Обновленный отчет 6‑НДФЛ с 2023 года: как заполнить и сдать
С отчетности за 1 квартал 2023 года применяется обновленная форма отчета 6‑НДФЛ в налоговую. Расскажем, как работодателям заполнить и сдать 6‑НДФЛ за периоды 2023 года, приведем пример заполнения формы — в том числе для случая, когда зарплата за декабрь 2022 выплачена в январе.
Что вы узнаете
Кто и как должен сдавать отчет 6‑НДФЛ в 2023 году
Кто должен отчитываться
Отчет по форме 6-НДФЛ должны сдавать все компании и ИП, которые выступают налоговыми агентами по НДФЛ. То есть выплачивают доходы гражданам. Обычно это такие выплаты физлицам:
- по трудовым и гражданско-правовым договорам (ГПД) на выполнение работ, оказание услуг;
- материальная помощь или подарки с суммы более 4 000 рублей.
В каком виде отчитываться
Отчет сдается:
- на бумаге — если 9 сотрудников и менее;
- в электронном виде по ТКС — если 10 и более сотрудников.
Большинство зарплатных отчетов — РСВ, перссведения о физлицах в налоговую, форму ЕФС‑1 в Соцфонд — разрешается сдавать на бумаге, если у компании (ИП) до 10 работников включительно. По НДФЛ — более строгий критерий. При десяти работниках уже нужен электронный отчет (абз. 6 п. 2 ст. 230 НК РФ).
Куда сдавать 6-НДФЛ
Компании направляют 6-НДФЛ в налоговую инспекцию по месту регистрации, ИП — по месту жительства.
Особый порядок для ИП на патенте
Предприниматель может жить в одном регионе, а вести деятельность на ПСН в другом регионе. Тогда по сотрудникам, которые заняты в «патентном» бизнесе, отчет сдается в ФНС по месту учета как плательщика ПСН. Предприниматель должен сдавать два отчета, если он совмещает УСН и ПСН в разных регионах и на обоих спецрежимах ведет бизнес с привлечением сотрудников.
Особый порядок для компаний с обособками
Обособленные подразделения (ОП) должны отправлять отчет 6‑НДФЛ по своему месту учета, если выплачивали зарплату сотрудникам или доход физлицам по ГПД. Причем должны соблюдаться такие условия:
- место работы сотрудника согласно трудовому договору — это ОП;
- ГПД с физлицом заключен от имени обособленного подразделения.
Если в одном муниципальном образовании несколько ОП, можно сдавать один расчет по месту учета ответственного подразделения. Для выбора такого ОП надо подать в налоговую специальное уведомление.
Заполнить и сдать 6‑НДФЛ по обособке без ошибок можно в СБИС. Если ведете учет в системе, то все данные будут заполнены автоматически.
В какие сроки представлять расчет НДФЛ с 2023 года
Налоговые агенты сдают 6-НДФЛ:
- по итогам 1 квартала, полугодия, 9 месяцев — ежеквартально не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом;
- по итогам отчетного года — до 25 февраля включительно.
Если день сдачи выпадает на выходной, то крайний срок переносится на следующий рабочий день после выходного.
Сроки сдачи 6‑НДФЛ за 2023 год
| Отчетный период | Срок сдачи |
|---|---|
| 1 квартал | 25 апреля 2023 |
| Полугодие | 25 июля 2023 |
| 9 месяцев | 25 октября 2023 |
| Год | 26 февраля 2024 (25 февраля — воскресенье) |
Как заполнять 6‑НДФЛ с отчетности за 1 квартал 2023
ФНС России приказом от 29.09.2022 № ЕД‑7‑11/881@ внесла изменения в форму отчета, утвержденную приказом от 15.10.2020 № ЕД‑7‑11/753@.
Основное изменение — в разделе 1 формы больше не надо указывать дату перечисления НДФЛ, так как с 2023 года налог уплачивается по единому сроку. Более подробно об изменениях по налогу на доходы физических лиц с 2023 года читайте в статье.
В СБИС все формы в актуальном состоянии, понятный интерфейс. Система позволяет заполнить отчет по разным ставкам, если применяли разные тарифы, сама посчитает итоговые показатели. Если вы ведете учет в СБИС, то 6‑НДФЛ заполнится автоматически. Даже при небольшом количестве сотрудников удобно отчитываться электронно. В сервисе «СБИС Отчетность» календарь напомнит о сроках сдачи, все отчеты будут храниться вместе. Вы сможете отслеживать статусы отправленных документов и оперативно узнаете, что проверяющие приняли отчет или отклонили.
Рассмотрим, как заполняются конкретные поля (строки) формы.
Титульный лист
На титульном листе отражаются:
- ИНН и КПП (при наличии). Если отчет сдается за обособленное подразделение — КПП этой обособки, а при сдаче отчета за несколько обособок через одно ответственное подразделение — КПП ответственного ОП.
- Номер корректировки. Если 6‑НДФЛ сдается в первый раз, то номер должен выглядеть так: «0--». Если отчет корректировочный — «1--» и далее, согласно порядковому номеру корректировки. Когда заполняете отчет в СБИС, прочерки при заполнении формы вы не увидите, а при печати они проставятся автоматически. Поэтому если сдаете отчет первый раз, укажите в программе «0», если готовите первую корректировку — «1», вторую — «2» и т.д.
- Код отчетного периода: для отчета за 1 квартал — «21», полугодие — «31», 9 месяцев — «33», год — «34». Полный перечень кодов смотрите в Приложении № 1 к Порядку заполнения. Помимо основных перечисленных выше кодов там, например, приведены шифры для ситуаций, когда компания (ИП) закрывается и сдает свой последний отчет.
- Отчетный год — «2023».
- Код налогового органа, куда подается отчет. Узнать код ИФНС можно на сайте налоговой по адресу места регистрации.
- Код по месту нахождения или учета (Приложение № 2 к Порядку заполнения 6‑НДФЛ). Например, организации ставят «214», а ИП — «120». Обособленные подразделения — «220».
- Наименование компании или ФИО предпринимателя.
- Код ОКТМО по месту регистрации компании (обособки) / ИП. Узнать его можно на сайте налоговой.
- Контактный номер телефона.
- Количество листов расчета и приложений.
В разделе для подтверждения достоверности сведений проставляется код:
- «1» — если компания (ИП) сдает отчет самостоятельно;
- «2» — если 6‑НДФЛ сдается по доверенности через представителя.
Далее указываются ФИО генерального директора или уполномоченного лица. Предприниматель, который сдает отчет самостоятельно, не указывает ФИО в этом блоке.
В завершение работодатель (его представитель) подписывает 6‑НДФЛ и указывает дату подписания расчета. Если отчет сдает и подписывает представитель, то в последних строчках надо указать название и реквизиты документа, который подтверждает полномочия (реквизиты доверенности).
Поля на титульном листе для особых случаев
При реорганизации (ликвидации) компании или лишении полномочий обособленного подразделения дополнительно заполняются:
- код соответствующего мероприятия из Приложения № 4 к Порядку заполнения 6‑НДФЛ;
- ИНН и КПП реорганизованной компании или лишенного полномочий обособленного подразделения.
Раздел 1
В поле 010 указывается КБК по налогу. Полный перечень КБК — на сайте ФНС. Для каждого КБК заполняется отдельный раздел 1. Популярные коды привели в таблице.
| КБК для НДФЛ с выплаты резидентам | Вид выплаты |
|---|---|
| Доходы до 5 млн ₽ включительно (кроме дивидендов) | |
| Дивиденды до 5 млн ₽ включительно | |
| Та часть доходов, которая превышает 5 млн ₽ (кроме дивидендов) | |
| Та часть дивидендов, которая превышает 5 млн ₽ |
В поле 020 указывается сумма НДФЛ, который подлежал перечислению за последние три месяца отчетного периода. Например, в отчете за полугодие это будут суммы НДФЛ, подлежащие перечислению в апреле, мае, июне.
В полях 021–024 детализируется показатель из поля 020 — указываются суммы налога, подлежащие уплате по установленным срокам перечисления НДФЛ за последние три месяца отчетного периода. При этом поле 024 заполняется только в годовом расчете — оно для НДФЛ, который вы должны уплатить в последний рабочий день года за период с 23 по 31 декабря. Значение поля 020 должно равняться сумме полей 021–024.
Заполнение полей 021–024 формы 6‑НДФЛ с 2023 года
| Отчетный период | Налог удержанный | |||
|---|---|---|---|---|
| Поле 021 (по первому сроку перечисления) | Поле 022 (по второму сроку перечисления) | Поле 023 (по третьему сроку перечисления) | Поле 024 (по четвертому сроку перечисления) | |
| 1 квартал | С 1 по 22 января | С 23 января по 22 февраля | С 23 февраля по 22 марта | Не заполняется |
| Полугодие | С 23 марта по 22 апреля | С 23 апреля по 22 мая | С 23 мая по 22 июня | Не заполняется |
| 9 месяцев | С 23 июня по 22 июля | С 23 июля по 22 августа | С 23 августа по 22 сентября | Не заполняется |
| Год | С 23 Сентября по 22 октября | С 23 октября по 22 ноября | С 23 ноября по 22 декабря | С 22 по 31 декабря |
Поля 030–032 для случаев возврата НДФЛ
Если возвращали работникам ранее удержанный НДФЛ, заполняются поля:
- 030 — общая сумма возвращенного налога за последние три месяца отчетного периода;
- 031 — дата возврата;
- 032 — сумма НДФЛ, возвращенного в указанную дату.
Раздел 2
В поле 100 указывается ставка НДФЛ, по которой рассчитали налог. По общему правилу это 13% (ст. 224 НК РФ).
Для каждой ставки НДФЛ заполняется отдельный раздел 2.
В поле 105 указывается тот же КБК, что и в поле 010 раздела 1.
В полях 110–115 отражаются суммы начисленного дохода нарастающим итогом с начала года. По общему правилу это выплаченный доход, так как датой получения дохода по общему правилу является день выплаты. То есть пока зарплата реально не выплачена, дохода для целей заполнения 6‑НДФЛ нет, даже если в бухучете вы начислили доход сотруднику. При этом поле 110 — это общая сумма начисленного (выплаченного) дохода, а поля 111–115 — это расшифровка показателя из поля 110 по видам доходов:
- 111 — дивиденды;
- 112 — выплаты по трудовым договорам;
- 113 — вознаграждения физлицам по гражданско‑правовым договорам на выполнение работ, оказание услуг (ГПД);
- 115 — выплаты высококвалифицированным специалистам, указанные в полях 112 и 113.
В поле 120 указывается количество физлиц, которым в отчетном периоде были облагаемые выплаты. Для поля 121 выделите из поля 120 количество высококвалифицированных специалистов.
В поле 130 проставляется сумма вычетов, предоставленных физлицам в отчетном году.
Поля 140–142 — для информации об исчисленном с начала года НДФЛ. При этом указываются:
- в поле 140 — общая сумма исчисленного налога;
- 141 — НДФЛ с дивидендов;
- 142 — НДФЛ с выплат высококвалифицированным специалистам.
Поля 160ؘ–190 заполняются следующими показателями, которые рассчитываются нарастающим итогом с начала года:
- 160 — удержанный НДФЛ;
- 170 — сумма налога, которую не получилось удержать с доходов;
- 180 — излишне удержанный НДФЛ;
- 190 — возвращенная сумма налога.
Поля в разделе 2 формы 6‑НДФЛ для особых случаев
В поле 150 указывается сумма фиксированного авансового платежа, которая зачтена в счет НДФЛ с доходов иностранных сотрудников, работающих по патентам.
В поле 155 — сумма налога на прибыль, удержанная и перечисленная с дивидендов компаниям‑учредителям, подлежащая зачету при расчете налога физлиц‑резидентов — учредителей таких компаний.
Приложение к годовой форме 6‑НДФЛ «Справка о доходах и суммах налога физического лица»
Справка‑приложение к расчету (бывшая 2‑НДФЛ) заполняется отдельно по каждому физлицу, которое получало облагаемый доход, и только в составе годового 6‑НДФЛ. Также справка понадобится при ликвидации/реорганизации компании. Разделы 1 и 2 формы 6‑НДФЛ заполняются по всем физическим лицам компании (ИП) в каждом отчете: и ежеквартально в течение года, и по итогам отчетного года.
В шапке справки указываются:
- Уникальный номер, который присваивается каждой справке самой компанией (ИП).
- Номер корректировки: для первичной справки — «00», для корректирующей справки — «01», «02» и далее, для аннулирующей — «99».
После короткой шапки в справке идут 4 раздела и приложение со сведениями о доходах и вычетах по месяцам отчетного года.
Раздел 1 справки
В первом разделе справки, которую вы заполняете в составе годового отчета 6‑НДФЛ, отражаются:
- ИНН и ФИО физлица, по которому заполняете справку.
- Статус налогоплательщика: «1» — резидент, «2» — нерезидент, «3» — высококвалифицированный специалист. Полный перечень кодов смотрите в п. 5.4 раздела 5 Порядка заполнения 6‑НДФЛ.
- Дата рождения физлица.
- Код страны гражданства. Например: «643» — Россия. Полный перечень кодов смотрите в классификаторе стран мира (ОКСМ).
- Код вида документа, удостоверяющего личность. Например: «21» — российский паспорт, «10» — паспорт иностранца. Перечень с кодами всех возможных подтверждающих документов приведены в приложении № 5 к Порядку заполнения 6‑НДФЛ. Также указываются номер и серия документа.
Раздел 2 справки
Во втором разделе справки заполняются:
- Ставка НДФЛ.
- КБК.
- Общая сумма полученного дохода без учета вычетов.
- Налоговая база, с которой исчислялся НДФЛ. Это общая сумма дохода, уменьшенная на вычеты. Если у работника сумма вычетов больше общей суммы полученного дохода, то в поле «Налоговая база» укажите «0.00».
Далее идут сведения непосредственно о налоге:
- Исчисленный НДФЛ.
- Удержанный НДФЛ.
- Фиксированные авансовые платежи по НДФЛ физлица‑иностранца, который работает по патенту, зачтенные в счет НДФЛ.
- Налог на прибыль с дивидендов компаниям‑учредителям, подлежащий зачету при расчете налога физлица‑резидента — учредителя такой компании.
- Перечисленный в бюджет НДФЛ.
- НДФЛ, который излишне удержали, а также переплата по налогу из‑за изменения налогового статуса сотрудника.
Раздел 3 справки
В третьем разделе справки — информация по налоговым вычетам — стандартным, социальным и имущественным.
По каждому вычету приводится код вычета и сумма. Например, «126» — стандартный вычет на первого ребенка, «311» — имущественный вычет на покупку жилья, «324» — социальный вычет на лечение. Полный перечень кодов налоговых вычетов содержится в Приложении № 2 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ‑7‑11/387@. Если вычетов не было, оставьте поля пустыми.
Также укажите код вида уведомления, выданного ИФНС для получения вычета через работодателя, и реквизиты уведомления: его номер, дату выдачи и код налоговой, которая выдала документ.
Возможных кодов вида уведомления три:
- «1» — на имущественный вычет;
- «2» — на социальный;
- «3» — на фиксированные авансовые платежи (актуально для иностранцев, работающих по патенту).
Если от физлица не было уведомлений, оставьте поля пустыми.
Раздел 4 справки
В последнем разделе справки показываются:
- сумма полученного дохода, с которого компания или ИП не смогли удержать НДФЛ;
- сумма неудержанного налога.
Приложение к справке
В приложении к справке отражаются:
- Уникальный номер справки.
- Ставка НДФЛ.
- КБК.
- Месяц получения дохода (01 — январь, 02 — февраль, 03 — март и т. п.).
- Код дохода. Например, «2000» — зарплата, «2300» — больничные, «2010» — выплаты по ГПД. Коды видов доходов утверждены приказом ФНС от 10.09.2015 № ММВ‑7‑11/387@ (Приложение № 1).
- Сумма дохода в указанном месяце.
- Код вычета.
- Сумма вычета в указанном месяце.
Новая форма 6‑НДФЛ с 2023 года: образец заполнения
Рассмотрим два примера. Общий для них сложный момент — понять, как отражать в новом отчете зарплату за декабрь прошлого года. В кейсах мы пояснили этот момент. Также разобраться с этим поможет наша другая статья — о том, как отражать в 6-НДФЛ в 2023 году зарплату за декабрь 2022.
Пример № 1. Зарплата выдается 5 и 20 числа
День выплаты зарплаты за декабрь 2022 выпал в компании на выходные, поэтому компания выплатила ее в последний рабочий день перед новым годом — 30 декабря 2022. Срок перечисления НДФЛ с зарплаты за декабрь 2022 — 9 января 2023, но весь доход и налог с зарплаты за декабрь компания отразила в 6‑НДФЛ за 2022 год. В таком случае в отчете за 1 квартал 2023 отражаются только доходы 2023 года и налог с них.
В первом квартале 2023 компания с учетом выходных делала выплаты 12 работникам по следующему графику.
В отчетный период с 1 по 22 января (по первому сроку перечисления налога):
- 20 января (аванс за январь) — 300 000 ₽.
В отчетный период с 23 января по 22 февраля (по второму сроку перечисления налога):
- 3 февраля (окончательный расчет за январь) — 300 000 ₽;
- 20 февраля (аванс за февраль) — 300 000 ₽;
В отчетный период с 23 февраля по 22 марта (по третьему сроку перечисления налога):
- 3 марта (окончательный расчет за февраль) — 300 000 ₽;
- 20 марта (аванс за март) — 300 000 ₽.
Также компания представляла трем работникам вычеты на первого ребенка ежемесячно при выплате зарплаты за первую часть месяца, то есть 20 числа каждого месяца.
| Отчетный период | Доход, ₽ | Вычеты, ₽ | НДФЛ с учетом вычетов, ₽ |
|---|---|---|---|
| Первый (01.01–22.01) | 300 000 (20.01) | 4 200 | 38 454 |
| Итого по первому сроку | 300 000 | 4 200 | 38 454 |
| Второй (23.01–22.02) | 300 000 (03.02) | – | 39 000 |
| 300 000 (20.02) | 4 200 | 38 454 | |
| Итого по второму сроку | 600 000 | 4 200 | 77 454 |
| Третий (23.02–22.03) | 300 000 (03.03) | – | 39 000 |
| 300 000 (20.03) | 4 200 | 38 454 | |
| Итого по третьему сроку | 600 000 | 4 200 | 77 454 |
| Итого за 1 квартал | 1 500 000 | 12 600 | 193 362 |
Во втором квартале 2023 компания с учетом выходных делала выплаты по следующему графику.
В период с 1 апреля по 22 апреля (по первому сроку перечисления налога):
5 апреля (окончательный расчет за март) — 300 000 ₽;
20 апреля (аванс за апрель) — 300 000 ₽.
В отчетный период с 23 апреля по 22 мая (по второму сроку перечисления налога):
5 мая (окончательный расчет за апрель) — 300 000 ₽;
19 мая (аванс за май) — 300 000 ₽.
В отчетный период с 23 мая по 22 июня (по третьему сроку перечисления налога):
5 июня (окончательный расчет за май) — 300 000 ₽;
20 июня (аванс за июнь) — 300 000 ₽.
Все эти суммы / НДФЛ с них попадут в разделы 1 и 2 отчета за полугодие. Причем в разделе 1 отчета за полугодие будет фигурировать НДФЛ только с этих сумм, без учета налога с выплат, которые были в 1 квартале. В раздел 2 формы за полугодие включаются все суммы, которые показали в отчете за 1 квартал. А также суммы, уплаченные во втором квартале / НДФЛ с них.
Пример № 2. Зарплата выдается 10 и 25 числа
Зарплату за декабрь 2022 компания выплатила 10 января 2023. В таком случае вторая часть декабрьской зарплаты и НДФЛ с нее попадут в 6‑НДФЛ за 1 квартал 2023. Также в отчет за 1 квартал нужно включить НДФЛ, удержанный в январе с зарплаты за первую половину декабря. В нашем примере НДФЛ с аванса за декабрь равен 40 000 ₽. Строки 140 и 160 формы 6‑НДФЛ не совпадут на эту сумму, так как исчислен этот налог был в декабре. Исчисленный с декабрьского аванса НДФЛ в сумме 40 000 ₽ компания показала в разделе 2 отчета за 2022 год, а удержанный налог покажет в разделе 2 отчета за 1 квартал 2023. Также этот НДФЛ нужно включить при расчете показателей для полей 020 и 021 раздела 1.
В первом квартале 2023 компания с учетом выходных и праздника 23 февраля делала выплаты 12 работникам по следующему графику.
В отчетный период с 1 по 22 января (по первому сроку перечисления налога):
- 10 января (окончательный расчет за декабрь 2022) — 300 000 ₽.
В отчетный период с 23 января по 22 февраля (по второму сроку перечисления налога):
- 25 января (аванс за январь) — 300 000 ₽;
- 10 февраля (окончательный расчет за январь) — 300 000 ₽;
- 22 февраля (аванс за февраль) — 300 000 ₽.
В отчетный период с 23 февраля по 22 марта (по третьему сроку перечисления налога):
- 10 марта (окончательный расчет за февраль) — 300 000 ₽.
В период с 23 по 31 марта:
- 24 марта (аванс за март) — 300 000 ₽.
НДФЛ с суммы, выплаченной 24 марта, не попадет в раздел 1 отчета за 1 квартал. В первоквартальном отчете в разделе 1 отражаются суммы, которые подлежат перечислению в январе — марте, а эта сумма подлежит перечислению в бюджет по сроку 28 апреля. Компания отразит НДФЛ с этой выплаты в разделе 1 в отчете за полугодие. Раздел 2 отчета заполняется нарастающим итогом с начала года. В отчете за 1 квартал во втором разделе показываются доходы, выплаченные с 1 января по 31 марта, поэтому последняя мартовская выплата попадает в раздел 2 отчета за 1 квартал, как и НДФЛ с нее.
Также компания представляла трем работникам вычеты на первого ребенка ежемесячно при выплате зарплаты за первую часть месяца, то есть 25 числа каждого месяца.
| Отчетный период | Доход, ₽ | Вычеты, ₽ | НДФЛ с учетом вычетов, ₽ |
|---|---|---|---|
| Первый (01.01–22.01) | 300 000 (10.01) | – | 39 000 |
| Итого по первому сроку | 300 000 | – | 79 000 (с учетом НДФЛ с аванса за декабрь) |
| Второй (23.01–22.02) | 300 000 (25.01) | 4 200 | 38 454 |
| 300 000 (10.02) | – | 39 000 | |
| 300 000 (22.02) | 4 200 | 38 454 | |
| Итого по второму сроку | 900 000 | 8 400 | 115 908 |
| Третий (23.02–22.03) | 300 000 (10.03) | – | 39 000 |
| Итого по третьему сроку | 300 000 | – | 39 000 |
| 23.03–31.03 | 300 000 (24.03) | 4 200 | 38 454 |
| Итого за 1 квартал для заполнения раздела 1 формы 6‑НДФЛ | 1 500 000 | 8 400 | 233 908 |
| Итого за 1 квартал для заполнения раздела 2 формы 6‑НДФЛ | 1 800 000 | 12 600 | Исчислено — 232 362. Удержано — 272 362 |
Во втором квартале 2023 компания с учетом выходных делала выплаты по следующему графику.
В период с 1 апреля по 22 апреля (по первому сроку перечисления налога):
10 апреля (окончательный расчет за март) — 300 000 ₽.
В отчетный период с 23 апреля по 22 мая (по второму сроку перечисления налога):
25 апреля (аванс за апрель) — 300 000 ₽;
10 мая (окончательный расчет за апрель) — 300 000 ₽.
В отчетный период с 23 мая по 22 июня (по третьему сроку перечисления налога):
25 мая (аванс за май) — 300 000 ₽;
9 июня (окончательный расчет за май) — 300 000 ₽.
В период с 23 по 30 июня:
23 июня (аванс за июнь) — 300 000 ₽.
В раздел 1 формы за полугодие попадет НДФЛ со всех этих сумм, кроме выплаты, которая была 23 июня. Причина: налог с этой выплаты уплачивается по сроку 28 июля, а в раздел 1 должны попадать только те выплаты, которые подлежат перечислению в последние три месяца. То есть в апреле-июне. Также нужно добавить налог с выплаты, которая была 24 марта (аванс за март), поскольку срок уплаты налога с этой выплаты (28 апреля) приходится на второй квартал. Налог, уплаченный по срокам 28 января, 28 февраля и 28 марта, в раздел 1 отчета за полугодие не попадает.
В раздел 2 формы за полугодие включаются все суммы, которые показали в отчете за 1 квартал. А также суммы, уплаченные во втором квартале / НДФЛ с них, включая выплату, которая была 23 июня.
Бывают ли нулевые отчеты 6‑НДФЛ
Если в отчетном периоде не было облагаемых выплат физлицам, то 6‑НДФЛ сдавать не нужно, так как компания или ИП в таком случае не признается налоговым агентом. Налоговый кодекс не предусматривает сдачу нулевой отчетности по форме 6‑НДФЛ. Советуем все же уведомить налоговую, что 6‑НДФЛ не сдан из‑за отсутствия выплат физлицам.
Если выплаты с начала года были, а за последние три месяца отчетного периода нет, то отчет сдавать придется до конца года, так как он заполняется нарастающим итогом.
Например, в первом квартале были выплаты физлицам, а во втором квартале — нет. Значит, сдавать 6‑НДФЛ придется до конца года. В этом случае в 6‑НДФЛ за полугодие будет отражена информация по выплатам за 1 квартал.
Ответственность за нарушения по 6‑НДФЛ в 2023 году
За несвоевременную сдачу отчета оштрафуют на 1 000 ₽ за каждый месяц просрочки (п. 1.2 ст. 126 НК РФ). Дополнительно могут выписать штраф ответственному сотруднику на сумму 300–500 ₽ (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ). Если просрочка составит более 20 дней, ФНС заблокирует счет компании (ИП).
Если в 6‑НДФЛ допущена ошибка, штраф составит 500 ₽ (п. 1 ст. 126.1 НК РФ). Руководителя могут оштрафовать на сумму 300–500 ₽ (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).
За сдачу отчета на бумаге вместо обязательного электронного вида налоговая выпишет штраф в размере 200 ₽ (ст. 119.1 НК РФ).
Работать без ошибок поможет СБИС. При отправке отчета программа проверит документ по алгоритмам налоговой и предупредит о возможных ошибках. Дополнительно перед отправкой годового отчета можете сверить сведения в вашем расчете с данными справок из ИФНС. Если ведете учет в СБИС, можете создать проверочный отчет и посмотреть, какие зарплатные ведомости не попали в расчет. При необходимости сможете провести непроведенные платежи, чтобы они вошли в отчет.
Видеоматериалы по теме
