Хранение электронных документов в организации
Все больше компаний переводят документы в электронный формат. С помощью электронного документооборота (ЭДО) они обмениваются документами с контрагентами, в том числе иностранными, сдают отчеты в налоговую, Соцфонд, Росстат, миграционную службу. Правительство поддерживает переход на ЭДО — вводит единые форматы отдельных документов. В статье расскажем, какие есть требования к хранению электронных документов, сколько их можно хранить и нужно ли дублировать в бумажном виде.
Что вы узнаете
Способы хранения электронных документов в организации
Электронный архив документов (далее также — е-архив) безопаснее организовать параллельно в двух вариантах:
- облачном,
- локальном.
Расскажем больше о каждой системе хранения.
Облачный электронный архив
Облако для хранения электронных документов предоставляет оператор ЭДО, к системе которого подключена организация.
Архив хранится на специальном сервере с закрытым доступом. Оператор ЭДО обеспечивает необходимую защиту своих серверов и оперативный доступ к документам. Организация (ИП) может как открыть, так и ограничить доступ и права определенным пользователям. К примеру, некоторые документы пользователям можно только просматривать, без права редактирования. Определенной группе пользователей (например, руководителям отделов) будет доступна возможность редактировать, скачивать, удалять.
Локальный электронный архив
На компьютере организации создается папка или сетевой диск, доступ к которым есть у всех или только у части сотрудников.
Главная проблема банальна: если компьютер сломается или вирус повредит данные, есть риск потерять нужную информацию, поэтому локальный архив допустимо сочетать с облачным хранилищем.
Как хранение электронных документов реализовано в СБИС
Документы, которые вы загружаете в систему СБИС и передаете контрагентам или госорганам, хранятся на сервере оператора ЭДО. Это защищенный сервер, который соответствует современным требованиям безопасности. Документы в системе хранятся неограниченное время. Это относится и ко всем отчетам, которые отправили из СБИС. Самые популярные, востребованные в компании документы, например списки клиентов, можно выложить на СБИС Диск — это облачное хранилище, куда сотрудник может зайти с любого устройства.
С помощью СБИС Коннекта или СБИС Архива можно организовать локальный архив электронных документов. В этом случае документы, которые вы отправили или получили через личный кабинет в СБИС, сохраняются в локальном каталоге на сервере вашего компьютера. Как сохранить конкретный документ в СБИС, можно посмотреть здесь. Как найти отчет или документ в СБИС Архиве — здесь.
Требования к хранению электронных документов
Если перешли на электронный документооборот (сдаете отчетность) через оператора ЭДО, например СБИС, не придется задумываться над тем, как содержать архив. Вы просто создаете документы и автоматически получаете к ним бессрочный доступ на сервере оператора ЭДО. При необходимости можете делать бумажные копии электронных документов. При желании можете сохранить локальные копии документов на своем компьютере.
Для безопасной работы с е-архивом, учитывайте:
- требования федерального стандарта бухучета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»;
- рекомендации Минкультуры (приказ от 31.03.2015 № 526).
ФСБУ 27/2021 требует:
- хранить все документы и электронные базы только на территории России и уничтожать по истечении срока хранения;
- принимать все возможные меры по восстановлению утраченных документов;
- хранить в архиве организации подлинники документов (бумажные, электронные). Нельзя переводить бумажные документы в электронный вид, чтобы уничтожить бумажную версию документа.
Минкультуры рекомендует раз в 5 лет проверять содержимое физических носителей и своевременно перезаписывать на новые носители. Актуально для тех, кто ведет локальный архив.
Сроки хранения электронных документов
Для электронных и бумажных документов установлены одинаковые сроки хранения — их привели в таблице.
| Вид документа | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Первичные документы и связанные с ними (например, кассовые документы и книги, банковские документы, платежные поручения, извещения банков, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные, авансовые отчеты, переписка, путевые листы) | 5 лет при условии проведения проверки, а в случае спора — до разрешения дела |
|
| Расчетно-платежные ведомости и документы к ним, расчетные листки | 6 лет. При отсутствии лицевых счетов — 50 лет, а если документы закончены делопроизводством до 1 января 2003 — 75 лет | П. 295 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов | 6 лет | Подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ |
| Счета-фактуры | 5 лет | П. 317 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Регистры бухгалтерского учета | 5 лет при условии проведения проверки |
|
| Налоговые регистры | 5 лет после снятия задолженности | П. 303 и 311 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Книга учета доходов и расходов (КУДиР) на УСН | 5 лет |
|
| Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов | 6 лет. При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — 50 лет, а если документы закончены делопроизводством до 1 января 2003 — 75 лет | П. 309 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Книги покупок и книги продаж, дополнительные листы к ним | 5 лет | Подп. 8 п. 1 ст. 23 и подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ |
| Журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур | 5 лет | Подп. 8 п. 1 ст. 23 и подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ |
| Налоговые декларации (расчеты) по всем видам налогов | 5 лет, а налоговые декларации индивидуальных предпринимателей до 2002 года включительно — 75 лет | П. 310 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Расчеты по страховым взносам | 50 лет, а если документы закончены делопроизводством до 1 января 2003 — 75 лет | П. 308 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней | Постоянно | П. 268 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 |
Как определяется срок хранения электронных документов
Срок хранения отсчитывайте с 1 января года, который следует за тем годом, в котором по конкретным документам закончилось делопроизводство (ч. 2 ст. 21.1 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»).
Первичные документы рекомендуем хранить в течение 5 лет не с даты оформления, а с момента последнего использования для составления бухгалтерской или налоговой отчетности.
Особенности хранения электронных документов
Обязательно храните:
- бумажный оригинал документа, если сделали его электронный образ, при условии что документ изначально создавался на бумаге;
- документы, связанные с электронной подписью (ЭП), чтобы при проверке можно было доказать легитимность той ЭП, которой был подписан электронный документ.
Документы, которые изначально составлены в электронной форме и подписаны ЭП, распечатывать нет необходимости. Они равнозначны документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.
Исключение — электронные документы необходимо распечатать и заверить:
- по требованию сотрудников компании. Например, когда работнику нужна справка о доходах;
- при запросе налоговой, других государственных органов. Так, если электронный документ составлен не по формату ФНС, то в налоговую, когда она запросит такой документ, придется представить бумажную распечатку или скан. Пользователям СБИС удобно: они могут сканировать файлы прямо в своем личном кабинете.
Уничтожение электронных документов
Уничтожайте документы по истечении срока их хранения. Какие сроки хранения предусмотрены для конкретных видов документов, рассказали выше.
Современные технологии позволяют восстанавливать удаленные документы. Поэтому,если электронный документ записан на физический носитель (USB-флешкуили жесткий диск), нужно уничтожить сам носитель.
Если боитесь что-то удалить преждевременно, попробуйте работу со СБИС Архивом. Когда пользователь удаляет документ раньше срока, система предупреждает его. Если все-таки удалили документ по ошибке и поняли это при сдаче отчетности или сверке с контрагентами — можете восстановить файл (откатить операцию удаления назад).
Частые вопросы
-
В чем разница между электронным документом и электронной копией?
Электронный документ изначально создается в электронном виде и подписывается ЭЦП. Электронная копия — это оцифровка бумажного документа.
Вы можете распечатать электронные документы, но юридической силы они иметь не будут. Нужно смотреть электронный вариант. И наоборот: цифровой аналог бумажного документа без оригинала бесполезен.
-
Что будет, если нарушить сроки хранения электронных документов?
За нарушение правил хранения архивной документации предусмотрены предупреждение или штраф (ст. 13.20 КоАП РФ):
- 5 000-10 000 ₽ — для юридических лиц;
- 3 000-5 000 ₽ — для ИП и должностных лиц.
Если при проверке инспектор не обнаружит первичные документы, счета-фактуры, регистры бухгалтерского или налогового учета, налогоплательщик может быть оштрафован в размере (ст. 120 НК РФ):
- 10 000 ₽ — когда нарушение совершено в течение одного налогового периода;
- 30 000 ₽ — когда нарушение совершено в течение двух или более налоговых периодов;
- 20% от суммы неуплаченного налога (страховых взносов), но не менее 40 000 ₽ — когда в результате нарушения занижена налоговая база (база для исчисления взносов).
-
Что делать, когда истек срок действия электронной подписи (ЭП), которой подписывали документ?
Если сертификат ЭП стал недействителен, документ, который подписывали ранее этой подписью, автоматически не теряет юридической силы. Однако потребуются доказательства того, что на момент подписания сертификат ЭП был действителен и ЭП была верна. Для этого можно запросить сведения в удостоверяющем центре, который выдал сертификат ЭП.
-
Какие преимущества у электронного архива по сравнению с бумажным?
- Не нужно создавать отдельное помещение для архива и содержать его.
- Организовать сортировку и поиск электронных документов легче, чем бумажных.
- Уничтожать электронные документы после того, как закончился срок их хранения, проще, чем бумажные.
- Возможен доступ ко всем архивным документам в режиме реального времени.
- Система электронного архива СБИС при печати документа автоматически генерирует QR-код, чтобы связать бумажный носитель с его виртуальной копией.
Видеоматериалы по теме
