Как уволить дистанционного работника: порядок и правила оформления документов

Светлана Егорова

Эксперт по кадровому учету. Опыт в HR — 16 лет

Увольнение удаленного сотрудника может вызвать затруднения, если в компании не внедрена система кадрового электронного документооборота. Неправильно оформленная процедура приведет к штрафам для работодателя и к возможному восстановлению сотрудника на работе по решению суда. Как этого избежать — расскажем в нашем материале.

О чем узнаете

• На каком основании можно уволить удаленного сотрудника
• Увольнение сотрудника по собственному желанию или по соглашению сторон
• Как уволить удаленного сотрудника по инициативе работодателя
• Как обмениваться документами при увольнении удаленного сотрудника
• Расчет при увольнении
• Выдача трудовой книжки

На каком основании можно уволить удаленного сотрудника

Расторжение трудового договора с дистанционным работником оформляется по тем же основаниям, что и офисного. Удаленщик — это такой же работник. На него распространяются все нормы трудового законодательства, но с некоторыми особенностями.

В ТК РФ были введены 2 новых основания для увольнения дистанционного сотрудника (ст. 312.8 ТК РФ):

• невыход на связь более 2 рабочих дней;
• переезд в другую местность, не позволяющий продолжать работу.

Поскольку на удаленных сотрудников распространяются те же гарантии, что и на основной персонал, то и ограничения на увольнения такие же. Например, не получится уволить беременную женщину, работника, находящегося в отпуске, на больничном и т.д.

Увольнение сотрудника по собственному желанию или по соглашению сторон

При увольнении дистанционного работника перечень документов остается стандартным. Увольнение по собственному желанию начинается с заявления. Его сотрудник может принести лично или направить заказным письмом. Электронное заявление на увольнение лучше принимать, только если в компании введен электронный кадровый документооборот. В остальных случаях это риск для работодателей. Хотя суды иногда признают законным заявления об увольнении по собственному желанию в электронном виде.

Срок обязательной 2‑недельной отработки начинается со следующего дня после того, как работодатель получит заявление. Если документ будет подан менее чем за 2 недели до предполагаемого дня увольнения, то руководитель вправе отказать в приеме заявления.

В ряде случаев срок отработки может быть сокращен. Например, если еще не закончился испытательный срок, то отработка составит всего 3 дня, а будущий пенсионер может уволиться «день в день».

При увольнении по соглашению сторон инициатором расторжения трудового договора может быть и сотрудник, и руководитель. В этом случае начать нужно соответственно или с заявления, или с предложения. На их основании стороны подписывают соглашение. Стороны включают в соглашение все аспекты увольнения: дату, компенсационные выплаты и т.д. Отработка не обязательна.

Как уволить удаленного сотрудника по инициативе работодателя

Расстаться с сотрудником по решению руководителя будет гораздо проблематичнее. Важно подготовить документы очень тщательно. Судьи часто принимают сторону работника как заведомо более слабой стороны. Поэтому компании придется постараться, чтобы отстоять свою правоту.

За работу в состоянии опьянения

Формально за пьянку на удаленке уволить можно, так как работник не должен находиться в состоянии опьянения в рабочее время (п. 42 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2). Но доказать состояние опьянения будет достаточно сложно.

Без медицинского освидетельствования увольнение можно оспорить в суде. Работодатель, конечно, может зафиксировать опьянение актом с подписями коллег и сохранить запись встречи по видеосвязи. Но аудио‑, видеозаписи оспоримы в суде.

За прогул

Увольнение за прогул оформить сложно, если контроль за удаленными сотрудниками слабый. Отслеживать действия дистанционного работника постоянно можно с помощью Saby (СБИС). Система поможет контролировать рабочее время сотрудников и при их отсутствии соберет с них объяснительные, а вам покажет сводку нарушений.

Платформа для дистанционных сотрудников

• ставьте задачи и получайте отчеты электронно
• работайте с документами с любого устройства
• принимайте звонки и проводите видеосовещания
• контролируйте дисциплину онлайн

Попробовать бесплатно

Чтобы доказать «невыход», назначайте видеосовещания, учитывайте время работы по времени нахождения в корпоративной системе. Фиксируйте невыход на связь актами. А при появлении работника запросите объяснение. Если сотрудник не выходил на связь более 2 рабочих дней, вы можете смело его увольнять.

Чтобы увольнение по этому основанию было законно, работодатели прописывают в ЛНА правила взаимодействия с работником. Например, обязанность — сотрудника весь рабочий день находиться онлайн в информационной системе работодателя.

В связи с переездом сотрудника в другую местность

Формулировка, когда переезд может служить основанием для увольнения, в ТК РФ достаточно размыта. Нет точного понимания, что имеется ввиду под «невозможностью исполнения работником обязанностей на прежних условиях».

Сюда могут относиться следующие случаи:

• Для сотрудников с частичной удаленкой переезд в другой город делает невозможным посещение офиса.
• Резкая смена часового пояса создает сложности в коммуникации. Например, рабочий день на новом месте жительства смещается и становится с 16:00 до 1:00. Работа ночью может значительно снижать производительность, а компания должна еще и оплачивать ее в двойном размере.

Чтобы потом смочь расторгнуть договор по этому основанию, работодатели указывают в договоре с удаленщиком конкретный населенный пункт для его работы. Это же рекомендует Роструд в письме от 09.04.2024 ПГ/05642‑6‑1.

Как обмениваться документами при увольнении удаленного сотрудника

В зависимости от действующего в компании кадрового документооборота оформить увольнение можно электронно или на бумаге.

Бумажный документооборот

Как уволить дистанционного работника, если в компании нет КЭДО? Если дистанционщик живет в вашем городе, то просто вызовите его в офис.

Сложности могут возникнуть, если он живет далеко. Тогда в последний рабочий день кадровик отправит по месту регистрации заказное письмо с полным пакетом документов.

Электронный документооборот

Гораздо проще процедура будет при работе в КЭДО. Например, в Saby обмен всеми документами производится в удобном личном кабинете на корппортале или в мобильном приложении.

Работник может сформировать в личном кабинете заявление на увольнение при дистанционной работе и направить его работодателю. При этом Saby самостоятельно проведет документ по маршруту согласования и передаст его кадровику для оформления.

В день увольнения работнику в личном кабинете поступят:

• приказ на увольнение;
• расчетный листок;
• СТД‑Р, если работник перешел на электронную трудовую книжку;
• выписка из подраздела 1.2 отчета ЕФС‑1;
• выписка из раздела 3 РСВ;
• выписка из персонифицированных сведений;
• справка о сумме заработка.

Дополнительно можно сформировать письмо с просьбой дать разрешение выслать трудовую книжку по почте.

Обратите внимание, что заверенную копию приказа об увольнении дистанционного сотрудника в любом случае нужно направить почтой (ст. 312.8 ТК РФ).

Расчет при увольнении

Расчет при увольнении удаленному сотруднику выплатите в последний день работы. Если он ушел в отпуск с последующим увольнением, то выплатите расчет непосредственно перед началом отпуска.

Обычно с выплатой проблем не возникает. Произведите ее обычным способом, как и зарплату.

Выдача трудовой книжки

Кодекс позволяет не вносить сведения о дистанционной работе в бумажную трудовую книжку (ст. 312.2 ТК РФ). Все будет зависеть от желания работника. Если он пришлет ее, то примите к учету. При увольнении оформите трудовую и передайте работнику лично или по почте.

Обратите внимание, что при заполнении БТК не указывается, является или работа дистанционной. А вот для работников, перешедших на ЭТК, отметка о дистанционном характере работы будет указана в форме СТД‑ПФР.

Работнику, перешедшему на ЭТК, выдайте СТД‑Р в день увольнения.

Если лично выдать заполненный бумажный бланк в день увольнения не удалось, то есть 2 пути:

1. При наличии заранее оформленного согласия на пересылку (можно подготовить в Saby) отправьте заполненный бланк трудовой заказным письмом с уведомлением о вручении или курьерской службой. Главное, чтобы у работодателя остался корешок с подписью работника о получении письма.
2. Если согласия нет, его потребуется получить и только потом отправить письмо. Направьте работнику сначала запрос с просьбой получить трудовую или дать согласие на пересылку.

Используя систему Saby, получить согласие и направить нужные документы можно всего за пару кликов. Это значительно сократит время и почтовые расходы.