Сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС‑1: как заполнять и сдавать в 2024 году
C 2024 года сведения о трудовой деятельности нужно сдавать по форме ЕФС‑1 на новом бланке. В 2023 году форму брали из постановления Правления ПФ РФ. Теперь берем бланк из приказа СФР. Соцфонд утвердил форму Единого отчета (ЕФС‑1) и порядок заполнения. Основные изменения пришлись как раз на раздел о трудовой деятельности работников (до 2023 года — отчет СЗВ‑ТД). Расскажем в статье, как заполнить отчет по новым правилам.
Что вы узнаете из статьи
Что изменилось в сведениях о трудовой деятельности с 1 января 2024
- На титульном листе формы появилось новое поле «Код категории страхователя — физического лица». Коды перечислены в п. 28 Порядка заполнения ЕФС-1. Так, индивидуальные предприниматели должны указывать шифр «ИП01». Организации это поле не заполняют.
- В графе 5 теперь нужно указывать не только должность сотрудника и отдел, в котором он работает, но и тип трудового договора. Все три значения перечисляйте через запятую. Коды, обозначающие вид трудового договора, прописали прямо в п. 45 Порядка заполнения формы. Самым популярным у работодателей будет код «0» — бессрочный трудовой договор.
- В графе 6 после кода выполняемой функции нужно указывать через запятую дополнительный код в четырех случаях:
- Дополнили список кодов для графы 6, которые используются при заключении / расторжении гражданско-правового договора (ГПД). Два новых кода — для случая, если в договоре ГПХ предусмотрели условие об уплате взносов на травматизм:
| Новый доп. код | Кадровое событие, когда код применяется |
|---|---|
| ДИСТ | Прием (перевод) работника на дистанционную (удаленную) работу |
| НДОМ | Прием (перевод) работника на работу на дому |
| НЕПД | Прием (перевод) сотрудника на работу на условиях неполного рабочего дня |
| НЕПН | Прием (перевод) сотрудника на работу на условиях неполной рабочей недели |
- Код «ДГПХФЛНС» применяется по договорам о выполнении работ (оказании услуг) с условием уплаты взносов на травматизм.
- Код «ДАВТФЛНС» — для договора авторского заказа с условием уплаты взносов на травматизм.
Кто должен сдавать сведения о деятельности сотрудников
Раздел «Сведения о трудовой (иной) деятельности» отчета ЕФС-1 (аналог СЗВ-ТД с 2023 года) заполняют и сдают организации и ИП, у которых есть сотрудники по трудовым договорам и/или исполнители по гражданско-правовым договорам (ГПД).
По каким кадровым событиям отчитываться за работников
Отчет по трудовым договорам (в том числе на совместителей, дистанционщиков и надомников) сдается только в том случае, когда произошло одно или несколько событий:
- Прием/увольнение.
- Подача заявления о выборе способа ведения трудовой книжки.
- Приостановление/возобновление договора в связи с мобилизацией.
- Перевод на другую постоянную работу.
- Переименование работодателя.
- Установление (присвоение) новой профессии или квалификации.
- Запрет занимать должность.
По каким ГПД отчитываться за исполнителей (подрядчиков)
Отчет по ГПД сдается при заключении/прекращении договора.
Отчитываться нужно не по всем ГПД, а только по тем, что перечислены в законе (п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ от 01.04.1996):
- На выполнение работ (оказание услуг).
- Авторского заказа.
- Об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства.
- Издательские лицензионные договоры, лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.
Когда не надо отчитываться
Не нужно подавать сведения о трудовой деятельности:
- Если не было событий, перечисленных выше. То есть нулевой отчет не подается.
- По другим кадровым мероприятиям, не указанным выше. Например, если издали приказ о совмещении должностей, на изменение оклада.
- По ГПД на покупку имущества у физлица или аренду помещения.
- По договорам с самозанятыми (плательщиками НПД), предпринимателями.
По какой форме и в каком виде отчитываться
Сведения о трудовой деятельности входят в состав Единого отчета ЕФС‑1. Бланк и порядок заполнения отчета с 2024 года утверждены приказом СФР от 17.11.2023 № 2281.
Если сдаете отчетность в СБИС, можно не беспокоиться об актуальности отчетных форм. Все обновления происходят автоматически, без вашего участия. Для заполнения ЕФС‑1 по новой форме с 2024 года в СБИС уже все готово.
Состав отчетности
В отчете по трудовой деятельности нужно заполнить и сдать:
- Титульный лист.
- Подраздел 1 раздела 1 (сведения о физлице).
- Подраздел 1.1. раздела 1 (сведения о трудовой деятельности).
Остальные разделы ЕФС‑1 заполняйте, только если у вас есть соответствующие сведения. Причем все разделы формы можно заполнять и сдавать по‑отдельности. Например, если вы перевели сотрудника на другую должность в марте 2024, вы можете сдать подразделы 1 и 1.1 по нему отдельно от раздела 2 (аналог формы 4‑ФСС с 2023 года) за 1 квартал.
Формат сдачи отчета
Сдавайте отчет электронно, если у вас трудится более 10 человек (в том числе по ГПД). При численности 10 работников и меньше можете отчитываться электронно или на бумаге — как вам удобнее (ст. 8 Закона № 27‑ФЗ от 01.04.1996). Бумажный отчет можно сдать лично, через уполномоченного представителя или по почте ценным письмом с описью вложения.
Куда и в какие сроки сдавать отчет
Отчет подавайте в Фонд пенсионного и социального страхования (Социальный фонд, СФР) по месту регистрации. Если у вас есть обособленные подразделения, которые имеют свой счет в банке и сами выплачивают вознаграждения работникам, то ЕФС-1 по подразделению подавайте отдельно по месту его регистрации.
Сроки сдачи подразделов 1 и 1.1 формы ЕФС-1 зависят от мероприятия, которое отражаете в отчете (п. 5, 6 ст. 11 Закона № 27-ФЗ от 01.04.1996). Информацию о крайних датах привели в таблице.
| Срок сдачи | Мероприятие |
|---|---|
| Следующий рабочий день за датой приказа или датой трудового договора, если не составляете приказы о приеме | Прием, увольнение. Приостановление, возобновление трудового договора |
| Следующий рабочий день за датой заключения/прекращения ГПД | Заключение или прекращение ГПД |
| 25 число по итогам месяца, в котором издан приказ, подано заявление | Прочие кадровые мероприятия (перевод, переименование и т.д.), подача заявления о выборе способа ведения трудовой книжки |
Если крайний срок выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, вы можете сдать отчет в ближайший следующий за ним рабочий день (ст. 193 ГК РФ). Например, если приняли сотрудника 12 января 2024, то отправить отчет нужно не позднее 15 января 2024.
Когда сдаете отчет при увольнении сотрудника, то, кроме самого увольнения, укажите все предыдущие кадровые мероприятия, по которым не отчитывались.
Как заполнить отчет
Титульный лист
На титульном листе формы ЕФС-1 заполните общие данные о своей организации или ИП.
- В качестве регистрационного номера указывайте имеющийся регномер в ПФР.
- Коды статистики, ОКФС, ОКОГУ и ОКПО обязательны для заполнения только для госучреждений при предоставлении сведений в подразделе 1.3 формы ЕФС-1.
- Если отчет подает страхователь —физическое лицо, то на титульном листе необходимо указать код из п. 28 Порядка заполнения ЕФС‑1. Например, для предпринимателей это «ИП01», для глав КФХ — «ИП02», для адвокатов — «ФЛ02».
- Раздел «Сведения о страхователе, за которого представляются сведения» заполняйте, только если подаете корректировку за правопреемника.
Подраздел 1 раздела 1
Этот подраздел содержит данные конкретного сотрудника (исполнителя по ГПД), по которому вы подаете сведения о трудовой (иной) деятельности. Заполните столько подразделов 1 и 1.1 раздела 1 — по скольким работникам подаете сведения.
Кроме привычных данных, таких как ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН, обязательно нужно указать статус в РФ (код статуса застрахованного лица) и гражданство (код страны в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира).
Коды статусов застрахованного лица (п. 38 Порядка заполнения ЕФС‑1)
Код Категория застрахованного лица ГРФ Граждане РФ ПЖИГ Иностранные граждане или лица без гражданства, постоянно проживающие на территории РФ ВЖИГ Иностранные граждане или лица без гражданства, временно проживающие на территории РФ, а также временно пребывающие иностранцы, которым предоставлено временное убежище ВПИГ Иностранные граждане или лица без гражданства (за исключением высококвалифицированных специалистов), временно пребывающие на территории РФ ВКС Иностранные граждане или лица без гражданства из числа высококвалифицированных специалистов, временно пребывающие на территории РФ
Подраздел 1.1 раздела 1
В первом блоке (он располагается до таблицы) отражаются сведения о подаче заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или отказе от нее (о предоставлении сведений о трудовой деятельности). Нужно проставить дату подачи заявления по соответствующей строке. Этот блок заполняется только по основным сотрудникам. На совместителей и исполнителей (подрядчиков) по ГПД сведения о подаче заявления не заполняются, так как эти сотрудники не представляют вам такое заявление.
Второй блок (таблица) — сведения о трудовой деятельности — содержит данные о кадровых мероприятиях, формирующие электронные трудовые книжки, или о заключении/прекращении ГПД.
Порядок заполнения сведений о трудовой деятельности
Нормативная база: разд. IV Порядка заполнения ЕФС‑1 (приказ СФР от 17.11.2023 № 2281).
Графа Что указать для работников по трудовым договорам Что указать для исполнителей по ГПД 1 Номер по порядку по каждому кадровому мероприятию по работнику Номер по порядку по каждому ГПД по исполнителю 2 Дата кадрового мероприятия Дата начала или окончания работы по ГПД 3 Код наименования мероприятия.
Если подаете отчет с мероприятием «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ», то в этой графе впишите прежний и новый регномер страхователя в СФР (или два одинаковых, если номер не изменился)
Код наименования мероприятия 4 Код «РКС» — если сотрудник работает на Крайнем Севере.
Код «МКС» — если сотрудник работает в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера.
Не заполняется, если сотрудник работает не в северной местности
Код «РКС» — если исполнитель работает на Крайнем Севере.
Код «МКС» — если исполнитель работает в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера.
Не заполняется, если исполнитель работает не в северной местности
5 Наименование должности и структурного подразделения (если в трудовом договоре прописано конкретное подразделение), а также код вида трудового договора. Для госслужащих дополнительно укажите код должности по реестру должностей.
Если подаете отчет с мероприятием «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ», то в этой графе укажите, что «Старое наименование страхователя» с конкретного числа переименовано в «Новое наименование страхователя»
Не заполняется 6 Код выполняемой функции из Общероссийского классификатора занятий (ОКЗ) в формате «XXXX.X».
Заполняйте, если подаете отчет с мероприятиями «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ».
При приеме (переводе) сотрудника на дистанционную работу укажите дополнительно код «ДИСТ», на надомную — код «НДОМ».
При приеме (переводе) сотрудника на неполный рабочий день укажите дополнительно код «НЕПД», на неполную рабочую неделю — код «НЕПН»
Код выполняемой функции из классификатора ОКЗ в формате «XXXX.X».
Дополнительно укажите код вида ГПД
7 Код и полное наименование причины увольнения.
Заполняйте, если подаете отчет с мероприятием «УВОЛЬНЕНИЕ»
Не заполняется 8 Наименование документа, который подтверждает кадровое мероприятие. Например, приказ Наименование ГПД 9 Дата документа, который подтверждает кадровое мероприятие. Эта дата не может быть позже даты заполнения отчета Дата заключения или прекращения ГПД. Эта дата не может быть позже даты заполнения отчета 10 Номер подтверждающего документа (без указания знака «№») Номер договора ГПХ (без указания знака «№»)
Коды для заполнения сведений о трудовой деятельности
Коды наименования мероприятия
Нормативная база: п. 43 Порядка заполнения ЕФС‑1.
Код Наименование мероприятия Полное наименование мероприятия 1 ПРИЕМ Прием на работу 2 ПЕРЕВОД Перевод на другую работу 3 ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ Изменение наименования страхователя 4 УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации 5 УВОЛЬНЕНИЕ Увольнение с работы (указывается в том числе при переводе сотрудника на постоянную работу к другому работодателю) 6 ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ) Лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью 7 ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ Приостановление действия трудового договора в связи с мобилизацией (ст. 351.7 ТК РФ) 8 ВОЗОБНОВЛЕНИЕ Возобновление действия трудового договора в связи с мобилизацией (ст. 351.7 ТК РФ) 9 НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ Начало периода работы по договору гражданско-правового характера 10 ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ Окончание периода работы по договору гражданско-правового характера Коды видов трудовых договоров
Нормативная база: п. 45 Порядка заполнения ЕФС‑1.
Код Вид договора 0 Бессрочный трудовой договор 0.1 Срочный трудовой договор на срок до шести месяцев 0.2 Срочный трудовой договор на срок более шести месяцев 1 Трудовой договор по совместительству 1.1 Трудовой договор по совместительству на срок до шести месяцев 1.2 Трудовой договор по совместительству на срок более шести месяцев Коды видов договоров гражданско-правового характера
Нормативная база: п. 46 Порядка заполнения ЕФС‑1.
Код Вид договора ДГПХ Договор гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг), кроме договора, по которому заказчик обязан уплачивать страховые взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (НС и ПЗ) (далее — взносы на травматизм) ДГПХФЛНС Договор гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг), по которому заказчик обязан уплачивать взносы на травматизм ДАВТ Договор авторского заказа, кроме договора, по которому заказчик обязан уплачивать взносы на травматизм ДАВТФЛНС Договор авторского заказа, по которому заказчик обязан уплачивать взносы на травматизм ДОИП Договор об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства ИЗЛД Издательский лицензионный договор ЛДПИ Лицензионный договор о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договор о передаче полномочий по управлению правами, заключенный с организацией по управлению правами на коллективной основе Коды основных причин увольнения
Нормативная база: Приложение к Порядку заполнения ЕФС‑1.
Код Пункт и статья ТК РФ Наименование п3ч1с77тк Пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации п1ч1с77тк пункт 1 части 1 статьи 77 ТК РФ Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации п2ч1с77тк пункт 2 части 1 статьи 77 ТК РФ Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации ч1с71тк часть 1 статьи 71 ТК РФ Трудовой договор расторгнут в связи с неудовлетворительным результатом испытания, часть первая статьи 71 Трудового кодекса Российской Федерации
Образцы заполнения сведений о трудовой деятельности
Как подать отмену или корректировку
| Задача | Как действовать |
|---|---|
| Отменить сведения | |
| О подаче заявления | Заполните новый отчет с теми же данными о подаче заявления. Но напротив проставьте отметку в поле «Признак отмены» |
| О трудовой деятельности | Заполните новый отчет с теми же данными. В графе 11 «Признак отмены записи» проставьте отметку «Х» |
| Исправить сведения | |
| О подаче заявления | Сформируйте новый отчет и в нем укажите правильную дату подачи заявления |
| О трудовой деятельности | Подайте новый отчет. В первой строке продублируйте неправильные сведения с отметкой в графе 11, а следующей строке укажите верные сведения |
Как накажут за ошибки
За несдачу сведений о трудовой деятельности (подраздел 1.1 ЕФС-1), а также просрочку или ошибки в отчете накажут должностное лицо (не самого работодателя). Как правило, это руководитель организации. Возможная санкция: предупреждение или штраф от 300 до 500 ₽ (ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ).
Штраф, на первый взгляд, небольшой, но за ним могут подтянуться более серьезные проблемы. Фонд передает информацию в трудовую инспекцию, и та может заинтересоваться работодателем — начнет искать нарушения трудового законодательства.
СБИС поможет избежать возможных ошибок и просрочки при сдаче ЕФС-1:
- Напомнит о сроках сдачи отчета по итогам месяца любым удобным вам способом: хоть по электронной почте, хоть по смс.
- Проверит отчет перед отправкой по алгоритмам СФР и выдаст список ошибок. Исправьте их и только после этого отправляйте отчет.
- Подтянет в отчет кадровые мероприятия за нужный период, если ведете кадровый учет в СБИС. Вам останется только проверить.
Видеоматериалы по теме
