Как оформить перевод сотрудников на удаленную работу
В ситуации эпидемии перевод сотрудников на удаленную работу уже не выбор, а острая необходимость. Некоторых специалистов — водителей, курьеров, ремонтников, официантов, продавцов перевести на «удаленку» не получится при всем желании. Но вот с офисными сотрудниками — менеджерами, программистами, рекламщиками — сработает. Расскажем, как перевести работников на удаленную работу и сделать это правильно: добавить бизнесу мобильности и при этом не потерять продуктивности.
Что вы узнаете
А если не переводить?
Власти продлевают «коронавирусные» ограничения.
Кто не организовал работу «удаленщиков», объявляет «простой по независящим от работодателя причинам». Во время простоя работодатель обязан платить сидящим дома работникам зарплату в размере 2/3 оклада (ч.2 ст.157 ТК РФ).
Перевод организации на дистанционную работу — это способ избежать простоя.
Вебинар. Как решать любые рабочие вопросы удаленно
Наш эксперт рассказывает об инструментах СБИС, которые позволяют принимать звонки, распределять задачи, контролировать дисциплину, проводить совещания, оформлять сделки дисанционно.Какие документы подписать с сотрудником?
С 1 января 2021 года в Трудовой кодекс внесены изменения и теперь организовать удаленную работу проще. Что изменилось в законе об удаленной работе.
Введены 3 вида удаленной работы:
- постоянная, с момента приема на работу;
- временная, на срок до 6 месяцев;
- периодическая. То в офисе, то «на удаленке», но не больше 6 месяцев.
Переход на удаленную работу возможен:
- по соглашению работника и работодателя;
- по предписанию властей.
Для «удаленки» по соглашению сторон заключите с работником дополнительное соглашение к трудовому договору. Условия работы опишите в них или в локальном нормативном акте. Подписывайте документы на бумаге или электронно (неквалифицированной или квалифицированной подписью). Для последующей работы применяйте любой вид электронной подписи: простую, неквалифицированную, квалифицированную.
Для перевода на «удаленку» по требованию властей не нужно согласие работников. Просто издайте ЛНА о временном переводе на дистанционную работу и ознакомьте с ним сотрудников «способом, позволяющим подтвердить получение». Электронно в СБИС, на бумаге под роспись или по почте.
Укажите в ЛНА условия, предусмотренные ст. 312.9 ТК РФ:
- реквизиты решения властей, из-за которого вводите «удаленку»;
- список тех, кого переводите;
- срок дистанционной работы;
Не может быть больше 6 месяцев и срока, указанного в решении властей. - про оборудование для работы дома;
Опишите порядок выдачи офисных компьютеров домой или установите размер компенсации за использование домашнего компьютера работника, его ПО и средств связи. Напишите хотя бы 100 рублей, чтобы выполнить требования закона. - режим работы и отдыха;
По умолчанию сотрудник работает «по своему усмотрению». А время звонков, онлайн-совещаний, переписки с работодателем включается в рабочее. Если укажете конкретный график, то работник обязан трудиться по нему. - порядок обмена документами, сроки предоставления отчетов о проделанной работе.
В трудовую книжку не нужно вносить запись об удаленной работе. Запись вносят только, если работник попросит и предоставит трудовую книжку. Но в любом случае придется заполнять форму СЗВ-ТД. Чтобы не тратить время заполняйте и отправляйте СЗВ-ТД в СБИС.
Решите технические вопросы
- Удаленный режим — это такая же работа, как в офисе. Попросите сотрудников организовать рабочее место — стол, стул и не использовать диван или кровать.
- Проверьте, что у сотрудников дома есть:
- ноутбук или персональный компьютер;
- высокоскоростная стабильная интернет-линия;
- вебкамера;
- микрофон;
- наушники или колонки.
- Вместе с системным администратором составьте список минимальных требований к системе и оборудованию:
- количество ядер процессора;
- размер оперативной памяти;
- версия операционной системы и браузера;
- скорость интернет-соединения.
Тем, у кого компьютер не соответствует требованиям или чего-то не хватает, нужно помочь. Разрешите забрать рабочий компьютер домой, закупите ноутбуки или выдайте со склада.
- Если сотруднику требуется постоянный доступ к корпоративной локальной сети, специфическим программам (графическим редакторам, редакторам кода, учетным системам) настройте удаленный доступ через VPN-соединение. Офисный компьютер при этом должен быть включен или находиться в спящем режиме.
- Озвучьте номер телефона, по которому сотрудник сможет связаться с сисадмином, если у него возникли проблемы с работой оборудования.
Выберите софт
Программное обеспечение — краеугольный камень успешного переезда на «удаленку». Важно, чтобы у сотрудника на руках оказался полноценный набор инструментов, который позволит выполнять все задачи дома, ничего не откладывая и не замораживая процесс. Главное правило здесь — дистанционная работа возможна только в онлайн-приложениях. Их не нужно устанавливать и настраивать. Вводите логин и пароль — и вы уже в программе.
Мы составили минимальный список приложений, которые требуются для запуска дистанционной работы. Если какого-то из этих жизненно необходимых элементов нет в наличии, это негативно отразится на работе. Перед тем, как отправить сотрудников по домам, сверьтесь с этим чек-листом и докупите то, чего вам не хватает.
Стартовый чек-лист программ для «удаленки»
Онлайн CRM
Например, СБИС CRM. Для дистанционных продаж подходит только онлайн система, в которой вся история общения с клиентами будет доступна 24/7 с любого устройства, подключенного к интернету.
Облачная телефония
Например, СБИС Облачная телефония. Представьте, что будет твориться в офисе, когда его покинут сотрудники.
С 9 до 18 телефоны будут разрываться от звонков. Виртуальная АТС перенаправит звонки на мобильные сотрудников.
Онлайн task-менеджер — постановщик задач
Например, СБИС Управление бизнес-процессами. На «удаленке» ставить задачи сотрудникам придется не по e-mail и не в мессенджере, а только через task-менеджер. Он сам «прогонит» задачу по исполнителям, проследит за ходом выполнения и сроками.
Приложение для коммуникаций: мессенджер с видеосвязью
Например, СБИС Корпоративный портал. Использовать множество каналов связи — Viber, Skype, Telegram, E-mail — ошибка. Работа на удаленке предполагает, что переписка будет вестись в одном мессенджере, которое объединит в себе текстовые сообщения, видеозвонки, демонстрацию экрана, обмен файлами и где сразу будут записаны номера всех сотрудников.
Приложение для контроля за дисциплиной
Например, СБИС Учет и контроль рабочего времени. Кто дает гарантию, что люди правда займутся делами, а не засядут за просмотр сериалов? Установите программу, которая будет фиксировать рабочий день сотрудников: во сколько человек включил компьютер, на какие сайты заходил, кому звонил. Но будьте осторожны в выборе — проверьте, что софт не нарушает законодательство и не собирает личные данные сотрудников.
Частые вопросы
-
Как быть, если сотрудник не согласен работать удаленно?
В 2020 году сотрудника пришлось бы оставить в офисе. А с 1 января 2021 разрешили «принудительную» удаленку, без согласия работников. Но только в исключительных случаях – в связи с ограничительными решениями властей.
-
Как заполнять табель на удаленного сотрудника?
Табель оформляется как обычно. СБИС заполняет табели автоматически согласно настройкам графика рабочего времени или в соответствии с отметками в рабочем календаре сотрудника.
-
Сотрудник требует компенсацию за использование на «удаленке» домашнего компьютера и интернета. Обязаны ли мы оплачивать?
ч.8 ст. 312.2 ТК РФ, ч.1 ст.312.3 ТК РФОбязаны выдать работнику оборудование для работы на «удаленке» или компенсировать ему использование личного компьютера, Windows, антивируса. Интернет и телефонную связь тоже надо компенсировать, если они нужны для работы. Иначе работник имеет право приостановить работу. Чтобы избежать споров — определите в ЛНА порядок компенсации, установите размер выплат. А для экономии на телефонной связи, используйте СБИС — телефонию. -
Сотрудник «на удаленке» пьет алкоголь в течение рабочего дня. Как уволить?
Увольняйте по другим основаниям. Чтобы уволить за работу в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения (по подп.б) п.6 ст.81 ТК РФ) надо доказать факт опьянения. Это сложно при дистанционной работе. Аудио-, видеозаписи оспоримы в суде. А в квартиру работник вправе никого не пускать, у него есть конституционное право на неприкосновенность жилища.
На удаленке проще уволить за качество работы. Ставьте задачи и увольняйте за невыполнение. Если создавать задачи в СБИС, тогда сможете видеть в календарях работников время работы над конкретными задачами, количество звонков менеджера.
С 2021 ввели новое основание для увольнения на удаленке – невыход на связь 2 дня подряд. Чтобы доказать «невыход», назначайте видеосовещания, учитывайте время работы по времени нахождения в корпоративной системе.
