ЭТрН для транспортных компаний: что нужно знать перед подключением
Все больше ритейлеров переходят на электронные транспортные накладные и ведут за собой перевозчиков. Как транспортным компаниям перейти на ЭТрН, в чем ее преимущества по сравнению с бумажным аналогом и как работать с ЭТрН в дальнейшем — читайте в статье.
Что вы узнаете
🤝🏻 Как обстоят дела на рынке
Электронная транспортная накладная выполняет те же функции, что и ее бумажный аналог: подтверждает заключение договора на транспортные услуги, факт грузоперевозки и расходы на ее организацию. На ЭТрН активно переходят компании, которые хотят сэкономить на печати и хранении документов, облегчить процесс доставки и контролировать все этапы перевозки. Такие крупные торговые сети, как «Лента», «Магнит» и X5 Group, находятся на стадии внедрения электронных перевозочных документов (ЭПД). А «ВкусВилл» уже настроил процессы и приглашает поставщиков обмениваться накладными в Saby (СБИС).
Компании, которые уже перешли на электронный обмен транспортной накладной, не хотят одновременно вести этот процесс на бумаге. Поэтому если перевозчики планируют и дальше сотрудничать с крупными торговыми сетями, им также необходимо переходить на ЭТрН.
«Командор» перестроился на цифровой формат
Мы организовали обмен ЭТрН между объектами нашей сети в Saby, обеспечив сопровождение ЭПД по отдельным маршрутам — между распределительными центрами и розничными точками. Планируем расширить применение ЭТрН среди наших поставщиков и покупателей.
Анна Любященко, представитель компании
📑 Как подключиться к ЭТрН
Чтобы обмениваться ЭТрН, транспортная компания должна:
- Выбрать оператора ИС ЭПД и оплатить лицензию.
- Убедиться, что у сотрудников, которые будут формировать и подписывать накладную, есть необходимая техника. Например, водителям удобнее работать на телефоне, а логистам и диспетчерам — на компьютере.
- Получить электронные подписи на сотрудников.
- Оформить машиночитаемую доверенность (МЧД). Она дает право сотрудникам подписывать ЭТрН своей электронной подписью физлица. МЧД заверяют с помощью УКЭП руководителя, подробнее об этом рассказали в другой статье.
- Подготовить платформу для работы с ЭТрН. Например, настроить личный кабинет и предоставить доступ сотрудникам, установить мобильное приложение оператора или настроить интеграцию со своей учетной системой.
В Saby можно работать не только с ЭТрН, но и другими перевозочными документами — например, с путевыми листами.
«Деловые линии» оптимизировали бюджет
Мы обмениваемся расчетно‑платежными и бухгалтерскими документами с помощью Saby. Это позволяет сократить сроки оплаты, затраты на почтовые и курьерские услуги, а также экономить на подготовке и архивации бумажных документов.
Артем Савко, директор службы по связям с общественностью
🧑🏻💼 Что предлагают операторы ЭПД
При выборе оператора обратите внимание на программные решения, которые он предлагает, чтобы сделать документооборот удобнее. Например:
- ⚡ Личный кабинет. Он позволит работать в удобном интерфейсе, не отвлекаясь на другие программы и мессенджеры: создавать и подписывать накладные и другие перевозочные документы, приглашать контрагентов к обмену, а также передавать полномочия на подписание.
- ⚡ Мобильное приложение для водителей. Они смогут заполнять и подписывать ЭТрН в телефоне, без привязки к стационарному месту или ноутбуку. Это особенно удобно в дороге.
- ⚡ Интеграция с учетными системами. Например, в Saby есть готовые решения для работы с 1С и SAP, а взаимодействие с другими системами можно настроить по API.
- ⚡ Роуминг. Для организации электронного документооборота не обязательно подключаться к тому же оператору, что и контрагенты. Так, Saby готов к роумингу со всеми операторами ЭПД, а с основными обмен уже настроен — это «Такском», «Контур», «Эдивеб», «Калуга Астрал» и «СберКорус».
Полный список операторов и статус настройки роуминга между ними смотрите на сайте ФНС.
ЭТрН в Saby (СБИС) — это просто
- 🚚 Любые сценарии перевозки
- 🔄 Мгновенный обмен документами
- 📦 Онлайн‑контроль доставки
🔏 Как настроить электронные подписи
Подписывать ЭТрН можно одной из следующих электронных подписей:
- Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Руководитель транспортной компании оформляет ее в удостоверяющем центре (УЦ) ФНС, а его сотрудники — в любом аккредитованном УЦ. Такая подпись выдается на специальном носителе — рутокене. В Saby УКЭП сотрудников можно скопировать на другой носитель, компьютер или мобильный телефон. Так подписью можно будет пользоваться, даже если рутокен сломается. О том, как получить электронную подпись бесплатно, рассказали в другой статье.
- Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП ГК). Сотрудники транспортной компании могут получить ее бесплатно в приложении «Госключ».
- Мобильная электронная подпись (МЭП). Это та же УКЭП, только не на токене, а в телефоне.
Чтобы водитель, логист и диспетчер могли подписывать ЭТрН, нужно оформить МЧД.
После получения электронных подписей их необходимо добавить на устройства, через которые сотрудники будут работать с ЭТрН.
💻 На компьютере
Логисты и диспетчеры получают доступ в личный кабинет с компьютера или ноутбука. В нем нужно настроить электронное подписание. Например, в Saby это делается за пару кликов через мастер настройки — он проверит, что устройство соответствует требованиям, и установит необходимые компоненты.
📱 На телефоне
Водителям удобнее всего установить мобильное приложение — работать с ЭТрН можно прямо в ходе получения, доставки и выдачи груза. Чтобы подписать накладную, понадобится мобильная электронная подпись. Так, в приложении Saby Courier подписывать ЭТрН можно в один клик и даже офлайн. Когда появится интернет, данные автоматически синхронизируются.
- 🚗
Могут ли водители‑ИП подписывать накладную через телефон
Руководитель ИП не может получить МЭП. Он должен пользоваться электронной подписью через рутокен, из‑за чего приходится иметь при себе компьютер или ноутбук. Для руководителей ИП, которые выступают в роли водителя, это неудобно. Поэтому Saby предлагает два готовых решения такой проблемы:
- Настроить дистанционное подписание. Электронная подпись будет подключена удаленно к компьютеру или ноутбуку, с которого авторизовался водитель, а пользоваться ей можно через приложение на телефоне. Удаленное устройство должно быть включено все время, пока используется электронная подпись. Водителю‑ИП не придется находиться у стационарного компьютера или возить с собой ноутбук.
- Подключить рутокен к телефону и подписывать накладную прямо из мобильного приложения. Сделать это можно напрямую через USB‑переходник или бесконтактно через NFC.
Gulliver Group ускорили документооборот
Нам нравится мобильное приложение для водителей Saby Courier. С ним водители больше не переживают за сохранность документов, как было с бумагой. Приложение не позволит выгрузить документ, если он заполнен некорректно.
Андрей Андриянов, руководитель проекта внедрения ЭТрН
👥 Как оформлять подписи, если водители часто меняются
Транспортным компаниям, которые для грузоперевозок привлекают временных водителей, невыгодно каждый раз заказывать им собственные электронные подписи. Вместо этого можно поручить подписание ЭТрН одним из двух способов:
- Оформить доверие. Временный водитель будет подписывать накладную с помощью УКЭП руководителя или УКЭП работника транспортной компании, на которого оформили МЧД.
- Оформить МЧД. Руководитель ТК заверяет ее своей УКЭП. Временный водитель сможет подписывать ЭТрН своей электронной подписью физлица.
В личном кабинете Saby можно разрешить водителю подписывать накладную без подтверждения от руководителя и установить срок, в течение которого временный сотрудник вправе пользоваться электронной подписью.
🚚 Какие титулы ЭТрН формирует транспортная компания
Транспортная компания участвует в обмене ЭТрН в роли перевозчика. Файлы обмена, из которых состоит электронная транспортная накладная, называются титулами. Заполнять и подписывать титулы могут уполномоченные сотрудники — например, водитель, логист или диспетчер.
Логист или диспетчер. Могут отслеживать статусы перевозки и подписания ЭТрН, а также изменения от других участников документооборота. Они вправе создавать и подписывать титулы ЭТрН, если у водителя нет электронной подписи или в случае проблем с доступом в приложение. Например, при неполадках с телефоном.
Если поездка проходит не по обычному сценарию, уполномоченный сотрудник должен сформировать дополнительный титул в зависимости от ситуации.
📌 Примеры нестандартных ситуаций и дополнительных титулов
Ситуация Дополнительный титул Водитель заболел или попал в аварию Уполномоченный сотрудник транспортной компании создает Титул заменытитул 8 по факту замены, вносит сведения о новом водителе и подписывает электронной подписью Машина водителя сломалась или попала в ДТП Сотрудник ТК создает тот же Титул заменытитул 8 по факту замены, вносит сведения о новой машине и подписывает электронной подписью Отправитель или получатель перенаправляют груз на новый адрес Такая ситуация называется переадресовкой, инициировать ее может тот, кто указан в ЭТрН в соответствующем поле. Отправитель или получатель пришлет Титул указания о переадресовкетитул 9 с информацией о новом получателе или адресе выгрузки. На его основании уполномоченный сотрудник должен сформировать и подписать Титул переадресовкититул 7 об отметках при переадресовке Получатель отказывается от товара В случае отказа от груза отправитель или получатель пришлет Титул указания о переадресовкетитул 9, а сотрудник ТК на его основании сформирует Титул переадресовкититул 7 Грузоотправитель хочет принять ЭТрН в качестве первичного документа Уполномоченный сотрудник должен сформировать Титул финансового состояниятитул 5 и указать в нем стоимость грузоперевозки. Отправитель может не согласиться с конечной суммой, обосновать претензию и попросить внести правки. А если замечаний нет, он создаст и подпишет Титул финансового состояниятитул 6, и документооборот завершится
👉 Подробные схемы обмена ЭТрН смотрите в другой статье.
Trucker минимизировали риски
Бывают отклонения от процесса: переадресовка, замена водителя, машины. Saby предусмотрел все возможные изменения, и мы смогли покрыть полный контур работ, связанных с перевозкой.
Антон Грицкевич, продакт‑менеджер
🚨 Как проверяют ЭТрН на дорогах
В мобильном приложении Saby Courier QR‑код доступен даже без интернета.
Если у сотрудника ГИБДД нет планшета или он сломался, разрядился, инспектор может запросить информацию из ГИС ЭПД — для этого ему нужно указать номер машины или водительского удостоверения. Требовать ЭТрН на бумаге или вовсе отказать в проверке он не вправе. Подробнее — в памятке Минтранса.
💻 Что дает переход на ЭТрН
Переход на электронную версию позволяет транспортным компаниям сотрудничать с крупными торговыми сетями и поставщиками, которые уже подключились к ЭТрН и больше не хотят участвовать в бумажном документообороте. Кроме того, цифровой формат автоматизирует все этапы работы с накладной, упрощает коммуникацию с контрагентами и экономит ресурсы.
Экономия на бумаге. Отказ от бумажной транспортной накладной сократит расходы на ее печать и хранение. Также не придется беспокоиться, что водитель потеряет или испортит документ и его придется перепечатывать.
Оплата за доставку приходит в срок. Сразу после завершения документооборота оригинал ЭТрН попадает на оплату, и транспортная компания быстрее получит деньги
Документы всегда под рукой. Водителю удобнее всего формировать и подписывать файлы ЭТрН через мобильное приложение. Логист или диспетчер могут отслеживать этапы перевозки онлайн через личный кабинет, а также формировать ЭТрН вместо водителя — если у него, например, разрядится телефон.
Виртуальный архив. ЭТрН автоматически попадает в облачное хранилище учетной системы компании — не надо тратить время на сканирование документов и доставку в бухгалтерию
Контроль перемещений. Отслеживайте статус груза и местоположение водителя через GPS. Это снизит риски, что доставка задержится и придется платить штраф.
Актуальное состояние груза. Этапы перевозки отражаются в приложении. Водитель может прикреплять фото и комментарии о состоянии товара
Крупные ТК и торговые сети уже в Saby
Хотите присоединиться?
Запишитесь на консультацию
Видеоматериалы по теме
