Электронный кадровый документооборот — уже можно!

Ксения Корчагина, юрист

Закон разрешает 80% кадровых документов вести в электронном виде. Графики отпусков, приказы на командировки, расчетные листки, табели.

Да, есть рискованные документы. Трудовой договор, заявление на увольнение, приказ о «дисциплинарке». Суды признают легальность и этих электронных документов. Но если не готовы тратить время на разбирательства с госорганами, то оставьте в бумажном документообороте только эти 20%.

Что происходит сейчас

Мы получаем от поставщиков электронные счета-фактуры, заключаем договоры по электронной почте, отвечаем на запросы налоговой по электронным каналам связи. Когда-то нас подтолкнули к электронному документообороту и стало удобнее.

Кадры тоже переводят в цифру. Появились электронные больничные, электронные трудовые книжки. В 2020 Минтруд запустил эксперимент по кадровому электронному документообороту (КЭДО), участники эксперимента подписывают электронно любые кадровые документы. С января 2021 изменили Трудовой кодекс и разрешили электронные подписи не только для дистанционных работников, но и для «удаленщиков». Читайте об этом в статье Новый закон об удаленной работе.

Весной 2021 в Госдуму внесли законопроект о дополнении Трудового кодекса статьей «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений». Если закон примут, работодатели и работники начнут подписывать кадровые документы в электронном виде с 16 ноября 2021.

Можно подождать, когда нас всех обяжут вести кадры электронно. Или уже сейчас автоматизировать отнимающие время кадровые процессы. На стороне работодателя закон «Об электронной подписи». И при правильной его трактовке ЭП можно подписывать большинство кадровых документов.

Если кратко, то для перехода на «цифру» нужно:

  1. электронные подписи (ЭП) для работников;
  2. внутренние документы для легализации ЭДО;
  3. электронная система.

ЭП для работников. Какую выбрать

Чтобы подписывать электронные документы, работникам нужны электронные подписи. Они бывают 3 видов. Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. Их особенности регулирует закон 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Вид ЭП зависит от того, какую задачу вы решаете:

  • Избавляетесь от графика отпусков в Excel и автоматизируете процесс учета рабочего времени, тогда ПЭП хватит.
  • Будете знакомить с локальными нормативными актами, инструктажами, тогда НЭП подойдет.
  • Принимаете на работу дистанционных сотрудников, тогда выбирайте НЭП или КЭП.

Хотите забыть о ручном вводе данных паспорта и заполнять трудовой договор по сканам документов, но подписывать документы пока будете на бумаге. Тогда просто подключите СБИС Управление персоналом и не выпускайте никакие подписи.

Для каких документов использовать ЭП

Прос­тая
(ПЭП)
Неквалифици­рованнаяНеквал-ая
(НЭП)
Квалифици­рованнаяКвал-ая
(КЭП)
Приказы на отпуска, команди­ровки, расчетные листки, табель учета рабочего времени
Должност­ные инструк­ции, журналы инструкта­жей по охране труда, ПВТР
Трудовой договор, приказ об увольне­нии

ПЭП и НЭП может выпустить Работодатель в своей информационной системе. Только для НЭП нужно еще докупить специальную программу.

КЭП выпускает Тензор или другой аккредитованный Минэкономсвязью удостоверяющий центр.

КЭП и НЭП выпускают каждый год, ПЭП действует бессрочно.

Где взять ЭП и как использовать.

Внутренние документы для легализации ЭДО

Работник «на удаленке» говорит, что не видел в «электронке» задачу и документы. Не знал, что в личном кабинете есть расчетный листок и график отпусков. А его флешку с ЭП забрал ребенок. Как доказать сотруднику, а потом и госорганам, что работодатель выполняет свои обязательства?

Зафиксируйте применение ЭДО внутренними документами фирмы.

  • Локальный акт о кадровом ЭДО (нужен для любой ЭП).
    Это может быть Положение об ЭДО или дополнения в коллективный договор, ПВТР. Опишите в нем, какие документы ведете электронно, какой вид подписи используете, как ее создаете, как визуализируете на электронных документах, как знакомите с документами работников.
    Например, для легализации отправки расчетных листков работникам в СБИС укажите: «О составных частях заработной платы (расчетных листках) работники извещаются в личных кабинетах программы СБИС». Это соответствует ст.136 ТК РФ и Письму Минтруда от 21.02.17 № 14-1/ООГ-1560.
  • Соглашение с работниками по использованию ЭП (нужно для ПЭП и НЭП).
    Отразите в нем, как определяете лицо, подписывающее документ. Порядок использования ЭП, обязанности работника и работодателя сохранять конфиденциальность подписи.
    Запретите записывать пароль на стикере и клеить на монитор, раскрывать его даже айтишнику компании. Обяжите регулярно менять пароль. Если выпускаете ЭП сами, в привязке к адресу корпоративной электронной почты и паролю, то сделайте замену первого логин-пароля обязательной. Чтобы в случае трудового конфликта было проще доказать, что подпись ставил работник.

Электронная система. Зачем нужна

Кадровыми документами можно обмениваться и в электронной почте. Но контролировать ответы от 100 сотрудников уже не удобно. Плюс работник может сказать, что «электронку» взломали или письмо он не прочитал.

Время получения документа, момент его подписания умеет подтверждать электронная система СБИС Управление персоналом.

В СБИС работники без участия кадровика заполнят табель, узнают число неотгулянных дней отпуска, подадут заявление. Кадровик оформит документы на прием, увольнение, командировки без ручного ввода, по сканам. Все действия кадровика регламентированы. СБИС напомнит, что нужно подписать у работника приказ или взять объяснение. 1 неквалифицированный кадровик сможет без ошибок вести 1000 работников.

Новую редакцию должностной инструкции СБИС разошлет сотрудникам, соберет с них подписи об ознакомлении и в 1 окне покажет листок ознакомления с подписями работников.

Прием, ознакомление с ЛНА

Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический пока безопаснее дублировать на бумаге или подписывать КЭП. Их прямо разрешено подписывать НЭП или КЭП для дистанционных работников, «удаленщиков» и участников кадрового эксперимента Минтруда по 122-ФЗ.

ПВТР, иные локально-нормативные акты, инструкции по охране труда, журналы инструктажей, положение о командировании нужно вручать «под роспись» работников, а значит при ЭДО допустимо применять НЭП/КЭП.

Чтобы заполнять все эти документы без ручного ввода, по сканам паспорта, просто используйте СБИС.

Как переводить в ЭДО документы по приему

ДокументРиски перевода в ЭДОКакой ЭП хватитТребования ТК к оформлению документа
Заявление о приеме на работунизкийлюбаянет требований
Трудовой договор, приложения и соглашения к немувысокийКЭПписьменный по 57, 67 ТК РФ
Трудовой договор о дистанционной работе, приложения и соглашения к немунизкийНЭП/КЭПэлектронный по ст. 312.3 ТК РФ
Приказ о приеме на работувысокийКЭПпод роспись по ст. 68 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД
Личная карточкавысокийКЭПпод роспись по ст. 68 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД
Правила внутреннего трудового распорядкасреднийНЭП/КЭПпод роспись по ст. 68, 189 ТК РФ

Нужно обоснование и больше документов?

Отпуска и графики отпусков

График отпусков, приказы и заявления допустимо подписывать ПЭП, потому что по ТК эти документы письменные или необязательные.

Для уведомлений о начале отпуска нужна НЭП/КЭП, потому что ТК требует уведомлять «под роспись». Но оно потребуется только при трудовом конфликте об отпуске. За несвоевременное уведомление работник имеет право не ходить в отпуск в эти даты, а инспектор труда оштрафовать на 5 тыс. рублей директора или 50 тыс. рублей организацию.

Как переводить в ЭДО документы по отпуску

ДокументРиски перевода в ЭДОКакой ЭП хватитТребования ТК к оформлению документа
График отпусковсреднийНЭП/КЭПпод роспись по ст. 22, ч. 2 ст. 123 ТК РФ
Уведомление работника о начале отпуска (за 2 недели под роспись)среднийНЭП/КЭПпод роспись по ч. 3 ст. 123 ТК РФ
Приказ о предоставлении отпусканизкийлюбаянет требований
Заявление о предоставлении отпуска по графикунизкийлюбаянет требований
Заявление о предоставлении отпуска с последующим увольнениемвысокийКЭПписьменный по ст. 127 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД

Нужно обоснование и больше документов?

Служебные командировки

Приказ на командировку, авансовый отчет и сообщение о праве отказаться от командировки допустимо подписывать ПЭП, потому что по ТК эти документы письменные и требуются только при трудовом конфликте. Ответственность за отсутствие согласия на направление в командировку женщины с детьми до 3 лет штраф в 5 тыс. рублей для директора или 50 тыс. рублей для организации.

Как переводить в ЭДО документы по командированию

ДокументРиски перевода в ЭДОКакой ЭП хватитТребования ТК к оформлению документа
Приказ о направлении работника в командировкусреднийлюбаяписьменный по Постановлению Правительства 749 от 13.10.08
Авансовый отчетнизкийлюбаяписьменный по Постановлению Правительства 749 от 13.10.08
Согласие на направление в служебные командировки и сообщение о праве на отказ от них (для женщин с детьми до 3 лет)среднийлюбаяписьменный по ст. 259 ТК РФ

Нужно обоснование и больше документов?

Переводы и изменение условий труда

Согласие на перевод, соглашение к трудовому договору прямо разрешено подписывать НЭП или КЭП для работников «на удаленке» и участников кадрового эксперимента. В остальных случаях их пока безопаснее дублировать на бумаге или подписывать КЭП.

Как переводить документы в ЭДО

ДокументРиски перевода в ЭДОКакой ЭП хватитТребования ТК к оформлению документа
Заявление о переводевысокийКЭПписьменный по ст. 72.1 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД
Дополнительное соглашение на переводвысокийКЭПписьменный по ст. 72, 72.2 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД
Приказ о переводесреднийлюбаяписьменный по ПП РФ 225 от 16.04.03 «О трудовых книжках»

Нужно обоснование и больше документов?

Учет рабочего времени

Табели учета в электронном виде признает даже Роструд. ТК требует оформления документа, но не обязывает знакомить с ним работника. Поэтому можно использовать любую ЭП.

Графики сменности доводятся до сведения работников. Способ ознакомления ТК не установлен. Следовательно можно информировать работников электронно. Но так, чтобы было подтверждение факта получения документа работником на случай проверки ГИТ, спора по увольнению за прогул. В СБИС все виды ЭП визуализированы, позволяют определить дату, время и ФИО подписанта. Поэтому можно использовать любую подпись.

Как переводить документы в ЭДО

ДокументРиски перевода в ЭДОКакой ЭП хватитТребования ТК к оформлению документа
Табель учета рабочего временинизкийлюбаяписьменный по ст.91, 99 ТК РФ
График сменностисреднийлюбаяписьменный по ст.103 ТК РФ

Больничные и соц. выплаты

Налоговая признает электронные заявления на предоставление ряда вычетов: «Работодатель вправе самостоятельно установить любой порядок предоставления своими работниками соответствующих заявлений».

Как переводить документы в ЭДО

ДокументРиски перевода в ЭДОКакой ЭП хватитТребования ТК к оформлению документа
Листок нетрудоспособностинизкийне нужнаэлектронный по закону 323-ФЗ от 21.11.11 «Об основах охраны здоровья граждан в РФ»
Заявление на социальные вычеты по НДФЛнизкийлюбаяписьменное по п. 2 ст. 219 НК РФ

Зарплата и премии

Минтруд давно признает электронные расчетные листки (письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, ответы на официальном портале Роструда № 120279 от 28.02.20, 107235 от 01.03.19). Только предусмотрите такой порядок извещения в ЛНА, ТД или колдоговоре.

На приказе о премировании ставят любую ЭП работника или не подписывают у него вообще, если это не приказ о поощрении по унифицированной форме Т-11, Т-11а. О размере премии работник узнает из расчетных листков, что соответствует ст.136 ТК РФ.

Как переводить документы в ЭДО

ДокументРиски перевода в ЭДОКакой ЭП хватитТребования ТК к оформлению документа
Расчетные листынизкийлюбаяписьменный по ст.136 ТК РФ
Приказ о применении дисциплинарного взысканиявысокийКЭПпод роспись по ст.193 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД

Увольнение

Заявление об увольнении, Приказ о прекращении ТД прямо разрешено подписывать НЭП и КЭП для работников «на удаленке» и для участников кадрового эксперимента Минтруда.

Для всех остальных пока безопаснее оформлять с КЭП или на бумаге. Документы требуют при любой проверке ГИТ. Их электронный формат не признает Роструд (письмо 14-2/ООГ-1773 от 06.03.20). По ним много негативной судебной практики.

Как переводить документы в ЭДО

ДокументРиски перевода в ЭДОКакой ЭП хватитТребования ТК к оформлению документа
Заявления об увольнении по собственной инициативевысокийКЭПписьменный по ст. 80 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД
Приказ о прекращении ТДвысокийКЭПпод роспись по ст. 84.1 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД

Нужно обоснование и больше документов?

Если решили перейти на кадровый ЭДО

Многие кадровые документы можно перевести в цифру уже сегодня. Главное правильно оформить это внутренними локальными актами. А технические вопросы поможет решить СБИС.

В СБИС Управление персоналом ведите графики отпусков, табели, электронные кадровые книжки и больничные. Без ручного ввода, по сканам паспорта заполняйте трудовые договоры. Выдавайте электронные подписи работникам прямо в своем отделе кадров через СБИС Корпоративный удостоверяющий центр.

Подключить КЭДО

Управление персоналом

Подключить

Управление персоналом

Читайте также

Читайте также

Используя официальный сайт sbis.ru, вы даете согласие на работу с cookie, Яндекс.Метрикой, Google Analytics для сбора технических данных. Подробнее