Списание товара в магазине: причины, порядок списания, примеры

Что вы узнаете

1. Общий порядок списания товаров

2. Списание просроченного товара

   • Как отражать уничтожение просрочки
   • Как отражать утилизацию просрочки
   • Как контролировать сроки годности, чтобы избежать просрочки
   • Пример списания просроченного товара

3. Списание поврежденного товара

   • Как списать
   • Как уценить
   • Пример уценки товара
4. Как списать недостачи

Общий порядок списания товаров

Отмашку на списание товара со склада или из торговой точки должна давать специально созданная комиссия. Если проблемные товары обнаружили в ходе инвентаризации, эту задачу может взять на себя инвентаризационная комиссия.

Решение о списании комиссия оформляет отдельным документом, например по форме ТОРГ-15 или ТОРГ-16. Если была инвентаризация, достаточно инвентаризационных ведомостей.

Какими документами регламентируется

Списание товаров регулируют:

• Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
• приказ Минфина от 15.11.2019 № 180н «Об утверждении Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 5/2019 «Запасы»;
• Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденное приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н;
• методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина от 13.06.1995 № 49.

Каким методом оценивать товары при списании

Списывайте товары тем же методом, который используете при реализации товара. Это один из трех вариантов:

• по средней себестоимости — когда закупаем один и тот же товар по разным ценам, подсчитываем общую стоимость товаров и делим на их количество;
• по себестоимости каждой единицы — когда каждую единицу товара списываем по фактической стоимости ее покупки;
• методом ФИФО — когда сначала списываем все товары из остатка на начало месяца, потом — товары из первой партии, за ними — из второй партии и так далее по очереди.

Списание просроченного товара

Продавать просроченную продукцию нельзя — ее нужно утилизировать или уничтожить.

Если у вас просрочка, по общему правилу единственный вариант — списать товар к уничтожению. И только в редких случаях вы можете утилизировать продукцию.

Утилизировать продукцию — значит переработать ее для дальнейшего использования, потому что после окончания срока годности просроченную продукцию нельзя использовать по прямому назначению. Например, некоторые товары можно переработать на корм животным. Для этого ваша компания должна обратиться в Роспотребнадзор для проведения экспертизы. Эксперты определят, пригодна ли продукция для утилизации.

Уничтожить продукцию — значит физически избавиться от нее: сжечь, захоронить на специальных полигонах. Вывозом и уничтожением просрочки занимаются компании с лицензией на транспортировку отходов. Продукцию уничтожают тогда, когда она непригодна для утилизации.

Как отражать уничтожение просрочки

В бухгалтерском учете

Сначала просроченные ценности переведите на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Далее спишите ТМЦ на прочие расходы (счет 91).

В налоговом учете

На расходной УСН перечень затрат, разрешенных к учету, закрытый. В нем не поименована стоимость товаров с истекшим сроком годности, поэтому учесть товар в расходах не получится.

При налоге на прибыль стоимость просроченной продукции можно отнести на расходы.

Если ведете учет в программе СБИС, не нужно помнить, какие суммы можно списать в расходы в налоговом учете, а какие — нет. Система настроена по правилам налогового законодательства и автоматически учтет необходимые суммы.

Как отражать утилизацию просрочки

В бухгалтерском учете

Вы передаете товары на переработку — отражаете это событие по субсчетам счета 41. После переработки приходуете новый товар по новой цене на счет 15 в корреспонденции со счетом 41.

Цена после переработки будет ниже старой себестоимости, поэтому разницу со счета 41 отнесите на счет 94, а потом на субсчет «Прочие расходы» счета 91.

В налоговом учете

Переработанный товар вы продаете, поэтому его стоимость можно учесть и на расходной упрощенке, и на ОСНО. А вот разницу по счету 41 — только на ОСНО, так как на упрощенке перечень затрат закрытый.

Как контролировать сроки годности, чтобы избежать просрочки

Чтобы не перепроверять сроки годности вручную и исключить продажу просрочки, проще автоматизировать учет товаров. Например, с помощью программы СБИС. Расскажем, как СБИС помогает отслеживать сроки, чтобы вовремя списывать товар или проводить переоценку.

Настройте срок годности в типе номенклатуры. В программе при добавлении товара в каталог можно указать тип номенклатуры: например, для молочных продуктов подойдет тип «Маркированная продукция», для мяса — «Ветеринарная продукция». Для любого типа можно установить свой срок хранения, чтобы СБИС оповестил вас, если товар попал в просрочку или если его срок годности истекает.

Настройте учет сроков годности в СБИС

Указывайте срок в складских документах. СБИС автоматически заполнит в документе сроки годности, если поставщик указал их в поступлении по ЭДО или в Excel-файле. Так вы увидите просрочку при приемке или продаже товаров: в первом случае не купите негодный товар, во втором — не продадите испорченную продукцию и избежите штрафов.

Пример отображения сроков годности в документе поступления в СБИС

Контролируйте просрочку на кассе. Программа не даст кассиру продать просроченную продукцию: если такой товар попал в чек, СБИС выдаст предупреждение и предложит заменить товар.

Касса не даст продать просроченный товар

Отслеживайте сроки в течение дня. Чтобы вовремя списать просрочку или провести уценку в пару кликов, сформируйте в программе отчет «Остатки по срокам годности» по любому складу. Стройте отчет на конкретную дату или для определенного раздела каталога, например, чтобы посмотреть просрочку по молоку. СБИС подскажет цветом, какой товар уже испортился, а у какого скоро подойдет срок годности.

Пример отчета «Остатки по срокам годности»

Пример списания просроченного товара

ООО «Проспект» работает на УСН «Доходы минус расходы». Торгует продуктами питания через розничный магазин. Каждый день специально созданная (постоянная) комиссия проверяет наличие в торговом зале, среди товарно-материальных остатков, просроченной продукции. При наличии таковой составляет акт о списании по форме ТОРГ-16. Просроченную продукцию для уничтожения вывозит по договору специализированная организация.

Стоимость списанного товара не учитывается в расходах при расчете единого налога. В бухучете просроченный товар списывается через счет 94 в кредит субсчета «Прочие расходы» счета 91.

Образец акта по форме ТОРГ-16

Списание поврежденного товара

У товара может повредиться упаковка, он может со временем потерять потребительские свойства или морально устареть — стать неликвидным. Причиной повреждений могут быть:

• естественные причины;
• форс-мажорные обстоятельства: пожар на складе, затопление помещения, отключение электричества и выход из строя холодильного оборудования;
• вина сотрудника. Например, кладовщик неправильно хранил партию товара.

Поврежденный товар, который непригоден к использованию, придется списать. Если повреждения незначительны, товар можно уценить и продавать дальше. Например, когда на изделии есть царапины или помята упаковка.

Как списать поврежденный товар

В бухгалтерском учете

Сначала испорченные ценности переведите на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Далее спишите ТМЦ:

• На счет 44 — если потери в пределах норм естественной убыли. Остальное списываем на прочие расходы (счет 91).

Нормы для разных видов товаров и продукции утверждены приказами соответствующих министерств. Например, нормы при хранении сыра и бакалеи утверждены Минсельхозом. А нормы для хранения этих же продуктов в сфере торговли и общественного питания — приказом Минпромторга. Нормы при перевозках регулируют совместно Минсельхоз и Минтранс.

• На счет учета расчетов с дебиторами — если установлено виновное в порче лицо и порча сверх норм естественной убыли. Так, например, если виновен работник, это будет счет 73.
• На прочие расходы (счет 91) — когда виновник не установлен или суд отказался взыскивать с него ущерб и порча превышает нормы естественной убыли. Эта же проводка применяется, если причиной списания стал форс-мажор.

В налоговом учете

На расходной УСН получится учесть стоимость списанного товара в расходах в пределах норм естественной убыли. Условие — товар оплачен поставщику. Этот порядок не работает в случае списания товара со склада или из магазина по причине форс-мажора или по вине работника. Тогда на расходы ничего нельзя отнести.

При налоге на прибыль больше возможностей уменьшить налоговую базу, чем на УСН с объектом «доходы минус расходы». Так, при расчете «прибыльного» налога разрешается учесть:

• потери в пределах норм;
• любую сумму, если доказан форс-мажор;
• списанный товар, даже если его стоимость возмещает виновное лицо;
• списанный товар, если виновник не установлен или суд отказал во взыскании и эти обстоятельства документально подтверждены.

И на УСН, и на ОСНО ставьте во внереализационные доходы суммы, которые возмещает виновное лицо. При этом на общем режиме нужно восстановить входящий НДС со стоимости возмещенных товаров. Если в убытки, которые возмещает виновник, не входит НДС (налог не включали в сумму претензии), восстанавливать ничего не нужно.

Как уценить поврежденный товар

В бухгалтерском учете

Уценить — значит назначить товару ту цену, по которой он может быть продан на текущий момент за вычетом расходов на продажу. В бухгалтерии такая цена называется чистой стоимостью (п. 28 и 29 ФСБУ 5/2019 «Запасы»). Какими источниками информации руководствоваться, чтобы определить для товара эту стоимость, каждая торговая организация решает сама и прописывает решение в учетной политике.

Если решили уценить товар и снижаете цену ниже себестоимости, вам придется создать специальный резерв в бухучете — под снижение стоимости (обесценение) товара. В налоговом учете такой резерв не создается.

Размер резерва — та сумма, на которую уценили первоначальную стоимость товара. Например, оприходовали товар по 200 ₽, а уценили его до 150 ₽. Разница в 50 ₽ и будет суммой резерва.

Создается резерв под уценку товаров проводкой:

Дебет 90 субсчет «Себестоимость продаж» (далее также — 90-2) Кредит 14.

В годовом бухгалтерском балансе, который фирмы сдают в налоговую, отражается фактическая себестоимость запасов за вычетом этого резерва.

При продаже уцененный товар списывают по его первоначальной учетной стоимости. По мере реализации уцененных товаров необходимо восстановить резерв под снижение стоимости:

Дебет 14 Кредит 90 субсчет «Себестоимость продаж».

Если компания ведет учет по продажным ценам, добавятся проводки по торговой надбавке.

В налоговом учете

Товар по сниженной цене вы продаете, поэтому покупную стоимость товара можно учесть и на расходной упрощенке, и на ОСНО. Будьте готовы объяснить налоговой, из-за чего возник убыток.

Подтвердят уценку, в частности:

• приказ руководителя об уценке;
• акт об уценке (форма № МХ-15).

Особый порядок на УСН — в ситуации, когда товары уцениваете, потому что они частично потеряли свои свойства при экспонировании в качестве образцов на выставке. Например, когда в демонстрационном зале выставили образец кухонного гарнитура. В таком случае сумму уценки отражайте в составе расходов на рекламу. Чтобы расходы частично не задвоить, для целей налогового учета уменьшите покупную стоимость товара на сумму уценки, так как последнюю вы учтете по отдельному основанию (подп. 20 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Пример уценки товара

ООО «Красота» работает на УСН и торгует косметикой и парфюмерией, ведет учет товара по покупным ценам. На конец года в магазине компании числится морская соль для ванн с поврежденной упаковкой в количестве 2 шт. Покупная цена единицы товара по первичной документации на товар (накладной ТОРГ-12) — 800 ₽ (без НДС). Чистая стоимость (после уценки) — 300 ₽. Сумма уценки — 500 ₽.

В декабре сделана такая запись в бухучете:

Дебет 90-2 Кредит 14

• 1 000 ₽ — отражено создание резерва под обесценение двух товаров.

Уцененные товары отражены на отдельном субсчете счета 41 — для удобства аналитики:

Дебет 41 субсчет «Товары, подлежащие уценке» Кредит 41

• 1 600 ₽ — оприходованы товары с уценкой.

В марте следующего года оба уцененных товара реализованы по сниженной цене 700 ₽ (без НДС).

В бухучете сделаны записи:

Дебет 62 Кредит 90-1

• 1 400 ₽ — отражена выручка от реализации товара.

Дебет 90-2 Кредит 41 субсчет «Товары, подлежащие уценке»

• 1 600 ₽ — списана покупная стоимость товара.

Дебет 14 Кредит 90-2

• 1 000 ₽ — списана сумма резерва.

В налоговом учете товар списан на общую стоимость 1 600 ₽.

Образец приказа руководителя об уценке

Образец акта об уценке (форма № МХ-15)

Как списать недостачи

В бухгалтерском учете

Сначала недостачу отразите на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Далее спишите ТМЦ в зависимости от причины недостачи. Причиной недостачи может быть:

• естественная убыль;
• кража;
• форс-мажорные обстоятельства: пожар, коммунальные аварии, природные бедствия.

Списание проводите:

• на счет 44 — если недостача в пределах норм естественной убыли. Остальное — на прочие расходы (счет 91);
• на счет учета расчетов с дебиторами — если установлено виновное в недостаче лицо (сверх норм естественной убыли). Так, например, если виновен работник, это будет счет 73;
• на прочие расходы (счет 91) — когда виновник не установлен или суд отказался взыскивать с него ущерб и недостача превышает нормы естественной убыли. Эта же проводка применяется, если причиной списания стал форс-мажор.

В налоговом учете

При налоге на прибыль стоимость утраченного имущества можно отнести на расходы.

На УСН с объектом «доходы минус расходы» учитывайте стоимость недостач только в пределах норм естественной убыли, при условии что товар оплачен поставщику. Недостачи сверх норм не поименованы в закрытом списке затрат при УСН.