Как нанять удаленного сотрудника
Сегодня компании и соискатели все больше предпочитают удаленный формат работы. Но неправильно оформленная работа вне офиса приведет к штрафам. Какие документы подготовить и как обменяться ими с работником — рассказали в статье.
Что вы узнаете
Что считается удаленной работой
Трудовой кодекс понятия «удаленная работа» не содержит, он оперирует понятием «дистанционная работа». На практике используют и то, и другое, вкладывая в них один смысл.
При дистанционной работе сотрудник будет трудиться вне офиса или производства и будет работать там, где ему удобно. Получать задания и сдавать работу он может по электронной почте, телефону, через CRM‑системы.
В зависимости от своих потребностей работодатель может оформить работнику:
- Полную удаленку. Когда работник не будет посещать офис и может находиться в другом городе.
- Временный перевод на работу из дома. Может потребоваться, например, на время ремонта в офисе или в случае опасных ситуаций, как было в 2020 году в период пандемии. Временный вариант разрешено оформлять на период, не превышающий 6 месяцев.
- Периодическая удаленка. Может устанавливаться тем работникам, которые иногда все же должны присутствовать в офисе. Например, 3 дня в неделю сотрудник трудится из дома, а 2 дня приходит в офис на планерки, переговоры и встречи.
Процедура трудоустройства не будет отличаться от того, какой из видов дистанта работодатель выберет. Но обязательно укажите его в трудовом договоре.
Важно! Надомники ≠ удаленщики
До массового распространения дистанционной занятости в ТК РФ позволял работникам трудиться из дома. Однако работа на дому (ст. 310 ТК РФ) и удаленка — это разные виды занятости, и не стоит их путать.
Надомники тоже трудятся вне территории работодателя, но они выполняют физический труд из материалов и инструментами, которые предоставил работодатель. Они могут привлекать к труду и членов своей семьи.
В свою очередь сотрудники, работающие дистанционно, заняты умственным трудом и перекладывать свой объем задач на других лиц они не могут. Вся работа должна выполняться ими лично.
Оформляем удаленного сотрудника
Принимая на работу дистанционного сотрудника, соблюдайте такой же порядок приема, как и при трудоустройстве офисного. Отличаться будут лишь способы обмена информацией и документами.
Как обмениваться документами
После того как контакты кандидата были переданы в отдел кадров для трудоустройства, есть несколько способов его оформления. Работодатель и сотрудник могут обмениваться документами:
- лично;
- Почтой России или курьерскими службами;
- электронно.
Личный обмен документами удобен только в случае, если кандидат и компания находятся в одном городе. Часто его используют для периодической удаленки, когда сотрудник в любом случае будет посещать офис.
Если решили воспользоваться услугами Почты России, то отправьте заказное письмо с уведомлением о вручении. Обратите внимание, что ТК РФ не закрепляет за организацией обязанность оплачивать пересылку документов. Поэтому если такое условие не прописано в трудовом договоре, работник будет оплачивать почтовые расходы самостоятельно.
Трудовой кодекс позволяет подписывать документы электронно. Кадровый электронный документооборот (КЭДО) значительно упрощает процесс трудоустройства. Переезжайте на удаленку в Saby (СБИС) — это онлайн‑платформа, которая позволяет организовать работу с персоналом на всех этапах.
При переходе на кадровый электронный документооборот совсем избавиться от бумаг не получится. Так, при увольнении сотрудника вам нужно будет направить заверенную копию приказа по почте. Такое условие прописано в ч. 3 ст. 312.8 ТК РФ. Для тех работников, которые все еще не перешли на электронную трудовую книжку, придется вести ее бумажный вариант.
Если с трудоустройством на бумаге все стандартно, то при КЭДО есть свои особенности. Будем разбираться.
Инструкция по электронному приему на работу
Оформляем электронную подпись
Для того чтобы сотрудник мог подписывать кадровые документы, потребуется электронная подпись. Мы рекомендуем выбрать для работников неквалифицированную электронную подпись (НЭП). Такую подпись можно выдавать удаленно в момент приема на работу. Например, в Saby весь процесс занимает не более 10 минут. Необязательно записывать НЭП на флешку, ее можно разместить на вашем сервере или в облаке и выдать работникам логины‑пароли от личного кабинета. Сотрудник сможет подписать документ на любом доступном ему компьютере, телефоне или планшете.
Оформление электронной подписи — платная услуга. Работодатель оплачивает ее для удаленщика только в случае, если такое условие прописано в ЛНА или трудовом договоре.
Обратите внимание, что если на КЭДО перевести и офисный персонал, то за него электронную подпись оплачивает работодатель (ст. 22.2 ТК РФ).
В СБИС (Saby) неквалифицированная электронная подпись входит в стоимость личного кабинета пользователя. Это значит, что при увольнении одного сотрудника и приеме нового вы без доплат получаете НЭП и личный кабинет для нового работника в рамках ранее оплаченной лицензии.
Узнать большеЗапрашиваем комплект документов для приема
Дистанционный сотрудник может предоставить документы в виде копий, фотографий или сканов, электронная подпись для этого не потребуется.
С Saby вам не придется запрашивать нотариально заверенные документы, чтобы убедиться в их подлинности. Программа сама проверит, принадлежит ли паспорт владельцу, истек ли срок его действия. Можно по паспортным данным узнать ИНН сотрудника, не переходя на сайт ФНС.
Подписываем сформированный комплект документов
С Saby кадровик создает комплект документов для трудоустройства в привычной учетной системе и за пару кликов отправляет их в личный кабинет сотрудника. Система позволяет настроить цепочку согласующих лиц и подписантов.
В первую очередь работнику поступят на подпись ПВТР и другие ЛНА, действующие в компании. Saby позволяет настроить работу так, что для каждой конкретной должности автоматически будет направляться свой необходимый пакет ЛНА. Туда же работнику будут поступать запросы на подписание приказов, соглашений, договоров и т.д.
Положение о дистанционной работе к обязательным не относится, но лучше его разработать. Оно позволит регламентировать работу с удаленщиками. Можно описать перечень оборудования, который предоставляет компания, периодичность связи с руководителем, размеры компенсаций и т.д.
Сразу после ознакомления сотрудника с ЛНА направьте ему трудовой договор, приказ о приеме на дистанционную работу и другие документы. О том, какие пункты нужно обязательно включить в договор с дистанционным сотрудником, рассказали ниже.
Обратите внимание, что в 2024 году максимальный размер компенсации за использование личного оборудования и ПО составляет 35 ₽ за рабочий день, если такие расходы не подтверждены документально (подп. 11.1 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если платить больше, то придется удержать НДФЛ.
После подписания работником в личном кабинете кадровику больше не нужно распечатывать бумажные варианты и хранить их. Все остается в электронном виде.
Вносим запись в бумажную трудовую книжку
Работник может попросить работодателя внести запись в его бумажную трудовую книжку. В этом случае сотрудник должен отправить трудовую книжку почтой.
Если кадровик бумажной трудовой так и не дождался, то добиваться всеми силами, чтобы трудовая была у работодателя, не нужно.
Отправляем отчет в СФР
Отправьте в СФР отчет по форме ЕФС‑1 при приеме дистанционного сотрудника. Сделать это нужно в день приема или на следующий рабочий день. Не забудьте указать код «ДИСТ» в графе 6.
Сформировать отчет можно в учетной программе и отправить в ведомство электронно, например через Saby (СБИС).
Saby поможет избежать возможных ошибок и просрочки при сдаче ЕФС‑1:
- Напомнит о сроках сдачи отчета по итогам месяца любым удобным вам способом: хоть по электронной почте, хоть по смс.
- Проверит отчет перед отправкой по алгоритмам СФР и выдаст список ошибок.
- Если ведете кадровый учет в Saby, система подтянет в отчет кадровые мероприятия за нужный период — вам останется только проверить.
Что дополнительно включить в трудовой договор с удаленным сотрудником
Подготовьте отдельный бланк трудового договора для дистанционного работника. В него нужно включить положения, которых нет в стандартной форме.
В тексте обязательно пропишите, что сотрудник принимается на дистанционную работу. Не используйте в трудовом договоре формулировку «удаленная». Пишите, например, так: «Настоящий трудовой договор заключается для выполнения дистанционной работы».
В качестве места выполнения работы укажите адрес проживания сотрудника. Иначе если он переберется в регион, где применяется районный коэффициент и северные надбавки, то сможет потребовать доначислить полагающиеся доплаты. Обяжите работника сообщать о переезде.
Опишите порядок взаимодействия с руководителем и коллективом, требуемую отчетность и сроки ее предоставления.
В зависимости от специфики задач установите удаленщику режим работы. Если принимаете, например, оператора кол‑центра, то для него режим работы критически важен, поэтому пропишите конкретное время работы и отдыха. С указанием часового пояса, так как с 9 до 18 в Москве и с 9 до 18 во Владивостоке — это не одно и то же.
Шаблон трудового договора с дистанционным работником
Контролировать, кто чем занят, также поможет Saby. Он не шпионит за личной жизнью сотрудников, но поможет проследить за тем, как проходит их рабочее время. Узнайте, когда сотрудник приступил к работе, когда ее закончил и во сколько прервался на обед. Проверьте количество и продолжительность звонков, время простоя и пропущенные обращения.
Для творческих профессий важен только результат труда, поэтому можно установить свободный график. Например, так: «Работнику устанавливается 40‑часовая 5‑дневная рабочая неделя с двумя выходными днями: субботой и воскресеньем. Ежедневный режим рабочего времени и времени отдыха Работник определяет самостоятельно». Saby и здесь сможет вам помочь. Посмотрите, какие приложения сотрудник использовал чаще, на какие сайты заходил: полезные или нет.
Урегулируйте вопрос предоставления оборудования, оплаты сотовой связи, интернета и электричества. Сотруднику может предоставляться денежная компенсация. Ее размер также укажите в тексте.
Включите в трудовой договор 2 новых условия увольнения:
- за невыход на связь с работодателем более 2 дней;
- переезд в другую местность, не позволяющий продолжать работу.
В зависимости от выполняемых работ в трудовой договор с дистанционным сотрудником можно включить и другие условия. Главное, чтобы они не противоречили действующему трудовому законодательству.
Работа с релокантами
Иногда сотрудники выезжают за рубеж на длительное время. Когда работодателю станет об этом известно, то удаленного сотрудника придется уволить. Такого мнения придерживаются специалисты Роструда. Связано это с тем, что действие Трудового кодекса распространяется только на территории нашей страны.
Если решили продолжить с ним сотрудничество, то заключите договор ГПХ, а по возвращении подпишите новый трудовой договор. Это правило не действует для коротких поездок.
Однако юристы и налоговики прямо не поддерживают запрет на работу по трудовому договору. Для ФНС главное правильно рассчитать налоги и вовремя их заплатить. Для релокантов действует та же ставка НДФЛ, что и для граждан, проживающих в России. А вот если сотрудник отсутствовал в стране более 183 дней в течение 12 месяцев подряд, то он получает статус нерезидента. Тогда его НДФЛ составляет уже 30%.
Чтобы точно не получить штраф, рекомендуем придерживаться позиции Минтруда.
Видеоматериалы по теме
