Складской учет для предпринимателя: как вести самому и тратить меньше времени

Основные операции складского учета

Основные операции в складском учете

Товар на складе не может свободно перемещаться. Каждое действие должно быть зафиксировано в документе. Даже если у вас 2 склада и вы решили переместить товар между ними, нужно оформить документ.

Из сотрудников в документообороте участвует бухгалтер и кладовщик. Бывает, что все эти роли может объединить в себе один человек — владелец торговой точки. Мы уже рассказывали о том, как наш клиент, директор магазина «Байкарики», сама ведет бухгалтерию, управляет складом и общается с поставщиками — и все в одной сервисе СБИС. О том, как устроен учет товаров в ее магазине, читайте в кейсе.

Поступление товара на склад

При приемке товара происходит наибольшее количество ошибок, из-за которых сбивается дальнейший учет. Вот 2 основных принципа, которые рекомендуем запомнить:

1. Заносите документы прихода в систему сразу, как товар поступил на склад или в магазин. Распространенная ошибка: товар пришел в понедельник, документы оприходовали в четверг. Итог — расхождение в остатках.
2. Следите за тем, чтобы при приемке товар заносился в свои номенклатурные карточки. Поставщики могут по-разному назвать товар: например, «гвозди» и «гвозди оцинкованные». По документам товар кажется разным, но по факту — один и тот же. Решение: автоматизировать складской учет и заносить товары по штрихкоду или при помощи распознавания накладной от поставщика. Это уже умеет СБИС.

Как оформляется

Поставщик вместе с товаром должен отдать вам передаточные документы. Это может быть товарная накладная либо УПД. Правильность заполнения всех документов лежит на том, кто поставляет заказ. Ваша задача — проверить количество и целостность товара и, если нет претензий, поставить несколько подписей.

Не любой сотрудник может принимать и подписывать товарные документы. Это может сделать только материально ответственное лицо, у которого есть доверенность. Такой сотрудник несет материальную ответственность за товар на складе и возмещает ущерб владельцу, если обнаружили недостачу или порчу продукции. В небольших точках этим лицом, как правило, назначают кассира. Его подпись должна стоять на всех передаточных документах.

Товарная накладная. Поставщик вместе с товаром должен передать товарную накладную. Это документ, который содержит информацию о поставке:

• лицо, ответственное за отгрузку товара;
• дата отгрузки;
• перечень привезенных товаров, единицы измерения, цена за единицу;
• подпись сотрудника, который принял товар.

Это важный документ как для поставщика, так и для покупателя. С его помощью вы подтверждаете, что получили оплаченный заказ и не имеете претензий. Претензии могут возникнуть, если вам привезли некачественный товар либо не в том количестве.

Пример заполнения товарной накладной

Если при приемке есть претензии к поставке, вы вправе не принимать товар и не подписывать документы. Для этого из товарной накладной поставщик должен вычеркнуть бракованные позиции и поставить подпись. Далее в течение 5 рабочих дней поставщик должен отправить исправленный документ счет-фактуры. Если контрагент отправил документы по ЭДО — достаточно отклонить документ и указать причину. Это займет меньше минуты.

Форма товарной накладной называется ТОРГ-12 и существует в 2 экземплярах: для поставщика и покупателя. Документ может быть в печатном или электронном видах. Это зависит от поставщика: небольшие точки продаж в основном получают товарные накладные в бумажном варианте.

Счет-фактура. Если вы или ваш поставщик применяет налог на добавленную стоимость (НДС), дополнительно оформляется счет-фактура. Ее формирует продавец. Этот документ является основанием для принятия НДС к вычету.

Если поставщик является плательщиком НДС, а вы нет — можно отказаться от составления счета-фактуры. Для этого нужно письменное согласие обеих сторон (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ).

Пример заполнения счета-фактуры

Счет-фактуру можно отправлять только в 2 видах: бумажном или электронном по ЭДО. Счет-фактура должен быть подписан усиленной электронной подписью, поэтому отправлять его по e-mail запрещено. Если счет-фактура выставляется на маркированный товар или алкоголь, его можно отправлять только по ЭДО.

Универсальный передаточный документ (УПД). Чтобы не запутаться в бумажках, налоговая разрешает оформлять единый документ, который заменяет накладную и счет-фактуру. Он называется универсальным передаточным документом.

Вы можете встретить 2 обозначения этого документа: УПД-1 и УПД-2. Разница в том, что УПД-1 заменяет товарную накладную и счет-фактуру. А УПД-2 заменяет только накладную.

У СБИС есть решение, которое сэкономит время при работе с бумажными документами. Вам не нужно переносить всю информацию вручную — с бумаги в систему. Через мобильное приложение СБИС сотрудник сканирует накладную — сервис распознает данные и заносит их в систему. Вам остается их проверить и принять поступление.

В видеоролике показали, как работает функция распознавания документов в сервисе «СБИС Розница».

Пример заполнения УПД

Инвентаризация

Инвентаризация — это пересчет товаров в точке продаж. Ее цель — сравнить, сколько продукции по факту на складе и сколько должно быть по документам.

Для инвентаризации важна регулярность. Чем чаще сверяете количество товара, тем меньше риск, что недосчитаетесь продукции на большую сумму.

Некоторые владельцы закрывают магазин, чтобы провести инвентаризацию. Но удобнее проводить пересчет по разделам. Сегодня — текстиль, завтра — обувь и аксессуары.

Без внедрения автоматизации точность инвентаризации уменьшается. Представьте, что сотрудник вручную должен перебрать все накладные, посчитать должное количество товаров, а потом «руками» считать то, что находится на складе. Крупную продукцию типа мебели или верхней одежды сверить легче. А если у вас мелкий товар — носки, нижнее белье, украшения — процесс может затянуться, появятся ошибки.

Выход — автоматизировать процесс с помощью товароучетной системы. СБИС упростит процедуру инвентаризации, а значит, позволит проводить ее чаще. Так вы застрахуете себя от больших недостач.

Как оформляется

Документ, в котором будете сверять количество товара, называется актом инвентаризации. Вы создаете его в программе, а СБИС автоматически заполняет количество продукции данными по учету. Все, что вам остается сделать, — считать штрихкоды товаров на складе или в точке и провести документ. СБИС сам спишет выявленные недостачи и оприходует излишки.

Пример заполнения документа инвентаризации по разделу «Обувь»

Расход

Расход — это продажа товара и его списание со склада. Здесь важно не тормозить продажи: чтобы кассир не искал нужную номенклатуру в тетрадке, а добавлял товар сканером за пару кликов. В этом поможет программа для автоматизации и настроенный каталог товаров.

Как оформляется

Если работаете в товароучетной программе, списание товара со склада происходит автоматически. В СБИС вам достаточно закрыть кассовую смену, и программа сама пересчитает количество товара в точке продаж.

Пример документа «Реализация розницы» в СБИС

Пересортица

На складе есть товар одного сорта, но двух разных видов — например, молочный шоколад с орехами и молочный шоколад с изюмом. После инвентаризации вы замечаете, что не хватает 3 шоколадок с орехами. Но есть три «лишние» шоколадки с изюмом. Это называют пересортицей.

Пересортица возникает из-за ошибок поставщика или сотрудника, который принимает товар: в учетную систему заносят изначально неправильные данные.

Если вы обнаружили пересортицу табака, ветеринарной продукции или алкоголя, не нужно оформлять документ «Пересортица». Нужно списать и оприходовать продукцию, а затем устранить отклонения в системе маркировки.

Документ «Пересортица» нужен, чтобы «уровнять» количество неправильно принятого товара на складе.

Пример документа «Пересортица» в СБИС