Как списать подотчетные суммы

Какие документы нужны для списания подотчета

К авансовому отчету работник должен приложить первичные документы на покупку товаров, работ, услуг. А также документы об оплате покупки.

Конкретный перечень документов, которые сотрудник должен приложить к авансовому отчету, не установлен. В каждой ситуации будет свой перечень бумаг.

Примеры подтверждающих документов

Оперативно заполнять и сдавать авансовый отчет, а также передавать подтверждающие документы в бухгалтерию сотрудники могут в СБИС. Заполнение отчета в программе интуитивно понятное. Некоторые поля работодатель может настроить так, чтобы выпадал раскрывающийся список и сотрудник мог выбрать подходящую запись. Бухгалтеру легко проверить авансовые отчеты, которые сотрудники заполняют в СБИС.

Что делать, если документов нет

Первостепенная задача подотчетного лица — выполнить служебное задание. Например, закупить канцелярию или съездить в командировку. Другая задача — предоставить в бухгалтерию документы, которые докажут, что средства потрачены не на личные цели, а на нужды компании.

Работодатель может принять авансовый отчет и без документов, если, например, чек потерян, но служебное задание сотрудник выполнил — купил то, что нужно. Проверяющих такая ситуация не устроит. Даже если работодатель принял авансовый отчет, а подтверждающих документов в наличии нет, контролеры могут посчитать подотчет доходом сотрудника. И доначислить НДФЛ и страховые взносы. По НДФЛ уже сформирована отрицательная для работодателей судебная практика. Смотрите, например, постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/2012.

Если нужных документов нет, но работодатель утвердил авансовый отчет, помните:

• Можно списать с сотрудника долг по авансу, выданному в подотчет.
• Нельзя проводить расходы в налоговом учете.
• Придется начислить с суммы подотчета агентский НДФЛ и страховые взносы. Удержать НДФЛ следует за счет любых доходов работника в денежной форме. Нужно только следить, чтобы удерживаемая сумма не превышала П. 4 ст. 226 НК РФ50% от суммы выплаты
  . Если до окончания года весь НДФЛ удержать не смогли (например, работник уволился), работодатель должен сообщить о невозможности удержать налог и самому работнику, и в ИФНС. Срок сообщения — П. 5 ст. 226 НК РФне позднее 1 марта
  по итогам отчетного года.

Чтобы доказать целевую направленность подотчетных трат, храните подтверждающие документы даже на УСН с объектом «Доходы» или спецрежиме ПСН. Для сокращения документооборота попросите подотчетника вместо бумажных кассовых чеков получать электронные. Как принимать е-чеки к учету, рассказали в статье.

Как действовать, если документы есть, но траты под вопросом

Бывает, документы есть, но сам документооборот и реальность трат под сомнением. Такое бывает, когда документооборот формальный, фиктивный, а контрагенты зачастую проблемные. Тогда подотчет также признают доходом работника, с начислением зарплатных налогов на сумму подотчетных. Списать траты на расходы не получится.

Проигрышное для работодателя судебное дело. Подотчетник предоставил договоры с проблемными контрагентами и первичку на приобретение ТМЦ. Сделки были многомиллионными. По мнению инспекторов, не было необходимости оплачивать их именно через подотчетника наличными. Вывод проверяющих и судей: документооборот был формальным. Нужно доначислить агентский НДФЛ с подотчетных сумм.

Если траты подтверждены надлежащими документами, но экономически не обоснованы, тоже будут претензии от контролеров. И требование доначислить зарплатные налоги. Экономическую обоснованность можно попробовать отстоять в суде. Шансы высоки, если работодатель в локальных актах, трудовом договоре, других внутренних документах заранее предусмотрел и обосновал соответствующие расходы.

Выигрышное для работодателя судебное дело. Директор компании покупал себе на подотчетные средства деловую одежду и обувь. В среднем ежегодно на 100 тысяч рублей. Фирменные логотипы на одежду не нашивались. Трудовой договор предусматривал обязанность организации возместить расходы на то, чтобы поддержать деловой стиль руководителя и имидж предприятия. В приказе работодателя указано, что компания закупает фирменную одежду для руководителя и она считается собственностью компании, со сроком службы до года. Также в приказе приведен перечень вещей, которые подлежат закупке. Директор делал покупки по этому списку. Суд первой инстанции принял сторону контролеров, которые признали покупки доходом директора. Апелляция и кассация поддержали налогоплательщика.

Как поступить с НДС, если подотчетник не предоставил счет-фактуру

Предъявлять к вычету входящий НДС рискованно, если подотчетник не предоставил счет-фактуру, а приложил к авансовому отчету только кассовый чек. Об этом — письмо Минфина от 27.11.2019 № 03-07-11/92132.

Случаи, когда все-таки можно взять НДС к вычету без счета-фактуры:

• Сотрудник оплатил проезд к месту командировки и обратно, в том числе постельные принадлежности в поезде.
• Командировочный рассчитался за жилье.

В таких случаях вычет делают на основании БСО, который оформлен на командированного. НДС должен быть выделен в бланке отдельной строкой.

Если подотчетник покупает прослеживаемые товары, например, монитор для ПК или монитор в комплекте с компьютером, нужно получить от продавца электронный счет-фактуру (УПД). Об этом — письмо Минфина от 23.08.2021 № 27-01-22/67650. В документе должны быть реквизиты прослеживаемости. Не важно, по доверенности покупает сотрудник или как простое физлицо без доверенности. В полученном УПД покупатель должен отразить итог приемки товара и передать УПД продавцу.

Организовать документооборот по прослеживаемым товарам нужно через оператора ЭДО, например СБИС. По ТКС сможете обмениваться документами с контрагентами, проверять коды партии, сдавать нужную отчетность по прослеживаемости в налоговую.

Как принять от работника неиспользованную сумму

После утверждения авансового отчета сотрудник должен вернуть неизрасходованный остаток средств наличными в кассу или в безналичном порядке на счет работодателя.

Если подотчетник получал аванс переводом на зарплатную карту, он может снять неиспользованные деньги с карты и вернуть в кассу наличными. Или сделать онлайн-перевод с карты на расчетный счет своей компании.

Когда работник пользуется корпоративной картой, нет нужды думать, как вернуть остаток денег на карте. Само по себе наличие денег на корпоративной карте не означает, что они выданы. Только когда сотрудник рассчитывается картой или обналичивает средства с нее, деньги становятся выданными в подотчет. До этого момента все деньги принадлежат компании и подотчетник за них не отвечает.

В какой срок

Целесообразно ориентироваться на порядок для командировочных и прописывать для остальных подотчетников примерно такой же срок возврата неиспользованных средств. Слишком продолжительный срок, например год, может вызвать вопросы у проверяющих. Особенно если срок предоставления авансового отчета столь же продолжительный. В ситуации, когда нет никаких подтверждений целевого расходования средств, инспекция может посчитать спорные суммы доходом физлица и доначислить за счет работодателя зарплатные налоги, пени и штраф.

Как принять остаток в кассу

Подотчетник может вернуть неиспользованную сумму наличными в кассу предприятия. В таком случае тратить эти деньги напрямую из кассы — нельзя. Даже на новый подотчет. Нужно зачислить деньги на счет и потом уже распоряжаться ими. Например, снова вернуть в кассу, чтобы выдать очередной подотчет. Об этом письмо ЦБ РФ от 09.07.2020 № 29-1-1-ОЭ/10561.

Что делать, если сотрудник не сдает остаток денег

Если работник не вернул остаток подотчетных средств в установленный срок, соответствующую сумму удержите из зарплаты.

Как оформить удержание

• Получите в произвольной форме согласие работника на удержание, чтобы быть уверенным, что он не оспаривает оснований и размеров удержания.
• Составьте в произвольной форме приказ об удержании неизрасходованного аванса из зарплаты. Издать приказ нужно не позднее одного месяца со дня, когда закончился срок для возврата подотчетной суммы.

В компании установлено, что в течение 2 рабочих дней после утверждения авансового отчета (или после выхода на работу) сотрудник сдает в кассу остаток средств. Авансовый отчет утвердили 29 июля 2022 года. 2 августа — последний день для возврата подотчетных средств. До 2 сентября работодатель вправе принять решение об удержании неиспользованного подотчета из заработной платы работника.

В каком размере удерживать

Максимальный размер удержаний при каждой выплате заработной платы — 20% от начисленной суммы ЗП, которая осталась после удержания НДФЛ. Если весь остаток вычесть в текущем месяце не получилось, делайте удержания из зарплаты в следующем месяце, пока не удержите целиком.

Как действовать, если суммы не удержали

Если суммы не удержали из заработной платы своевременно (например, сотрудник уволился) либо работник не согласился на удержание:

• Безопасно сразу начислить на остаток зарплатные налоги, не дожидаясь истечения срока исковой давности или прощения долга. Иначе при проверке контролеры с высокой вероятностью сами доначислят НДФЛ и взносы, а вместе с ними — пени и штраф. Взносы можно не начислять, если подотчетное лицо уволилось. Тогда начислите только НДФЛ. Когда подотчетник вернет деньги, НДФЛ и взносы можно пересчитать.
  

  Начисленные взносы можно брать к налоговому учету. Это правило действует, даже если саму списанную сумму, на которую начислены взносы, нельзя учесть в расходах в налоговом учете.
• Нет оснований сразу списать дебиторку. Порядок будет зависеть от дальнейших действий работодателя. Варианта три. Узнаете о них из таблицы ниже.

Основания для списания долга, который не удержали из зарплаты

Дебиторская задолженность, которую списали из-за неплатежеспособности должника, должна отражаться за бухгалтерским балансом в течение 5 лет с момента списания. Это нужно, чтобы наблюдать за возможностью ее взыскания, если изменится имущественное положение должника. Такое требование изложено в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, в пункте 77.

Когда учитывать покупки подотчетника в расходах

Момент, когда подотчетные траты можно учитывать в налоговом учете, зависит от характера и назначения покупки. А также от того, есть ли перерасход по авансовому отчету.

Как перерасход влияет на налоговый учет расходов

Бухгалтеру удобно, если бухгалтерская или кадровая программа позволяет:

• Быстро проверить наличие перерасхода или, наоборот, неиспользованного остатка средств по конкретному сотруднику.
• Узнать срок просрочки по подотчету.
• Отслеживать, на что расходуются подотчетные средства.

Все эти функции уже есть в СБИС. В бухгалтерской программе можно настроить любой порядок согласования подотчетных трат. Например: авансовый отчет с суммой до 3 000 ₽ должен сразу отправляться в бухгалтерию, от 3 000 до 10 000 ₽ нужно сначала согласовать с руководителем отдела, свыше 10 000 ₽ — с директором компании.