Какие бывают электронные подписи: разбираемся в видах ЭЦП
Предприниматели могут выбирать электронные подписи под разные задачи. Некоторым компаниям ЭЦП нужны, чтобы сотрудники подписывали внутренние инструкции, другим — чтобы бухгалтеры подписывали закрывающие документы и обменивались ими с контрагентами. В статье расскажем, какие бывают электронные подписи (ЭЦП), чем отличаются электронные подписи друг от друга и для каких задач подходит каждая.
Сравнительная таблица основных ЭЦП
| ПЭП | НЭП | КЭП | |
|---|---|---|---|
| Какой имеет вид | Логин и пароль для входа в личный кабинет сервиса | Файл с зашифрованным ключом на USB-токене (флешке), мобильном девайсе или облаке | Файл с криптографической защитой и квалифицированным сертификатом на USB-токене (флешке), мобильном девайсе или облаке |
| Что подтверждает | Собственника ЭЦП | Собственника ЭЦП и неизменность документа | Собственника ЭЦП и неизменность документа |
| Для чего нужна | Регистрироваться в личном кабинете «Госуслуг», банков и других сервисов | Подписывать сотрудниками внутренние документы компании, например инструкции и заявления | Подписывать любые документы, например договоры, акты, документы для госорганов |
| Сколько действует | Бессрочно | В среднем 1 год | В среднем 1 год |
Узнайте, какая подпись подходит под ваши задачи
Наши менеджеры свяжутся с вами и помогут подобрать подходящую ЭЦП
Простая электронная подпись (ПЭП)
Это логин и пароль для входа в личный кабинет программы.
Где используют
Обычно такими ЭЦП пользуются банковские приложения и другие сервисы для идентификации клиентов.
Какой юридической силой обладает
Простая электронная подпись может приравниваться к собственноручной, если между участниками электронного документооборота заключено соглашение. В таком документе должны быть указаны правила, по которым пользователя определяют по ПЭП. Кроме того, в соглашении прописывают, что участники никому не должны передавать информацию из ЭП: пароли и коды.
«Госуслуги» также используют ПЭП, чтобы идентифицировать пользователя перед входом в его учетную запись
Сколько действует
Бессрочно или пока сервис не попросит изменить пароль для безопасности аккаунта.
Стоимость
Бесплатно.
Как получить
Зарегистрируйтесь на сайте нужного вам сервиса. После регистрации получите логин и пароль для входа в личный кабинет и введите их на странице авторизации.
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)
Это файл с зашифрованным ключом. НЭП можно хранить на USB‑токене (флешке) или виртуально: в облаке или на мобильном устройстве.
Иногда к названию добавляют слово «усиленная» — усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП). Есть два типа ЭЦП: УНЭП ГК («Госключ») и УНЭП. УНЭП ГК можно получить на «Госуслугах». Но имейте в виду, что с помощью НЭП «Госключ» документы можно подписать только телефоном. Обычную неквалифицированную подпись сотрудникам может оформить сама компания, если подключена к специальным сервисам.
В Saby (СБИС) сможете сами организовать выдачу НЭП своим сотрудникам. Работникам не нужно будет ходить в отдел кадров, чтобы подписать внутренние инструкции и приказы, а компания сэкономит деньги на бумаге.
Где используют
НЭП можно подписывать некоторые документы во внутреннем и внешнем документообороте, например:
- накладные, авансовые отчеты, акты сверок и другие первичные документы;
- приходные и расходные кассовые ордера и другие кассовые документы;
- кадровые документы для сотрудников, кроме приказа на увольнение;
- договоры и доп. соглашения к ним;
- акты оказания услуг и выполненных работ.
Какой юридической силой обладает
Участники ЭДО должны заключить соглашение о том, что документы, подписанные НЭП, будут иметь юридическую силу. Тогда эти документы будут приравниваться к бумажным с собственноручной подписью.
Сколько действует
В среднем НЭП выпускают на 1 год, но в некоторых случаях можете получить неквалифицированную электронную подпись на более длительный срок. Например, Saby выдает НЭП на 15 месяцев.
Стоимость
Зависит от удостоверяющего центра. При использовании НЭП «Госключ» или Saby вам нужно будет заплатить только за личный кабинет сотрудника, а не за подпись.
Как получить
Через приложение «Госключ», а также в личном кабинете Saby.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП)
Как и в случае с НЭП, иногда к названию КЭП добавляют слово «усиленная» — усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). КЭП относится к тому виду электронных подписей, которая полностью заменяет собственноручную при подписании любых документов.
Где используют
При взаимодействии с госорганами. С этим типом подписи можете сдавать отчетность в ФНС, а также данные в ЕГАИС, «Меркурий» и другие государственные информационные системы.
Для участия в тендерах. КЭП дает возможность участвовать в государственных и коммерческих закупках на электронных торговых площадках, а также в аукционах по банкротству.
При документообороте между контрагентами. Можете подписывать и обмениваться счетами‑фактурами, универсальными передаточными и другими документами.
Документооборот с контрагентами
Отправляйте и подписывайте акты, счета‑фактуры, накладные и другие документы онлайн в 1 клик
Какой юридической силой обладает
КЭП — это полноценный аналог обычной подписи на бумаге. Документы, подписанные этой разновидностью ЭЦП, имеют такую же юридическую силу, как если бы человек подписал их сам на бумаге.
Виды КЭП
Квалифицированную электронную подпись могут выпустить юридические лица (их руководители), а также физические лица, в том числе ИП.
Рассмотрим эти виды ЭЦП и их отличия:
Для руководителей и ИП. Директора компаний и индивидуальные предприниматели могут оформить КЭП в налоговой или у доверенных лиц удостоверяющего центра ФНС. Чтобы получить ЭЦП, нужно предоставить паспорт, СНИЛС, личный ИНН и флешку — USB‑токен для записи ключа подписи. Токен можно купить в Тензоре.
Руководитель организации по своей КЭП может выпустить машиночитаемые доверенности (МЧД) для сотрудников, чтобы они могли подписывать необходимые документы. Подробнее об МЧД читайте в нашей статье.
- Для физлиц. КЭП можно выпустить в удостоверяющих центрах, например в Тензоре. С квалифицированной электронной подписью сможете подтвердить свою учетную запись на «Госуслугах», а также электронно оформить ипотеку или кредит. О других возможностях КЭП для физлиц узнайте в нашей статье.
Сколько действует
ФНС и удостоверяющие центры выпускают КЭП на срок от 12 до 15 месяцев.
Стоимость
Цена на КЭП начинается в среднем от 2 000 ₽. Стоимость зависит от того, есть ли у вас уже USB‑токен или нет.
Как получить
Руководителям компаний и ИП нужно обратиться в налоговую или к доверенным лицам УЦ ФНС.
Физлица могут получить КЭП через приложение «Госключ». Однако эта услуга доступна только гражданам РФ и при условии, что пользователь подтвердил свою личность одним из способов:
- С помощью действующего загранпаспорта нового образца, а также телефона или планшета с технологией передачи данных Near Field Communication (NFC).
- Через подтвержденную биометрию. При этом нужно зарегистрироваться в Единой биометрической системе.
- После посещения МФЦ или банка. Чтобы подтвердить личность, возьмите с собой паспорт.
Быстрее и без сложностей получить КЭП можете в удостоверяющем центре — например, УЦ «Тензор». Оставьте заявку на звонок, наш менеджер перезвонит вам и поможет выбрать подходящую электронную подпись. Не нужно будет вносить свои биометрические данные в единую государственную систему или ехать в МФЦ. Мы направим к вам курьера — просто покажете ему свой паспорт, он подтвердит вашу личность и отдаст ЭП.