Главбух уходит в отпуск: как избежать коллапса
Главбухи тоже люди и тоже хотят отдыхать в отпуске. Но когда бухгалтера нет, его работа сразу становится заметной и жизненно необходимой для всех остальных сотрудников. Как и отпуск отгулять и не погрязнуть потом в чужих косяках? Используйте наш чек-лист.
Что вы узнаете
Сделать перед отпуском
Главбуха заменить сложно, а если он в единственном лице — невозможно. Поэтому прежде чем улететь на курорт, завершите все текущие дела, а также выполните часть дел отпускного периода.
- Сдать текущие отчеты.
Если отчетный период не окончен, заранее сформируйте отчеты, срок сдачи которых выпадает на ваш отпуск. Отправить их вы всегда сможете удаленно через СБИС. Или поручите отправку временному заму.
Календарь отчетности в СБИС поможет вам спланировать работу. В нем можно отследить предстоящие отчеты и статус уже отправленных по всем вашим компаниям.
- Отправить ответы на имеющиеся требования и запросы контролирующих органов.
- Подготовить документы для ответов на вероятные запросы налоговой. Например, с высокой вероятностью налоговая запросит КУДиР по УСН «Доходы — расходы» за прошлый год, особенно если вы вышли на минимальный налог. По пониженным тарифам страховых взносов, скорее всего, налоговая попросит подтверждение права на их применение.
- Подготовить шаблон уведомления о невозможности представления в установленные сроки документов (информации) в ИФНС — на случай, если в ваше отсутствие никто не сможет подготовить документы по требованию налоговой.
- Свериться по расчетам с налоговой. Если есть недоимки и расхождения — разобраться.
В СБИС получить выписку операций по расчетам с бюджетом или справку о состоянии расчетов — дело одного дня.
- Уплатить взносы и налоги. Их можно перечислить заранее, если известна база для начисления. Исключение — НДФЛ, его нужно уплачивать в строго установленные сроки.
- Выплатить предстоящие отпускные сотрудникам. Ранняя выплата не нарушение, но в некоторых случаях сумму отпускных придется потом пересчитать.
- Перечислить плановые платежи контрагентам (аренда, связь, коммунальные услуги).
- Подготовить расчет и справки при увольнении, если увольнение приходится на период отпуска.
- Решить вопросы с онлайн-кассой (заменой ФН, перерегистрацией).
- Подготовить приказ руководителя о наделении правом подписи за главного бухгалтера счетов-фактур, УПД, ТН и т. д. и доверенность на право подписи этих документов.
- Составить шаблоны заявлений сотрудников на отпуск за свой счет, на получение подотчетных сумм и т. д. Привычный документооборот должен сохраниться: так вы без проблем восстановите события в учете.
Передать дела
Сделать все заранее не получится, в любом случае останется повседневная текучка (провести оплату, выставить счет, напечатать чек) и неожиданные «послания» из ПФР и налоговой. Поэтому часть бухгалтерских дел по возможности передайте другому сотруднику.
- Прописать порядок работы с электронной отчетностью:
- Проверять входящие требования, уведомления из ИФНС и ПФР — каждый день (через день).
- Если пришло требование ИФНС — отправить квитанцию о получении в течение 6 рабочих дней.
- Если пришло требование ИФНС о предоставлении документов, которые вы не подготовили заранее, — не позднее следующего рабочего дня отправить уведомление о невозможности представления в установленные сроки.
- Составить график платежей:
- Плановые платежи — когда, кому и сколько платить.
- Отпускные — за 3 дня до начала отпуска, НДФЛ с отпускных — до конца месяца.
- Расчет при увольнении — в день увольнения, НДФЛ с него — не позднее следующего рабочего дня.
- Оставить инструкции по работе со СБИС, онлайн-банком, онлайн-кассой, контакты «знающих» людей, ссылки на полезные сайты.
Вам не придется самостоятельно расписывать, как выставить счет или сделать акт в СБИС. Подробные инструкции хранятся в общем доступе в Базе знаний. Кроме того, ответы всегда можно получить в чате с поддержкой, у персонального менеджера или на круглосуточной горячей линии СБИС.
Взять работу с собой
Если вы единственный бухгалтер в компании, совсем забыть про работу, скорее всего, не получится даже в отпуске. Например, на исправление ошибок по уведомлению из ПФР дается всего 5 дней. Просрочите — будет штраф. Но отчаиваться не нужно: в современных условиях взять работу с собой — просто. Главное захватить ноутбук, а если не получится, то и телефона будет достаточно.
- С онлайн-бухгалтерией СБИС доступ к программе будет с любого устройства, подключенного к интернету. В мобильном приложении вы легко сможете выставить счет и все закрывающие документы контрагентам, сформировать платежки и отправить их в банк.
- Работать с электронной отчетностью СБИС тоже можно даже с телефона. Вы сможете просматривать запросы госорганов, получать требования налоговой и отправлять подтверждения.
- А чтобы точно не пропустить входящие документы от налоговой и ПФР, достаточно настроить в СБИС уведомления по электронной почте или смс.