Сотрудник уезжает за границу: как оформить новые отношения и что будет с налогами

В трудовом договоре или доп. соглашении укажите:

• Место работы: иностранное государство.
  Указывайте страну не со слов сотрудника, а на основании документов. Это может быть отметка в паспорте о пересечении границы, миграционная карта, документы из гостиницы.
• Характер работы: дистанционная.

Подробно пропишите специфические для конкретного работника условия. Например:

• Рабочее время в привязке к вашему часовому поясу.
• Оплата труда: в иностранной валюте или рублях.
• Порядок возмещения расходов на связь, интернет, за использование личного имущества. Если обязуетесь возмещать фактические расходы, учтите, что в зависимости от страны проживания они могут возрасти в несколько раз по сравнению с расходами в РФ.
• Обязанность работника — информировать работодателя о смене адреса проживания, переезде в другую страну, смене статуса налогового резидента РФ, с представлением подтверждающих документов.
• Способ обмена документами: оригиналами, сканами или электронными документами.

Налоговые последствия в 2023 году. Зарплата будет доходом от источников за пределами РФ. А значит, работодатель не признается налоговым агентом по НДФЛ в отношении таких выплат. Работник со статусом «налоговый резидент РФ» будет сам по итогам года платить НДФЛ 13% (15% — с доходов выше 5 млн рублей). А если потерял статус налогового резидента РФ, то есть провел за границей больше 183 дней, платить НДФЛ не должен. Доходы, которые работник до отъезда заработал в России с начала года, бухгалтер пересчитает по ставке 30%.

Как только работник приобретет статус налогового резидента в стране проживания, эта страна может потребовать платить местный налог. Какой — зависит от налогового законодательства той страны. Целесообразно до переезда за границу проконсультироваться с экспертом по налогам в той стране, куда уезжает человек. Это нужно, чтобы понимать, сколько налогов и с какого момента придется платить в другом государстве.

Платить страховые взносы в России работодатель должен в полном объеме. Даже когда работник потеряет статус налогового резидента РФ, потому что для взносов имеет значение наличие гражданства Российской Федерации.

Налоговые последствия в 2024 году. Зарплата будет доходом от источников в РФ. А значит, работодатель признается налоговым агентом по НДФЛ в отношении таких выплат. К доходам до 5 млн рублей применяется стандартная ставка 13%, к доходам свыше — повышенная 15%.

Если работник потерял статус налогового резидента РФ, то есть провел за границей больше 183 дней, у работодателя возникнет обязанность пересчитать по ставке 30% доходы, которые физлицо получило от него в России с начала года, не являясь дистанционным работником. Например, когда часть времени сотрудник трудился в офисе офлайн.

Как только работник приобретет статус налогового резидента в стране проживания, эта страна также может потребовать платить местный налог. Какой — зависит от налогового законодательства той страны. Целесообразно до переезда за границу проконсультироваться с экспертом по налогам в той стране, куда уезжает человек, чтобы понимать общую налоговую нагрузку.

Платить страховые взносы в России работодатель должен в полном объеме. Даже когда работник потеряет статус налогового резидента РФ. Для взносов имеет значение наличие российского гражданства.

Риски. Минтруд против трудовых договоров с физлицами, которые проживают за границей, хотя Минфин и ФНС допускают такие договоры.

Аргументы за трудовой договор, которые помогут защититься в споре:

• В Налоговом кодексе с 2024 года прямо в качестве доходов от источников в РФ прописано вознаграждение за выполнение дистанционным работником трудовой функции (новый подп. 6.2 п. 1 ст. 208).
• Трудовой кодекс РФ прямо не запрещает заключать трудовой договор с сотрудником, который проживает за рубежом. Суды подтверждают, что такие работники могут быть трудоустроены в РФ дистанционно (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 24.12.2020 № Ф08-10403/2020, апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 02.06.2020 № 33-8432/2020).
• За подмену трудовых отношений гражданско-правовыми предусмотрен штраф до 100 тысяч рублей. Пожаловаться в трудинспекцию может и сам работник, ведь ГПД вместо трудового договора ущемляет его права на оплачиваемый отпуск, трудовой стаж и т.д. С большой вероятностью суд встанет на сторону работника. Поэтому, заключая ГПД, компания заведомо ставит и себя, и работника в невыгодную позицию.

Пособия по временной нетрудоспособности начисляйте только на основании электронного больничного, который выдала российская медорганизация. Если работник оформил больничный в иностранной клинике, для получения пособия ему придется переоформить его в больнице РФ.

По иностранцам, которые работают удаленно за границей, следите за соблюдением миграционного законодательства:

• При выезде с территории РФ иностранец автоматически снимается с миграционного учета, после чего требования российского законодательства на него не распространяются. Иностранному работнику, который живет за границей, не требуется патент или разрешение на работу, чтобы трудиться в российской организации.
• Если сотрудник-иностранец въезжает на территорию РФ, даже кратковременно (командировка), ему нужно встать на миграционный учет, оформить разрешение на работу или патент. Что нужно при этом сделать работодателю, рассказали здесь.

Нельзя отправлять бумажную трудовую книжку за границу, даже если работник написал заявление. Чтобы избежать ответственности, вы можете отправить книжку по адресу в РФ, указанному в заявлении сотрудника. Далее ее отправкой за границу будут заниматься, например, родственники сотрудника. При этом перевод сотрудника на дистанционку не отражайте в СЗВ-ТД.

Чтобы не ломать голову над тем, как отправить документы за границу, воспользуйтесь сервисом СБИС. В СБИС легко организовать обмен документами даже с теми сотрудниками, которые живут на другом конце света. В программе есть интеграция с порталом «Работа России» для обмена кадровыми электронными документами. Если подключите КЭДО СБИС, тогда вся коммуникация с сотрудником будет происходить в режиме «одного окна».

Составьте ГПД с физлицом на выполнение работ или оказание услуг. Укажите:

• Место выполнения работ по договору: страна проживания работника на основании предоставленных им документов.
• Валюту расчетов: рубли или иностранная.
• Применимое право: право какой страны будет применяться при возникновении разногласий и споров.
• Порядок обмена документами: сканами, оригиналами, электронными документами.

Налоговые последствия в 2023 и 2024 году. Вознаграждение будет доходом от источников за пределами РФ. А значит, заказчик не признается налоговым агентом по НДФЛ в отношении таких выплат. Подрядчик/исполнитель со статусом «налоговый резидент РФ» будет сам по итогам года платить НДФЛ 13% (15% — с доходов выше 5 млн рублей). А если потерял статус налогового резидента РФ, то есть провел за границей больше 183 дней, платить НДФЛ не должен. Доходы, которые работник до отъезда заработал в России с начала года, бухгалтер пересчитает по ставке 30%.

Как только физлицо приобретет статус налогового резидента в стране проживания, эта страна может потребовать платить местный налог. Какой — зависит от налогового законодательства той страны. Целесообразно до переезда за границу проконсультироваться с экспертом по налогам в той стране, куда уезжает человек. Это нужно, чтобы понимать, сколько налогов и с какого момента придется платить в другом государстве.

Платить страховые взносы в ФНС заказчик должен в полном объеме. Также нужно платить взносы на травматизм в Соцфонд, если соответствующее условие прописали в договоре. Даже когда физлицо потеряет статус налогового резидента РФ, потому что для взносов имеет значение наличие гражданства Российской Федерации.

Физлицо не должно выступать в качестве самозанятого. Закон содержит прямой запрет на сотрудничество самозанятого с экс-работодателем в течение 2 лет после увольнения.

Риски. Если физлицо будет выполнять те же обязанности, что и сотрудники в штате, подчиняться внутренним правилам компании, получать оплату в зависимости от отработанного времени, а не за результат, гражданско-правовой договор заключать опасно. Налоговая может переквалифицировать его в трудовой и доначислить зарплатные налоги. Также за подмену трудовых отношений грозит штраф.

Обосновать заключение именно ГПД помогут такие аргументы против трудового договора:

• Трудовое законодательство РФ действует только в пределах нашей страны.
• Работодатель не в состоянии обеспечить безопасные условия труда за границей. Например, расследовать несчастный случай на работе. А это нарушение, за которое возможен штраф до 50 тысяч рублей.

Если выбрали вариант с ГПД, СБИС поможет оформить отношения с работником по договору подряда: сформирует договор и акт выполненных работ по вашим данным. Как и в случае со штатными работниками, вы можете организовать обмен электронными документами с исполнителем по ГПД через СБИС.

Какой бы вариант оформления отношений с заграничным сотрудником вы ни выбрали, СБИС поможет его реализовать: от командировки до увольнения дистанционного работника.

Работодатели могут по своему усмотрению отправлять сотрудников в зарубежные командировки. В том числе, если в трудовом договоре прописали, что работа разъездная. Главное — указать в приказе и служебном задании:

• Срок командировки. Ограничений по сроку в законе нет: хоть месяц, хоть 2 года.
• Цель командировки. Цель должна быть связана с получением прибыли, чтобы расходы можно было принять в налоговом учете. «Мир повидать» — не подойдет. Маркетологу можно прописать «анализ зарубежного рынка сбыта». Программисту — «обмен опытом с зарубежными партнерами» или «обучение».

Если сотрудник уезжает за границу, чтобы выполнять свои обычные трудовые обязанности, это не признается командировкой. Это дистанционная работа. И здесь уже правильно прописывать в трудовом договоре в качестве места работы зарубежное государство.

Налоговые последствия в 2023 и 2024 году. Командированный работник продолжает числиться в штате. Выплаты командированному считаются доходами, полученными от российского источника. Место работы в трудовом договоре не меняется. Факт направления в командировку не влияет на условия заключенного трудового договора. Работодатель в качестве налогового агента уплачивает с выплат такому работнику НДФЛ 13% (15% — с доходов выше 5 млн рублей). А если физлицо потеряло статус налогового резидента РФ, то есть находилось более 183 дней за границей, — по повышенной ставке 30%. В обычном порядке платятся страховые взносы.

Риски. Командировка за рубеж может обойтись дорого, так как работнику полагается выплатить:

• Средний заработок за каждый день командировки.
• Суточные, как правило, в повышенном размере для загранкомандировок.
• Компенсацию билетов, аренды жилья и прочих расходов.

Пусть бывший работник зарегистрирует в России свое ИП на спецрежиме УСН. Заключите с таким ИП договор ГПХ на выполнение работ или оказание услуг.

Сотрудничать с бывшим работодателем в рамках самозанятости не получится. Закон содержит прямой запрет на сотрудничество самозанятого с экс-работодателем в течение 2 лет после увольнения.

Налоговые последствия в 2023 и 2024 году. ИП-контрагент будет сам платить за себя все налоги. Это 6 или 15% в зависимости от объекта налогообложения по УСН. Также ИП сам будет платить за себя страховые взносы. Заказчику не нужно отслеживать налоговый статус подрядчика/исполнителя.

Если физлицо станет резидентом чужой страны, бизнес-доходы, которые он получает в России, могут обложить налогом по законам того другого государства. Если между странами заключено соглашение об избежании двойного налогообложения, налоговую нагрузку вряд ли получится сократить. Дело в том, что такие соглашения, как правило, касаются налогов на доход физлиц (у нас это НДФЛ), имущество и капитал. Единый налог по УСН не входит в этот перечень, поэтому его не получится зачесть в счет уплаты налога за рубежом. На этапе открытия бизнеса нужно заранее проконсультироваться с экспертом по налогам в той стране, куда уезжает будущий ИП. Цель — заранее понимать, сколько налогов придется платить в этом другом государстве, если человек ведет бизнес и получает доход у нас в России, но живет в той стране.

Риски. Необходимо тщательно обосновать необходимость такого сотрудничества. Хорошо, если у ИП будут и другие заказчики. Отношения не должны быть похожи на трудовые. Кроме ГПД, нужны подробные техзадания (ТЗ), акты.

Этот вариант может быть оптимальным, если команда сотрудников переезжает в другую страну. На них в полном объеме будут распространяться нормы российского трудового права. Также нужно учитывать законодательство иностранного государства. В трудовом договоре пропишите место работы — «представительство в иностранном государстве».

Налоговые последствия в 2023 и 2024 году. Зарплата будет доходом от источников за пределами РФ. А значит, работодатель не признается налоговым агентом по НДФЛ в отношении таких выплат. Работник со статусом «налоговый резидент РФ» будет сам по итогам года платить НДФЛ 13% (15% — с доходов выше 5 млн рублей). А если потерял статус налогового резидента РФ, то есть провел за границей больше 183 дней, платить НДФЛ не должен. Доходы, которые работник до отъезда заработал в России с начала года, бухгалтер пересчитает по ставке 30%.

Как только работник приобретет статус налогового резидента в стране проживания, эта страна может потребовать платить местный налог. Какой — зависит от налогового законодательства той страны. Целесообразно до переезда за границу проконсультироваться с экспертом по налогам в той стране, куда уезжает человек. Это нужно, чтобы понимать, сколько налогов и с какого момента придется платить в этом другом государстве.

Платить страховые взносы в России работодатель должен в полном объеме. Даже когда работник потеряет статус налогового резидента РФ, потому что для взносов имеет значение наличие гражданства Российской Федерации.

В условиях внешних санкций против России может быть выгодно открыть не представительство, а новую фирму или ИП за рубежом в дружественной стране. Например, в Казахстане. Так бизнес получает возможность беспрепятственно работать с зарубежными контрагентами и перечислять зарплату сотрудникам в валюте на иностранные счета.

Налоговые последствия в 2023 и 2024 году. Если параллельно ведете бизнес в России, бизнес-доходы из-за рубежа также придется облагать у нас в России. Причем если в России бизнес на УСН или ПСН, не получится применить соглашение об избежании двойного налогообложения: такие соглашения на спецрежимы не распространяются. Соглашение применяется к общережимным налогам (НДФЛ, налогу на прибыль).

Если в России бизнес закрыли, но заграничный бизнес оформлен на российских граждан, пока они налоговые резиденты РФ — будут платить с доходов, полученных за границей (например дивидендов), и налог в России. Если иностранная компания налог с дивидендов уже уплатила и соглашение об избежании двойного налогообложения позволяет, можно зачесть уплаченную там сумму в счет нашего НДФЛ. Для этого в российскую налоговую нужно представить документы, которые подтвердят уплату налога за границей.

Риски. При наличии бизнеса в России или если заграничный бизнес оформлен на российских граждан, необходимо соблюдать валютное законодательство РФ. В нем много нюансов. А в условиях санкций также принимаются нормативные акты, которые устанавливают особый порядок. Важно оперативно следить за изменениями в этой сфере.