Оффбординг: как расставаться с сотрудниками по-хорошему
Практика показывает: ты не знаешь человека по-настоящему, пока с ним не расстанешься. Бывает так, что после увольнения бывшие сотрудники начинают мстить: продают базы конкурентам, совершают атаки на серверы, воруют материалы. Еще чаще сотрудники просто уходят, толком не передав дела, и работа компании тормозится на неопределенный срок.
Чтобы такое случалось как можно реже, процесс увольнения, или оффбординг персонала, нужно правильно организовать. О том, как это сделать, расскажем в статье.
Из статьи вы узнаете
Что такое оффбординг и зачем он нужен
Оффбординг — это процесс выхода сотрудника из компании: как по собственному желанию, так и по решению работодателя. Английское слово offboarding означает «выход за борт»: так в Соединенных Штатах называют увольнение, чтобы нейтрализовать негативную окраску ситуации. Используется по аналогии с термином онбординг (от англ. on board — «на борту»), обозначающим адаптацию новых сотрудников в организации.
Сотрудник может найти другое место работы и увольняться по собственной инициативе. Его может уволить руководство, если он не справляется с обязанностями, нарушает дисциплину, агрессивно ведет себя с клиентами и коллегами. Многие сотрудники попадают под сокращение: так, согласно исследованию аутсорсинговой компании Ventra, в первом полугодии 2022 года 45% работодателей увольняли персонал из-за трансформации или остановки бизнеса. Какими бы ни были причины увольнения — его важно правильно организовать.
Задача оффбординга — расстаться с сотрудником так, чтобы сократить риски и возможные потери для организации. Бывший сотрудник работал с вашими клиентами, он знает бизнес-процессы и слабые места компании. Если такой человек затаит обиду, это может навредить делам фирмы. Не говоря уже о том, что сотрудник отвечал за часть задач компании, поэтому его резкий уход чреват простоями и провалами в работе.
Елена около 4 лет работала менеджером по продажам в IT-компании. В последние полгода ее эффективность упала: она перестала выполнять план, стала чаще брать отгулы, редко приводила новых клиентов. Видя это, руководство компании приняло решение расстаться с Еленой, попросив ее написать заявление по собственному желанию. Это стало для сотрудницы шоком: она была возмущена, что компания, в которой она проработала несколько лет, даже не выяснила причины ее поведения (Елена разводилась с мужем) и не дала ей шанса исправиться. После увольнения Елена перешла в конкурирующую фирму и увела с собой нескольких важных клиентов.
Петр 7 лет работал SMM-специалистом в рекламном агентстве. Он давно был готов занять руководящую должность и неоднократно говорил об этом руководителю. Но тот игнорировал просьбы Петра. Поняв, что в этой компании расти некуда, Петр начал искать другое место работы и вскоре получил оффер: ему предлагали возглавить отдел контент-маркетинга в крупном туристическом агентстве. Петр не задумываясь ушел — замену ему пришлось искать в срочном порядке. О своих бывших работодателях Петр отзывался скептически: он был обижен, что его труд и опыт не оценили.
Грамотно организованный оффбординг поможет реже расставаться с ценными сотрудниками, а если это неизбежно — делать их своими союзниками, а не врагами. Такие люди даже после увольнения будут хорошо отзываться о вашей компании и не захотят создавать проблем.
Бывает так, что сотрудник не сработался с руководством и, если формально его уволить не за что, человека начинают травить: настраивают против него коллектив, игнорируют, ставят невыполнимые условия работы и пр. Не выдерживая психологического давления, сотрудник увольняется «по собственному желанию». Нужно понимать, что такие методы увольнения крайне неэтичны, а в ряде случаев могут быть оспорены в суде.
Расставаться с людьми желательно по-хорошему. Скорее всего, человек продолжит работать с вами в одной сфере, общаться с вашими потенциальными клиентами и сотрудниками. Возможно, когда-нибудь вам снова придется работать вместе. Многие компании создают «клубы выпускников» из бывших коллег: это помогает оставаться на связи и даже снова привлекать старых сотрудников к работе. Чем больше у вас союзников, тем лучше для репутации бренда.
Как грамотно уволить сотрудника: 7 шагов
Ниже мы даем универсальные шаги, которые помогут провести офбординг как можно более экологично, то есть без ущерба для обеих сторон. В зависимости от ситуации вам могут подойти все пункты или несколько из них.
1. До оффбординга: следите за настроением сотрудников
Увольнение не случается в один момент. Чтобы выявлять проблемы в отношениях с сотрудниками на ранних этапах, полезно следить за их психологическим состоянием. Делать это можно с помощью специальных программ.
В программе СБИС сотрудники могут каждый день оценивать свое состояние по 4 пунктам: энергия, счастье, спокойствие, здоровье. Если работник ставит низкие оценки на протяжении нескольких дней — это повод поговорить и выяснить причину
2. Дайте «испытательный срок»
Замена сотрудника дорого обходится организации. Поэтому, прежде чем принимать решение об увольнении, нужно выяснить, действительно ли человек виноват. Возможно, его эффективность упала из-за изменений в бизнес-процессах. Иногда требуется дополнительное обучение. Если вы понимаете, что проблема все-таки в человеке, — поговорите с ним и скажите о своих претензиях, а затем дайте «испытательный срок». Если за месяц ничего не изменится — вы сможете уволить сотрудника со спокойной совестью, а для него это не станет неожиданностью.
3. Поговорите об увольнении
Такой разговор — стресс не только для сотрудника, но и для эйчара. Часто, услышав об увольнении, одни начинают плакать, а другие впадают в агрессию. Позвольте сотруднику выплеснуть свои эмоции, не оправдывайтесь и не перебивайте.
«Сообщить об увольнении должен тот человек, которому сотрудник подчинялся и который принимал решение об увольнении, чтобы игра была открытая. Одно время у меня с бухгалтером был негласный тандем: я увольняла как руководитель, а она, как лучший друг, выслушивала все, что у сотрудника накипело после этой новости. Может работать такой же тандем из руководителя и HR-менеджера или психолога».
Наталья Василевская, управляющий директор «Школы бизнеса Владимира Турова» и юридической компании «Туров и партнеры»
4. Проведите exit-интервью (выходное собеседование)
У такой беседы две задачи. Первая: если сотрудник уходит плохо — чтобы негатив остановился на эйчаре и по возможности не покинул стены компании. Вторая — попытаться удержать ценного сотрудника в последний раз, выяснив его мотивы и предложив более высокую зарплату или должность.
К exit-интервью нужно подготовиться, чтобы человек понимал, что это не пустая формальность. Покажите, что вы знаете, как давно работал сотрудник, какими задачами занимался. Плавно подведите к вопросу о том, почему он увольняется, например: «Как давно появились мысли об уходе?» Человек может не захотеть называть новую компанию, тогда можно спросить, меняет ли он сферу деятельности.
Ответы помогут прояснить ситуацию и выявить проблемы компании. Например, менеджер говорит, что перегорел в продажах, но устраивается на аналогичную должность — значит, причину нужно искать в работе конкретного отдела.
Если вы расстаетесь с сотрудником мирно, порядок вопросов не важен. Но если сотрудник уходит тяжело, необходимо закончить беседу на позитивной ноте. Спросите его, что хорошего было в работе: пусть это будут приятные коллеги, удобный рабочий чат или вкусная еда в столовой. Нужно, чтобы его последней мыслью перед уходом была мысль о том, что хорошее действительно было.
Exit-интервью лучше записывать: впоследствии такая запись может защитить вас в спорах. Например, в беседе сотрудник признается, что завтра выходит на новую работу, поэтому не отрабатывает положенные по закону две недели. Если в дальнейшем человек обвинит вас в том, что это вы лишили его возможности передумать, вы сможете доказать свою правоту.
5. Предложите помощь
Если сотрудник увольняется сам, чаще всего он уходит на конкретное место — рекомендации ему не нужны. Когда сотрудника увольняют по инициативе руководства — можно написать рекомендательное письмо и оставить свои контакты для новых работодателей.
6. Объясните, что делать дальше
Сотруднику нужно подписать документы, сдать оборудование, передать дела — расскажите, как это сделать и к кому обращаться за помощью.
СБИС поможет автоматизировать процесс: соберет документы и проконтролирует все этапы увольнения. Шаг за шагом задача пройдет по исполнителям: системные администраторы закроют пользователю доступ к корпоративным сервисам и заберут оборудование, бухгалтеры рассчитают, кадровые специалисты отправят документы на подпись. В системе уже хранятся шаблоны всех необходимых документов.
Удаленный сотрудник может уволиться с помощью электронной подписи
В СБИС можно в пару кликов передать дела коллеге: он получит их в своем личном кабинете. Новый исполнитель увидит все, что было сделано по задаче: переписки, комментарии, прикрепленные документы.
Переназначить задачу можно сразу нескольким коллегам
7. Сообщите коллективу об увольнении
Увольнение коллеги может расстроить других сотрудников, вызвать опасения за свое положение. Чтобы оставшиеся работники не терялись в догадках, сообщите новость на еженедельном совещании, расскажите о причинах решения. Можно устроить прощальный ужин, который поможет сгладить негативные ощущения от ухода коллеги и расстаться на хорошей ноте. В некоторых фирмах принято дарить уходящему exit pack — прощальный набор сувенирной продукции компании.
Оффбординг сотрудников: коротко
- Простыми словами, оффбординг — это весь процесс увольнения: начиная с принятия решения об уходе сотрудника до его последнего дня в компании и даже дальше.
- Грамотно выстроенный оффбординг поможет расставаться с сотрудниками в хороших отношениях и сокращать возможные риски для компании.
- Замена сотрудников дорого обходится организации. Ценных работников можно попытаться удержать. О том, как это сделать, мы рассказали в отдельной статье.
Видеоматериалы по теме
