Зарплата, аванс, НДФЛ: как их платить в 2025 году
Ссориться с Трудинспекцией — себе дороже. Штрафы существенные, а поводов для них — великое множество. Частое основание для штрафа: зарплата выплачивается с нарушением сроков, редко или в неправильном размере. С 2025 года действуют новые КБК, которые нужно указывать в уведомлениях об исчисленном налоге. Правильное заполнение уведомлений непосредственно влияет на расчеты с бюджетом. В статье расскажем, как платить зарплату, НДФЛ с нее и обезопасить себя от штрафов.
Вы узнаете
Нужен ли аванс по зарплате
Выплачивать зарплату работникам нужно не реже чем каждые полмесяца — это требование трудового законодательства (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Зарплата за первую половину месяца привычно называется авансом, хотя по факту это оплата за уже отработанное время. То есть аванс — так же, как и окончательный расчет за месяц, — обязательная выплата.
Платить зарплату дважды в месяц должны все работодатели, в том числе ИП, всем своим сотрудникам по трудовым договорам. Не имеет значения размер заработной платы и ставка, на которую устроен работник. Например, уборщица, которая оформлена на 0,1 ставки, будет получать и аванс, и зарплату. Нет исключений и для единственного директора-учредителя: его зарплату также нужно выплачивать двумя частями.
С исполнителями по гражданско-правовым договорам (ГПД, ГПХ) рассчитывайтесь в том порядке, который предусмотрен договором. Это может быть оплата и один раз в год, после выполнения работ и подписания акта. Отношения с такими работниками регулирует гражданское законодательство, а не трудовое, и выплачивается им не зарплата, а вознаграждение по договору, поэтому условия оплаты могут быть любыми. Подробно про оформление договора ГПХ рассказали здесь.
В какие сроки выплачивать зарплату
Предельный срок выплаты зарплаты:
- 🗓️ за месяц — 15 число следующего месяца;
- 🗓️ за первую половину месяца (аванс) — последнее число текущего месяца (ч. 6 ст. 136 ТК, письмо Минтруда от 12.03.2019 № 14‑2/ООГ‑1663).
Конкретные даты выплат вы устанавливаете сами с учетом того, что между зарплатой и авансом должно пройти не более 15 дней. Так будет выполнено требование о выплате зарплаты каждые полмесяца. Само собой, промежуток между выплатами в 15 дней — ориентировочный, на практике допустимы погрешности. Причина: разное количество дней в конкретных месяцах и перенос дат выплат с выходных.
Даты выплат зарплаты обязательно пропишите в трудовых договорах или локальных актах (ЛНА). Это могут быть Положение об оплате труда, Правила трудового распорядка. Учтите, что в этих документах должны быть указаны четкие даты, а не промежуток времени.
❌ Неправильно указать: «Зарплата за первую половину месяца выплачивается в период с 20 по 25 число текущего месяца, окончательный расчет — с 5 по 10 число следующего месяца».
✅ Правильно: «Зарплата за первую половину месяца выплачивается 25 числа текущего месяца, окончательный расчет — 10 числа следующего месяца».
Вы вправе установить разные сроки выплат для разных подразделений, должностей или конкретных сотрудников (в трудовых договорах с ними), с учетом общих требований Трудового кодекса. Кроме того, для новеньких сотрудников можно предусмотреть дополнительный аванс, если с даты приема до ближайшей выплаты пройдет более 15 дней.
Для некоторых выплат действуют свои сроки, которые не зависят от установленных у вас сроков выплаты зарплаты. К ним относятся:
- Отпускные. Их нужно выплатить не позднее чем за 3 рабочих дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). При этом вы не обязаны выплачивать зарплату за отработанное до отпуска время вместе с отпускными: ее выплачивайте в установленные у вас сроки.
- Расчет при увольнении. Его нужно выплатить в день увольнения. Если в этот день сотрудник не работал — на следующий день после его обращения за выплатой (ст. 140 ТК РФ).
В каком размере выплачивать аванс
Трудовой кодекс не устанавливает специальных правил для расчета зарплаты за первую половину месяца (аванса). Но Минтруд не раз напоминал, что размер аванса не должен быть меньше, чем оплата за фактически отработанное время (письма Минтруда от 20.03.2019 № 14-1/В-178, от 18.09.2018 № 14-1/В-765).
Возможен один из двух вариантов аванса: расчетный или фиксированный. В чем их особенности — смотрите в таблице. В любом случае при расчете аванса или при определении минимальной величины фиксированного аванса учитывайте не только оклад, но и постоянные доплаты и надбавки (за сверхурочную работу, ночную, районный коэффициент). А вот премии по итогам месяца, квартала, года не влияют на размер аванса.
| Особенности | Расчетный аванс | Фиксированный аванс |
|---|---|---|
| Размер аванса | Исходя из фактически отработанного времени или выработки за период. Если сотрудник не работал в первой половине месяца, то и аванса не будет | В установленной постоянной сумме или проценте от оклада. Чтобы не платить фиксированный аванс за неотработанные дни, пропишите в трудовом договоре формулировку: «Заработная плата за первую половину месяца составляет ХХХ рублей (% от оклада) и рассчитывается пропорционально отработанному времени» |
| Минимальный размер | МРОТ за отработанный период | Заработная плата исходя из установленного оклада или расценок за полмесяца, но не ниже МРОТ за отработанный период |
| Минусы |
| Если платите фиксированный аванс без корректировки на неотработанные дни, возможна переплата из-за отпусков, больничных в первой половине месяца. Если переплата существенна, то возвращать придется частями — не более 20% с каждой выплаты (или получать заявление от сотрудника на удержание в полной сумме). Если сотрудник уволится и расчет при увольнении не покроет переплату — взыскать ее не получится |
| Плюсы | Исключается переплата сотрудникам |
|
Конкретный порядок расчета аванса пропишите в трудовых договорах или ЛНА. Для разных сотрудников порядок может быть разным. Например, для сотрудников на окладе — фиксированный аванс, для сдельщиков — расчетный.
В Saby можно установить свой порядок расчета аванса для каждого сотрудника, для отдела или в целом по компании. Далее аванс будет рассчитываться автоматически в зависимости от выбранного способа.
Нужно ли удерживать НДФЛ с аванса
С 2023 года дата получения дохода для целей НДФЛ — это дата выплаты дохода (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Правило касается в том числе и аванса по зарплате. Поэтому удерживайте НДФЛ и с аванса, и с зарплаты за вторую половину месяца, а сотрудникам выплачивайте суммы за вычетом налога.
Не имеет значения, какой аванс установлен сотруднику — расчетный или фиксированный. Удержать с него НДФЛ нужно в любом случае. Поэтому фиксированный аванс устанавливайте в размере не менее половины от оклада до удержания НДФЛ.
Если ведете учет в Saby, программа автоматически рассчитает НДФЛ при каждой выплате аванса — прямо в ведомости. Суммы к выплате встанут уже за вычетом налога.
Авторасчет налогов в Saby
- ✅ Все системы налогообложения
- ✅ Зарплата и кадры
Бесплатно 14 дней
В какие сроки перечислять НДФЛ с зарплаты и аванса
Сроки уплаты НДФЛ зависят от даты выплаты дохода (а, соответственно, удержания НДФЛ) (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Сроки уплаты НДФЛ в бюджет в 2025 году
| Дата удержания НДФЛ | Крайний срок уплаты НДФЛ |
|---|---|
| С 1 по 22 число текущего месяца | 28 число текущего месяца |
| С 23 по последнее число текущего месяца | 5 число следующего месяца. Исключение: за декабрь (см. ниже) |
| С 23 по 31 декабря | Последний рабочий день в году |
Таким образом, от установленных у вас сроков выплаты зарплаты зависит уплата НДФЛ.
В ООО «Шар» зарплата выплачивается 10 числа, а аванс — 25. Значит, НДФЛ нужно перечислить по двум срокам уплаты. Причем на практике можно сделать один общий платеж по первому сроку уплаты. Это 28 число. Либо перечислять налог отдельно с аванса и отдельно с зарплаты. Так, не позднее 28.03 нужно перечислить НДФЛ с зарплаты за февраль и не позднее 05.04 — с аванса за март.
В ООО «Куб» 5 числа — зарплата, 20 — аванс. Значит, НДФЛ по одному сроку уплаты нужно перечислять и с аванса, и с зарплаты (но это будут выплаты за разные месяцы). Так, не позднее 28.03 нужно перечислить НДФЛ с зарплаты за февраль и НДФЛ с аванса за март.
У ООО «Шар» получается небольшая «отсрочка» по уплате НДФЛ, а у ООО «Куб» ее нет.
Когда НДФЛ считается уплаченным
Перечислять НДФЛ нужно в составе единого налогового платежа (ЕНП) с обязательной подачей уведомления о принадлежности сумм налогов. Платеж попадет на единый налоговый счет (ЕНС), и дата уплаты НДФЛ в бюджет — это не та дата, когда вы отправили платежку по налогу, а та дата, когда налоговая зачла положительное сальдо ЕНС в счет НДФЛ.
Здесь учитывайте два момента:
- ➡️ Недоимка и текущие платежи по НДФЛ списываются с ЕНС в приоритетном порядке. То есть в первую очередь. Даже если в наличии другие недоимки.
- ➡️ При положительном сальдо на ЕНС зачет в счет уплаты НДФЛ произойдет автоматически сразу или на следующий день после подачи уведомления с удержанным НДФЛ к уплате. При этом не имеет значения, что срок уплаты НДФЛ по такому уведомлению еще не наступил. Самостоятельно отменить такой автозачет не получится.
Сроки подачи уведомлений по НДФЛ в 2025 году
| Дата удержания НДФЛ | Срок уведомления |
|---|---|
| С 1 по 22 число текущего месяца | 25 число текущего месяца |
| С 23 по последнее число текущего месяца | 3 число следующего месяца. Исключение: за декабрь (см. ниже) |
| С 23 по 31 декабря | Последний рабочий день в году |
Если выплат за расчетный период не было, нулевые уведомления за такой период не подаются. Можно установить дни выплаты зарплаты так, чтобы они попадали на первый расчетный период месяца — с 1 по 22 число. Тогда нужно будет подавать одно уведомление по НДФЛ в месяц. Условие: нет других внеплановых выплат.
Какие КБК указывать в 2025 году в уведомлениях на НДФЛ
При наличии в 2025 году районных коэффициентов и северных надбавок нужно использовать новые КБК по НДФЛ. Дело в том, что с 2025 года районные коэффициенты и северные надбавки выделяются в отдельную налоговую базу.
Также новые КБК возникают при выплатах сотрудникам свыше 5 млн ₽ с начала года.
Подробно про новые КБК можете узнать из нашей другой статьи.
Про все новшества по налогу на доходы физлиц рассказали в статье «Изменения по НДФЛ с 2025 года».
Какая ответственность за несвоевременную выплату зарплаты
Трудовая инспекция накажет за следующие нарушения:
- 🔴 Не платится аванс сотрудникам.
- 🔴 Период между выплатами явно превышает полмесяца. Например, зарплата — 5 числа, а аванс — 25.
- 🔴 Период между выплатой и окончанием расчетного периода превышает 15 дней. Например, если выплачиваете зарплату 20 числа следующего месяца.
- 🔴 Платите аванс в сумме меньшей, чем та, что причитается по расчету за первую половину месяца.
Размер штрафов за задержку выплаты заработной платы
| Ответственный | Штраф за первичное нарушение, ₽ (ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ) | Штраф за повторное нарушение, ₽ (ч. 7 ст. 5.27 КоАП РФ) |
|---|---|---|
| Организация | 30 000–50 000 | 50 000–100 000 |
| Предприниматель | 1 000–5 000 | 10 000–30 000 |
| Директор | 10 000–20 000 или предупреждение | 20 000–30 000 или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет |
Помимо штрафа придется заплатить компенсацию за задержку заработной платы работникам. Поскольку зарплата должна выплачиваться каждые полмесяца, перерыв в выплатах более 15 (16) дней считается задержкой выплаты зарплаты. За каждый день задержки сотрудникам причитается компенсация (ст. 236 ТК РФ).
Платить зарплату без штрафов поможет Saby. Программе можно доверить зарплатный учет в крупной компании или небольшой организации либо у ИП. Оформляйте в Saby не только зарплату, но и отпускные, больничные и другие выплаты работникам.
Видеоматериалы по теме
