2 декабря '21

6-НДФЛ: типичные ошибки и как их избежать

Марина Баландина

профессиональный бухгалтер

Сдать 6-НДФЛ без уточненок и объяснений с налоговой — мечта бухгалтера. Цифры в отчете должны биться по всем контрольным соотношениям, сходиться с учетными данными, а в годовом отчете еще и со справками о доходах по каждому сотруднику. Более того, 6-НДФЛ единственный отчет, по которому налоговая контролирует сроки уплаты налога: ошибетесь — будут пени. Но добиться идеального 6-НДФЛ все-таки можно, если комплексно подойти к его проверке. Как это сделать и на что обратить внимание — расскажем в статье.

Правила сдачи 6-НДФЛ

Кто должен сдавать. Сдавать 6-НДФЛ должны компании и ИП, которые в течение года начисляли или выплачивали доходы физлицам (работникам, исполнителям по ГПХ, учредителям). Даже если была единственная выплата в январе, отчеты придется сдавать до конца года.

Сроки:

за I квартал, полугодие и 9 месяцев — в течение месяца, следующего за отчетным периодом;
за год — не позднее 1 марта следующего года.

Если последний день срока выпадает на выходной, то срок сдвигается на ближайший следующий за ним рабочий день.

За нарушение срока сдачи 6-НДФЛ — 1000 рублей за каждый месяц просрочки (п. 1.2 ст. 126 НК РФ). Если опоздали более чем на 20 дней, налоговая вправе заблокировать счета в банке и переводы электронных денежных средств. В некоторых случаях штраф за просрочку можно уменьшить.

Форма отчета. С 2021 действует новая форма 6-НДФЛ, про ее заполнение подробно рассказали здесь.

Куда сдавать. Сдавать отчет и уплачивать НДФЛ нужно в ИФНС по месту учета ООО или ИП. Если есть обособленные подразделения, сдавать 6-НФДЛ нужно по каждому подразделению отдельно в налоговую по месту его регистрации или выбрать ответственное подразделение.

Если по ошибке сдали 6-НДФЛ не в ту налоговую (например, отчет по обособке сдали в налоговую головной организации), налоговая не «засчитает» сдачу и назначит штраф. Суд, скорее всего, будет на стороне налоговой.

Способ сдачи:

На бумаге, если количество физлиц в отчете (строка 120) не более 10 человек.
В электронном виде по ТКС — если более 10 человек.

Штраф за отчет на бумаге вместо электронного — 200 рублей.

Частые ошибки и как за них накажут

Удержанный НДФЛ (строка 020 = сумма строк 022) неправильно распределили между смежными отчетными периодами.
Пример. Сотрудник Степанов увольняется 30.06. В день увольнения ему выплатили расчет, а НДФЛ перечислили 01.07. Этот НДФЛ бухгалтер включила в 6-НДФЛ за полугодие, так как удержан он в июне. Но и в отчет за 9 месяцев этот НДФЛ попал еще раз по ошибке, потому что срок перечисления приходится на июль. В итоге удержанный НДФЛ за год (сумма строк 020 всех отчетов) будет завышена.
Как проверить. Удержанный налог (строка 022) сверьте с ведомостями на выплату. В раздел 1 отчета должен попасть НДФЛ с доходов, выплаченных в последние три месяца, независимо от срока уплаты налога.
Ошиблись в уплате налога: не уплатили или уплатили с опозданием, ошиблись в реквизитах платежки.
Пример. Бухгалтер ООО «Ромашка» при перечислении НДФЛ за обособленное подразделение скопировала не ту платежку и отправила налог в ИФНС головной организации. Когда налоговая столкнет 6-НДФЛ по обособке с карточкой расчетов с бюджетом, то обнаружит недоимку. За это организации грозит штраф 20% неуплаченной суммы налога, а также пени.
Как проверить. Удержанный налог (строка 022) и сроки уплаты (строка 021) сверьте с выпиской банка и выпиской из ИФНС.
Начисленный доход (строка 110) занизили/завысили.
Пример. ООО «Липа» выплатило зарплату за июль с опозданием, вместе с компенсацией за задержку. НДФЛ перечислили только с зарплаты, так как компенсация не облагается НДФЛ. Но в отчете за 9 месяцев доход по строке 110 «встал» по всем начисленным суммам. В результате базу по НДФЛ завысили на сумму компенсации.
Как проверить. Доход по строке 110 сверьте с документами начислений (расчетные ведомости, сводные ведомости): он должен быть равен сумме всех начислений за отчетный период за вычетом сумм, не облагаемых НДФЛ.
Заполнили один раздел 2 для разных ставок НДФЛ.
Пример. В ООО «Ветерок» устроился дистанционный работник, который не является налоговым резидентом РФ. Его доходы облагаются НДФЛ по ставке 30%, но в 6-НДФЛ бухгалтер включила их в один раздел с доходами остальных работников, облагаемыми по ставке 13%.
Как проверить. Сверьте «арифметику»: Налог исчисленный (140) = (Доходы (стр. 110) — Вычеты (стр. 130)) × Ставка (стр. 100). Если нет невыплаченных доходов и неудержанного НДФЛ, то весь исчисленный НДФЛ должен быть удержан (в этом отчетном периоде или в следующем).
Не отразили неудержанный налог (строка 170).
Пример. Сотруднику Петрову выдали беспроцентный заем 01.08, а 30.08 он уволился. При выплате расчета при увольнении бухгалтер забыла удержать НДФЛ с материальной выгоды за август — 200 рублей. Этот налог нужно отразить в 6-НДФЛ за 9 месяцев как не удержанный.
Как проверить. Сверьте исчисленный НДФЛ с доходов текущего отчетного периода и удержанный НДФЛ с этих же доходов. Если НДФЛ не удержан и в будущем не будет возможности его удержать, его нужно отразить по строке 170.
Не соответствует сумма доходов, НДФЛ, вычетов по всем справкам и в разделе 2 годового отчета.
Пример. В апреле ООО «Остров сокровищ» «выплатило дивиденды учредителю. Бухгалтер не стала проводить выплату дивидендов в зарплатной программе, а в 6-НДФЛ внесла дивиденды «вручную». В годовом отчете справка о доходах по учредителю автоматически не сформировалась, в итоге суммы раздела 2 не сошлись со справками о доходах.
Как проверить. Проследите, чтобы значение по строке 120 «Количество физических лиц, получивших доход» годового отчета было равно количеству справок. Правильность заполнения справок проверяйте по регистру НДФЛ.
Сумма дохода в 6-НДФЛ не соответствует базе для начисления страховых взносов в РСВ.
Эти расхождения могут быть обоснованными, например, пособия по больничным за счет работодателя облагаются НДФЛ, но не облагаются взносами. Но могут быть ошибочными, например, если в 6-НДФЛ не отразили выплаты по договору ГПХ, а взносы с этой суммы начислили.
Если доход в 6-НДФЛ (сумма строк 112 и 113) меньше, чем в РСВ (строка 050 приложения 1 к разделу 1), будут нарушены контрольные соотношения. В этом случае налоговая потребует дать пояснения. За непредставление (несвоевременное представление) пояснений — штраф 5 000 рублей.

Как накажут за ошибки

Штраф за ошибки в 6-НДФЛ — 500 рублей. Налоговая может снизить штраф или совсем не штрафовать, если:

ошибки в отчете не привели к занижению НДФЛ или нарушению прав физлиц (например, права на налоговый вычет);
вы заметили ошибки раньше, чем налоговая, и исправили их (подали уточненный отчет).

Автозаполнение и удобная проверка 6‑НДФЛ

Оставить заявку

Комплексная проверка 6-НДФЛ

Самый простой способ сдать 6-НДФЛ без уточненок и штрафов — тщательно проверить перед отправкой. В СБИС есть все необходимое для правильного заполнения и проверки отчета:

Подробный проверочный отчет: выявит ошибки в суммах удержанного налога и начисленного дохода, подробно расшифровав их по ведомостям. Как бонус выдаст ведомости, по которым НДФЛ не перечислен в бюджет или перечислен с опозданием. Чем быстрее уплатите забытый НДФЛ, тем меньше будут пени.
Сверка с ИФНС: покажет ошибки в уплате налога, сравнив удержанный налог из раздела 1 с уплаченным по выписке из ИФНС. Вам останется только обработать расхождения до сдачи отчета, например, написать письмо в ИФНС об уточнении платежа.
Автоматическая проверка перед отправкой: выдаст список ошибок по контрольным соотношениям. Исправьте их, и отчет точно будет принят налоговой.

Если у вас есть обособленные подразделения, СБИС сформирует 6-НДФЛ в разрезе подразделений на основе начислений и выплат сотрудникам каждого ОП. Заполните данные по ОП в настройках программы — нужные коды автоматически встанут на титульном листе отчета.

СБИС умеет детально проверять не только 6-НДФЛ, но и РСВ: покажет, все ли застрахованные лица попали в отчет, а также сопоставит данные в РСВ, СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.