Что изменилось в работе с НДФЛ с 2023 года

Анна Федорова

эксперт по учету и налогам

Единый налоговый счет (ЕНС) и единый налоговый платеж (ЕНП), которые ввели с 1 января 2023 года, повлияли на расчет и уплату НДФЛ с выплат работникам. Также поменялась форма 6-НДФЛ. В этом обзоре расскажем, какие изменения произошли в законодательстве по НДФЛ и как действовать компаниям и ИП-работодателям — налоговым агентам в 2023 году. Информация о форме 3-НДФЛ и кодах по НДФЛ будет полезна всем предпринимателям на ОСНО, а также физлицам, которые декларируют доходы или обращаются в ФНС за налоговыми вычетами.

Из статьи вы узнаете

• Ввели специальный расчетный период по НДФЛ с единым сроком уплаты налога
• Сократили срок сдачи 6-НДФЛ
• На НДФЛ в составе ЕНП нужно ежемесячно подавать уведомления
• С 2023 года надо удерживать НДФЛ с зарплатного аванса
• С отчетности за 1 квартал 2023 сдаем 6-НДФЛ по обновленной форме
• Разрешили платить НДФЛ из средств работодателя
• В регистре по НДФЛ можно убрать два показателя
• Совокупную налоговую базу налоговые агенты не считают еще один год
• Обновили декларацию по форме 3-НДФЛ
• Обновили коды видов доходов по НДФЛ и вычетов к ним

Ввели специальный расчетный период по НДФЛ с единым сроком уплаты налога

С 2023 года НДФЛ по-прежнему удерживается при каждой выплате дохода, но сразу платить удержанный налог не нужно. НДФЛ к уплате рассчитывается за период с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего месяца. То есть нужно суммировать весь НДФЛ, удержанный за этот период.

Исключения:

• январь. Первый расчетный период года — с 1 по 22 января;
• декабрь. В последнем месяце года есть дополнительный расчетный период — с 23 по 31 декабря.

Весь НДФЛ, удержанный в расчетном периоде, нужно уплатить в единый срок — 28 число по итогам расчетного периода. За последний расчетный период в году — с 23 по 31 декабря — уплатить НДФЛ нужно в последний рабочий день года.

Правила расчета зарплаты не меняются.

До 2023 года налог по общему правилу платили сразу в день выплаты дохода физлицу или на следующий рабочий день. Откладывать можно было только НДФЛ с больничных и отпускных. Налог к уплате с таких выплат суммировали за полный календарный месяц: январь, февраль, март и так далее — и уплачивали не позднее последнего числа месяца, в котором были выплаты.

Сроки уплаты НДФЛ в 2023 году

Сократили срок сдачи 6-НДФЛ

С 2023 года промежуточные расчеты по форме 6-НДФЛ (за 1 квартал, полугодие, 9 месяцев) сдаются 25 числа по итогам квартала. Годовой расчет — 25 февраля.

До 2023 года было чуть больше времени на подготовку и сдачу отчета по НДФЛ. Промежуточные отчеты сдавали в последний день месяца по итогам квартала, годовой расчет — 1 марта.

На НДФЛ в составе ЕНП нужно ежемесячно подавать уведомления

С 2023 года по общему правилу компании и ИП платят НДФЛ за работников единым налоговым платежом на единый КБК. В таком случае, чтобы налоговая понимала, какую сумму нужно списать с ЕНС на НДФЛ, нужно подать специальное уведомление об исчисленных суммах налога (уведомление по ЕНП). Срок подачи такого уведомления — 25 число по итогам расчетного периода. За последний расчетный период в году — с 23 по 31 декабря — уведомление подается в последний рабочий день года.

Как подать уведомление по ЕНП и по какой форме, рассказали в статье «Уведомление об исчисленных суммах налогов с 2023 года». Как платить НДФЛ в составе ЕНП с 2023 года, поможет разобраться статья «10 вопросов про единый налоговый счет (ЕНС)».

С 29 июня 2023 года при поступлении уведомления на НДФЛ налоговая сразу или на следующий рабочий день зачитывает в счет налога сумму, которая формирует положительное сальдо на ЕНС. То есть при наличии хоть какого-то положительного сальдо будет преждевременное списание средств, инспекторы не ждут 28 числа — срока уплаты налога (новый п. 7 ст. 78 НК РФ). Например, 23 августа компания подала уведомление по НДФЛ за период с 23 июля по 22 августа на сумму 15 000 ₽. На 23 августа положительное сальдо ЕНС составляет 22 000 ₽. Значит, ФНС уже 22 или 23 августа, не дожидаясь 28 августа, спишет с ЕНС 15 000 ₽ в счет НДФЛ.

До 2023 года все работодатели перечисляли НДФЛ на конкретный КБК, поэтому не было необходимости дополнительно уведомлять, какая сумма перечислена.

Сроки подачи уведомления по ЕНП на НДФЛ в 2023 году

С 2023 года надо удерживать НДФЛ с зарплатного аванса

С 2023 года действует новый порядок признания дохода в виде зарплаты и удержания с нее НДФЛ. Теперь датой получения заработной платы, как и любого другого дохода по общему правилу, является день непосредственной выплаты дохода работнику. Указанное правило распространяется и на аванс — зарплату за первую половину месяца. Это значит, что аванс сразу, в момент его выплаты, признается доходом, а раз это доход, с него сразу нужно удержать НДФЛ. Ждать окончательного расчета за месяц, чтобы удержать налог с аванса, неправильно.

Налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате. Это правило остается.

До 2023 года датой получения заработной платы считали последний день отработанного месяца (п. 2 ст. 223 НК РФ, с 1 января 2023 утратил силу). Это означало, что до окончания месяца аванс не признавался доходом физлица. По этой причине с аванса по зарплате не нужно было удерживать НДФЛ. Налог с аванса удерживали только при окончательном расчете за месяц.

Знать дату фактического получения дохода важно, чтобы правильно заполнить форму 6-НДФЛ. Покажем разницу между старым и новым порядком на примере. В 2023 году зарплата за март, выплаченная в апреле, — это доход апреля, а не марта. А вот в 2022 году было по-другому: зарплата за март, выплаченная в апреле, считалась доходом марта.

Когда признавать доход физлица и удерживать НДФЛ в 2023 году

Как считать НДФЛ к уплате в 2023 году

Удерживайте НДФЛ с каждой выплаты работнику, в том числе с авансов.

22 числа каждого месяца заканчивается расчетный период, по итогам которого нужно посчитать НДФЛ к уплате. Какие расчетные периоды установлены по НДФЛ с 2023 года, мы рассказывали выше. На вычисления у вас есть по общему правилу 3 календарных дня — c 23 по 25 число.

Суммируйте весь НДФЛ, удержанный за расчетный период.

Если перечисляете налоги единым налоговым платежом, отразите получившуюся сумму в уведомлении по ЕНП. Отправьте документ в налоговую в срок до 25 числа по итогам расчетного периода.

Уплатите удержанный налог в срок до 28 числа.

За последний расчетный период года — 23–31 декабря — рассчитать НДФЛ к уплате придется не позднее последнего рабочего дня года. В этот же день, если не сделали раньше, нужно подать последнее в году уведомление по ЕНП и перевести последний удержанный в году НДФЛ.

Новые правила уплаты НДФЛ в 2023 году: пример

На примере двух компаний с разными сроками выплаты зарплаты разберем порядок подачи уведомлений по ЕНП и уплаты НДФЛ.

В компании «Астра» сроки выплаты зарплаты — 25 и 10 число. В день выплаты каждой суммы работодатель — налоговый агент удерживает налог из суммы выплаты. Даты укладываются в один расчетный период по НДФЛ: с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего месяца. Поэтому налоги и с аванса, и с остальной зарплаты одного месяца попадут в одно уведомление по ЕНП и в одну платежку.

В компании «Роза» — другая ситуация: сроки выплаты зарплаты — 20 и 5 число. В день выплаты каждой суммы работодатель — налоговый агент удерживает налог из суммы выплаты. Даты не укладываются в один расчетный период по НДФЛ: с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего месяца. В такой ситуации налоги с аванса и остальной части зарплаты одного месяца попадут в разные уведомления по ЕНП и в разные платежки.

Новые сроки и правила уплаты НДФЛ пугают многих бухгалтеров. Освоить новый порядок поможет программа «СБИС Бухгалтерия». Календарь бухгалтера напомнит о важных событиях:

• расчете НДФЛ и отправке уведомления;
• уплате ЕНП;
• сдаче 6-НДФЛ.

В программе сможете рассчитать налог, сформировать уведомление по ЕНП и оформить платеж. По данным учета заполните форму 6-НДФЛ. СБИС рассчитает все показатели и проверит заполненный документ, чтобы вы успели исправить возможные ошибки до отправки. После отправки отчета в программе удобно отслеживать статус документа.

С отчетности за 1 квартал 2023 сдаем 6-НДФЛ по обновленной форме

В бланк расчета 6-НДФЛ внесли точечные изменения. Впервые отчитаться по обновленной форме нужно за 1 квартал 2023 в срок до 25 апреля.

Самые важные изменения — в разделе 1:

• больше не нужно указывать конкретные сроки уплаты налога, ведь с введением ЕНС они стали едиными;
• поменялся принцип, по которому суммы налога за три последних месяца попадают в раздел 1.

Остальные поправки технического характера. Например, обновили штрихкоды.

Раздел 2 формы 6-НДФЛ и порядок его заполнения не менялся.

С 2023 года в разделе 1 нужно указывать налог, подлежащий перечислению в отчетном квартале. В поквартальных расчетах указываются суммы удержанного НДФЛ по трем срокам перечисления налога, которые приходятся на соответствующий квартал. Строка 024 «по четвертому сроку перечисления» заполняется только в годовом расчете. В ней отражается сумма исчисленного и удержанного НДФЛ за период с 23 по 31 декабря.

Часть раздела 1 обновленной формы 6-НДФЛ

До 2023 года в разделе 1 указывали налог, удержанный в отчетном квартале.

Вспомнить принципы, по которым заполняли 6-НДФЛ до 2023 года, поможет статья «Как показать в 6-НДФЛ переходящие выплаты».

Так выглядел блок с суммой налога до обновлений

Пример по обновленной форме 6-НДФЛ

В расчете за 1 квартал 2023 сумма налога указывается:

• в строке 021 — за период с 1 по 22 января (по сроку перечисления 28 января, из-за выходных этот срок смещается на 30 января);
• 022 — с 23 января по 22 февраля (по сроку перечисления 28 февраля);
• 023 — с 23 февраля по 22 марта (по сроку перечисления 28 марта).

Так, аванс, выданный за первую половину марта 24.03.2023, нужно включать в первый раздел формы 6-НДФЛ в отчете за полугодие, так как по такому авансу срок перечисления НДФЛ — 28 апреля. В раздел 1 отчета за 1 квартал эта сумма не попадет. А вот в разделе 2 сумму нужно отразить в отчете за 1 квартал в строках 040 «Сумма налога исчисленная» и 060 «Сумма налога удержанная».

Разрешили платить НДФЛ из средств работодателя

С 2023 года перечислять налог на доходы физлиц налоговые агенты могут за счет собственных средств, то есть заранее, до выплаты дохода работнику и удержания НДФЛ. Это значит, что пополнять ЕНС можно на любую сумму заблаговременно. Налоговая спишет средства с ЕНС, только когда наступит срок уплаты налога.

До 2023 года действовал запрет на уплату НДФЛ за работников из собственных средств работодателя (п. 9 ст. 226 НК РФ, с 1 января 2023 утратил силу).

В регистре по НДФЛ можно убрать два показателя

С 2023 года в регистре по НДФЛ может не быть даты перечисления налога и реквизитов соответствующего платежного документа. Форму регистра и состав сведений, которые в нем отражаются, по-прежнему разрабатывает и утверждает сам налоговый агент с учетом пункта 1 статьи 230 НК РФ. В программе «СБИС Бухгалтерия» сформировать регистр НДФЛ можно в пару кликов.

До 2023 года налоговый регистр по НДФЛ должен был содержать дату уплаты налога и реквизиты соответствующей платежки.

Совокупную налоговую базу налоговые агенты не считают еще один год

Следующая информация актуальна для работодателей, чьи работники и учредители зарабатывают больше 5 млн ₽ в год. При таких высоких доходах та часть доходов физлица, которая превышает 5 млн ₽, облагается налогом по повышенной прогрессивной ставке 15%. Суммы в пределах лимита облагаются по стандартной ставке 13%.

Изначально в Налоговом кодексе закреплено, что для сравнения с лимитом 5 млн ₽ налоговый агент суммирует все налоговые базы, исключение — дивиденды. Если совокупная налоговая база оказалась выше установленного лимита, налоговый агент платит с превышения НДФЛ по повышенной ставке.

На 2021 и 2022 год для налоговых агентов ввели поблажку. Теперь ее действие распространили и на 2023 год (п. 3 ст. 2 Закона от 23.11.2020 № 372-ФЗ в редакции от 19.12.2022 № 523-ФЗ).

Поблажка заключается в том, что работодатель до конца 2023 года не суммирует разные налоговые базы, а с лимитом 5 млн ₽ сравнивает каждую базу по отдельности. Выгода для налогового агента: при такой схеме меньше вероятность, что доход превысит 5 млн ₽. Если превышения нет, не нужно применять повышенную ставку. А значит, не нужно делать дополнительную работу — выполнять дополнительные расчеты, заполнять дополнительные страницы отчета 6-НДФЛ.

Дивиденды и после 2023 года нужно сравнивать с лимитом 5 млн ₽ отдельно от других налоговых баз. Это постоянная норма НК РФ.

Пример расчета НДФЛ по повышенной ставке

Учредитель Иванов получил дивиденды в сумме 6 млн ₽. Бухгалтер компании посчитает НДФЛ по разным ставкам: 13% с 5 млн ₽ (650 000 ₽) и 15% с 1 млн ₽ (150 000 ₽).

Учредитель Федоров вместе с дивидендами в сумме 4 млн ₽ получил от компании выплату по ГПД за оказание услуг в размере 2 млн ₽. Общий доход составил 6 млн ₽, но, в отличие от Иванова, здесь повышенную ставку 15% компания не применяет. Выплаты по гражданско-правовому договору, как и зарплата, премии, отпускные, больничные, формируют основную налоговую базу. Дивиденды учитываются отдельно. Поэтому компания сравнивает с лимитом 5 млн ₽ отдельно гонорар и отдельно дивиденды. Превышения в обоих случаях нет. Значит, с обеих сумм налог удержат по ставке 13%.

Налоговая по итогам года посчитает общий доход Федорова (6 млн ₽) и с превышения (1 млн ₽) доначислит налог — пересчитает его по ставке 15%. Компания — налоговый агент в таком пересчете не участвует. Сумму НДФЛ к доплате инспекция сообщит физлицу в уведомлении.

Обновили декларацию по форме 3-НДФЛ

Декларацию 3-НДФЛ за 2022 год предприниматели на общей системе налогообложения сдают в срок до 2 мая 2023 по обновленной форме. Эту же форму используют физлица для декларирования личных доходов, получения личных налоговых вычетов за 2022 год.

Среди знаковых изменений следующие:

• обновили заявление на возврат налога. В частности, в названии заявления теперь упоминается сальдо ЕНС — налоговая возвращает суммы, которые формируют положительное сальдо ЕНС;
• в разделе 2 появилась строка 170 «Сумма налога, возвращенная (зачтенная) в связи с применением вычета в упрощенном порядке»;
• в приложение 5 добавили строку 171 «Сумма, уплаченная за физкультурно-оздоровительные услуги» — для предоставления соответствующего вычета;
• в приложении 5 уточнили название строки 150. Причина — изменился возрастной ценз для соцвычета по договорам добровольного страхования в отношении детей. Раньше этот вычет давали на детей до 18 лет. Теперь возраст детей может быть до 24 лет, но такой ребенок должен учиться очно в организациях, которые осуществляют образовательную деятельность.

Обновили коды видов доходов по НДФЛ и вычетов к ним

С 5 февраля 2023 действует обновленная редакция кодов видов доходов по НДФЛ и вычетов к ним.

Новые коды

ФНС добавила:

• код доходов (2016) для безотчетных сумм. Речь о возмещении дополнительных расходов во время командировок на новые территории РФ в размере, превышающем 700 ₽ за каждый день нахождения в такой командировке;
• коды доходов и вычетов, связанных с цифровыми финансовыми активами (ЦФА). Например, код дохода от отчуждения ЦФА. Это могут быть цифровые аналоги ценных бумаг: акций, облигаций, фьючерсов. К ЦФА не относится цифровая валюта, или, по-другому, криптовалюта, «крипта». Например, биткоин;
• коды для социальных вычетов на взносы в негосударственные пенсионные фонды (НПФ);
• коды для социальных вычетов на взносы по договорам пенсионного и добровольного страхования жизни в пользу супруга, родителей, детей.

Обновленные описания кодов

Выгодные для налогоплательщиков-физлиц изменения в налоговых вычетах произошли еще в середине 2022 года и действуют задним числом с 1 января 2022. Но формулировки в наименованиях кодов вычетов тогда не обновили. Теперь в описания кодов внесли поправки. Суть изменений: увеличен возраст детей с 18 до 24 лет для соцвычетов по расходам на лечение, покупку лекарств, добровольное личное страхование, а также физкультурно-оздоровительные услуги, спорт. Условие — ребенок старше 18 лет учится очно.

Коды видов доходов и вычетов нужны работодателю для заполнения в годовой форме 6-НДФЛ справки о доходах и суммах налога физлица. Справка заполняется индивидуально на каждого работника. Если ведете учет зарплаты и расчетов с физлицами в СБИС, справка заполнится по начислениям, удержаниям и вычетам, которые отражены в расчетных листках сотрудника.