Электронный документооборот в логистике
Оставить заявку
К любой операции логистическая компания должна оформить и собрать с клиента целую пачку документов. Для транспортной логистики это накладные, акты, счета-фактуры, для складской - акты МХ-1 и МХ-3. Делать их на бумаге долго, а передавать на большие расстояния ненадежно.
Электронный документооборот СБИС оптимизирует процесс получения и обработки заявок, ускоряет передачу документов, в том числе электронных транспортных накладных.
Клиентский сервис станет лучше, а работа ваших менеджеров проще. СБИС легко интегрируется с учетными системами, поэтому вы оформляете документы, как привыкли, а мы доставляем их получателю.
Как СБИС работает в транспортной логистике?
Грузоотправитель оформляет заказ на перевозку в СБИС или на сайте транспортной компании. В СБИС можно настроить его диспетчеризацию, чтобы обработка шла быстрее. Затем отправитель передает водителю груз и отправляет электронную транспортную накладную в СБИС. Водитель видит ЭТрН в мобильном приложении и подписывает ее простой электронной подписью. Кроме накладной, в электронном виде покупателю уходят документы реализации.
Водитель сдает груз и подписывает ЭТрН. Получатель принимает груз и тоже подписывает накладную. Транспортная компания ставит финальную подпись на ЭТрН и передает грузоотправителю электронные документы на услуги доставки. Если это комплект по конкретной перевозке, в нем будет акт, счет-фактура, сканы накладных и доверенностей. Если документы оформляются по отгрузкам за неделю или месяц, к ним можно приложить реестр с детализацией по перевозкам в любом удобном формате.
Как СБИС работает в складской логистике?
Размещение на хранение
Размещение на хранение
Отправитель передает на склад груз для хранения. При получении компания, осуществляющая ответственное хранение, отправляет ему в СБИС акт приемки-передачи МХ-1.
Возврат с хранения
Возврат с хранения
Когда весь груз или его часть необходимо передать со склада, отправитель оформляет документы на реализацию. Через СБИС он передает их грузополучателю на подпись и складской компании для ознакомления и сборки груза. Склад оформляет и отправляет в СБИС акт о возврате товара МХ-3.
Чем еще полезен СБИС в логистике
Отправка сопроводительных документов
Чтобы заказчик быстрее закрыл сделку, отправьте ему в СБИС любые подтверждающие документы. Они могут быть разных форматов, это не помешает вам и клиенту просматривать и редактировать отдельные файлы или готовые наборы документов прямо в системе. Например, при замене водителя-экспедитора оформите в СБИС новую электронную доверенность на сотрудника и добавьте к комплекту. Работники точки отгрузки получат информацию об обновлении в чате СБИС. Там же вы можете обсудить с ними любые вопросы и правки.
Отправка сопроводительных документов
Прием и обработка электронных заявок
Прием и обработка электронных заявок
Вместо того, чтобы обрабатывать поток бумаг, разместите на сайте нужные формы и получайте их в электронном виде. Клиенты смогут заполнить через СБИС заявку на перевозку, приемку или отпуск товара на складе и другие бланки без визита в ваш офис. В отличие от бумажных, электронные документы не теряются. С помощью СБИС вы можете автоматически распределять их по менеджерам, передать на согласование или загрузить в учетную систему. Документы будут заверены квалифицированной электронной подписью, а значит они имеют юридическую силу.
Путевые листы и учет ГСМ
Путевка — основной документ учета рабочего времени водителя и пробега автомобиля. В СБИС вы можете создать путевой лист и оформить его: указать дату, выбрать водителя, составить маршрут. Показания одометра и остатки топлива автоматически загрузятся из предыдущего путевого листа.
СБИС проконтролирует движение по маршруту, рассчитает зарплату водителя, на основании пробега спишет горючее, сделает бухгалтерские проводки.
Путевые листы и учет ГСМ
Контроль входящих документов
Контроль входящих документов
В логистике особенно много входящих документов приходит по обслуживанию автопарка. Покупка запчастей, регулярное техобслуживание и ремонт автомобилей сопровождаются договорами, заявками, актами. Используйте ЭДО СБИС, чтобы ускорить получение документов от подрядчиков. Вашей бухгалтерии больше не придется охотиться за ними в конце каждого отчетного периода.
Внутренний обмен документами с филиалами
Логистические компании часто имеют сеть удаленных филиалов. В СБИС легко организовать централизованное управление внутренним документооборотом. Рассылайте в системе приказы, регламенты и инструкции в подразделения и собирайте к ним юридически значимые подписи. Оформлять кадровые документы со СБИС тоже проще. Сотрудники только вносят данные, а приказы на отпуск или отгул создаются автоматически. Система подскажет, какие сканы сделать и как заполнить бланки. Отделу кадров головного офиса останется только проверить документы.
Внутренний обмен документами с филиалами
В СБИС уже работают
Крупнейший в России транспортно-логистический оператор.
18 лет успешной работы
20 000 сотрудников
3,5 млн клиентов
Наши контрагенты могут оформить онлайн-заявку на доставку через сайт. После осуществления перевозки, мы обмениваемся расчетно-платежными и бухгалтерскими документами с помощью СБИС. Это позволяет сократить сроки оплаты, затраты на почтовые и курьерские услуги, а также экономить на подготовке и архивации бумажных документов.Благодаря внедрению программы СБИС мы оперативно корректируем информацию: система сама находит несоответствия в документах и указывает на них.
Савко Артем
Директор службы по связям с общественностью
Оставить заявку