Искусственный интеллект в бухгалтерии: распознавание документов
Одни бухгалтеры боятся, что их труд в скором будущем заменят роботы — искусственный интеллект (ИИ). Другие активно внедряют и используют современные технологии. Так, если контрагенты не перешли на ЭДО, ускорить ввод первички на бумаге поможет автоматическое распознавание документов. В статье расскажем, почему использовать ИИ проще, чем кажется, и как он поможет бухгалтеру избавиться от рутины и ошибок ручного ввода.
Что вы узнаете
Какие мифы об искусственном интеллекте мешают бухгалтерам
В таблице собрали и развенчали основные заблуждения, связанные с ИИ.
| Миф | Реальность |
|---|---|
| ИИ — это сложно. Нужны особые знания и оборудование, чтобы применять его | ИИ — уже часть нашей повседневной жизни. Пример — голосовые помощники, простые в использовании. А чтобы применять ИИ в бухгалтерии, нужна только умная бухгалтерская программа и сканер или телефон |
| ИИ — это ненадежно | ИИ можно доверять: эффективность технологий проверена на практике. Инструментами на базе искусственного интеллекта уже давно пользуется Федеральная налоговая служба, постоянно внедряя новые технологии |
| ИИ для бухгалтера — лишнее. Проще занести документы руками | ИИ в 4 раза сокращает время на ввод первичных документов. Исключен риск ошибок из-за так называемого человеческого фактора |
| ИИ не будет востребован —привычно работать по старинке | ИИ использует все больше компаний и физлиц. С 2017 года внедрение искусственного интеллекта увеличилось более чем в 2 раза |
| ИИ может оставить бухгалтера без работы | ИИ освободит бухгалтера от рутинных задач, оставив время на более интересные и сложные проекты, с которыми машине не справиться |
Где помогает ИИ в бухгалтерии
В таблице показали, какие бумажные документы умеет распознавать сервис СБИС (Saby).
| Вид документа | |
|---|---|
| Бухгалтерские | Документы реализации, которые вы распечатали из программы. Например, для подписания контрагенту — покупателю |
Документы поступления:
| |
| Кадровые |
|
Зачем оцифровывать документы, которые вернул покупатель/работник
По загруженному скану/фото программа найдет исходник, который был распечатан для контрагента/работника. И сохранит подписанную версию в одном окне с исходником. В программе по указанному документу появится отметка, что теперь у вас в наличии бумажный экземпляр, подписанный и возвращенный контрагентом/работником.Как QR‑код на документе упрощает распознавание
Согласно закону, QR‑код — это обязательный реквизит кассового чека. На других входящих документах не требуется наличие какого‑либо QR‑кода. Для распознавания кассовых чеков нет нужды сканировать/фотографировать весь чек. Достаточно запечатлеть только код. По нему программа найдет электронный чек в базе данных ФНС и подгрузит чек.
В документы реализации и кадровые документы, которые готовите в программе, система сама автоматически добавляет QR‑код. Для распознавания таких документов также нет нужды сканировать/фотографировать весь документ. Достаточно запечатлеть только код.
Как сократить время на текучку в учете с помощью исскуственного интеллекта на примере СБИС (Saby), показывают
Какая польза от ИИ для бухгалтера
Быстрый ввод первички — экономия вашего времени. Если компания внедрила автоматическое распознавание документов, бухгалтеру не нужно вручную заносить данные с бумажных экземпляров или их электронных копий. Время на ввод первичной документации сокращается в 4 раза.
Безошибочное занесение данных. Когда нужно обработать большой объем бумаг, бухгалтер устает, постепенно теряет внимательность, спешит (так называемый человеческий фактор). Может перепутать местами цифры, добавить лишний нолик или, наоборот, обрезать показатель. Автоматическое распознавание документов позволяет бухгалтеру контролировать правильность внесения данных. Такая автоматизация внесения первичных документов сводит к нулю вероятность того, что в вашей бухгалтерской программе появится неверная информация.
Конфиденциальность информации. Система распознавания, встроенная в вашу бухгалтерскую программу, гарантирует сохранность данных и доступ к ним только проверенных лиц.
Удобный электронный архив. Документы, загруженные в программу, автоматически хранятся на сервере оператора программы. Нужный документ легко найти, он всегда в доступе, не порвется и не выцветет. При этом обязательно храните бумажный оригинал, так как документ изначально создавался на бумаге. Про хранение электронных документов подробно рассказали в другой статье.
Как ИИ помогает отвечать на требования налоговой
Запросы от госорганов могут приходить прямо в вашу программу. То есть требования изначально не бумажные. Но и тут пригодится технология распознавания. Вот как она работает на примере 2 возможных ситуаций.
Ситуация 1. ФНС запрашивает документы по списку. Например, первый пункт списка — договоры, второй — счета‑фактуры и т.д. Программа при загрузке нужных документов сама разложит их по папкам. Папки будут соответствовать пунктам из запроса. То есть программа распознает содержание загружаемых документов, чтобы сопоставить их с ключевыми словами запроса и рассортировать в нужном порядке.
Ситуация 2. ФНС требует пояснения. Программа за вас прочитает требование и распознает, что спрашивает налоговая. По кнопке «Ответить по шаблону» предложит образец ответа и актуальные для вашей ситуации варианты формулировок со ссылкой на законодательство. С таким конструктором ответа на требование самому бухгалтеру можно ничего не придумывать.
Как бухгалтеру внедрить ИИ в свою работу
Чтобы автоматизировать первичный учет с помощью ИИ, достаточно подключить умную бухгалтерскую программу — с возможностью распознавания. Например, СБИС (Saby).
Далее понадобится только сканер или телефон. Работайте так:
- Подпишите со своей стороны бумажные документы, которые хотите оцифровать. Поставьте печать (при наличии). Если налоговая запросит документы, у вас уже будут готовые электронные копии.
- Загрузите в программу сканы или фото тех документов, которые хотите оцифровать. Для подготовки скана/фото подойдут сканер (МФУ) или телефон. Никакое дорогостоящее или сложное оборудование не требуется.
Программа считывает информацию со скана или фото бумажного документа и загружает все данные в систему (см. пример распознавания скана). Бухгалтеру остается только принять документы к учету.
СБИС (Saby): бухгалтерия с искусственным интеллектом
Попробовать бесплатно 14 дней
В чем преимущества ИИ от СБИС (Saby)
Отечественный сервис. Нет риска, что программу заблокируют или она сильно подорожает из‑за международных санкций.
Высокая скорость распознавания. Согласно результатам экспериментов, искусственный интеллект от Saby работает в 5–7 раз быстрее других аналогов на рынке.
Возможности для развития. Уже сейчас ИИ от Saby распознает все форматы, с которыми сталкивается бухгалтер в работе. Чем больше пользуетесь сервисом, тем лучше он вам служит. ИИ обучается в процессе работы и становится умнее. Разработчики сервиса постоянно дорабатывают систему, учитывая запросы пользователей.
Для тех, кто еще сомневается
В таблице рассказали, чем еще поможет программа.
| Вид документа | Полезности для бухгалтера |
|---|---|
| Документ поступления |
|
| Личные документы работника | Программа проверяет полученную информацию по доступным базам госорганов — на предмет благонадежности и добросовестности сотрудника. Проверка, в частности, покажет, действительны ли паспорт и СНИЛС по данным МВД и Соцфонда соответственно |
Автоматизировать ввод документов
с сервисом «СБИС Бухгалтерия» (Saby Bu) бесплатно 14 дней
Видеоматериалы по теме
