Электронный кадровый документооборот: законы и судебная практика
Многие до сих пор думают, что обмениваться электронными документами можно только с дистанционными работниками. Но это давно не так. Со всеми сотрудниками можно применять кадровый электронный документооборот — это разрешает Трудовой кодекс и поддерживают суды.
В статье разбираем, как суды относятся к электронному взаимодействию с работниками и что учесть работодателям в связи с новой судебной практикой по КЭДО. Выясняем, как соблюсти требования статей 22.1–22.3 Трудового кодекса, чтобы в последующем работник не мог оспорить легитимность кадровых документов из‑за их электронного формата.
О чем узнаете
Обзор судебной практики по кадровому ЭДО: что изменилось
Реформа законодательства
22 ноября 2021 года Трудовой кодекс РФ официально разрешил всем работодателям оформлять, подписывать и хранить кадровые документы электронно. Кодекс дополнили ст. 22.1–22.3 ТК РФ.
До этой даты Трудовой кодекс РФ признавал электронные документы только с дистанционными работниками и ничего не говорил про работников на местах.
Поэтому всегда были компании, которые без прямого разрешения ТК РФ обменивались с работниками электронными документами: расчетными листками, табелями, приказами об отпусках, ЛНА. Эти работодатели осуществляли электронное взаимодействие исходя из принципа «что не запрещено, то разрешено» — на основании федерального закона «Об электронной подписи» 63-ФЗ от 06.04.2011. Или по правилам 122-ФЗ от 24.04.2020 о кадровом эксперименте Минтруда, завершившемся 15.11.2021.
Как изменения ТК РФ повлияли на судебную практику
До внесения поправок в ТК РФ в 2021 году не было четких правил. Поэтому работодателям приходилось доказывать свое право на электронное взаимодействие с работником, а суды каждый раз запрашивали разные документы.
После 22.11.2021 работодателям не нужно обосновывать законность применения электронных документов, достаточно подтвердить суду введение КЭДО по правилам ТК РФ. Для этого предоставить согласие работника, положение о КЭДО и документы о выпуске электронной подписи. Как оформить документы о введении КЭДО правильно, читайте в статье.
Сейчас судебную практику по электронному документообороту в трудовой сфере можно разделить на 2 группы:
- трудовые споры о КЭДО по правилам ст. 22.1–22.3 ТК РФ.
- трудовые споры о переписке по электронной почте и в мессенджерах до ноября 2021 года.
Поможем перейти на КЭДО
Предоставим шаблоны документов, проведем аудит ваших кадровых процессов, оцифруем их, выпустим ЭП сотрудникам
Трудовые споры по новым статьям 22.1–22.3 ТК РФ
После появления в Трудовом кодексе РФ статей о КЭДО работники в судах ссылаются на 3 основных довода:
- Работник не давал согласия на КЭДО.
- Работодатель не ознакомил его с ЛНА о КЭДО.
- Работник не пользовался информационной системой работодателя или электронной подписью.
Задача работодателя в таких трудовых спорах — представить суду доказательства, что он исполнил обязанности, предусмотренные ст. 22.1–22.3 ТК РФ, и не нарушил федеральный закон 63-ФЗ «Об электронной подписи».
1. Работник не давал согласия на КЭДО
Нельзя знакомить работника электронно с приказом о выговоре, если он не подписывал согласие на КЭДО.
Суть спора. Работник оспаривает приказ о наложении дисциплинарного взыскания. Работодатель подписал приказ электронной подписью, направил работнику на электронную почту.
Выводы суда. Работник не давал согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота. Поэтому приказ направлен с нарушением ст. 193 ТК РФ.
Решение. Иск работника удовлетворить, приказ признать незаконным.
Апелляционное определение Оренбургского облсуда от 11.05.2023 по делу 33-3150/2023, Решение Первомайского райсуда Оренбургской области от 13.01.2023 по делу 2-11/2023.
Нельзя запрашивать объяснения по проступку электронно, если работник не давал согласия на КЭДО.
Суть спора. Работник оспаривает приказы об объявлении выговора и увольнении за неоднократное нарушение трудовых обязанностей. Работодатель запросил у него объяснения по проступку электронно, а он не давал согласия на электронное взаимодействие, как того требует ч. 4 ст. 22.2 ТК РФ.
Выводы суда. Факт осуществления трудовой деятельности посредством ЭДО не свидетельствует о согласии, поскольку в силу императивного указания закона письменное согласие работника является обязательным условием для возможного ознакомления с приказами работодателя. Работодатель нарушил процедуру привлечения, не доказал истребование у работника объяснений, не доказал получение у работника письменного согласия на взаимодействие с работодателем.
Решение. Работника восстановить, приказы признать незаконными, взыскать 302 тысячи рублей за 5 месяцев вынужденного прогула.
Определение 6 КСОЮ от 15.06.2023 № 88-12460/2023 по делу № 2-6607/2022, Апелляционное определение Оренбургского областного суда от 29.03.2023 по делу № 33-2411/2023.
«Документы о вводе в компании кадрового ЭДО должны быть оформлены так, чтобы ни у работника, ни у суда не возникало сомнений в их достоверности», — уверена юрист по кадровому ЭДО Ксения Корчагина.
2. Работодатель не ознакомил с ЛНА о КЭДО
Нельзя уведомлять о сокращении электронно, если работник не ознакомлен с Положением о КЭДО.
Суть спора. Работник оспаривает сокращение. Работодатель направил уведомление о сокращении посредством электронного функционала «1С Документооборот» и электронной почты.
Выводы суда. Нельзя принять электронное уведомление, «поскольку ЛНА о введении ЭДО в порядке, предусмотренном ст. 22.2. ТК РФ, работодателем не принимался».
Решение. Работника восстановить.
Апелляционное определение ВС Республики Татарстан от 10.04.2023 по делу 33-4969/2023, Решение Вахитовского районного суда г. Казани от 25.11.2022 по делу 2-9558/2022.
Можно направлять электронно уведомление об изменении ТД, если работника ознакомили с Положением об ЭДО.
Суть спора. Работодатель направил электронно уведомления об изменении условий труда, об отсутствии вакантных должностей, приказ об изменениях условий и прекратил трудовой договор в связи с несогласием работника продолжать трудовые отношения в новых условиях. Работник оспаривает увольнение, утверждает, что не отказывался от продолжения работы письменно, уведомлять электронно было нельзя.
Выводы суда. При приеме на работу истец заключил соглашение об использовании НЭП, ознакомился с Положением об ЭДО, по которому должен знакомиться с направленными в системе КЭДО документами в течение 1 рабочего дня. Работник в системе КЭДО направил ответ «не согласен» в ответ на электронное уведомление об изменении условий труда, что приравнивается к бумажному оформлению согласия, исходя из норм ст. 22.1–22.3 ТК РФ. Является исчерпывающим действием со стороны работника, позволяющим достоверно утверждать, что работник не был согласен продолжать трудовые отношения в новых условиях.
Решение. Работнику отказать.
Решение Верхнеуслонского районного суда Республики Татарстан от 24.05.2023 по делу 2‑266/2023. Решение обжалуется.
Даже приказ об увольнении может быть электронным, считают отдельные суды
Суть спора. Работник оспаривает увольнение по собственному желанию. В том числе указывает, что приказ об увольнении был подписан после увольнения.
Выводы суда. Приказ об увольнении был подписан электронной подписью, в дальнейшем собственноручной. Подписание приказа электронной подписью руководителя не может расцениваться судом как нарушение порядка издания приказа об увольнении. Работник приказ подписал, возражений не высказал, заявление об увольнении не отозвал.
Решение. Работнику в восстановлении отказать.
Решение Сыктывкарского городского суда Республики Коми по делу 2‑2178/2023, Определение Верховного суда Республики Коми от 29.05.2023 по делу 33‑4394/2023.
По п. 3 ст. 22.1 ТК РФ в отношении приказа об увольнении положения ст. 22.1–22.3 ТК РФ не применяются. То есть приказы об увольнении не могут быть электронными. Тем не менее отдельные работодатели оформляют приказы об увольнении электронно. А суды, как вы видите в примере выше, не усматривают в действиях работодателей нарушений.
Консультация по переходу на КЭДО в СБИС
За 30 минут покажем, как происходит выпуск электронных подписей работникам, подписание кадровых приказов, подарим примеры документов для перевода компании на электронное взаимодействие с работниками.
3. Работник не пользовался информационной системой работодателя
Работодатель не доказал, что дистанционный работник получил уведомление и приказ об увольнении
Суть спора. Дистанционщика уволили в связи с неудовлетворительным результатом испытания. Работник утверждает, что не получал приказ об увольнении и уведомление о не прохождении испытательного срока. Работодатель настаивает, что все документы направил электронно, в информационной системе.
Выводы суда. Работодатель не представил достоверные доказательства, свидетельствующие об ознакомлении дистанционного работника с приказом.
Решение. Увольнение незаконно, работника восстановить.
Апелляционное определение Волгоградского областного суда от 20.03.2023 по делу 33-1951/2023.
Работник пользовался системой КЭДО впервые, поэтому электронное заявление об увольнении сформировал ошибочно
Суть спора. Работник оспаривает увольнение, говорит, что не подавал электронное заявление об увольнении по собственному желанию, смс‑коды в программу КЭДО не вводил, передал их работодателю. Был уверен, что работодатель с помощью кодов смс заполняет за него заявление об оплате больничного.
Выводы суда. Работодатель выдал работнику электронную подпись удаленно, с помощью кодов смс. Работник не подписывал на бумаге заявление на выпуск электронной подписи. Заявление об увольнении можно подавать электронно, но работника на работе восстановить. Поскольку работодателю надлежало выяснить причины увольнения, учитывая, что заявление об увольнении было подано на следующий день после поступления работнику приглашения в систему, в день выдачи УНЭП, и могло быть сформировано ошибочно при первичном использовании системы КЭДО.
Решение. Работника восстановить.
Определение 9 КСОЮ от 08.12.2022 по делу 88-10853/2022, решение Ленинского райсуда ЕАО от 20.01.2023 по делу 2-33/23.
Система КЭДО зафиксировала открытие документа, поэтому суд посчитал работника ознакомленным с приказом
Суть спора. Работник оспаривает приказ о выговоре за несоблюдение правил пожарной безопасности. Утверждает, что ответственным за пожарную безопасность не является, поскольку его не ознакомили под подпись с приказом о назначении его ответственным.
Выводы суда. Ознакомление работника с приказом «в письменном виде под подпись не требовалось», поскольку в организации имеется система электронного документооборота, по должностной инструкции работник обязан систему проверять и считается ознакомленным с заданием, если в программе стоит статус «прочтено».
Решение. Работодатель прав, работнику отказать.
Решение Череповецкого городского суда от 10.05.2023 по делу 2‑923/2023, Определение Вологодского областного суда от 29.08.2023 по делу 33‑4222/2023.
Учитывайте, что статус «прочтено» сам по себе не доказывает факт ознакомления работника с документом. Сотрудник всегда сможет заявить, что только открыл документ, но не успел его прочитать, что открыл документ кто‑то иной, работавший в тот момет за компьютером. Поэтому важно, чтобы информационная система работодателя позволяла отслеживать лиц, которые уклоняются от подписания кадровых документов, и при необходимости составлять акты об отказе от подписания.
Трудовые споры о переписке по электронной почте и в мессенджерах до 2021 года
Отпуска
Электронное заявление на перенос отпуска по графику
Суть спора. Работник оспаривает увольнение за прогул. Он по электронной почте сообщил работодателю о том, что продолжает находиться в отпуске по графику (использует дни отпуска в счет дней, не использованных по болезни).
Решение. Суд учел электронную служебную записку. Приказ об увольнении признал недействительным.
Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда 33-4968/2015 от 14.04.2015, дело 2-2395/2014.
Бесплатный вебинар. Как не нарушить закон и уйти от графика отпусков в Excel с помощью КЭДО
Узнаете, как за 1 день собрать пожелания от 1 000 сотрудников, проконтролировать пересечения отпусков, составить график и ознакомить с ним работников.Локальные нормативные акты
С ЛНА знакомят по электронной почте
Суть спора. Работник оспаривает дисциплинарное взыскание. Работодатель объявил ему выговор за нарушение Инструкции по безопасности.
Решение суда. Работнику отказать. Инструкцию ему направили по электронной почте. Доступ к почте был только у работника. С порядком использования электронной почты он был ознакомлен при приеме на работу.
Апелляционное определение Приморского краевого суда от 06.03.2014 № 33-1126.
ЛНА работники подписывают ПЭП
Суть спора. Банк оспаривает предписание инспекции труда. ГИТ требует знакомить работников с локальными нормативными актами под подпись, на бумаге.
Решение суда. Предписание ГИТ отменить. Банк нормы ТК РФ не нарушил, поскольку специальное законодательство в сфере электронной подписи допускает использование ЭП наравне c обычной в бумажном виде. В банке принят электронный документооборот. Работники имеют свои электронные ключи. Для ознакомления с ЛНА работник входит в систему под своим электронным ключом, знакомится с электронной версией документа, после чего нажимает кнопку «Ознакомиться». Это означает подписание документа ЭП.
Решение Ново-Савиновского районного суда г. Казани 2-1091/2014 от 16.01.2014.
Увольнения
Заявление об увольнении по электронной почте
Суть спора. Работник оспаривает увольнение за прогул. Он подал заявление об увольнении по собственному желанию по электронной почте.
Решение суда. Отменить приказ об увольнении за прогул. Как вытекает из ст. 80 ТК РФ, для расторжения трудового договора по инициативе работника необходимо волеизъявление работника, облеченное в письменную форму. Направление письма работника в адрес работодателя, содержащего данное волеизъявление, в электронной форме является одной из форм письменного заявления работника, содержащегося не на бумажном носителе, а в электронном виде. При этом составление указанного заявления об увольнении работником в электронной форме не противоречит требованиям ст. 80 ТК РФ.
Определение Санкт-Петербургского городского суда 33-16698/2014 от 07.10.2014.
Заявление об увольнении подписано НЭП
Суть спора. Работница просит восстановить на работе. Заявление на увольнение написала под давлением. С приказом о прекращении ТД не ознакомлена.
Решение суда. Увольнение правомерно. Заявление об увольнении работница подписала НЭП и подала в электронной системе работодателя. Применять НЭП можно, при приеме работница на бумаге подписала соглашение о присоединении к ЭДО.
Решение Каменского городского суда Алтайского края 2-130/2020 от 10.01.2020.
Основные ошибки работодателей при увольнении работников в 2023 году — читать статью.
Прогулы на удаленке
Сообщения по электронной почте обязательны для работника, если есть бумажное соглашение об этом
Суть спора. Работник оспаривает увольнение за прогул. Он был на удаленке. А его уволили за отсутствие в офисе.
Решение суда. Увольнение правомерно. Работодатель уведомил работника о прекращении дистанционной работы, направив уведомление по корпоративной электронной почте. Работник обязан ежедневно проверять почту. Такой порядок уведомления установлен в соглашении сторон.
Апелляционное определение Московского городского суда 33-21198/17 от 06.07.2017.
Приказ об увольнении в скан-копии
Суть спора. Работник оспаривает увольнение за прогул. С приказом об увольнении его не ознакомили, объяснения не затребовали.
Решение суда. Увольнение правомерно. Неознакомление истца ввиду значительной удаленности от места нахождения работодателя с оригиналом приказа об увольнении не свидетельствует о неправомерности самого увольнения. Истец был ознакомлен с его копией, переданной с помощью технических средств. Ознакомление с приказом указанным способом является достаточным для признания увольнения правомерным.
Апелляционное определение Московского областного суда 33-8606/2014 от 21.04.2014.
Сокращения
Электронное предложение о вакансиях для увольняемых по сокращению или результатам аттестации
Суть спора. Работник не согласен с сокращением, нарушена процедура увольнения, ему не предложили имеющиеся вакансии.
Решение суда. Ч. 3 ст. 81 ТК РФ не содержит конкретную форму предложения о вакансиях. Работодатель требования закона выполнил, разместив вакансии на корпоративном портале, доступ к которому есть только у работников. Суд отказал в восстановлении на работе.
Апелляционное определение Московского городского суда 33-3151/20 от 22.01.2020.
Заявление о переводе, уведомления о вакантных должностях по электронной почте
Суть спора. Работник оспаривает сокращение, нарушена процедура увольнения. Ему не предлагали вакансии. Он согласился на перевод по электронной почте, а его не перевели.
Решение суда. Работодатель уведомлял по электронной почте, это соответствует закону.
Апелляционное определение Московского городского суда 33-33795/2015 от 18.09.2015.
Как избежать трудовых споров по КЭДО
В спорах с электронными кадровыми документами задача работодателя — представить суду доказательства, что он исполнил обязанности, предусмотренные ст. 22.1–22.3 ТК РФ, и не нарушил федеральный закон 63-ФЗ «Об электронной подписи». И тут многое зависит от того, правильно ли работодатель перевел работников на КЭДО и какие действия сотрудника умеет фиксировать информационная система. Как перейти на КЭДО за 5 шагов — рассказали в статье.
Не забудьте:
- Ознакомить работника с положением о КЭДО.
- Уведомить работника о переходе на КЭДО, как того требует ч. 4 ст. 22.2 ТК РФ и указано в локальном нормативном акте работодателя.
- Получить от работника согласие о переходе на КЭДО.
- Сохранить документ об ознакомлении с ЛНА, уведомление и согласие работника.
- Выбирать надежную информационную систему для КЭДО.
Информационная система, в которой вы осуществляете электронное взаимодействие с работниками, должна обеспечивать максимальную защиту работодателя. Например, возможность выгрузки журналов действий, отслеживание действий работника. Тогда в случае спора работодатель сможет подтвердить факты отправки, доставки документов, работы с документом для конкретного пользователя.
Покажем, как СБИС КЭДО помогает работодателю
Увидите, как происходит подписание электронных приказов, выпуск электронной подписи работникам, какие документы остаются у кадровика.
Видеоматериалы по теме
