.

Можно повысить юридическую значимость подписанных ПЭП документов. СБИС умеет заверять их своей независимой квалифицированной подписью. Также, как это делает при отправке электронной отчетности в налоговую, обмене электронными счетами-фактурами с контрагентами.

Про НЭП

НЭП выпускает работодатель 1 раз при приеме сотрудника на работу. Чтобы формировать подписи, нужно подключить СБИС Корпоративный УЦ или самому организовать Удостоверяющий центр по требованиям ФСБ.

НЭП можно записать на флешки и выдать работникам. Или разместить на вашем сервере, в облаке и выдать работникам логин-пароли для доступа в личный кабинет с компьютера или телефона. Такие выдают банки юрлицам для работы в клиент-банке.

НЭП подтвердит не только создание, подписание документа работником, но и неизменность документа. НЭП докажет, что текст должностной инструкции, которую подписал работник, работодатель потом не поменял.

Про КЭП

КЭП выпускает удостоверяющий центр (УЦ), аккредитованный Минэкономсвязью. ЭП записывают на защищенный носитель (токен), на компьютер или личный телефон работника.

Электронная подпись Тензор

Такую же подпись используют для обмена электронными УПД, счетами-фактурами, для сдачи отчетности в гос. органы.

КЭП действует 1 год и за ней работники должны съездить в УЦ. Это требование ФСБ. Чтобы сотрудники никуда не ходили и получали КЭП прямо в вашем отделе кадров, подключите СБИС Корпоративный УЦ.

КЭП подтвердит создание, подписание и неизменность документа.

По 63-ФЗ КЭП применим для всех документов. Кроме тех, которые закон требует оформлять исключительно на бумаге. Сейчас таких документов 2: книги учета бланков и движения трудовых книжек и трудовые книжки (если работник не согласен на электронное ведение).

КЭП подойдет для подписания трудового договора, приказа о приеме на работу, заявления на увольнение.

Как перейти на КЭДО и разбор конкретных кадровых документов читайте в статье.

Управление персоналом

Подключить

Управление персоналом

Читайте также

Читайте также

Используя официальный сайт sbis.ru, вы даете согласие на работу с cookie, Яндекс.Метрикой, Google Analytics для сбора технических данных. Подробнее