Сеть деловых коммуникаций

Почему кадровый электронный документооборот можно всем

Ксения Корчагина, юрист

Многие до сих пор думают, что обмениваться электронными документами можно только с дистанционными работниками. Но это не совсем так. Со всеми сотрудниками можно применять электронный документооборот. ТК это не запрещает, а суды признают.

Расчетные листки, табеля, графики отпусков, журналы инструктажей по охране труда уже сейчас вполне законно можно перевести в «цифру».

Что в федеральных законах

Трудовые отношения регулирует Трудовой кодекс РФ. Это федеральный закон 197-ФЗ от 30.12.2001. Электронные подписи регулирует такой же по уровню федеральный закон «Об электронной подписи» 63-ФЗ от 06.04.2011. Только он принят на 10 лет позже и учитывает современные технологии.

Во взаимоотношениях с контрагентами мы бы спокойно использовали принцип ГК РФ «можно все, что не запрещено». И применяли бы старый закон в части, не противоречащей более новому.

Но в трудовых отношениях, по мнению Минтруда, действует другой принцип: «можно то, что прямо разрешено». ТК РФ разрешает ЭДО для дистанционных работников и ничего не пишет про остальных. Поэтому на проверках ГИТ принимают электронные документы по «дистанционщикам» и не признают по остальным. Но ТК и не запрещает ЭДО, поэтому есть положительная судебная практика внедрения КЭДО.

Кроме того, в 2020 году Минтруд объявил кадровый эксперимент. Участвовать в нем может любая организация. Участник вправе подписывать все кадровые документы КЭП, НЭП или особенной ПЭП, выпущенной на федеральном портале «Работа в России».

О чем молчит Трудовой кодекс

ТК РФ прямо указывает на бумажную форму сведений из трудовой книжки (по ст. 66.1, 84.1 ТК РФ), экземпляров приказа и ТД дистанционному работнику (по ст. 312.2, 312.5 ТК РФ). На бумаге требуют вести книги по учету бланков и движения трудовых книжек.

По остальным документам ТК РФ не упоминает бумажную форму. Но требует оформлять документы или «письменно», или «обязательно», или «под роспись». От этих требований зависит вид электронной подписи работника, который применяем для подписания документа. Где взять ЭП для работников и как их использовать.

  • Документ нужно вручать «под роспись» работников.
    ТК не пишет, что роспись нужна на бумаге. Это добавляет Минтруд.
    По ГОСТ Р7.0.8-2013 (Делопроизводство и архивное дело) «роспись» — это составляющая подписи. По ч. 1, 2 ст. 6 закона 63-ФЗ «Информация в электронной форме, подписанная КЭП, НЭП, ПЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной „подписью“...».
    Но только НЭП/КЭП обеспечивает неизменность подписанного документа и позволит доказать в суде факт вручения работнику именно этого текста. Поэтому для документов категории «под роспись» применяем КЭП/НЭП.
  • Документ нужен в письменной форме.
    ТК не требует бумажного оформления.
    Для таких документов хватит ПЭП. Она подтвердит, что работник вообще писал этот документ. Есть его волеизъявление на перенос отпуска, на выдачу трудовой книжки. НЭП/КЭП тоже можно использовать.
    Исключение — документы, связанные с заключением или прекращением ТД. Это сам трудовой договор, ученический, о материальной ответственности, дополнительные соглашения к ним, соглашение о расторжении ТД, приказ об увольнении. Пока их безопаснее подписывать на бумаге или КЭП. Их прямо разрешено подписывать КЭП для дистанционных работников и НЭП/КЭП для организаций — участников кадрового эксперимента Минтруда по 122-ФЗ.
    Еще одно исключение — рискованные для вашей организации документы. Учитывайте специфику фирмы, трудовые споры, травмы на производстве, категории риска, присвоенные фирме ГИТ.
    Заявление о предоставлении отпуска без сохранения зарплаты обычно не рискованный документ и достаточно ПЭП. Но его лучше оформить на бумаге или с КЭП, если работодатель заставляет идти в отпуск «за свой счет», как было в коронавирус.
  • Документ не обязательный, не предусмотрен ТК.
    Такой можно не оформлять вообще или подписывать любой подписью.
    Достаточно ПЭП для заявления на отпуск по графику, факта получения расчетного листка, ознакомления с табелем.

Разбор конкретных кадровых процессов читайте в статье.

Когда суды разрешают ЭДО

Электронное заявление на перенос отпуска по графику

  • Суть спора

    Работник оспаривает увольнение за прогул. Он по электронной почте сообщил работодателю о том, что продолжает находиться в отпуске по графику (использует дни отпуска в счет дней, не использованных по болезни).

  • Решение

    Суд учел электронную служебную записку. Приказ об увольнении признал недействительным.

Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда 33-4968/2015 от 14.04.15, дело 2-2395/2014.

ЛНА работники подписывают ПЭП

  • Суть спора

    Банк оспаривает предписание инспекции труда. ГИТ требует знакомить работников с Локальными нормативными актами под роспись, на бумаге.

  • Решение суда

    Предписание ГИТ отменить. Банк нормы ТК РФ не нарушил, поскольку специальное законодательство в сфере электронной подписи допускает использование ЭП наравне с обычной подписью в бумажном виде. В Банке принят электронный документооборот. Работники имеют свои электронные ключи. Для ознакомления с ЛНА работник входит в систему под своим электронным ключом, знакомится с электронной версией документа, после чего нажимает кнопку «Ознакомиться». Это означает подписание документа ЭП.

Решение Ново-Савиновского районного суда г. Казани 2-1091/2014 от 16.01.14.

С ЛНА знакомят по электронной почте

  • Суть спора

    Работник оспаривает дисциплинарное взыскание. Работодатель объявил ему выговор за нарушение Инструкции по безопасности.

  • Решение суда

    Работнику отказать. Инструкцию ему направили по электронной почте. Доступ к почте был только у работника. С порядком использования электронной почты он был ознакомлен при приеме на работу.

Апелляционное определение Приморского краевого суда от 06.03.2014 № 33-1126.

Заявление об увольнении по электронной почте

  • Суть спора

    Работник оспаривает увольнение за прогул. Он подал заявление об увольнении по собственному желанию по электронной почте.

  • Решение суда

    Отменить приказ об увольнении за прогул. Как вытекает из смысла ст. 80 ТК РФ, для расторжения трудового договора по инициативе работника необходимо волеизъявление работника, облеченное в письменную форму. Направление письма работника в адрес работодателя, содержащего данное волеизъявление, в электронной форме является одной из форм письменного заявления работника, содержащегося не на бумажном носителе, а в электронном виде. При этом составление указанного заявления об увольнении работником в электронной форме не противоречит требованиям ст. 80 ТК РФ.

Определение Санкт-Петербургского городского суда 33-16698/2014 от 07.10.14.

Приказ об увольнении в скан-копии

  • Суть спора

    Работник оспаривает увольнение за прогул. С приказом об увольнении его не ознакомили, объяснения не затребовали.

  • Решение суда

    Увольнение правомерно. Неознакомление истца ввиду значительной удаленности от места нахождения работодателя с оригиналом приказа об увольнении не свидетельствует о неправомерности самого увольнения. Истец был ознакомлен с его копией, переданной с помощью технических средств. Ознакомление с приказом указанным способом является достаточным для признания увольнения правомерным.

Апелляционное определение Московского областного суда 33-8606/2014 от 21.04.14.

Заявление об увольнении подписано НЭП

  • Суть спора

    Работник просит восстановить на работе. Заявление на увольнение написала под давлением. С приказом о прекращении ТД не ознакомлена.

  • Решение суда

    Увольнение правомерно. Заявление об увольнении работница подписала НЭП и подала в электронной системе Работодателя. Применять НЭП можно, при приеме Работница на бумаге подписала Соглашение о присоединении к ЭДО.

Решение Каменского городского суда Алтайского края 2-130/2020 от 10.01.20.

Сообщения по электронной почте обязательны для работника, если есть бумажное соглашение об этом

  • Суть спора

    Работник оспаривает увольнение за прогул. Он был «на удаленке». А его уволили за отсутствие в офисе.

  • Решение суда

    Увольнение правомерно. Работодатель уведомил работника о прекращении дистанционной работы, направив уведомление по корпоративной электронной почте. Работник обязан ежедневно проверять почту. Такой порядок уведомления установлен в Соглашении сторон.

Апелляционное определение Московского городского суда 33-21198/17 от 06.07.17.

Электронное предложение о вакансиях для увольняемых по сокращению или результатам аттестации

  • Суть спора

    Работник не согласен с сокращением, нарушена процедура увольнения, ему не предложили имеющиеся вакансии.

  • Решение

    Ч. 3 ст. 81 ТК РФ не содержит конкретную форму предложения о вакансиях. Работодатель требования закона выполнил, разместив вакансии на корпоративном портале, доступ к которому есть только у работников. Суд отказал в восстановлении на работе.

Апелляционное определение Московского городского суда 33-3151/20 от 22.01.20.

Заявление о переводе, уведомления о вакантных должностях по электронной почте

  • Суть спора

    Работник оспаривает сокращение, нарушена процедура увольнения. Ему не предлагали вакансии. Он согласился на перевод по электронной почте, а его не перевели.

  • Решение

    Работодатель уведомлял по электронной почте, это соответствует закону.

Апелляционное определение Московского городского суда 33-33795/2015 от 18.09.15.

Управление персоналом

Подключить

Управление персоналом

Читайте также

Читайте также

Используя официальный сайт sbis.ru, вы даете согласие на работу с cookie, Яндекс.Метрикой, Google Analytics для сбора технических данных. Подробнее