Как бухгалтеру‑кадровику организовать работу и избежать неочевидных ошибок

Ошибка 1 — вносить условия об испытании в трудовой договор и заключать его после допуска к работе

В ст. 70 ТК РФ указано: если вы допустили сотрудника к работе до оформления трудового договора, то включать условие об испытании в него можно, только если до начала работы вы оформили отдельное соглашение об испытательном сроке. Если же такого соглашения не было и сотрудник начал работать без оформления, то в трудовой договор нельзя включать условия об испытании.

Работодатели редко заключают отдельные соглашения, в большинстве случаев они сразу допускают сотрудников к работе. Сначала показывают им рабочее место, дают вводные инструкции и рассказывают о первых задачах, а уже после этого отправляют в отдел кадров оформлять трудовой договор с испытанием. То есть сначала сотрудник начинает работать на испытательном сроке, а уже потом оформляет документы, которые его фиксируют. Это нарушает логику трудовых отношений работодателя и работника.

Некоторые кадровики подходят к оформлению договора так: время подписания указывают «8:30», а рабочий день сотрудника назначают с 9:30. Но они не учитывают часы работы кадрового отдела, поэтому во время проверок и судебных разбирательств всплывают несостыковки. Работодателю задают вопросы:

• Кто подписал работнику трудовой договор в 8:30 утра, если кадровый отдел работает с 9:00?
• Специалисту по кадрам оплачены сверхурочные или у него гибкий график работы? В каком документе это зафиксировано?

Какие последствия, если сначала допустили к работе, а потом оформили трудовой договор с условием испытания

В большинстве компаний кадровики используют типовой договор, в котором пункт об испытании стоит по умолчанию. Они не обращают на него внимания, и это приводит к следующим проблемам:

1. Трудно уволить сотрудника за непрохождение испытательного срока. Если кадровик изначально подписал договор с испытательным сроком после допуска к работе, то не имеет права увольнять сотрудника за его непрохождение.
2. Сотрудник на испытательном сроке вправе уволиться по собственному желанию, уведомив работодателя за 3 дня. Придется срочно оформить увольнение и рассчитать его. Если сотрудник предупреждает работодателя об увольнении в пятницу, а ко вторнику ему уже надо выплатить расчет, специалисту по кадрам и бухгалтеру придется отложить все дела и заниматься этим в спешке.

Лучше пользоваться таким способом трудоустройства: оформляете трудовой договор в первый рабочий день утром, а потом сотрудник начинает работать. Оформление документов займет около часа, которые вы не включите в рабочее время. В итоге при 8‑часовом рабочем дне в табеле вы отразите 7 часов, которые и подлежат оплате. Или еще лучше — подпишите договор накануне выхода.

Ошибка 2 — включать условие об испытании в трудовой договор абсолютно всем сотрудникам

Есть категории граждан, которым нельзя устанавливать испытательный срок по закону:

1. Беременные женщины. Даже если женщина забеременела после того, как начала работать, работодатель не сможет уволить ее по своей инициативе.
2. Матери с детьми до 1,5 лет. Судебная практика подтверждает: даже если работодатель не знает о наличии ребенка, то все равно может получить штраф за неправильное трудоустройство.
3. Сотрудники, принятые в компанию в порядке перевода.
4. Молодые специалисты. К ним относятся те, кто после обучения идет работать по специальности на свое первое рабочее место.
5. Трудоустроенные по срочному договору до 2 месяцев.
6. Несовершеннолетние.
7. Лица, избранные по конкурсу, и другие категории работников.

Ранее мы говорили, что основная масса работодателей оформляет трудовой договор с испытанием по умолчанию. Но гораздо легче организовать трудоустройство сотрудников, если стандартом будет договор без испытания. Так вы снизите риск незаконного трудоустройства из‑за невнимательности. А если конкретному работнику понадобится установить испытательный срок — можно в отдельном порядке добавить в договор условие об испытании и разработать план его прохождения.

Можете дополнительно подстраховаться — дать сотруднику на подпись документ о том, что он не входит ни в одну из категорий, которым запрещено устанавливать испытательный срок.

Ошибка 3 — не оформлять периодическую дистанционную работу

Представьте: работник по устному разрешению работодателя периодически работает из дома и однажды отказывается возвращаться в офис. Мотивирует это тем, что его перевели на постоянную дистанционную работу, просто не оформили. У работодателя могут возникнуть проблемы:

• Сложно уволить работника за прогул и невыход в офис. У работодателя на руках нет документов, которые подтвердили бы временный перевод. А у работника множество доказательств: длительная электронная переписка с руководителем, табель учета рабочего времени с оплаченными днями работы на удаленке, показания свидетелей.
• Трудно применить дисциплинарное взыскание. Если сотрудник плохо работает, то может объяснить это тем, что руководитель не обеспечил его компьютером, телефоном и интернетом. А по ст. 312.6 ТК РФ работодатель обязан обеспечить дистанционного работника оборудованием.

Суды рассматривали похожие ситуации и вставали на сторону работника. Они признавали соглашение о дистанционной работе заключенным, но не оформленным. См. Определение судебной коллегии ВС РФ от 16.09.2019 № 5‑КГ19‑106.

Работодателю выгоднее оформить временную дистанционную работу, определить конкретные дни работы в офисе и порядок взаимодействия с работником. Подробнее о дистанционной работе говорили в статье.

Ошибка 4 — хранить персональные данные уволенных работников более 5 лет

Персональные данные — это любая информация о работнике (ст. 3 закона о персональных данных 152‑ФЗ от 14.07.2022). К ним относят ФИО, паспортные данные, ИНН, СНИЛС, телефон, размер зарплаты и прочее. Это касается не только бумажных документов, но и информации в системе по учету кадров. Роскомнадзор считает персональными данными даже ФИО человека без даты рождения и номера телефона. Многие компании хранят расчетные листы и платежные ведомости с данными уволенных за десятилетия. За это можно получить штраф.

Персданные сотрудников могут быть в первичных учетных документах, например ФИО кассира в чеке. По закону о бухгалтерском учете 402‑ФЗ от 05.12.2022 компания должна хранить первичку не менее 5 лет после отчетного года. Но если она содержит персональные данные уволенных сотрудников, то без их письменного согласия нельзя хранить ее в бумажном или электронном виде более 5 лет.

Это условие не касается кадровых документов. Например, трудовой договор надо хранить 50 лет. Или 75 лет — для уволенных до 2003 года.

Если хотите хранить персональные данные дольше, чтобы вести кадровый резерв, выпустите соответствующее положение. Затем получите письменное согласие уволенных работников о включении в этот резерв.

Мы рассказали о главных ошибках, которые совершают специалисты кадрового отдела и бухгалтеры-кадровики. Больше советов по кадровому учету — в записи вебинара «Бухгалтер-кадровик: как организовать работу и избежать неочевидных ошибок».