Как работать с самозанятыми и не подставить себя
Налог на профессиональный доход (НПД) — самый щадящий налоговый режим, доступный даже физлицам без статуса ИП. Поэтому исполнители на НПД уже не редкость. Как сотрудничать с самозанятыми и получать выгоду, а не штрафы, читайте в статье.
Вы узнаете
Налоги и отчеты по исполнителям-самозанятым
В общем случае по исполнителям-самозанятым:
- выплаты не облагаются страховыми взносами и НДФЛ;
- расчеты не включаются в 6-НДФЛ и РСВ;
- исполнители не отражаются в СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.
Это правило действует всегда, когда исполнитель зарегистрирован как ИП.
Если у исполнителя нет статуса ИП — при выполнении условий:
- На дату расчетов исполнитель имеет право на НПД (доходы не превысили 2,4 млн, не снялся с учета добровольно, не занялся запрещенной для НПД деятельностью).
- Самозанятый не является вашим работником и не был им последние два года.
Если хотя бы одно условие не выполняется, самозанятый становится «обычным физиком», работающим по договору ГПХ. В этом случае вы обязаны заплатить НДФЛ и взносы с его вознаграждения и отразить эти выплаты в зарплатных отчетах. Поэтому безопаснее иметь дело с самозанятыми-ИП, иначе требуется дополнительная проверка и подстраховка.
Проверка статуса самозанятого
Вы нашли подходящего исполнителя, например, веб-дизайнера с отличным портфолио, и уже готовы начать сотрудничать и даже перечислить аванс. Но торопиться не стоит. Сначала убедитесь, что ваш дизайнер действительно является плательщиком НПД.
На дату заключения договора и на каждую дату оплаты:
- Получите подтверждение статуса самозанятого:
- Самостоятельно проверьте статус по ИНН на сайте налоговой.
- Или запросите справку о постановке на учет в качестве плательщика НПД (КНД 1122035). Эту справку формирует сам самозанятый в приложении «Мой налог». Справка выдается в электронном виде с электронной подписью ФНС.
Подтверждение статуса требуется независимо от того, является исполнитель ИП или нет, потому что от этого зависит порядок документального оформления расходов.
- Запросите справку о доходах по НПД (КНД 1122036), также из приложения «Мой налог», если у вас крупная выплата или год подходит к концу. Эта справка покажет, не станет ли ваша выплата сверхлимитной. Например, самозанятый уже заработал с начала 2021 года 2 млн 350 тысяч. Если вы заплатите ему 100 тысяч, то только 50 тысяч попадут под НПД, а с остальных 50-ти вам придется уплачивать взносы и НДФЛ.
Исполнитель может потерять право на НПД уже после заключения договора. В СБИС предусмотрен особый порядок учета расчетов с самозанятыми. Вы регистрируете договор ГПХ и отмечаете, что исполнитель — плательщик НПД. Если статус исполнителя изменится, вам достаточно снять галочку, и программа автоматически начислит все необходимые зарплатные налоги.
Документальное оформление
Чек
Главный документ, который вы должны получить от самозанятого в подтверждение оплаты, — чек. Это не чек ККТ, а документ, сформированный в приложении «Мой налог» (или в банковских сервисах для самозанятых).
Чек необходим:
- Чтобы не начислять страховые взносы с выплаты самозанятому.
- Подтвердить расходы на ОСНО, УСН. Без чека принять в расходы выплаты исполнителю на НПД вы не сможете, даже если на руках будет договор и акт.
Чек самозанятый может выдать на бумаге, отправить ссылку на него по смс или электронной почте, предоставить QR-код для считывания. Лучше запросите у исполнителя ссылку на чек, так вы сможете проверить его реальность. В каком виде хранить чек, в бумажном или электронном, решаете сами.
В ваших интересах получить чек как можно раньше. Но по закону максимальный срок передачи чека зависит от способа оплаты:
- При оплате наличными — в момент расчетов.
- При безналичной оплате — не позднее 9-го числа следующего месяца. Если оплату самозанятому вы перечислили 20 июня, то чек он должен предоставить до 9 июля.
Вы не нарушите закон, если переведете оплату самозанятому, у которого нет статуса ИП, на его личную банковскую карту или электронный кошелек.
Если самозанятый решил спрятать доходы и не выдал вам чек, вы можете пожаловаться в налоговую с помощью сервиса «Обратиться в ФНС России». За спрятанные доходы самозанятому грозит штраф до 100% суммы доходов. Но ваша цель — получить чек, поэтому лучше договориться с исполнителем: он вам выдает чек, вы — не сообщаете в ФНС.
В чеке проверьте следующие реквизиты:
- Сумму и дату оплаты.
- ИНН покупателя (заказчика). Чтобы ИНН был верный, сообщите его исполнителю заранее, до оплаты.
- Наименование оказанных услуг (работ, товаров).
В случае ошибки (например, нет вашего ИНН или указана другая сумма) исполнитель должен аннулировать неправильный чек и прислать исправленный.
Договор
Бумажный договор с самозанятым не нужен, если сделка совершается одномоментно: договорились — получили работы (товары) — оплатили. Например, оплатили готовый шаблон сайта и сразу получили его — можно обойтись без договора. Ваша оплата и будет служить подтверждением сделки. Если же вы заказываете эксклюзивный дизайн сайта, вносите предоплату, потом несколько месяцев согласовываете его, нужен договор. Также бумажный договор может потребоваться вам как страховка от возможных проблем с налоговой. Для этого пропишите в договоре, что исполнитель:
- является плательщиком НПД;
- обязан сообщить вам об утрате права на НПД (снятии с учета) в течение определенного срока;
- обязан передать вам чек в течение определенного срока и удобным вам способом.
Вы можете установить в договоре штрафы для исполнителя за неисполнение обязанностей. Тогда будет шанс получить деньги через суд, если самозанятый не выдал вам чек. Чтобы избежать рисков, юристы советуют прописать, что дополнительные расходы заказчика по уплате взносов несет исполнитель, если своевременно не уведомил об утрате права самозанятости.
Акт
Акт в дополнение к чеку (а не вместо чека) потребуется:
- Если оплата и оказание услуг (выполнение работ) не совпадают по времени. Например, предоплату сделали в июне, а сдача работ будет только в сентябре. На основании акта вы отразите расходы в учете в третьем квартале.
- Если вам важно подробно прописать наименование услуг (работ) и от этого зависят гарантии по договору или возможность принять эти услуги (работы) в налоговые расходы. Допустим, вы наняли самозанятого бухгалтера для составления отчетности и прописали в договоре материальную ответственность исполнителя за нарушение сроков сдачи или ошибки. В акте вы отразите конкретный перечень подготовленных отчетов, за которые исполнитель несет ответственность.
- Если сумма оплаты значительная. Акт в этом случае будет дополнительным подтверждением расходов для налогового учета.
Как вычислят работников-самозанятых
Работодатели хотят сотрудничать с самозанятыми работниками по нескольким причинам:
- Существенная экономия на НДФЛ и взносах.
- Не нужно соблюдать социальные гарантии (больничные, отпуска).
- Возможность применять ПСН. ИП на патенте не учитывают исполнителей-самозанятых для соблюдения ограничения по численности работников в 15 человек.
Налоговая и Роструд знают о схемах с самозанятыми и активно их раскрывают совместными усилиями. Вы в зоне риска:
- Если провели массовое сокращение работников и заключили взамен договоры с самозанятыми. Налоговая увидит снижение страховых выплат, среднесписочной численности и рост выплат в пользу самозанятых. Если хотите использовать такую схему, переходите на нее очень постепенно.
- Вы единственный заказчик у самозанятого. Это может означать, что зарегистрировался он «под вас».
- Выплаты самозанятым похожи на зарплату (одинаковые суммы из месяца в месяц, примерно в одни и те же даты).
- В договорах с самозанятыми есть формулировки из ТК РФ. Если самозанятый — ваш постоянный исполнитель, составьте договор ГПХ, в котором нет ни намека на трудовой характер отношений (соблюдение правил ВТР, обеспечение средствами труда, работа в офисе заказчика).
За «маскировку» трудовых отношений предусмотрен штраф до 100 000 ₽ по ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме того, вам придется заплатить НДФЛ и взносы, а также штраф 20–40% от суммы неуплаченных налогов, сдать корректировки по отчетам.
Видеоматериалы по теме
