Как бухгалтеру сократить время на обработку авансовых. Лайфхаки, о которых не все знают
Авансовые отчеты — одни из самых труднодобываемых и труднозаполняемых бумажек в бухгалтерии. Шутка ли — надо стрясти чеки и билеты с подотчетника, проверить их достоверность, разобраться, куда относить расходы, да еще и заверять приходится как минимум четырьмя подписями сотрудников. И если вам удалось оптимизировать этот процесс — смело заносите в свою копилку бухгалтерских побед и козыряйте на собеседованиях.
Вы узнаете
Оформлять чужими руками
Бухгалтер сэкономит время, если оформлять авансовые будут сами сотрудники сразу в программе. Подотчетник получил деньги на командировку — создал авансовый в своем мобильном приложении — сфоткал билеты — отчитался по расходам.
Опасаетесь, что накосячат? Могут, но проверить быстрее, чем заполнять с нуля. А если уж совсем не доверяете — используйте гибридный вариант: сотрудник добавляет сканы в авансовый отчет, а вы уже разносите в расходы.
Для защиты от ошибок ограничьте выбор бухсчетов и статей расходов в авансовом отчете, чтобы сотрудник в принципе не мог выбрать «оплату труда» или «амортизацию».
Подписывать электронно
Компания сэкономит время, бумагу и деньги, если заменит беготню за подписями со всеми утверждающими авансовый отчет на электронное согласование. В таком маршруте авансового отчета учтены любые нюансы: какому бухгалтеру отправить на проверку, нужно ли дополнительно согласовать сумму сверх лимита.
Перевести на ЭДО удобно не только авансовый отчет, но и согласование бюджета и цели командировки, задания для бухгалтерии по переводу денег и т. п.
Заполнять автоматически из ОФД
Обязанность проверять чеки на подлинность в законе не прописана, но может предусматриваться служебной инструкцией бухгалтера. А в случае налоговой проверки неизбежны доначисления по недействительным чекам. Пример тому — Решение от 31 июля 2019 г. по делу № А65-7109/2019. Поэтому большинство компаний все-таки проверяют, что занимает немало времени у бухгалтера.
Особенная бухгалтерская «радость» — проверка чеков на законность и автозаполнение списка покупок на склад. По QR-коду программа сама запрашивает чек в ОФД, а заодно и заполняет его реквизиты и перечень ТМЦ.
Заменить бумажные копии сканами
Электронный архив сведет на нет борьбу с выцветанием чеков, а значит, не потребуется копировать каждый.
Найти нужный документ станет в разы быстрее. А проследить всю цепочку от приказа до выплаты совсем просто по связанным с авансовым отчетом документам.
В случае налоговой проверки достаточно выгрузить электронный архив — никаких копий не потребуется.
Автоматизировать легко и недорого
СБИС упрощает заполнение авансовых отчетов для микробизнеса и крупных компаний.
Никаких затратных вложений — достаточно программы и смартфона, чтобы минимизировать ошибки и потери компании от левых чеков.
Для крупных компаний с филиалами СБИС сокращает расходы на пересылку по стране и обработку авансовых отчетов. Гибкая настройка маршрутов и печатных форм подстроит программу под индивидуальные нужды компании.
Для автоматизации не нужно отказываться от своей учетной системы — СБИС интегрируется со многими из них.
