Как оформить перевод сотрудников на удаленную работу
В ситуации эпидемии перевод сотрудников на удаленную работу уже не выбор, а острая необходимость. Некоторых специалистов — водителей, курьеров, ремонтников, официантов, продавцов перевести на «удаленку» не получится при всем желании. Но вот с офисными сотрудниками — менеджерами, программистами, рекламщиками — сработает. Расскажем, как перевести работников на удаленную работу и сделать это правильно: добавить бизнесу мобильности и при этом не потерять продуктивности.
Что вы узнаете
А если не переводить?
Власти продлевают «коронавирусные» ограничения.
Кто не организовал работу «удаленщиков», объявляет «простой по независящим от работодателя причинам». Во время простоя работодатель обязан платить сидящим дома работникам зарплату в размере 2/3 оклада (ч.2 ст.157 ТК РФ).
Перевод организации на дистанционную работу — это способ избежать простоя.
Какие документы подписать с сотрудником?
С 1 января 2021 года в Трудовой кодекс внесены изменения и теперь организовать удаленную работу проще. Что изменилось в законе об удаленной работе.
Введены 3 вида удаленной работы:
- постоянная, с момента приема на работу;
- временная, на срок до 6 месяцев;
- периодическая. То в офисе, то «на удаленке», но не больше 6 месяцев.
Переход на удаленную работу возможен:
- по соглашению работника и работодателя;
- по предписанию властей.
Для «удаленки» по соглашению сторон заключите с работником дополнительное соглашение к трудовому договору. Условия работы опишите в них или в локальном нормативном акте. Подписывайте документы на бумаге или электронно (неквалифицированной или квалифицированной подписью). Для последующей работы применяйте любой вид электронной подписи: простую, неквалифицированную, квалифицированную.
Для перевода на «удаленку» по требованию властей не нужно согласие работников. Просто издайте ЛНА о временном переводе на дистанционную работу и ознакомьте с ним сотрудников «способом, позволяющим подтвердить получение». Электронно в СБИС, на бумаге под роспись или по почте.
Укажите в ЛНА условия, предусмотренные ст. 312.9 ТК РФ:
- реквизиты решения властей, из-за которого вводите «удаленку»;
- список тех, кого переводите;
- срок дистанционной работы;
Не может быть больше 6 месяцев и срока, указанного в решении властей. - про оборудование для работы дома;
Опишите порядок выдачи офисных компьютеров домой или установите размер компенсации за использование домашнего компьютера работника, его ПО и средств связи. Напишите хотя бы 100 рублей, чтобы выполнить требования закона. - режим работы и отдыха;
По умолчанию сотрудник работает «по своему усмотрению». А время звонков, онлайн-совещаний, переписки с работодателем включается в рабочее. Если укажете конкретный график, то работник обязан трудиться по нему. - порядок обмена документами, сроки предоставления отчетов о проделанной работе.
В трудовую книжку не нужно вносить запись об удаленной работе. Запись вносят только, если работник попросит и предоставит трудовую книжку. Но в любом случае придется заполнять форму СЗВ-ТД. Чтобы не тратить время заполняйте и отправляйте СЗВ-ТД в СБИС.
Решите технические вопросы
- Удаленный режим — это такая же работа, как в офисе. Попросите сотрудников организовать рабочее место — стол, стул и не использовать диван или кровать.
- Проверьте, что у сотрудников дома есть:
- ноутбук или персональный компьютер;
- высокоскоростная стабильная интернет-линия;
- вебкамера;
- микрофон;
- наушники или колонки.
- Вместе с системным администратором составьте список минимальных требований к системе и оборудованию:
- количество ядер процессора;
- размер оперативной памяти;
- версия операционной системы и браузера;
- скорость интернет-соединения.
Тем, у кого компьютер не соответствует требованиям или чего-то не хватает, нужно помочь. Разрешите забрать рабочий компьютер домой, закупите ноутбуки или выдайте со склада.
- Если сотруднику требуется постоянный доступ к корпоративной локальной сети, специфическим программам (графическим редакторам, редакторам кода, учетным системам) настройте удаленный доступ через VPN-соединение. Офисный компьютер при этом должен быть включен или находиться в спящем режиме.
- Озвучьте номер телефона, по которому сотрудник сможет связаться с сисадмином, если у него возникли проблемы с работой оборудования.
Выберите софт
Программное обеспечение — краеугольный камень успешного переезда на «удаленку». Важно, чтобы у сотрудника на руках оказался полноценный набор инструментов, который позволит выполнять все задачи дома, ничего не откладывая и не замораживая процесс. Главное правило здесь — дистанционная работа возможна только в онлайн-приложениях. Их не нужно устанавливать и настраивать. Вводите логин и пароль — и вы уже в программе.
Мы составили минимальный список приложений, которые требуются для запуска дистанционной работы. Если какого-то из этих жизненно необходимых элементов нет в наличии, это негативно отразится на работе. Перед тем, как отправить сотрудников по домам, сверьтесь с этим чек-листом и докупите то, чего вам не хватает.
Стартовый чек-лист программ для «удаленки»
Онлайн CRM
Например, СБИС CRM. Для дистанционных продаж подходит только онлайн система, в которой вся история общения с клиентами будет доступна 24/7 с любого устройства, подключенного к интернету.
Облачная телефония
Например, СБИС Облачная телефония. Представьте, что будет твориться в офисе, когда его покинут сотрудники.
С 9 до 18 телефоны будут разрываться от звонков. Виртуальная АТС перенаправит звонки на мобильные сотрудников.
Онлайн task-менеджер — постановщик задач
Например, СБИС Управление бизнес-процессами. На «удаленке» ставить задачи сотрудникам придется не по e-mail и не в мессенджере, а только через task-менеджер. Он сам «прогонит» задачу по исполнителям, проследит за ходом выполнения и сроками.
Приложение для коммуникаций: мессенджер с видеосвязью
Например, СБИС Корпоративный портал. Использовать множество каналов связи — Viber, Skype, Telegram, E-mail — ошибка. Работа на удаленке предполагает, что переписка будет вестись в одном мессенджере, которое объединит в себе текстовые сообщения, видеозвонки, демонстрацию экрана, обмен файлами и где сразу будут записаны номера всех сотрудников.
Приложение для контроля за дисциплиной
Например, СБИС Учет и контроль рабочего времени. Кто дает гарантию, что люди правда займутся делами, а не засядут за просмотр сериалов? Установите программу, которая будет фиксировать рабочий день сотрудников: во сколько человек включил компьютер, на какие сайты заходил, кому звонил. Но будьте осторожны в выборе — проверьте, что софт не нарушает законодательство и не собирает личные данные сотрудников.
Частые вопросы
-
Как быть, если сотрудник не согласен работать удаленно?
В 2020 году сотрудника пришлось бы оставить в офисе. А с 1 января 2021 разрешили «принудительную» удаленку, без согласия работников. Но только в исключительных случаях – в связи с ограничительными решениями властей.
-
Как заполнять табель на удаленного сотрудника?
Табель оформляется как обычно. СБИС заполняет табели автоматически согласно настройкам графика рабочего времени или в соответствии с отметками в рабочем календаре сотрудника.
-
Сотрудник требует компенсацию за использование на «удаленке» домашнего компьютера и интернета. Обязаны ли мы оплачивать?
выдать работнику оборудование для работы на «удаленке» или компенсировать ему использование личного компьютера, Windows, антивируса. Интернет и телефонную связь тоже надо компенсировать, если они нужны для работы. Иначе работник имеет право приостановить работу. Чтобы избежать споров — определите в ЛНА порядок компенсации, установите размер выплат. А для экономии на телефонной связи, используйте СБИС — телефонию.Обязаныч.8 ст. 312.2 ТК РФ, ч.1 ст.312.3 ТК РФ -
Сотрудник «на удаленке» пьет алкоголь в течение рабочего дня. Как уволить?
Увольняйте по другим основаниям. Чтобы уволить за работу в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения (по подп.б) п.6 ст.81 ТК РФ) надо доказать факт опьянения. Это сложно при дистанционной работе. Аудио-, видеозаписи оспоримы в суде. А в квартиру работник вправе никого не пускать, у него есть конституционное право на неприкосновенность жилища.
На удаленке проще уволить за качество работы. Ставьте задачи и увольняйте за невыполнение. Если создавать задачи в СБИС, тогда сможете видеть в календарях работников время работы над конкретными задачами, количество звонков менеджера.
С 2021 ввели новое основание для увольнения на удаленке – невыход на связь 2 дня подряд. Чтобы доказать «невыход», назначайте видеосовещания, учитывайте время работы по времени нахождения в корпоративной системе.
