Зарплата, аванс, НДФЛ: как их платить в 2024 году
Ссориться с Трудинспекцией — себе дороже. Штрафы существенные, а поводов для них — великое множество. Частое основание для штрафа: зарплата выплачивается с нарушением сроков, редко или в неправильном размере. А с 2023 года существенно изменились правила по НДФЛ, которые также повлияли на порядок выплаты. В статье расскажем, как платить зарплату и обезопасить себя от штрафов.
Вы узнаете
Нужен ли аванс по зарплате
Выплачивать зарплату работникам нужно не реже чем каждые полмесяца — это требование трудового законодательства (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Зарплата за первую половину месяца привычно называется авансом, хотя по факту это оплата за уже отработанное время. То есть аванс — так же, как и окончательный расчет за месяц, — обязательная выплата.
Платить зарплату дважды в месяц должны все работодатели, в том числе ИП, всем своим сотрудникам по трудовым договорам. Не имеет значения размер заработной платы и ставка, на которую устроен работник. Например, уборщица, которая оформлена на 0,1 ставки, будет получать и аванс, и зарплату. Нет исключений и для единственного директора-учредителя: его зарплату также нужно выплачивать двумя частями.
С исполнителями по гражданско-правовым договорам (ГПД) рассчитывайтесь в том порядке, который предусмотрен договором. Это может быть оплата и один раз в год, после выполнения работ и подписания акта. Отношения с такими работниками регулирует гражданское законодательство, а не трудовое, и выплачивается им не зарплата, а вознаграждение по договору, поэтому условия оплаты могут быть любыми.
В какие сроки выплачивать зарплату
Предельный срок выплаты зарплаты за месяц — 15 число следующего месяца. Аванса — последнее число текущего месяца (ч. 6 ст. 136 ТК, письмо Минтруда от 12.03.2019 № 14-2/ООГ-1663). Конкретные даты выплат вы устанавливаете сами с учетом того, что между зарплатой и авансом должно пройти не более 15 дней. Так будет выполнено требование о выплате зарплаты каждые полмесяца. Само собой, промежуток между выплатами в 15 дней — ориентировочный, на практике допустимы погрешности из-за разного количества дней в конкретных месяцах и переносов дат выплат с выходных.
Даты выплат зарплаты обязательно пропишите в трудовых договорах или локальных актах (ЛНА). Это могут быть Положение об оплате труда, Правила трудового распорядка. Учтите, что в этих документах должны быть указаны четкие даты, а не промежуток времени.
Вы вправе установить разные сроки выплат для разных подразделений, должностей или конкретных сотрудников (в трудовых договорах с ними), с учетом общих требований Трудового кодекса. Кроме того, для новеньких сотрудников можно предусмотреть дополнительный аванс, если с даты приема до ближайшей выплаты пройдет более 15 дней.
Для некоторых выплат действуют свои сроки, которые не зависят от установленных у вас сроков выплаты зарплаты. К ним относятся выплаты:
- Отпускные. Их нужно выплатить не позднее чем за 3 рабочих дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). При этом вы не обязаны выплачивать зарплату за отработанное до отпуска время вместе с отпускными: ее выплачивайте в установленные у вас сроки.
- Расчет при увольнении. Его нужно выплатить в день увольнения. Если в этот день сотрудник не работал — на следующий день после его обращения за выплатой (ст. 140 ТК РФ).
В каком размере выплачивать аванс
Трудовой кодекс не устанавливает специальных правил для расчета зарплаты за первую половину месяца (аванса). Но Минтруд не раз напоминал, что размер аванса не должен быть меньше, чем оплата за фактически отработанное время (письма Минтруда от 20.03.2019 № 14-1/В-178, от 18.09.2018 № 14-1/В-765).
Возможен один из двух вариантов аванса: расчетный или фиксированный. В чем их особенности — смотрите в таблице. В любом случае при расчете аванса или при определении минимальной величины фиксированного аванса учитывайте не только оклад, но и постоянные доплаты и надбавки (за сверхурочную работу, ночную, районный коэффициент). А вот премии по итогам месяца, квартала, года не влияют на размер аванса.
| Особенности | Расчетный аванс | Фиксированный аванс |
|---|---|---|
| Размер аванса | Исходя из фактически отработанного времени или выработки за период. Если сотрудник не работал в первой половине месяца, то и аванса не будет | В установленной постоянной сумме или проценте от оклада. Чтобы не платить фиксированный аванс за неотработанные дни, пропишите в трудовом договоре формулировку: «Заработная плата за первую половину месяца составляет ХХХ рублей (% от оклада) и рассчитывается пропорционально отработанному времени» |
| Минимальный размер | МРОТ за отработанный период | Заработная плата исходя из установленного оклада или расценок за полмесяца, но не ниже МРОТ за отработанный период |
| Минусы |
| Если платите фиксированный аванс без корректировки на неотработанные дни, возможна переплата из-за отпусков, больничных в первой половине месяца. Если переплата существенна, то возвращать придется частями — не более 20% с каждой выплаты (или получать заявление от сотрудника на удержание в полной сумме). Если сотрудник уволится и расчет при увольнении не покроет переплату — взыскать ее не получится |
| Плюсы | Исключается переплата сотрудникам |
|
Конкретный порядок расчета аванса пропишите в трудовых договорах или ЛНА. Для разных сотрудников порядок может быть разным. Например, для сотрудников на окладе — фиксированный аванс, для сдельщиков — расчетный.
В СБИС можно установить свой порядок расчета аванса для каждого сотрудника, для отдела или в целом по компании. Далее аванс будет рассчитываться автоматически в зависимости от выбранного способа.
Нужно ли удерживать НДФЛ с аванса
С 2023 года дата получения дохода для целей НДФЛ — это дата выплаты дохода (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Правило касается в том числе и аванса по зарплате. Поэтому удерживайте НДФЛ и с аванса, и с зарплаты за вторую половину месяца, а сотрудникам выплачивайте суммы за вычетом налога.
Не имеет значения, какой аванс установлен сотруднику — расчетный или фиксированный. Удержать с него НДФЛ нужно в любом случае. Поэтому фиксированный аванс устанавливайте в размере не менее половины от оклада до удержания НДФЛ.
Если ведете учет в СБИС, программа автоматически рассчитает НДФЛ при каждой выплате аванса — прямо в ведомости. Суммы к выплате встанут уже за вычетом налога.
Когда перечислять НДФЛ с зарплаты и аванса
Сроки уплаты НДФЛ зависят от даты выплаты дохода (а, соответственно, удержания НДФЛ) (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Сроки уплаты НДФЛ в бюджет в 2024 году
| Дата удержания НДФЛ | Крайний срок уплаты НДФЛ |
|---|---|
| С 1 по 22 число текущего месяца | 28 число текущего месяца |
| С 23 по последнее число текущего месяца | 5 число следующего месяца. Исключение: за декабрь (см. ниже) |
| С 23 по 31 декабря | Последний рабочий день в году |
Таким образом, от установленных у вас сроков выплаты зарплаты зависит уплата НДФЛ.
Когда НДФЛ считается уплаченным
С 2024 года перечислять НДФЛ, как и другие налоги, нужно в составе единого налогового платежа (ЕНП) с обязательной подачей уведомления о принадлежности сумм налогов. Платеж попадет на единый налоговый счет (ЕНС), и дата уплаты НДФЛ в бюджет — это не та дата, когда вы отправили платежку по налогу, а та дата, когда налоговая зачла положительное сальдо ЕНС в счет НДФЛ.
Здесь учитывайте два изменения, принятые в середине 2023 года (обновления в Налоговый кодекс внес закон от 29.05.2023 № 196-ФЗ):
- С 29.05.2023 недоимка и текущие платежи по НДФЛ списываются с ЕНС в приоритетном порядке. То есть даже если у вас, например, есть недоимка по налогу на прибыль, текущий НДФЛ спишется с ЕНС в первую очередь.
- С 29.06.2023 при положительном сальдо на ЕНС зачет в счет уплаты НДФЛ произойдет автоматически сразу или на следующий день после подачи уведомления с удержанным НДФЛ к уплате. При этом не имеет значения, что срок уплаты НДФЛ по такому уведомлению еще не наступил. Поэтому не торопитесь подавать уведомления по НДФЛ досрочно. Самостоятельно отменить такой автозачет не получится.
Сроки подачи уведомлений по НДФЛ в 2024 году
| Дата удержания НДФЛ | Срок уведомления |
|---|---|
| С 1 по 22 число текущего месяца | 25 число текущего месяца |
| С 23 по последнее число текущего месяца | 3 число следующего месяца. Исключение: за декабрь (см. ниже) |
| С 23 по 31 декабря | Последний рабочий день в году |
Если выплат за расчетный период не было, нулевые уведомления за такой период не подаются. Можно установить дни выплаты зарплаты так, чтобы они попадали на первый расчетный период месяца — с 1 по 22 число. Тогда нужно будет подавать одно уведомление по НДФЛ в месяц. Условие: нет других внеплановых выплат.
Про все новшества по налогу на доходы физлиц рассказали в статье «Изменения по НДФЛ с 2024 года».
Какая ответственность за несвоевременную выплату зарплаты
Трудовая инспекция накажет за следующие нарушения:
- Не платится аванс сотрудникам.
- Период между выплатами явно превышает полмесяца. Например, зарплата — 5 числа, а аванс — 25.
- Период между выплатой и окончанием расчетного периода превышает 15 дней. Например, если выплачиваете зарплату 20 числа следующего месяца.
- Платите аванс в сумме меньшей, чем та, что причитается по расчету за первую половину месяца.
Размер штрафов за задержку выплаты заработной платы
| Ответственный | Штраф за первичное нарушение, ₽ (ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ) | Штраф за повторное нарушение, ₽ (ч. 7 ст. 5.27 КоАП РФ) |
|---|---|---|
| Организация | 30 000–50 000 | 50 000–100 000 |
| Предприниматель | 1 000–5 000 | 10 000–30 000 |
| Директор | 10 000–20 000 или предупреждение | 20 000–30 000 или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет |
Кроме того, придется заплатить компенсацию за задержку заработной платы работникам. Поскольку зарплата должна выплачиваться каждые полмесяца, перерыв в выплатах более 15 (16) дней считается задержкой выплаты зарплаты. За каждый день задержки сотрудникам причитается компенсация (ст. 236 ТК РФ).
Платить зарплату без штрафов поможет СБИС. Программе можно доверить зарплатный учет в крупной компании или небольшой организации либо у ИП. Оформляйте в СБИС не только зарплату, но и отпускные, больничные и другие выплаты работникам.
Видеоматериалы по теме
