Командировочные расходы в 2022 году
Не всякая служебная поездка сотрудника — командировка. Да и не каждого работника можно отправить в командировку, даже если он не против. А если командировке быть, как оформить ее и рассчитать суточные? Как отразить расходы для налоговой? Полный гайд по командировкам — в этой статье.
Что вы узнаете
Какие есть ограничения для командировок
«Классический вариант» командировки — это поездка в другую организацию или встреча с партнерами на нейтральной территории. Но и перемещения между подразделениями своей компании тоже признаются командировкой, например:
- Поездка сотрудника из головного офиса в обособленное подразделение и наоборот, а также из одной обособки в другую. При этом обе обособки могут располагаться в одном городе, например, в разных районах Москвы.
- Поездка дистанционного работника в головной офис, который находится в другом городе.
Когда поездки не являются командировками
Поездки некоторых работников не признаются командировкой, даже если носят служебный характер:
- Если у сотрудника в трудовом договоре прописан разъездной характер работы или работа в пути. Не нужно оформлять командировки курьерам, водителям или мастерам на час.
- Для дистанционных сотрудников в пределах того города, где они постоянно работают. Московская фирма не должна оформлять командировками рабочие поездки торгового представителя по Ярославлю, если он постоянно живет и работает там.
- Если исполнитель работает по договору ГПХ. Вы можете компенсировать расходы на рабочие поездки исполнителю, но оформлять их как командировки опасно: это признак трудовых отношений.
Кого нельзя направить в командировку
Есть работники, которых нельзя направлять в командировки ни при каких условиях, даже если они согласны:
- Беременные сотрудницы.
- Работники младше 18 лет (кроме спортсменов и некоторых творческих специалистов).
- Работники — иностранцы, временно проживающие или временно пребывающие в РФ, а также ВКС — за пределы той местности, которая указана в разрешении на работу или разрешении на временное проживание. Исключения действуют только для отдельных профессий. За нарушение грозит штраф до 800 тысяч рублей для ИП и ООО или приостановление деятельности до 90 суток.
- Инвалиды, если это противоречит их индивидуальной программе реабилитации.
- Работники по ученическому договору, если поездка не связана с обучением. Можно направить работника-ученика в командировку для сдачи экзаменов, но нельзя для настройки оборудования у заказчика из другого города.
Как оформить командировку
Издайте локальный акт о командировках (например, Положение о служебных командировках) и ознакомьте с ним под подпись работников, которые ездят в командировки. Это необязательный документ, но с его помощью вы обоснуете расходы на командировки перед налоговой и избежите претензии работников по оплате командировок.
Что прописать в Положении о служебных командировках
- Какими документами вы оформляете командировку: только приказом или, например, командировочным удостоверением, служебным заданием и отчетом о его выполнении.
- Какие расходы возмещаете сотруднику и в каком размере. Например, можно установить лимиты по перелетам: сотрудникам возмещается стоимость перелетов экономическим классом, а директору — бизнес-классом.
- Как возмещаете расходы в нестандартных ситуациях. Например, максимальные суммы возмещения при отсутствии подтверждающих документов.
- Какие подтверждающие документы и в какие сроки должен представить сотрудник по возвращении из командировки.
- В какой сумме выплачиваете суточные при командировках по России и за границей. Можно установить разные суммы суточных для разных регионов и для разных должностей.
- Как оплачиваете дни в командировке. Например, можно предусмотреть доплату до фактического заработка, если средний заработок окажется ниже.
Оформите приказы:
- О направлении в командировку. Пропишите, куда и кого направляете, с какой целью и на какой срок. Можно взять унифицированную форму № Т-9 (или № Т-9а для нескольких человек) или разработать и утвердить свой документ.
- О продлении срока командировки, если это необходимо. Пропишите основание для продления и новый срок. Командированному работнику направьте уведомление, например, по электронной почте.
- Об отзыве из командировки, если нужно досрочно прекратить задание. Пропишите причину отзыва, новую дату окончания командировки и оповестите работника.
Запросите у сотрудника согласие на командировку
Некоторых сотрудников нельзя направлять в командировку без письменного согласия (сначала вы должны письменно уведомить их о праве на отказ от командировки):
- Сотрудниц с детьми до 3 лет.
- Сотрудников с детьми до 5 лет, если воспитывают в одиночку.
- Сотрудников с детьми-инвалидами и тех, кто ухаживает за больными родственниками.
Если вы отправите в командировку сотрудницу в положении или не возьмете письменное согласие у сотрудницы с годовалым ребенком, трудовая инспекция при проверке выпишет штраф: для ИП 5 тысяч рублей, а для ООО 50 тысяч.
Если сотрудник находится в отпуске, сначала придется оформить отзыв из отпуска по его письменному согласию и только после этого отправить в командировку.
Остальные документы можно оформить, если есть необходимость или это прописано в ваших локальных актах:
- Служебная записка от непосредственного руководителя. В ней, как правило, указывают цель поездки и плановый срок.
- Командировочное удостоверение (форма № Т-10). Может потребоваться при направлении в загранкомандировку в некоторые страны СНГ. Как подтверждение даты пересечения российской границы для оплаты суточных. Например, при поездке в Белоруссию на машине.
- Служебное задание и отчет о его выполнении (форма № Т-10а). Этот документ докажет налоговой, что директор летал в Сочи на переговоры с потенциальным заказчиком, а не отдохнуть. А значит, расходы на командировку обоснованы.
- Журнал учета командировок. Имеет смысл вести такой журнал, если у вас много сотрудников одновременно направляются в командировки, чтобы не пропустить сроки выплат и оформления авансовых отчетов.
- Служебная записка работника. Ее составляют в нестандартных случаях. Например, когда сотрудник потерял документы или сломалась машина по пути в командировку.
В СБИС можно оформить командировку в два клика: создать поездку, внести расходы и согласовать у руководителя. СБИС автоматически создаст все необходимые документы, которые нужно заверить электронной подписью. Бухгалтер получает готовый приказ и выплачивает сотруднику под отчет.
Что входит в командировочные расходы
- До начала командировки выдайте работнику под отчет:
- Суточные;
- Стоимость билетов;
- Стоимость аренды жилья (если работник оплачивает за свой счет);
- Другие расходы, установленные ЛНА или согласованные директором.
Заранее выплатить сотруднику командировочные расходы — обязанность работодателя. За нарушение грозит штраф для ИП до 5 тысяч рублей, для ООО до 50 тысяч. Некоторые суды считают, что в этом случае придется еще выплатить компенсацию сотруднику, аналогично компенсации за задержку зарплаты (апелляционное определение Верховного суда Республики Татарстан от 13.07.2015 № 33-10274/2015).
- В течение 3 рабочих дней со дня окончания командировки получите от сотрудника авансовый отчет с подтверждающими документами. Или составьте авансовый отчет по предоставленным документам.
Какими документами подтвердить командировочные расходы
Расходы на проезд:
- Общественный транспорт: бумажные билеты (ж/д, авиа-, автобусные), электронный авиабилет (распечатка маршрута-квитанции и посадочный талон), электронный ж/д билет (распечатка контрольного купона), багажная квитанция.
- Такси: чек или квитанция.
- Личная машина работника: соглашение об использовании автомобиля в служебных целях, путевой лист, чеки на покупку ГСМ, служебная записка с указанием дат выезда в командировку и возвращения. За использование личного автомобиля выплатите работнику компенсацию.
Расходы на жилье:
- Гостиница: ККТ, счет гостиницы, другой платежный документ;
- Арендованная квартира: договор аренды и платежный документ.
Прочие расходы:
- Связь;
- Получение загранпаспорта, визы;
- Консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита транспорта;
- Комиссии за обмен валюты;
- Другие расходы, установленные ЛНА и/или согласованные руководителем. Например, тестирование на COV-19 или плата за выбор места в самолете.
Подтверждением будут документы об оплате и оказании услуг: счета, чеки, квитанции, договоры, расшифровки услуг связи, справка о покупке валюты.
Суточные: документальное подтверждение, на что потрачены суточные, не требуется. Сотрудник может потратить их на питание, а может сходить в кино.
Если сотрудник не отчитается по командировке, работодатель вправе удержать выданную ему сумму из заработной платы. Зависшие подотчетные суммы, не удержанные с работника, налоговая признает доходом и начислит НДФЛ.
- Выдайте сотруднику перерасход по авансовому отчету или получите от него остаток неиспользованной подотчетной суммы (в кассу или на расчетный счет).
В СБИС сотрудники могут самостоятельно формировать авансовый отчет по командировке в электронном виде и прикреплять сканы подтверждающих документов. Бухгалтеру останется только проверить его и принять к учету. Кроме того, руководитель и бухгалтер могут не только посмотреть, кому и сколько выдано в подотчет, но и проконтролировать сроки предоставления авансовых отчетов.
Как рассчитать суточные
Размер суточных работодатель устанавливает сам в ЛНА. Можно установить разные суммы для разных областей РФ, стран и даже для разных должностей. Обычно суточные подгоняют к лимитам, которые не облагаются НДФЛ и взносами:
- 700 рублей в день для командировок по России;
- 2500 рублей в день для загранкомандировок. День выезда из России оплачивают по «российским» нормативам, день возвращения — по «заграничным».
Суточные выплачивают за каждый день командировки, в том числе за выпавшие на командировку:
- выходные и нерабочие праздничные дни;
- дни, проведенные в дороге;
- дни болезни сотрудника;
- время простоя, даже по вине самого работника.
Не нужно платить суточные:
- При однодневных командировках по России. При однодневных загранкомандировках размер суточных сокращается до 50% установленной у вас суммы.
- При командировках в местность, откуда работник каждый день может возвращаться к себе домой.
Как рассчитать количество дней командировки
Даты выезда в командировку и возвращения определяйте по билетам или по путевому листу, если сотрудник ездил на машине:
- транспорт отправляется до 24 часов включительно: день выезда (возвращения) — текущие сутки.
- транспорт отправляется после 00 часов: день выезда (возвращения) — следующие сутки.
Например, Гусев А. Н. вылетел из Москвы в командировку в Калининград 15.10 в 23:55, а вернулся 17.10 в 00:10 — срок командировки 3 дня: 15, 16, 17 октября.
Время проезда до аэропорта или вокзала включайте в командировку, если они находятся в другом городе. Например, Сорокин О. К. вылетает из Москвы в командировку в Калининград 18.10 в 04:00. Для этого он выехал из Ярославля 17.10 в 22:00. Первый день командировки — 17.10.
Если проездные документы сотрудник потерял, срок командировки считайте по документам на проживание, отметкам в командировочном удостоверении или на основании служебной записки работника.
Как оплатить период командировки
Порядок оплаты времени, которое сотрудник провел в командировке, зависит от того, чем он занимался в эти дни: работал, отдыхал или болел.
- Рабочие дни: оплачивайте по среднему заработку. Платить обычную зарплату за время командировки незаконно.
Средний заработок нужно начислить и за дни выезда и возвращения, даже если сотрудник в эти дни работал в офисе. Если средний заработок ниже оклада, вы можете доплатить сотруднику разницу. Но учесть в расходах такую доплату можно, только если она предусмотрена трудовым договором или ЛНА.
- Выходные и нерабочие праздничные: если сотрудник работал в эти дни (оформлено привлечение к работе в выходные), оплачивайте в двойном размере или в одинарном с предоставлением дополнительного выходного. Если не работал, оплачивать никак не нужно.
- Дни болезни по больничному листу: оплатите пособие по временной нетрудоспособности за первые три дня, за остальные дни пособие выплатит ФСС. За эти дни работнику полагаются суточные и возмещение расходов на жилье (если он не находился в стационаре).
Пример расчета заработной платы за время командировки
Сидоров Н. Н. направлен в командировку с 1 по 31 октября 2021 года с оформлением работы во все выходные дни, приходящиеся на командировку. С 18 по 24 октября у него официально был больничный. Оклад Сидорова 50 тысяч рублей, средний дневной заработок для оплаты командировки 1500 рублей, средний дневной заработок для оплаты больничного 1000 рублей. Заработок за октябрь составит:
- за 16 рабочих дней: 1500 × 16 = 24 000
- за 8 выходных дней: 50 000 / 21 × 2 × 8 = 38 095,24
- за 7 дней на больничном: 3 × 1000 = 3000 (за счет работодателя), 4 × 1000 = 4000 (за счет ФСС)
- итого работодатель начислит: 65 095,24 рубля.
СБИС помогает быстро рассчитать зарплату командировочным сотрудникам. Средний заработок начисляется прямо из того документа, которым оформляли командировку. При необходимости параметры расчета среднего заработка можно изменить, например, оплатить командировку из суммы оклада. Если сотрудник работал в выходные, СБИС сам рассчитает ему повышенную зарплату за эти дни по отметкам в табеле учета рабочего времени.
Как отразить командировочные расходы в налоговом учете
На сумму командировочных расходов можно уменьшить налог на прибыль и налог по УСН с объектом «доходы — расходы». Какие именно расходы можно принять к учету, зависит от системы налогообложения:
- При ОСНО — любые расходы на командировки, потому что перечень открытый. При методе начисления расходы принимаются на дату утверждения авансового отчета.
- При УСН — только расходы, перечисленные в НК РФ. К ним относятся суточные, расходы на проезд, аренду жилья, выдачу виз и паспортов, платежи и сборы за право въезда, транзита транспорта. Расходы, оплаченные сотруднику «авансом», принимаются на дату утверждения авансового отчета, перерасход по авансовому — на дату его выплаты сотруднику.
Уменьшить налоги можно на всю сумму командировочных расходов, если выполнены условия:
- Есть документальное подтверждение. Если сотрудник потерял билеты, вы можете возместить их стоимость на основании ЛНА или решения руководителя, но принять в расходы такое возмещение нельзя.
- Доказана обоснованность. Важно, чтобы командировка по всем документам имела деловую цель, при этом результат поездки не так важен. Например, можно принять расходы на командировку для переговоров с потенциальным клиентом, даже если по итогу договор не заключен. Доказательствами могут служить договор о намерениях, официальная переписка (приглашение на встречу с одной стороны и подтверждение встречи с другой), протокол встречи.
Компании и ИП на ОСНО могут принять к вычету НДС со стоимости билетов (счет-фактура не нужен) и стоимости проживания (нужен счет-фактура или УПД). Главное условие принятия к вычету НДС — эти расходы должны учитываться по налогу на прибыль.
НДФЛ и взносы
Командировочные расходы (кроме суточных), не облагаются НДФЛ и взносами в полной сумме, подтвержденной документами. Если документов нет, придется «обложить по полной».
Для суточных документальное подтверждение не требуется, но они не облагаются НДФЛ и взносами только в пределах лимитов:
- 700 рублей в день для командировок по России;
- 2500 рублей в день для загранкомандировок.
Как отразить расходы в бухучете
Если работник сам оплачивает расходы по командировке, они отражаются, как любые подотчетные суммы, через счет 71. Если расходы оплачивает работодатель, например, сам покупает билеты и бронирует гостиницу, счет 71 не используют. После предоставления авансового отчета по командировке расходы списывают на счета затрат (20, 25, 26, 44) или счет 91 в зависимости от цели командировки и специфики деятельности.
Пример отражения командировочных в бухгалтерском учете
Петрова С. Ю. направили в командировку на 5 дней с 25 по 29 октября. Аванс по командировочным перечислили ему 20 октября на карту — 20 300 рублей (оплата жилья 4 × 3000 (без НДС), суточные 5 × 700, ж/д билеты 4800 (в т.ч. НДС 800). Авансовый отчет сотрудник представил 1 ноября, кроме билетов и чеков гостиницы, к нему приложены чеки на такси на сумму 1000 рублей.
Дата Содержание операции Дебет Кредит Сумма 20.10 Выдан аванс под отчет 71 51 20 300 01.11 Списаны расходы по АО 26 71 20 500 Отражен НДС с билетов 19 71 800 НДС со стоимости билетов можно принять к вычету, если он выделен в билете (Письмо Минфина России от 10.01.13 № 03-07-11/01)НДС принят к вычету 68 19 Выплачен перерасход 71 51 1000 Организации и ИП на УСН составляют те же проводки, но без проводок по НДС.
Видеоматериалы по теме
