Приемка товара по количеству и качеству: порядок, сроки, правила

Ксения Корчагина

юрист

Товаровед с образованием знает правила приемки товара. Он правильно фиксирует недопоставку, способен принять товар по инструкциям П-6, П-7 и понимает, с каким умыслом крупные поставщики включают в договор поставки эти советские инструкции.

Остальные сотрудники магазина тонкости приемки знают хуже и могут допускать ошибки. Например, нарушают сроки приемки, вносят в учетную программу одинаковый товар под разными названиями. В результате собственник бизнеса теряет время и деньги.

В статье описали правила приемки товара, которые помогут избежать споров с поставщиками и претензий налоговой.

Банальная ошибка приемки, которую допускал почти каждый

На первый взгляд все просто. Приемка товара покупателем должна проходить примерно так:

• сверяем товар с накладной;
• выявляем расхождения;
• подписываем накладную;
• сдаем документы бухгалтеру для внесения в учетную систему.

Но покупатели часто нарушают правила приемки товара, установленные договором или обычаями делового оборота. В результате поставщик получает право отказаться от замены брака или не признавать недостачу.

Как можно нарушить правила приемки товара

В договоре поставки яиц может быть такое условие: «Претензии по количеству и целостности яиц покупатель имеет право заявлять только в момент получения товара от перевозчика». Это значит, надо проверять товар при водителе и сразу же фиксировать брак. Позже поставщик претензии не примет, даже если указать в накладной «принято 10 коробок яиц без проверки боя».

Еще пример формулировки договора. «Претензии по комплектности мебели покупатель вправе заявить после сборки, но не позднее 5 дней с момента поставки». Значит, в момент доставки приемку можно проводить по количеству деталей. А о невозможности собрать шкаф из этих деталей заявить после сборки. Но с даты поставки до момента заявления претензии по качеству не должно пройти больше 5 дней.

Бывает и так: стороны не заключили договор или заключили, но не установили в нем сроки приемки. Или договор подписали, отсканировали, отправили на электронную почту бухгалтеру, но в тексте договора не подтвердили возможность заключать договор путем обмена сканами, а это равносильно отсутствию договора. Во всех этих примерах стороны не договорились о правилах приемки и должны ее проводить «по обычаям» делового оборота (п. 1 ст. 5 ГК РФ). Таким обычаем суды признают советские инструкции о приемке П-6, П-7. См., например, дело А40-27497/2016. По этим инструкциям правила приемки сложные, их легко нарушить и потерять право на предъявление претензий поставщику.

Какое условие договора поставки лучше исключить

Большие заводы, крупные поставщики часто включают в свои договоры условие о приемке товара по инструкциям Госарбитража № П-6 и П-7.

Это условие пригодится, если вы закупаете дорогие автомобили, сложное оборудование, большой объем товара. Для небольших поставок условие о П-6, П-7 сложно применять, часто оно не выгодно для покупателя, его лучше заменить на понятный порядок приемки товара по количеству и качеству.

Так, по пп. 16–18 инструкции П-6 при обнаружении недостачи даже 1 коробки молока покупатель обязан приостановить приемку, вызвать одногороднего поставщика, а при его неявке составить акт о недостаче с участием представителя общественности или представителя другого предприятия. Если покупатель этого не сделает, товар признают принятым без замечаний.

Как принимать товар по количеству и качеству

Действительно ли товар можно не принимать

Вы же знаете историю, которую всем рассказывает управляющий сети магазинов «ВкусВилл» в своей книге? В их магазинах нет приемки товара в момент разгрузки. Поставщики привозят товар ночью, открывают дверь магазина своим ключом и выгружают товар. Утром приходят работники магазина, пересчитывают товар, выявляют расхождения. За пропавший товар платит ВкусВилл. Ни поставщикам, ни работникам магазина затраты не предъявляют. И что интересно, у них почти не бывает воровства.

Понятно, что каждый собственник бизнеса сам решает, работать на доверии или делать приемку товаров по всем правилам. Предъявлять ли претензии по качеству товара поставщикам или закладывать бой с просрочкой в цену товара. При любом варианте придется сверять товар с товаросопроводительными документами.

Сроки приемки товаров по количеству и качеству

Срок приемки устанавливают в договоре поставки. Если в договоре сроков нет, то в случае спора суды применяют инструкции Госарбитража П-6, П-7, признавая их «обычаями делового оборота».

По инструкциям сроков множество: для приемки на складе поставщика при самовывозе, для приемки при ж/д-перевозке, при доставке товара в таре, для скоропортящегося. Разберем сроки при доставке товара на склад покупателя по правилам инструкций П-6, П-7.

По количеству покупатель обязан принять товар:

• В момент получения, если товар без тары, в открытой или поврежденной таре.
• В момент получения по весу брутто (с тарой), количеству мест и не позднее 10 дней по весу нетто (без тары), количеству товарных единиц в каждом месте, если товар в исправной таре.
• Не позднее 24 ч по весу нетто (без тары), количеству товарных единиц в каждом месте, если товар скоропортящийся в исправной таре.

По качеству и комплектности покупатель обязан принять товар:

• не позднее 24 ч для скоропортящихся продуктов;
• не позднее 10 дней, если поставщик находится в том же городе;
• не позднее 20 дней, если поставщик иногородний;
• для районов Крайнего Севера сроки дольше.

Как сверять количество товара

Приемку товара проводят по товаросопроводительным документам. Как правило, это товарно-транспортная накладная и счет-фактура (если работаете на НДС) либо универсальный передаточный документ (УПД). Документы бывают на бумаге и электронные.

Перед тем как ставить подпись на документах поставщика, примите товар по количеству. Этапы приемки товаров:

• Пересчитайте товар.
• Взвесьте его, если по документам он измеряется в килограммах, а не штуках.
• Осмотрите на повреждения, вскрытие тары и упаковки. Порезы, сколы, вмятины, дыры — это нарушения целостности упаковки. Об этом нужно сообщить поставщику немедленно.
• Сверьте коды маркировки из накладной с полученными по факту. Как рознице работать с маркировкой, читайте здесь.
• Сравните наименования товаров на упаковке, сертификатах соответствия и товаросопроводительных документах. Так, если наименование мясной продукции на товарном ярлыке не совпадет с информацией в ветеринарно-сопроводительных документах, Россельхознадзор оштрафует на сумму от 10 до 20 тысяч ₽ За что еще штрафуют рестораны.
• Сообщите поставщику немедленно, если выявили несоответствие. Больший срок на уведомление поставщика может быть установлен договором.

Обращайте внимание на цену товара. По условиям договора цена товара может определяться накладной, а не спецификацией или счетом на оплату. Такое условие удобно для небольших поставок при отсрочке платежа. Но рискованно. Если покупатель подпишет накладную с ошибочной ценой, оплачивать товар придется по цене накладной.

Товар можно сверять руками и глазами, а можно отсканировать специальным сканером, камерой мобильного телефона или терминалом сбора данных (ТСД). Тогда программа посчитает количество, не допустит ошибок в наименовании, распознает коды маркировок и акцизные марки.

Например, по накладной поставщика в магазин поступил пакет специй «ванилин 5 пачек», «перец молотый 10 пачек», «душистый горошек 15 пачек». Можно сортировать этот пакет и пересчитывать вручную, а можно процесс приемки автоматизировать с помощью телефона и приложения Saby Docs.

Другой пример. По накладной поставщика в магазин поступили «Белый ноутбук 300E4A», а в каталоге покупателя товар занесен как «Ноутбук белый». Можно сверять позиции вручную, а можно процесс приемки автоматизировать с помощью телефона и приложения Saby Docs.

Еще пример. На склад поступает алкогольная продукция. Покупатель обязан не просто принять товар, но и подтвердить его получение в ЕГАИС. Если ведете учет в СБИС, сможете делать это автоматически.

Как принимать товар по качеству и комплектности

Товар должен соответствовать требованиям договора, техническим условиям, требованиям о маркировке, иметь нужные сертификаты и сопроводительные документы.

При приемке осмотрите продукцию — полностью или выборочной проверкой. Покупатель имеет право не принимать некачественный товар с существенными недостатками, например:

• Товар испорчен (ч. 2 ст. 478, ч. 1 ст. 518 ГК РФ). Имеет порезы, сколы, вмятины, дыры.
• Продукция пришла просроченной либо сроки годности не совпадают с теми, которые указаны в договоре.
• К товару нет нужной документации, комплектующих (ч. 2 ст. 464 ГК РФ). Например, нет инструкций по эксплуатации, сертификатов соответствия, технического паспорта.
• Ассортимент товара не соответствует (ч. 2 ст. 468 ГК РФ). Договаривались о белых ящиках, доставлены черные.
• Нет русифицированных этикеток. Если продаете иностранный товар — например, корейскую косметику, — на нем должны быть этикетки с информацией на русском языке. Это обязательное условие, иначе будет нарушена ст. 8 Закона о защите прав потребителей: покупатель имеет право на информацию о товаре на русском языке.

Если товар не соответствует условиям договора о качестве, покупатель обязан зафиксировать расхождение и предъявить поставщику претензию. Как это сделать, читайте далее.

Как организовать быструю приемку товара

Для точки с обувью на рынке или островка с майками в торговом центре вам потребуется смартфон и самая простая мобильная касса. Если использовать мобильное приложение Saby Docs, тогда даже с маркированным товаром проблем не будет. Все документы по маркировке придут прямо в смартфон. Со смартфона сможете проверить на соответствие коды маркировки, подписать накладную, продать товар покупателю и отправить информацию в Честный знак.

Для магазина побольше, со складом и стационарной кассой, уже потребуется мобильный сканер. Он позволит быстро распознавать коды на коробках, смотреть излишки и недостачи прямо на сотовом телефоне.

Оптовикам с большим количеством товара выгоднее применять терминалы сбора данных ТСД. Терминал — это мини-компьютер, который совмещает в себе телефон и сканер. У него самая высокая скорость сканирования и есть кнопки для поиска номенклатуры.

Как экономить на услугах бухгалтера за счет правильной приемки

После завершения приемки бумажные товаросопроводительные документы нужно внести в учетную систему. Бухгалтер на аутсорсе берет за эту работу дополнительные деньги. Программа учета товара в розничной торговле позволяет легко заносить эти документы — тогда у вас будет актуальный складской учет и с бухгалтером можно договориться на меньшую стоимость услуг, поручить ему только расчет налогов.

Заводите первичку за пару кликов. Для переноса многостраничной накладной в учетную программу вам хватит телефона и СБИС. Открываете СБИС, фотографируете накладную — и данные из накладной появляются в системе. Программа сама укажет тип документа, контрагента, подтянет номенклатуры из каталога, название вашей организации и склада. Также можно воспользоваться сканером или просто загрузить Excel-файл. СБИС распознает любые документы за 4 секунды: накладные, акты, УПД, счета-фактуры, чеки.

Не тратьте время на поиск наименований. Часто название товара в документах поставщика отличается от наименований в каталоге покупателя. СБИС сам прочитает каталог, найдет подходящие варианты и избавит вас от дублей. Одинаковые товары с разными названиями не будут загружать каталог, а остатки отобразятся корректно. Если товар новый, сможете завести карточку для каталога прямо из документа поступления.

Распределяйте затраты по счетам автоматически. Если в поступлении есть услуги транспортной компании, иные — СБИС их не просто распознает, а автоматически определит статью расхода и отнесет на соответствующий счет затрат. Вам останется только выбрать, как их учесть: в себестоимости или в расходах.

Отслеживайте оплаты. В СБИС можно связывать документы по одной поставке: например, документ поступления с оплатой контрагенту. И отметить, какие поставки уже оплачены, а какие ждут оплаты. Это удобно, если вы договорились с поставщиком об отсрочке платежа.