Электронный кадровый документооборот: законы и судебная практика

Трудовые споры по новым статьям 22.1–22.3 ТК РФ

После появления в Трудовом кодексе РФ статей о КЭДО работники в судах ссылаются на 3 основных довода:

1. Работник не давал согласия на КЭДО.
2. Работодатель не ознакомил его с ЛНА о КЭДО.
3. Работник не пользовался информационной системой работодателя или электронной подписью.

Задача работодателя в таких трудовых спорах — представить суду доказательства, что он исполнил обязанности, предусмотренные ст. 22.1–22.3 ТК РФ, и не нарушил федеральный закон 63-ФЗ «Об электронной подписи».

1. Работник не давал согласия на КЭДО

• Нельзя знакомить работника электронно с приказом о выговоре, если он не подписывал согласие на КЭДО.

  Суть спора. Работник оспаривает приказ о наложении дисциплинарного взыскания. Работодатель подписал приказ электронной подписью, направил работнику на электронную почту.

  Выводы суда. Работник не давал согласие на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота. Поэтому приказ направлен с нарушением ст. 193 ТК РФ.

  Решение. Иск работника удовлетворить, приказ признать незаконным.

  Апелляционное определение Оренбургского облсуда от 11.05.2023 по делу 33-3150/2023, Решение Первомайского райсуда Оренбургской области от 13.01.2023 по делу 2-11/2023.

• Нельзя запрашивать объяснения по проступку электронно, если работник не давал согласия на КЭДО.

  Суть спора. Работник оспаривает приказы об объявлении выговора и увольнении за неоднократное нарушение трудовых обязанностей. Работодатель запросил у него объяснения по проступку электронно, а он не давал согласия на электронное взаимодействие, как того требует ч. 4 ст. 22.2 ТК РФ.

  Выводы суда. Факт осуществления трудовой деятельности посредством ЭДО не свидетельствует о согласии, поскольку в силу императивного указания закона письменное согласие работника является обязательным условием для возможного ознакомления с приказами работодателя. Работодатель нарушил процедуру привлечения, не доказал истребование у работника объяснений, не доказал получение у работника письменного согласия на взаимодействие с работодателем.

  Решение. Работника восстановить, приказы признать незаконными, взыскать 302 тысячи рублей за 5 месяцев вынужденного прогула.

  Определение 6 КСОЮ от 15.06.2023 № 88-12460/2023 по делу № 2-6607/2022, Апелляционное определение Оренбургского областного суда от 29.03.2023 по делу № 33-2411/2023.

2. Работодатель не ознакомил с ЛНА о КЭДО

• Нельзя уведомлять о сокращении электронно, если работник не ознакомлен с Положением о КЭДО.

  Суть спора. Работник оспаривает сокращение. Работодатель направил уведомление о сокращении посредством электронного функционала «1С Документооборот» и электронной почты.

  Выводы суда. Нельзя принять электронное уведомление, «поскольку ЛНА о введении ЭДО в порядке, предусмотренном ст. 22.2. ТК РФ, работодателем не принимался».

  Решение. Работника восстановить.

  Апелляционное определение ВС Республики Татарстан от 10.04.2023 по делу 33-4969/2023, Решение Вахитовского районного суда г. Казани от 25.11.2022 по делу 2-9558/2022.

• Можно направлять электронно уведомление об изменении ТД, если работника ознакомили с Положением об ЭДО.

  Суть спора. Работодатель направил электронно уведомления об изменении условий труда, об отсутствии вакантных должностей, приказ об изменениях условий и прекратил трудовой договор в связи с несогласием работника продолжать трудовые отношения в новых условиях. Работник оспаривает увольнение, утверждает, что не отказывался от продолжения работы письменно, уведомлять электронно было нельзя.

  Выводы суда. При приеме на работу истец заключил соглашение об использовании НЭП, ознакомился с Положением об ЭДО, по которому должен знакомиться с направленными в системе КЭДО документами в течение 1 рабочего дня. Работник в системе КЭДО направил ответ «не согласен» в ответ на электронное уведомление об изменении условий труда, что приравнивается к бумажному оформлению согласия, исходя из норм ст. 22.1–22.3 ТК РФ. Является исчерпывающим действием со стороны работника, позволяющим достоверно утверждать, что работник не был согласен продолжать трудовые отношения в новых условиях.

  Решение. Работнику отказать.

  Решение Верхнеуслонского районного суда Республики Татарстан от 24.05.2023 по делу 2‑266/2023. Решение обжалуется.

• Даже приказ об увольнении может быть электронным, считают отдельные суды

  Суть спора. Работник оспаривает увольнение по собственному желанию. В том числе указывает, что приказ об увольнении был подписан после увольнения.

  Выводы суда. Приказ об увольнении был подписан электронной подписью, в дальнейшем собственноручной. Подписание приказа электронной подписью руководителя не может расцениваться судом как нарушение порядка издания приказа об увольнении. Работник приказ подписал, возражений не высказал, заявление об увольнении не отозвал.

  Решение. Работнику в восстановлении отказать.

  Решение Сыктывкарского городского суда Республики Коми по делу 2‑2178/2023, Определение Верховного суда Республики Коми от 29.05.2023 по делу 33‑4394/2023.

3. Работник не пользовался информационной системой работодателя

• Работодатель не доказал, что дистанционный работник получил уведомление и приказ об увольнении

  Суть спора. Дистанционщика уволили в связи с неудовлетворительным результатом испытания. Работник утверждает, что не получал приказ об увольнении и уведомление о не прохождении испытательного срока. Работодатель настаивает, что все документы направил электронно, в информационной системе.

  Выводы суда. Работодатель не представил достоверные доказательства, свидетельствующие об ознакомлении дистанционного работника с приказом.

  Решение. Увольнение незаконно, работника восстановить.

  Апелляционное определение Волгоградского областного суда от 20.03.2023 по делу 33-1951/2023.

• Работник пользовался системой КЭДО впервые, поэтому электронное заявление об увольнении сформировал ошибочно

  Суть спора. Работник оспаривает увольнение, говорит, что не подавал электронное заявление об увольнении по собственному желанию, смс‑коды в программу КЭДО не вводил, передал их работодателю. Был уверен, что работодатель с помощью кодов смс заполняет за него заявление об оплате больничного.

  Выводы суда. Работодатель выдал работнику электронную подпись удаленно, с помощью кодов смс. Работник не подписывал на бумаге заявление на выпуск электронной подписи. Заявление об увольнении можно подавать электронно, но работника на работе восстановить. Поскольку работодателю надлежало выяснить причины увольнения, учитывая, что заявление об увольнении было подано на следующий день после поступления работнику приглашения в систему, в день выдачи УНЭП, и могло быть сформировано ошибочно при первичном использовании системы КЭДО.

  Решение. Работника восстановить.

  Определение 9 КСОЮ от 08.12.2022 по делу 88-10853/2022, решение Ленинского райсуда ЕАО от 20.01.2023 по делу 2-33/23.

• Система КЭДО зафиксировала открытие документа, поэтому суд посчитал работника ознакомленным с приказом

  Суть спора. Работник оспаривает приказ о выговоре за несоблюдение правил пожарной безопасности. Утверждает, что ответственным за пожарную безопасность не является, поскольку его не ознакомили под подпись с приказом о назначении его ответственным.

  Выводы суда. Ознакомление работника с приказом «в письменном виде под подпись не требовалось», поскольку в организации имеется система электронного документооборота, по должностной инструкции работник обязан систему проверять и считается ознакомленным с заданием, если в программе стоит статус «прочтено».

  Решение. Работодатель прав, работнику отказать.

  Решение Череповецкого городского суда от 10.05.2023 по делу 2‑923/2023, Определение Вологодского областного суда от 29.08.2023 по делу 33‑4222/2023.