Главбух уходит в отпуск: как избежать коллапса
Главбухи тоже люди и тоже хотят отдыхать в отпуске. Но отчетность нельзя отложить, и всегда могут возникнуть другие срочные задачи. Как и отпуск отгулять, и не погрязнуть потом в нарушениях? Используйте наш чек‑лист.
Из статьи вы узнаете
Что сделать перед отпуском
Главбуха заменить сложно, а если он в единственном лице — невозможно. Поэтому прежде чем улететь на курорт, завершите все текущие дела, а также выполните часть дел отпускного периода. Вот список задач перед началом отдыха.
Разобраться с отчетностью
- Отправить ответы на имеющиеся требования и запросы контролирующих органов.
- Сдать текущие и по возможности ближайшие отчеты.
Если отчетный период не окончен, заранее сформируйте отчеты, срок сдачи которых выпадает на ваш отпуск. Отправить их вы всегда сможете удаленно через СБИС. Или поручите отправку временному заму.
Посмотрите, какие уведомления по ЕНП можете отправить заранее.
Например, если налог на имущество организаций не меняется в течение года, уведомление на авансы по нему можно оформить один раз за год по всем срокам уплаты.
Уведомление по НДФЛ за работников можно подавать с первого дня расчетного периода. Например, уведомление за 23–30 апреля допустимо оформить и отправить 23 апреля или более поздней датой (срок в 2024 году — 3 мая). Отправить раньше 23 апреля это уведомление не получится — это следует из Контрольных соотношений, по которым ФНС проверяет уведомления.
Календарь отчетности в СБИС поможет вам спланировать работу. В нем можно отследить предстоящие отчеты и статус уже отправленных по всем вашим компаниям.
- Подготовить документы для ответов на вероятные запросы налоговой. Например, с высокой вероятностью налоговая запросит КУДиР по УСН «Доходы − расходы» за прошлый год, особенно если вы вышли на минимальный налог. По пониженным тарифам страховых взносов, скорее всего, налоговая попросит подтверждение права на их применение.
- Подготовить шаблон уведомления о невозможности представить в установленные сроки документы (информацию) в ИФНС — на случай, если в ваше отсутствие никто не сможет подготовить документы по требованию налоговой.
Закрыть вопросы с платежами
- Свериться с ФНС по единому налоговому счету (ЕНС). Если есть недоимка или расхождения — разобраться.
В СБИС вы всегда можете посмотреть состояние ЕНС в режиме реального времени.
- Уплатить текущие налоги и страховые взносы. С введением ЕНС любые налоги, в том числе НДФЛ за работников, можно перечислить заранее в составе единого налогового платежа (ЕНП).
- Выплатить предстоящие отпускные сотрудникам. Ранняя выплата не нарушение, но в некоторых случаях сумму отпускных придется потом пересчитать.
- Перечислить плановые платежи контрагентам (аренда, связь, коммунальные услуги).
Решить прочие насущные вопросы
- Подготовить расчет и справки при увольнении, если увольнение приходится на период отпуска.
- Решить вопросы с онлайн‑кассой (заменой фискального накопителя, перерегистрацией).
- Подготовить приказ руководителя о праве подписи за главного бухгалтера счетов‑фактур, УПД, товарных накладных и т. д. И оформить доверенность на право подписи этих документов.
- Составить шаблоны заявлений сотрудников на отпуск за свой счет, на получение подотчетных сумм и т.д. Привычный документооборот должен сохраниться: так вы без проблем восстановите события в учете.
Как передать дела
Сделать все заранее не получится, в любом случае останется повседневная текучка (провести оплату, выставить счет, напечатать чек) и неожиданные «послания» из СФР и налоговой. Поэтому часть бухгалтерских дел по возможности передайте другому сотруднику. Для этого рекомендуем выполнить такую подготовительную работу.
- Прописать порядок работы с электронной отчетностью:
- Проверять входящие требования, уведомления из ИФНС и СФР — каждый день (через день).
- Если пришло требование ИФНС — отправить квитанцию о получении в течение 6 рабочих дней.
- Если пришло требование ИФНС о предоставлении документов, которые вы не подготовили заранее, — не позднее следующего рабочего дня отправить уведомление о невозможности представления в установленные сроки.
- При трудоустройстве или заключении гражданско‑правового договора (ГПД) с физлицом‑исполнителем — отправить сведения о трудовой (иной) деятельности по форме ЕФС‑1 в Соцфонд не позднее следующего рабочего дня. Аналогично — при увольнении или расторжении ГПД.
- Составить график платежей:
- Плановые платежи — когда, кому и сколько платить.
- Отпускные — за 3 дня до начала отпуска.
- Расчет при увольнении — в день увольнения.
- Оставить инструкции по работе со СБИС, онлайн-банком, онлайн-кассой, контакты «знающих» людей, ссылки на полезные сайты.
Вам не придется самостоятельно расписывать, как выставить счет или сделать акт в СБИС. Подробные инструкции хранятся в общем доступе в Базе знаний. Кроме того, ответы всегда можно получить в чате с поддержкой, у персонального менеджера или на круглосуточной горячей линии СБИС.
Реально ли взять работу с собой на отдых
Если вы единственный бухгалтер в компании, совсем забыть про работу, скорее всего, не получится даже в отпуске. Например, на исправление ошибок по уведомлению из СФР дается всего 5 рабочих дней. Просрочите — будет штраф. Но отчаиваться не нужно: в современных условиях взять работу с собой — просто. Главное захватить ноутбук, а если не получится, то и телефона будет достаточно.
- С онлайн-бухгалтерией СБИС доступ к программе будет с любого устройства, подключенного к интернету. В мобильном приложении вы легко сможете выставить счет и все закрывающие документы контрагентам, сформировать платежки и отправить их в банк.
- Работать с электронной отчетностью СБИС тоже можно даже с телефона. Вы сможете просматривать запросы госорганов, получать требования налоговой и отправлять подтверждения.
- Чтобы точно не пропустить входящие документы от налоговой и Соцфонда, достаточно настроить в СБИС уведомления по электронной почте или смс.
Видеоматериалы по теме
