Что такое электронный документооборот и как он работает

Можно подписывать документы на бумаге, но это долго и неудобно, плюс они занимают место, теряются, их сложно искать. Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс, который ускоряет и упрощает передачу информации клиентам, поставщикам, госорганам и внутри компании, позволяет контролировать взаиморасчеты между организациями или территориально удаленными подразделениями. Все документы при этом создаются в электронном виде, подписываются электронной подписью, а значит, имеют юридическую силу.

Электронный документооборот

Что вы узнаете

Кому подходит

Система электронного документооборота на крупном предприятии с сотнями и тысячами внешних документов в месяц помогает снизить издержки и сэкономить сотни тысяч рублей в год, а также уменьшить риски, связанные с потерей документов, ошибками и штрафами от налоговой.

Малому и среднему бизнесу важно получать оплату за товары или услуги в день выставления документов, безбумажный документооборот поможет им ускорить этот процесс, ведь чем быстрее документы дойдут до получателя, тем быстрее их оплатят. Пускай сейчас предприниматель заключает пару-тройку контрактов в месяц и не нуждается в ведении электронной документации, но у него могут появиться крупные заказчики, которые работают только по ЭДО, и потребуют подключиться.

Схема работы

Неважно, какого размера ваш бизнес, схема ЭДО для работы с документами будет одинаковой.

Схема работы электронного документооборота
  1. 1.Отправитель создает документ, подписывает своей ЭП и отправляет контрагенту.
    Если получатель еще не пользуется технологией электронного документооборота, то получит на электронную почту приглашение зарегистрироваться.
  2. 2.Контрагент получает документ, утверждает его или отклоняет, указав причину.
  3. 3.Отправитель получает подписанный контрагентом экземпляр.
    Если были замечания, исправляет документ и отправляет корректировку либо генерирует новый электронный документ.

Преимущества ЭДО

  • Работа с электронным документооборотом прозрачна — вы видите все этапы обработки и сможете понять, на ком «завис» документ.
  • Меньше рутинной работы — снижается количество ошибок и потерь времени при оформлении документов.
  • Документы в электронном виде не потеряются — их не придется выставлять заново.
  • Конфиденциальная информация в безопасности — документы передаются по защищенным каналам связи.
  • Уменьшаются расходы — на бумагу, печать, канцелярию, отправку документов и содержание архива.

Как совмещать бумажный ЭДО с электронным

Быстро перейти только на электронные документы у вас не получится, да и не все ваши контрагенты будут пользоваться ЭДО. Вам придется хранить и бумажные оригиналы, и их скан-копии — их можете хранить у себя в учетной системе или в отдельном архиве. В СБИС к архиву электронных документов можно добавлять сканы бумажных оригиналов, чтобы находить их по первому требованию и без лишних усилий. Система напечатает на бумажном документе QR-код, по которому быстро свяжет скан с электронным документом.

Как понять, что пора переходить на ЭДО

Проверьте себя по небольшому чек-листу. Если на большинство утверждений вы ответите «нет», то значит, самое время ознакомиться с рынком систем электронного документооборота и подобрать подходящую.

  • В спорной ситуации вы легко найдете не просто карточку документа, но и подписанные оригиналы, и даже скан-копии бумажных документов.
  • Вы понимаете, на ком зависло подписание, так как видите всю цепочку согласования документа.
  • Вы видите, какие из выставленных документов подписаны контрагентами, а какие — нет.
  • По запросу ФНС вы быстро отберете и отправите документы по конкретному контрагенту за определенный период.

На что обратить внимание при выборе оператора ЭДО:

  • возможность ведения архива документов с удобным поиском по фильтрам;
  • разграничение прав доступа различным категориям сотрудников;
  • персональные доработки СЭД под потребности компании;
  • интеграция с сервисами, которые уже используете — CRM, банковские и бухгалтерские системы, ПО для кадрового учета и т.д.;
  • доступ и работа в электронной системе документооборота с различных мобильных устройств.

Подключить ЭДО в СБИС

Как начать работу с ЭДО

Для обмена электронными файлами участники процесса должны:

  1. 1.купить электронную подпись;
  2. 2.подключиться к оператору данных;
  3. 3.внедрить систему электронного документооборота.

С последним пунктом помогут специалисты компании-оператора: настроят бизнес-процессы для документооборота в вашей организации, обучат сотрудников, помогут пригласить контрагентов к ЭДО. В СБИС уже есть типовые форматы первичных документов для организаций разных сфер бизнеса — подключились и можно пользоваться без дополнительных настроек. А также под ряд клиентов уже созданы адаптированные модели ЭДО, например, обмен данными со сбытовой компанией, документооборот, в том числе и в системе EDI, с несколькими торговыми сетями, заключение договоров с тремя и более сторонами, электронная подпись на сайте и электронные документы с физлицами.

Присоединяйтесь к нашему сообществу в Telegram — там новости появляются быстрее 😉

Какую ЭП использовать

Для обмена первичной документацией с контрагентами вам потребуется квалифицированная подпись (КЭП). Ее же используют для сдачи отчетности в госорганы, участия в госзакупках и других видах торгов. С помощью КЭП можно зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС, подать в суд или заключить трудовой договор с удаленным сотрудником без личной встречи.

Неквалифицированная подпись подойдет для внутреннего документооборота (для подписания приказов, инструкций, заявлений, справок) и обмена документами с иностранными контрагентами.

Простую подпись компании используют редко, в основном она требуется физлицам для отплаты штрафов ГИБДД, получения некоторых услуг на портале «Госуслуги», покупок в интернете и т.п.

Отличия электронных подписей

ПростаяНеквалифицированнаяКвалифицированная
Способ выдачиСамостоятельно, при регистрации на сайтеВ любом УЦВ аккредитованном УЦ
Защита документа от подделкиНе защищаетЗащищаетЗащищает
Юридическая значимостьТребует соглашения о признанииТребует соглашения о признанииРавна собственноручной подписи
НосительЛюбойЛюбойЗащищенный (Рутокен, eToken)
СтоимостьБесплатноБесплатно или от 200 рублейОт 500 рублей

Частые вопросы

  • У меня уже есть электронная подпись, подойдет ли она для ЭДО?

    Если у вас есть ЭЦП, которую вы используете для отчетности, маркировки, ЕГАИС, можете смело использовать ее для ЭДО. Подписи для клиент-банка подойдут не все — там, как правило, нет информации о компании или они выдаются УЦ, которые не входят в сеть доверия ФНС.

  • Я буду передавать электронные документы через интернет, не перехватят ли их злоумышленники?

    В большинстве продуктов ЭДО предусмотрены технические решения по защите конфиденциальной информации, устраняющие все или большинство рисков. В их числе: доступ в аккаунт по логину/паролю или сертификату цифровой электронной подписи, разграничение прав и запись всех действий пользователей в журнал событий, шифрование документов при хранении и передаче, использование для отправки информации защищенных протоколов, исключающих перехват данных третьими лицами.

  • Какой формат можно использовать для первичных документов?

    Счета-фактуры, УПД и корректировки к ним должны четко соответствовать требованиям ФНС и передаваться в xml-формате. Для остальной первичной документации (акты, ТОРГ-12, договоры, кассовые документы и т.д.) нет жестких законодательных требований. А значит, их можно создавать и передавать в неформализованном виде, в форматах doc, xlsx, pdf, jpg и др. Если документ подписан усиленной электронной подписью, то он является юридически значимым, его не нужно распечатывать и подписывать собственноручно.

    Для удобства мы собрали в таблицу все законы, регламентирующие форматы документов:

    Тип документаФорматЗакон
    Счет-фактура и УПД, в том числе корректировки к нимОбязателен xmlСт. 169 Налогового кодекса РФ
    Приказ Минфина от 10.11.2015 № 174н
    Постановление от 26.12.2011 № 1137
    Приказ ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@
    Торг-12
    Акт приемки-сдачи
    Рекомендован xml, допускается пользовательский форматСт. 9 Федерального закона 402-ФЗ
    Приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@
    Приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@
    Договор
    Кассовые документы
    Остальные документы
    Пользовательский форматСт. 160 Гражданского кодекса РФ
    П. 4.7 Указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У
    Ст. 6 Федерального закона 63-ФЗ
  • В чем разница между СЭД и ЭДО?

    Система электронного документооборота — это программное обеспечение, которое помогает организовать работу с документами компании. В основном СЭД используют для автоматизации внутреннего документооборота, когда сотрудники организации могут просмотреть и подписать документы в одной программе. Для внешнего обмена, чтобы отправить электронные документы контрагентам, используют ЭДО. Некоторые системы электронного документооборота используют специальные надстройки для ЭДО, в СБИС же ЭДО встроен.

Видеоматериалы по теме

Переходи на ЭДО

Подробнее

Электронный документооборот

Последние новости

Последние новости
Отправляйте документы и сообщения по WhatsApp, Telegram, email или смс

Не заходя в мессенджеры, пишите клиенту сообщения и отправляйте документы. Даже тем, кто не использует СБИС или ЭДО.

Сообщите контрагентам, что работаете с ЭДО

Мы подготовили специальные баннеры— прикрепляйте их к деловым письмам и размещайте на сайте.

Отправляйте ЭТрН в мессенджеры или по почте

Легко делитесь накладными, даже если участник перевозки не подключен к СБИС.

Для отправки документов в роуминг подключите тариф «Обмен с контрагентами»

Каждой компании в вашем аккаунте нужна собственная лицензия ЭДО.

Автоматизировали заполнение доверенностей на ТМЦ

Работайте с доверенностями быстро и просто — СБИС автоматически заполнит номенклатуры из одного или нескольких документов-оснований.

Используя официальный сайт sbis.ru, вы даете согласие на работу с cookie и Яндекс.Метрикой для сбора технических данных. Подробнее