Компенсация работникам Севера проезда к месту отпуска и обратно
Работникам Крайнего Севера из-за сложных климатических условий предоставляется льгота: оплата проезда в отпуск за счет работодателя. Расскажем, кто имеет право на такую компенсацию и при каких условиях, как бухгалтеру ее рассчитать и выплатить, в том числе если место отдыха — зарубежное государство.
Что вы узнаете
Кому оплачивается проезд к месту отпуска и обратно
Законодательная база
- Статья 325 ТК РФ — про право северных работников на компенсацию проезда в отпуск и обратно.
- Постановление Правительства РФ от 16.11.2021 № 1946 — список районов Крайнего Севера и местностей, которые к ним приравнены.
- Постановление Правительства РФ от 12.06.2008 № 455 — порядок компенсации проезда госработникам, на который могут ориентироваться коммерческие организации.
На кого распространяется льгота
Право на компенсацию проезда в отпуск и обратно возникает, если сотрудник работает и проживает на территории Крайнего Севера или в местности, которая приравнена к такому району. При этом сам работодатель расположен в такой местности. Этот нюанс актуален для компаний, у которых есть дистанционные сотрудники, которые живут и работают на Севере. Предоставлять им компенсацию или нет — решение работодателя.
Будьте внимательны: не всегда весь субъект РФ полностью признается территорией Крайнего Севера или приравненной к ней. Такой статус могут иметь лишь отдельные районы региона. При этом есть субъекты РФ, которые значатся в двух списках: и в перечне «Районы Крайнего Севера», и в перечне «Местности, приравненные к районам Крайнего Севера». В каждом перечне — свой список районов/округов. То есть какие-то районы одного субъекта РФ относятся к Крайнему Северу, а другие — приравнены к нему. Поэтому нужно смотреть оба списка, чтобы понять возможности конкретного региона. Например, это относится к Республикам Карелия, Коми, Тыва, к Красноярскому и Хабаровскому краям, Архангельской, Иркутской и Сахалинской областям.
Обзор субъектов РФ, для которых актуальна выплата «северной» компенсации для проезда в отпуск
| Регионы, которые попадают под льготу | |
|---|---|
| Полностью | Частично |
Области:
Автономные округа:
|
Республики:
Края:
Области:
|
Кто обязан компенсировать проезд
Компенсацию работникам Севера за проезд в отпуск должны платить работодатели:
- коммерческие фирмы,
- госучреждения.
В чем разница для госучреждений и коммерческих организаций
Для коммерческих организаций не разработано отдельных законодательных актов, которые бы регламентировали порядок «северной» компенсации.
Минтруд считает, что такие организации могут руководствоваться правилами, которые установлены для государственных организаций. Для этого необходимо разработать локальный нормативный акт, например, Положение об отпусках. Либо прописать порядок в коллективном или трудовом договоре.
Работодатель не вправе устанавливать положения, которые:
- Влекут полный отказ от возмещения дорожных расходов.
- Предусматривают компенсацию в сниженном размере.
- Вводят выплаты реже, чем раз в 2 года.
- Предусматривают компенсацию проезда только по территории района Крайнего Севера.
Когда предоставляется компенсация
Право на компенсацию стоимости проезда и провоза багажа возникает у работника одновременно с правом на ежегодный оплачиваемый отпуск за первый год работы в данной организации. Периодичность выплаты — раз в 2 года. Работник сам решает, в какой именно год он использует свое право на компенсацию. Например, для двух первых своих компенсаций работник может выбрать 1‑й и 4‑й год, или 2‑й и 4‑й, или 2‑й и 3‑й, или 1‑й и 3‑й.
Какие условия должны быть соблюдены
Коммерческая организация самостоятельно определяет условия выплаты. Можно ориентироваться на правила для бюджетников:
- Компенсацию выплачивают на основании документов, которые подтверждают выезд гражданина за пределы региона.
- 30 кг — норма возмещения для провоза багажа.
На какой вид транспорта распространяется компенсация
Коммерческие организации вправе самостоятельно определить вид транспорта для компенсации. Можно ориентироваться на правила для бюджетников: госработник вправе воспользоваться любыми видами транспорта (за исключением такси), в том числе личным.
Например, в поезде сотрудник может ехать в купейном вагоне. В самолете — лететь эконом-классом. Если категория проезда выше, например, бизнес-класс в самолете, сотрудник берет справку у перевозчика о стоимости проезда эконом-классом.
Как оформить компенсацию сотруднику
Коммерческие организации самостоятельно устанавливают порядок «северной» выплаты. Для государственных организаций правила выплаты определены на федеральном уровне. Можно ориентироваться на них. Далее мы привели регламент, который прописан для бюджетников. Коммерческая фирма может предусмотреть свои сроки.
Какие документы нужны и в какой срок
За 2 недели до начала отпуска работник обязан предоставить письменное заявление в произвольной форме.
Если не хотите сами готовить шаблоны документов или искать подходящие в интернете, можно подключить СБИС КЭДО. С таким сервисом у вас всегда будут актуальные шаблоны документов для оформления отпусков. Сервис СБИС КЭДО могут использовать как коммерческие, так и государственные организации.
За 3 рабочих дня до отъезда работника в отпуск нужно выплатить компенсацию. Сумма компенсации определяется исходя из примерной стоимости проезда, которую работник указал в заявлении.
В течение 3 рабочих дней с даты выхода отпускника на работу бухгалтер делает окончательный расчет суммы. Для этого сотрудник обязан представить отчет о произведенных расходах. К такому отчету прилагаются проездные и перевозочные документы в подлинниках:
- билеты;
- багажные квитанции;
- другие транспортные документы;
- справки транспортных организаций;
- чеки автозаправочных станций;
- иные документы, которые подтверждают фактические расходы по проезду к месту использования отпуска и обратно, а также по провозу багажа.
Работодатель может предусмотреть перечень необходимых документов в коллективном договоре или в локальном нормативном акте. В документах должна быть информация о пассажире, багаже, итоговой стоимости перевозки. Документы могут быть в бумажном или электронном виде.
Какими документами работнику подтвердить проезд
| Вид поездки | Документы |
|---|---|
| Поездка по России | Проездные билеты |
| Поездка по нескольким местам | Проездные билеты только к одному из этих мест и обратно оттуда (по выбору работника). То есть оплатить работодатель обязан поездку только к одному месту отдыха и обратно |
| Выезд за границу | Перевозочные документы, копия заграничного паспорта с отметкой органа пограничного контроля о месте пересечения государственной границы РФ |
| Поездка на личном авто | Чеки автозаправочных станций |
Как компенсировать проезд к отпуску за пределами РФ
Работодатель должен компенсировать работнику проезд только в пределах России. Если сотрудник уехал в другую страну, есть тонкости.
Что делать, если работник едет отдыхать за границу
Если работник едет поездом за границу, возмещайте стоимость проезда до той железнодорожной станции, которая ближе всего к месту пересечения границы РФ.
Если летит отдыхать за границу, нужна информация о стоимости перелета отдельно по участкам маршрута. Бюджетники в таком случае направляют запрос о стоимости проезда перевозчику. Коммерческой компании безопасно также придерживаться этого варианта. Пока ждете, когда работник предоставит справку от авиакомпании, можете сами предварительно рассчитать стоимость перелета по России, используя ортодромическую таблицу расчета расстояний.
Никто не запрещает компенсировать и перелет по зарубежной территории. Правда, нужно понимать, что от НДФЛ и страховых взносов освобождена стоимость проезда (включая стоимость провоза багажа) только от места отправления до пункта пропуска через государственную границу Российской Федерации.
Сотрудник ООО «Лопата» из г. Сургута планирует отпуск на Кипре. Сотрудник летит по маршруту Сургут — Ларнака транзитом через Москву.
В Положении об отпусках в компании указано, что организация оплачивает расходы на весь перелет по России. Это значит, организация обязана оплатить перелет от Сургута до Москвы и часть перелета Москва — Ларнака.
Для предварительного расчета стоимости перелета по России компания использует таблицу «Значения ортодромических расстояний от международных аэропортов Российской Федерации до зарубежных аэропортов». С помощью этого документа можно узнать стоимость авиаперелета отдельно над Россией и отдельно над зарубежными странами. Во внимание берется ортодромия — кратчайший путь, используемый для авиаперелетов. И тут важен даже аэропорт вылета. Пусть в данном случае работник вылетает за границу из Шереметьево.
Бухгалтер определил расчетный коэффициент по формуле: ортодромия по РФ / общая ортодромия. Итого коэффициент составил 26,88% (636 км / 2366 км × 100%). Если стоимость билета Москва — Ларнака, например, равна 20 000 рублей, бухгалтер первоначально начислит за этот международный рейс 5 376 рублей (20 000 рублей × 26,88%). Когда работник предоставит справку от транспортной компании, при необходимости бухгалтер скорректирует начисления.
На стоимость билетов от Сургута до Москвы (и обратно) бухгалтер не будет начислять НДФЛ и страховые взносы. Стоимость перелета от Москвы за границу (и обратно) попадет под налогообложение.
Чтобы быстрее получать подтверждающие документы от работника, переходите на цифру. Трудовой кодекс РФ разрешает 99% кадровых документов вести в электронном виде. СБИС КЭДО поможет не только обмениваться документами электронно, но и подготовить нужные локальные документы, заявления, приказы, график отпусков.
Как оштрафуют, если не предоставлять компенсацию сотрудникам
Работодателю могут выписать штраф, если он:
- не установил в локальном нормативном акте, коллективном или трудовом договоре порядок, условие и размер компенсации;
- не выплатил компенсацию;
- выплатил компенсацию в неустановленный срок.
Максимальная сумма санкции:
- на должностных лиц — 20 000–30 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет;
- для ИП — 10 000–30 000 рублей;
- на юрлиц — 50 000–100 000 рублей.
Частые вопросы
-
Что если сотрудник не использовал право на компенсацию?
Если в течение 2-летнего срока сотрудник, который работает в районе Крайнего Севера (приравненной местности), не воспользовался правом на компенсацию оплаты проезда в отпуск и обратно, она не переносится на следующие 2 года и сгорает. Об этом сказано в ч. 6 ст. 325 ТК РФ.
-
Когда сгорает право на компенсацию?
Компенсация проезда к месту отпуска и обратно не полагается, если работник находится:
- в отпуске по беременности и родам;
- в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет.
Нужно прервать декретный/детский отпуск, чтобы уйти в ежегодный оплачиваемый. Тогда компенсация будет.
-
Облагаются ли компенсации налогом?
Компенсация расходов сотрудников на проезд к месту использования отпуска и обратно по России не облагается зарплатными налогами — НДФЛ и страховыми взносами.
Организации могут учесть компенсации за поездки по России при расчете налога на прибыль / единого налога по УСН, если коллективный или трудовой договор предусматривает такие выплаты. Сумму компенсации следует включить в состав расходов на оплату труда.
Какие суммы учли в налоговом учете, а какие нет, удобно смотреть в СБИС. При необходимости можно быстро внести изменения в учет.
Видеоматериалы по теме
