Возврат товара поставщику: какие документы оформить, как скорректировать НДС
Есть несколько причин, по которым покупатель может вернуть товар, а поставщик обязан его принять. Среди них: неправильное количество товара, повреждения продукции или упаковки, отсутствие комплектующих. В статье расскажем, как оформить возврат товара поставщику в трех типичных ситуациях:
- если обнаружили проблемы во время приемки у поставщика;
- если обнаружили проблемы во время приемки у перевозчика;
- если обнаружили проблемы после приемки.
Еще объясним, как действовать покупателю и поставщику, чтобы скорректировать НДС при возврате товара.
Что вы узнаете
В каких случаях по закону можно вернуть товар поставщику
Процедуру возврата товара поставщику регулирует Гражданский кодекс РФ. Среди причин возврата — неполная комплектация, просрочка, отсутствие упаковки. В таблице собрали варианты ситуаций, когда покупатель может вернуть товар.
| Ситуация | Статьи закона | Варианты, как действовать |
|---|---|---|
| В поставке меньше товара, чем указано в договоре | Ст. 466 ГК РФ |
|
| В поставке больше товара, чем указано в договоре | Ст. 466 ГК РФ | Обязательно известить продавца об излишке — в срок, который указан в договоре. Если продавец не решил ситуацию в разумный срок, можно принять весь товар. Другие варианты, как распорядиться товаром, могут быть предусмотрены договором поставки. |
| Размер/цвет и другие модификации товара отличаются от тех, которые указаны в договоре | Ст. 468 ГК РФ |
|
| Товар в поставке ненадлежащего качества: поврежден, испорчен, с вышедшим сроком годности | Ст. 475 ГК РФ | Если недостатки товара не были оговорены продавцом, покупатель может требовать:
Если товар сильно поврежден, на исправление понадобится много времени, покупатель вправе:
Правила действуют и на части товара, которые формируют комплект. Например, рубашка в пижаме — качественная, а брюки — с браком. Или один из трех кремов в косметическом наборе с истекшим сроком годности. |
| Не хватает комплектующих для товара. Например, стиральная машина — в наличии, а шланга к ней — нет | Ст. 480 ГК РФ |
Если продавец в указанный срок не выполнит свои обязательства, то вы можете потребовать заменить товар или разорвать договор, вернуть вам уплаченную сумму. |
| Товар поставили без тары или упаковки, хотя это было указано в договоре | Ст. 482 |
|
Как оформить возврат товара поставщику
Пакет документов, которые нужно оформить на возврат, зависит от того, когда обнаружили основания для возврата: в момент приемки товара или уже после того, как покупатель принял товары на учет. В первом случае два варианта: порядок оформления зависит от того, кто передает товар покупателю — сам поставщик или перевозчик.
Несоответствие обнаружили при приемке у поставщика
Ситуацию, когда нашли проблемные товары в момент приемки, легче всего решить. Нужно:
- Вычеркнуть из товарной накладной поставщика позиции, по которым обнаружили недостатки. Около зачеркнутых наименований поставить подписи, ФИО представителей покупателя и продавца — например, кладовщика и экспедитора.
- Отослать непринятый товар обратно вместе с представителем продавца и договориться с поставщиком о замене.
Приходная накладная с вычеркнутыми позициями не будет иметь юридической силы. Корректные сопроводительные документы контрагент должен передать покупателю с товаром, который пришлет на замену.
Несоответствие обнаружили при приемке у перевозчика
Сложнее вариант, если поставщик доставил товар с помощью компании-перевозчика, а в поставке оказались дефекты, пересортица или недобор. В этом случае вычеркнуть позиции из накладной не получится: представитель службы доставки не будет забирать неугодный товар обратно — покупателю придется принять такие ТМЦ на ответственное хранение. И держать на складе, пока поставщик не примет от покупателя претензию и не заберет товар.
Право собственности на такие ценности к покупателю не переходит, товар на балансе покупателя не учитывается. Ведется забалансовый учет.
В таблице ниже собрали список документов, которые нужны для оформления возврата товара поставщику, и привели образцы их заполнения. Документы оформляются в присутствии материально-ответственного лица со стороны контрагента — например, сотрудника транспортной компании, который привез груз.
В дальнейшем, при передаче товара поставщику, понадобится накладная на передачу. За основу можно взять ТОРГ-12 или универсальный передаточный документ со статусом «2». Например, УПД на возврат брака.
| Документ | Суть | Что обязательно указать |
|---|---|---|
| Акт о расхождениях по количеству и качеству (ТОРГ-2 или иной шаблон, который указан в договоре) | Фиксируются расхождения: что было указано в договоре и что доставили |
|
| Претензия (письмо) поставщику с требованием принять неподходящий товар (произвольная форма) | Письмо поставщику о нарушении условий договора. В нем на основе акта информируют о проблемах в поставке и требуют замены товара или возврата денег |
|
Несоответствие обнаружили после того, как оприходовали товар
Третий возможный случай — когда покупатель принял товар на учет, а потом уже понял, что есть основания для возврата. В таком случае не важно, кто привез груз — перевозчик или поставщик своими силами.
Чтобы вернуть товар, покупатель оформляет:
- Акт возврата в свободной форме.
- Претензия продавцу, в произвольной форме.
- ТОРГ-12, УПД со статусом «2» или накладную произвольной формы на возврат ценностей.
Можно ориентироваться на образцы, которые мы привели выше.
Как скорректировать НДС при оформлении возврата
Регламент для покупателя
НДС при возврате товара скорректируйте, если одновременно выполняются такие условия:
- Покупатель работает на ОСНО с НДС.
- Товары, которые нужно вернуть, приняты на учет, и по ним взят к вычету входящий НДС.
ИЛИ
Был аванс (предоплата) поставщику, и НДС с такого аванса приняли к вычету.
Чтобы не завысить НДС к вычету, покупатель, на основании корректировочного счета-фактуры от продавца, восстанавливает НДС по возвращенным товарам. Для этого регистрирует в книге продаж корректировочный счет-фактуру, полученный от продавца (подп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ).
Регламент для поставщика
НДС при возврате товара скорректируйте, если одновременно выполняются такие условия:
- Поставщик работает на ОСНО и продает товары с НДС, то есть не имеет освобождения по этому налогу.
- Реализация состоялась, то есть к покупателю перешло право собственности на возвращаемый товар. Такое бывает, когда недостатки обнаружили не в момент приемки товара, а уже после, когда покупатель принял товар себе на баланс, а поставщик начислил НДС с продажи.
ИЛИ
Был аванс (предоплата) от покупателя и на этот аванс был выставлен счет-фактура и начислен авансовый НДС.
Чтобы не переплачивать НДС в бюджет, поставщик выставляет корректировочный счет-фактуру на стоимость товаров, которые вернули. Либо универсальный корректировочный документ (УКД) со статусом «1». Поставщик должен сделать это в течение 5 календарных дней со дня, когда стороны согласовали возврат. Например, подписали акт о расхождениях или другой документ.
Продавец принимает к вычету НДС по возвращенным товарам на основании корректировочного счета-фактуры (п. 5 и п. 13 ст. 171, п. 4 и п. 10 ст. 172 НК РФ). Сделать это нужно единовременно в периоде возврата или в течение года после него (п. 5 ст. 171, п. 4 ст. 172 НК РФ).
В программе СБИС корректировки реализации можно создавать прямо из документа реализации. СБИС примет документ к учету и сформирует универсальный корректировочный документ (УКД).
Нюансы по НДС для поставщиков на спецрежиме
Если поставщик на УСН по своей инициативе выставил счет-фактуру с НДС, корректировочный документ при возврате товара выставлять бесполезно — вычет сделать не получится.
Право на вычет есть только у налогоплательщиков по НДС. Упрощенец не становится налогоплательщиком по НДС от того, что он выставил счет-фактуру с выделенным в нем налогом.
Как отражают возврат товара в учете
Когда покупатель успел принять товар себе на учет, а потом возвращает ценности, понадобятся корректировки в учете как покупателя, так и поставщика.
Покупатель списывает возвращаемый товар с баланса. Если суммы успели отнести на расходы, сначала нужно сделать исправительные проводки.
Поставщик, чтобы не завысить доходы, сторнирует реализацию. Если проданные товары успели списать, также нужно сторнировать и расходы.
Автоматизировать взаимодействия покупателя и поставщика поможет учетная программа СБИС: от оформления заказа до подписания документов отгрузки. Акт о расхождениях ответственный сотрудник может сформировать прямо из документа поступления. Достаточно указать фактическое количество товаров и оставить комментарий для продавца — принимаете продукцию в таком виде или отклоняете поставку. История общения и обмена документами с поставщиком сохранится в программе. А на основании акта о расхождении СБИС сформирует нужные проводки для корректировки поставки.
Видеоматериалы по теме
