Подбор персонала: этапы, методы и инструменты

Разобрались, из каких процессов состоит подбор персонала и как правильно вести кандидата по воронке. На примере сервиса подбора персонала от Saby покажем, какие инструменты помогут оптимизировать временные затраты HR и сделать наем эффективнее.

Вы узнаете:

• Подбор персонала: что это такое
• Этапы рекрутинга
• Инструменты подбора персонала
• Зачем оптимизировать рекрутинг
• Как оптимизировать рекрутинг

Подбор персонала: что это такое

Подбор персонала, или рекрутинг — это комплекс действий от создания вакансии до выхода кандидата на работу. Он состоит из этапов:

1. Подготовительный этап

   • Определение потребности в новых сотрудниках
   • Создание и согласование заявки на вакансию
   • Публикация вакансии на сайтах по поиску работы

2. Поиск идеала

   • Сбор и обработка откликов
   • Самостоятельный «холодный» поиск кандидатов на вакансию
   • Знакомство с кандидатами

3. Собеседование

   • Проведение интервью по телефону/видео или опросом
   • Проведение собеседования в офисе/по видеосвязи
   • Тестирование

4. Принятие решения

   • Согласование кандидата на должность
   • Проверка службой безопасности

5. Трудоустройство

   • Сбор документов для трудоустройства
   • Подготовка рабочего места и условий
   • Трудоустройство и выход на работу
   • Первичная адаптация

Это основной цикл рекрутинга, однако он не ограничивается только этими этапами. В некоторых компаниях задача подбора персонала и закрытия вакансии считается успешно выполненной после прохождения сотрудником испытательного срока. То есть когда становится ясно, что человек справляется с обязанностями, успешно адаптировался на новом месте и интегрирован в команду.

Этапы рекрутинга

Каждый этап в процессе подбора включает в себя задачу, необходимые инструменты для ее решения и потенциал для автоматизации процессов. Долгое закрытие вакансии и неудачный наем многократно увеличивают затраты ресурсов компании. Чтобы избежать подобных ситуаций, необходимо построить простой и ясный трек подбора. Разберем более подробно каждый из основных этапов рекрутинга.

Подготовительный этап

Первый этап — это всегда подготовка. Рекрутер получает задачу от руководителя отдела о том, что его подразделение нуждается в новом сотруднике. В эту задачу входит: определение роли будущего сотрудника в компании и команде, описание требуемых профессиональных навыков, личностных качеств, условий работы. При необходимости рекрутер может обсудить заявку с заказчиком, чтобы более полно сформировать запрос по рынку. На основе предоставленной информации он формирует короткое информативное описание вакансии.

Ключевая проблема этого этапа — заказчики пишут по теме одной вакансии в разные каналы связи. О том, что есть потребность в кандидатах, — на почту, необходимые требования к скиллам — в мессенджер, а фидбек по кандидатам дают устно в офисе у кулера.

В сервисе Saby встроены системные этапы от подачи заявки до назначения встреч и получения фидбека. Поэтому вся информация от заказчиков собирается в одном месте, и рекрутер не тратит время на поиск. В сервисе прямо в карточке вакансии можно обсуждать условия и требования от заказчиков, и вся переписка по новой позиции сохранится в системе.

Анализ рынка труда и выбор лучших источников для поиска — рекрутер обращается к рынку и анализирует наиболее подходящие под запрос площадки для публикации вакансии и поиска. Для специфических позиций нужно знать специализированные площадки, на которых шанс найти кандидата выше, чем на общих работных сайтах. Например, LinkedIn, «ХабрКарьера», профессиональные сообщества, форумы, чаты в Telegram и т.д.

Перед тем как начать коммуникацию с кандидатами, специалист по рекрутингу составляет воронку подбора на основе запроса заказчика. Воронка — это трек, состоящий из пунктов, которые необходимо пройти кандидату для трудоустройства: от снятия заявки до выхода на работу. Рекрутер проводит каждого кандидата через все этапы, необходимые для принятия решения о трудоустройстве. Например, некоторые должности требуют выполнения тестового задания или нескольких этапов собеседования с руководителями разных уровней.

Также, как правило, рекрутеры сначала формируют этапы воронки, а после прогона нескольких кандидатов строят отчет и оценивают по нему конверсию каждого этапа.

Анализируйте рекрутинг по воронке подбора

• Покажем эффективность каждого сотрудника: сколько вакансий закрыл и собеседований провел
• Какие позиции в работе, на каком этапе и какой по ним результат

Попробовать

Хорошо структурированная воронка позволяет избежать ситуации, когда подобранный сотрудник не подходит компании и приходится начинать поиск заново.

Размещение вакансии на выбранных площадках

На этом этапе рекрутер публикует позицию на выбранных и ранжированных площадках, например: hh.ru, Avito, Superjob, Зарплата.ру, Работа.ру, а также собственный карьерный сайт компании.

Публикуем вакансии и собираем отклики

• Saby размещает вакансии на сайтах поиска работы и загружает отклики
• Все в одном окне — не нужно путешествовать по вкладкам
• Обрабатывайте больше заявок за меньшее время

Попробовать

Поиск идеала: работа с откликами и активный поиск

На этом этапе специалист начинает получать отклики от кандидатов, а также самостоятельно выполняет поиск по резюме.

Например, при холодном поиске, для того чтобы добавлять кандидатов в базу с джоб‑сайтов в один клик, достаточно использовать специальное расширение Saby HR. Сохранять резюме на компьютер, а потом загружать в систему не придется. А если кандидат уже есть в базе, то расширение покажет дубликат и даст ссылку на карточку.

При «горячем» поиске, когда кандидаты откликаются на вакансию на джоб‑сайте, вся информация автоматически отобразится в личном кабинете рекрутера в Saby. Их резюме автоматически закрепляются за вакансией в системе. Более того, в Saby можно отвечать на отклики прямо из системы, без перехода на работный сайт. Например, рекрутер нажимает в Saby «Приглашен» или «Отклонен» — сайт по поиску работы формирует письмо и отправляет кандидату. Статус отклика будет синхронизирован между Saby и джоб‑сайтом автоматически.

Все отклики попадают в Saby автоматически

• Приглашайте на вакансию или отклоняйте отклики кандидатов прямо из Saby
• Статусы будут синхронизированы, и hh.ru автоматом пришлет кандидату письмо с ответом

Попробовать

Здесь важно понимать, что взаимодействие рекрутера с кандидатами может сильно повлиять на HR‑бренд компании. Например, если не ответить на отклик вовремя, это может вызвать негатив кандидата. В Saby этого можно легко избежать — система автоматически оповестит о новых откликах, которые ждут ответа, и рекрутер ничего не пропустит.

Собеседования: коммуникация, интервью, тестирование

Этап коммуникации — один из важнейших этапов подбора. Здесь включается связующая роль рекрутера: он не только знакомится с потенциальным сотрудником, но и презентует ему компанию, дает необходимую информацию, чтобы тот смог быстро принять решение.

Для этого в сервисе подбора персонала от Saby есть возможность писать кандидатам прямо из карточки в системе. Однажды настроив интеграцию, всю переписку можно вести, не выходя из сервиса, в таких мессенджерах как WhatsApp, Telegram, Viber, «ВКонтакте», «Одноклассники». Аналогично можно интегрировать телефонию и прямо из карточки звонить кандидатам, просто нажав на номер телефона. Звонок запишется автоматически, а запись сохранится. А если кандидат позвонит сам, то перед ответом вы можете посмотреть всю информацию по нему в карточке.

Отправка сообщений из Saby в мессенджеры

• Встроенная переписка с кандидатами
• Вся история переписки сохранится в карточке кандидата
• Обмен сообщениями в мессенджерах

Попробовать

В Saby удобно проводить онлайн‑собеседование. Рекрутер отправляет заранее подготовленный шаблон письма, нужные данные заполнятся автоматически. В письме будет специальная ссылка на собеседование — по ней кандидат без регистрации и заполнения полей сразу попадает на видеоинтервью. Также автоматически будет создано событие, которое появится в календаре сотрудников, проводящих собеседование.

После собеседования с кандидатом рекрутер представляет заказчику вакансии все необходимые для принятия решения данные по выбранным соискателям, например результаты тестового задания.

Нельзя не упомянуть еще одну возможность нашего сервиса: когда кандидат переходит на стадию согласования, Saby автоматом присылает входящую задачу заказчику, в ней две ссылки: на карточку кандидата и на вакансию, которую открыл заказчик. Он может одним кликом согласовать кандидата или отклонить, добавив комментарий. А если в цепочке согласования участвует несколько сотрудников, Saby автоматически пришлет всем оповещение и входящую задачу.

Принятие решения: проверка и согласование кандидата

Качественная проверка позволяет избежать проблем в дальнейшем и сделает сотрудничество с кандидатом более безопасным для компании. Saby автоматически проверит банкротство, наличие юрлица и другие важные нюансы, которые работодателю надо знать до трудоустройства. Также можно проверить диплом, медкнижку и даже патенты у кандидатов‑иностранцев.

Поможем службе безопасности

• Полный отчет по кандидату: есть ли долг или свой бизнес, не является ли банкротом
• Проверим действительность паспорта и СНИЛС

Попробовать

Проверка кандидата обязательно проводится после согласования кандидата с заказчиком. А когда принято финальное положительное решение по кандидату, рекрутер отправляет ему оффер.

Трудоустройство: сбор документов, подготовка, выход на работу, адаптация

Когда все предыдущие этапы пройдены, необходимо подготовить документы для оформления в штат, чтобы новый сотрудник мог приступить к обязанностям и начать интеграцию в компанию. Хорошо отлаженный процесс кадрового электронного документооборота может многократно повысить эффективность найма.

Опыт нового сотрудника начинается с трудоустройства, это важный аспект впечатления о компании. Одно дело, если он приходит в отдел кадров, где все столы завалены документами, везде папки, его заставили писать и переписывать заявление, потом потеряли его документы, и все пришлось делать заново. Совсем другая история, если кадровый специалист зашел в приложение Saby, загрузил фото паспорта и СНИЛС, а данные кандидата автоматом подставились — и с помощью цифровой подписи он подписал все документы.

Онбординг и адаптация — последний, но не менее важный этап подбора персонала. Именно во время прохождения испытательного срока новый сотрудник привыкает к новым условиям, узнает специфику работы, знакомится с командой и выстраивает коммуникацию. В свою очередь его команда и руководитель также выстраивают с ним новые связи, опытным путем определяют, подходят ли друг другу. Показателем эффективности работы рекрутера часто выступает не только принятый оффер и выход на работу, но и успешное прохождение сотрудником испытательного срока и показатели его адаптации.

Инструменты подбора персонала

В процессе подбора рекрутер использует такие инструменты, как HR‑платформы, системы ATS, социальные сети, мессенджеры и платформы для видеоконференций, тестовые задания, психологические тесты и ассессмент. Разберем их подробнее.

Джоб‑сайты — онлайн‑ресурсы для публикации вакансий, отбора кандидатов, проведения онлайн‑тестирования и отслеживания прогресса. Каждая платформа предлагает свой набор функций, с помощью которых рекрутер может закрывать большую часть задач, оптимизировать поиск, этап собеседования, первичную коммуникацию, собирать первичные данные по кандидатам, а также оставаться в курсе тенденций рынка.

Системы ATS (Applicant Tracking System) — автоматизированные системы управления кандидатами, позволяющие оптимизировать процесс отбора и сохранить все данные о кандидатах. Подбор персонала от Saby — как раз такая система. Если говорить о повышении эффективности, она позволяет отслеживать эффективность рекрутера (количество закрытых вакансий, звонков, отправленных писем, добавленных резюме в базу). А также собирать всю необходимую информацию о кандидатах, создавать базы соискателей, планировать интервью с календарем и напоминаниями.

Эффективность работы

• Контролируйте активность менеджеров с помощью пользовательских отчетов
• Проверяйте, как идет работа с вакансиями
• Смотрите, откуда к вам приходят кандидаты
• Отслеживайте, сколько кандидатов обрабатывают ваши рекрутеры

Попробовать

Социальные сети и мессенджеры — LinkedIn, VK, Telegram и другие — могут использоваться не только для общения, но и для проведения рекрутинговых кампаний и поиска специалистов. Некоторые специалисты ведут личные блоги и часто пишут о своем статусе занятости в них, поэтому при поиске рекрутер может использовать такой источник, чтобы предложить вакансию. Также существует множество каналов и сообществ, специализирующихся на определенной отрасли, в которых можно опубликовать вакансию или найти контакты интересного кандидата. Такие способы могут быть полезны, если роль, на которую ищут сотрудника, имеет специфические компетенции или относится к узкой и малочисленной группе кадровых ресурсов. Для некоторых площадок уже существуют удобные чат‑боты, с помощью которых можно оптимизировать поиск, а не производить его вручную. Еще социальные сети позволяют рекрутеру всегда оставаться в курсе последних изменений рынка, отслеживать тенденции, наблюдать за опытом коллег и внедрять новинки в свою работу.

Тестовые задания — это частая практика, если нужно оценить профессиональные навыки человека. По результату тестового будущий руководитель может понять, насколько хорошо кандидат владеет описанными в резюме навыками и соответствует ли он должности, на которую претендует. В системе junior‑middle‑senior очень важно понимать, насколько быстро человек сможет применять свои навыки и подходит ли под уровень вакансии.

Психологические тесты помогают оценить личностные качества кандидата. Это важно, чтобы понять, вольется ли новый сотрудник в команду и корпоративную культуру. Если при высоких компетенциях человек не может найти общий язык с командой и руководителем, то его эффективность падает. Это также важно, когда на определенные должности или роли требуется кандидат, обладающий определенными чертами характера. Например, должность требует стойкости, уверенности и лидерских качеств, или, наоборот, — усидчивости, поддержка рутины. Результаты психологических тестов могут быть не главным фактором для принятия решения, но хорошим дополнением для предварительной оценки кандидата и построения ожиданий от его работы.

Ассессмент — это инструмент для оценки компетенций сотрудника, благодаря которому можно проанализировать темп развития его навыков и эффективность работы. Собранные данные позволяют понять, с какой скоростью сотрудник способен развиваться в компании, как построить его трек повышения и эффективно стимулировать его развитие.

Зачем оптимизировать рекрутинг?

Оптимизация рекрутинга позволяет создать систему, которая будет непрерывно поддерживать управление персоналом, эффективно закрывать вакансии, развивать сотрудников и кадровый резерв, что в свою очередь приведет к увеличению эффективности работы всей компании.

Также правильная система рекрутинга поддерживает лояльность соискателей и хорошую репутацию на рынке труда. Это обеспечивает приток кадров и формирование потенциального пула кандидатов. Если рейтинг компании на рынке труда высок, то соискатели обращают больше внимания на ее вакансии, показывают хорошие результаты тестовых и мотивированы еще до первого собеседования.